張 艷

（湖北大學圖書館，湖北 武漢 430062）

編目工作是圖書館文獻建設的傳統(tǒng)基礎業(yè)務。編目質(zhì)量決定了圖書館基礎文獻信息庫的水平，也在一定程度上影響著后期排架的合理程度、讀者檢索信息是否完整有效。外包，意為“外部資源利用”。隨著高校圖書館每年新購資源種類和數(shù)量的增長，加上高校院系資料室或分館整合的現(xiàn)狀，導致原有文獻回溯工作的開展也勢在必行，諸多影響因素導致圖書館基層員工面臨的編目任務也越來越繁重。與此同時，圖書館文獻建設工作的重心也在調(diào)整，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)資源占主導地位轉向著重發(fā)展電子資源，從重視館藏建設到重視對外服務。圖書館人員工作負擔加重、員工不足的狀況越來越明顯，同時圖書館基礎工作社會化的趨勢也日益明顯，因此將文獻建設部分基礎性工作外包成為圖書館的必然選擇。

湖北大學圖書館2000年引進匯文文獻信息服務系統(tǒng)，當時就對舊書刊回溯工作進行了外包，包括編目外包。2005年為完成當年10萬冊中文新書的建設工作，對編目環(huán)節(jié)進行了外包。從2006年開始將編目外包要求明確寫進中文圖書書商招標文件以及與中標書商簽署的合同中，要求供貨書商提供CALIS標準的詳編級數(shù)據(jù)?，F(xiàn)結合實踐就高校圖書館編目外包的問題抒以管見。

1 編目外包模式及選擇

編目外包是指通過委托契約將圖書館文獻編目這項基本任務交由專門的外包公司來完成的編目形式，湖北大學圖書館從2000年開始使用匯文文獻信息服務系統(tǒng)，2002年申請成為CALIS成員館。在本館12年館藏數(shù)據(jù)庫建設歷程中，在文獻編目方面先后采取過5種外包服務模式。按經(jīng)費來源，可分為?？罱?jīng)費支持和無?？罱?jīng)費支持兩類；按作業(yè)對象，可分為舊書刊回溯編目外包和中文新書編目外包兩類。按作業(yè)地點，可分為館外加工和到館加工兩類。

1.1 回溯編目采取過兩種外包模式且均有專款經(jīng)費支持

第一種模式，為配合引進匯文系統(tǒng)，本館將館藏書刊卡片交予外包公司進行館外加工，把目錄信息全部轉成機讀形式，并添加財產(chǎn)信息，然后整批次導入?yún)R文系統(tǒng)。對著錄錯誤或漏錄的書刊信息，由本館編目員進行更正和補錄。

第二種模式，為完成本校文獻資源整合以及館藏數(shù)據(jù)庫建設工作，將各院系資料室書刊回溯工作進行了外包。外包公司派出外包員駐館加工，提供嵌入型、合作式服務。本館要求編目數(shù)據(jù)以套錄為主、自編為輔，并進行查重、取書次號或刊次號、添加財產(chǎn)操作。本館提供中西文圖書、中西文期刊等各類文獻的編目取號資料，編目員對編目數(shù)據(jù)抽查比例為：中文圖書20%、中文期刊15%、西文圖書15%、西文期刊15%（若總量<10，則抽查量以100%計）。對著錄錯誤的數(shù)據(jù)進行記錄，交予外包員進行改正。

這兩種模式都是粗泛的合作模式，一方面是為了盡快完成大量的回溯加工任務，沒有進行高標準要求，另一方面是由于處于編目外包的探索時期，尚無太多經(jīng)驗。但這種模式恰恰比較適合于高校圖書館的回溯編目工作，能在短時間內(nèi)完成巨大的任務量。

1.2 中文新書編目外包，采用過3種模式

第一種模式是編目外包服務模式——有?？罱?jīng)費支持，獨立尋找編目外包服務商。2005年，本校購置了10萬冊中文圖書，由于本館編目員在短期內(nèi)無法完成如此大量的工作，因此尋求到一家編目外包服務商，約定每冊圖書編目價格。外包員駐館加工，提供嵌入型、合作式服務。編目數(shù)據(jù)為CALIS標準的詳編級數(shù)據(jù)，以套錄為主、自編為輔，并進行查重、取書次號操作。本館提供中文圖書的編目取號資料，沒有要求駐館員進行聯(lián)機提交數(shù)據(jù)工作。本館編目員采取抽查方式檢查數(shù)據(jù)質(zhì)量，抽查比例不低于20%。對著錄錯誤的數(shù)據(jù)進行記錄，交與外包員進行改正。

第二種模式是編目外包服務模式——無專款經(jīng)費支持，與中文圖書采購一起招標，無駐館人員要求。首先，對投標書商編目能力進行考核，作為招標工作的參考依據(jù)。其次，將編目外包要求明確寫進中文圖書書商招標文件以及與中標書商簽署的合同中，要求供貨書商提供CALIS標準的詳編級數(shù)據(jù)，編目數(shù)據(jù)以光盤或電子郵件方式，由中標書商隨供書提供。編目數(shù)據(jù)更新和維護、查重、取書次號等工作由本館編目員來完成。

第三種模式是編目外包服務模式——無?？罱?jīng)費支持，與中文圖書采購一起招標，要求外包員駐館加工。將編目外包要求明確寫進中文圖書書商招標文件以及與中標書商簽署的合同中，要求供貨書商提供CALIS標準的詳編級數(shù)據(jù)，并追加了對外包員的約束條件和加工時間要求。引入了嚴格的質(zhì)量控制機制。本館編目員聯(lián)機提交中文圖書原編書目數(shù)據(jù)和部分館藏信息。

這三種模式都是針對中文新書。就本館而言，采取第三種模式能更好地發(fā)揮編目外包員和本館編目員的長處，保證編目工作在雙方的共同努力下高效開展。

2 外包人員管理

由于湖北大學圖書館的編目外包目前采取駐館加工模式，因此對外包員的管理就顯得比較重要。

2.1 外包駐館員的選定

一般來說，外包駐館員是由外包合作公司指定的，但圖書館可按一定的指標或者考核項目來加以限定。對投標書商的編目能力考核的具體方式是：投標書商提供樣本CNMARC記錄和USMARC記錄各20條或以上，由編目人員就數(shù)據(jù)能否導入系統(tǒng)、編目數(shù)據(jù)是否完整規(guī)范、標引是否規(guī)范恰當?shù)确矫孢M行檢測，如實記錄在《中文圖書招標公司編目數(shù)據(jù)抽查登記表》上，最后給出《圖書館中文圖書采購招標編目數(shù)據(jù)檢測報告》，作為中文圖書招標工作的參考依據(jù)。將編目外包要求明確寫在中文圖書書商招標文件以及與中標書商簽署的合同中，要求供貨書商提供CALIS標準的詳編級數(shù)據(jù)，并追加了一些要求和約束條件：①外包駐館員必須固定，在一個中標年度中，不得任意更換；②駐館員必須對匯文系統(tǒng)有一定的操作經(jīng)驗；③編目數(shù)據(jù)的差錯率不得超過要求的2%；④圖書編目必須在圖書驗收后的第一時間進行，不得積壓。這就從源頭上規(guī)范了外包員的選定，有了明確的約束機制，同時具備一定的法律效力。

2.2 崗前指導

確定了外包商和駐館員后，要就高校圖書館自身的具體情況，如系統(tǒng)使用、本館取號細則、自定義字段等內(nèi)容對外包員進行崗前培訓，指導其理解本地情況，盡快融入工作狀態(tài)。就本館而言，首先提供本館中文圖書編目簡要手冊以及文獻查重、取號規(guī)則，提供本館文獻信息服務系統(tǒng)（即匯文系統(tǒng)）編目模塊的培訓手冊和視頻，并積極督促駐館員進一步熟悉和應用；其次對本館編目工作的工作流程進行說明和講解；再次就以前編目外包服務過程中的常見錯誤，對駐館員進行說明和強調(diào)；最后，要鼓勵駐館員克服生疏心理，多與指導老師溝通。

2.3 持續(xù)輔導

編目工作涉及的環(huán)節(jié)和細節(jié)較多，難免在崗前指導時有所疏漏，因此對駐館員的持續(xù)輔導就顯得非常必要。本館編目員可就審校過程中發(fā)現(xiàn)的常見問題進行臨時性有重點的輔導，也可適時就年鑒、連續(xù)出版物、多卷書、名著等容易出現(xiàn)著錄或取號錯誤的文獻進行知識點集中講解。

2.4 無障礙溝通

駐館員應與本館編目員一樣，有獨立的辦公用機，有獨立的系統(tǒng)工號，這樣便于工作中互相溝通，便于本館編目員隨時了解駐館員的情況，及時給予幫助。

3 外包工作管理

3.1 編目工作流程

圖1 編目工作流程

引入編目外包后，編目工作的流程就在原有基礎上會有一定的分化和整合。本館編目員承擔準備工作、校對、記錄在案、二次校對和提交原編數(shù)據(jù)等5項工作；駐館員承擔查重、復本合并和修改、新書編目、檢索書目庫、套錄和修改、原編、分配索書號、確認復本信息、修改錯誤點、打印書標等10項工作。詳見圖1。

3.2 完善管理文檔

編目工作外包使得編目工作實際上是由駐館外包員與本館編目員共同完成，這就增加了管理難度和溝通成本。因此，除了最初明確各自的職責之外，還要在實踐中不斷磨合，進一步明晰各自的職責任務，使得編目工作順利展開。在管理過程中，各種管理文檔以及文檔的完善不可缺少。

①編目外包任務說明。編目外包要求最早是在招標書和中標合同中體現(xiàn)的，因此需要提早撰寫編目外包任務說明，內(nèi)容包括編目取號標準、編目數(shù)量、差錯率控制、完成流程的時間控制、費用承擔方以及質(zhì)量考核標準。

②崗位職責說明。界定駐館員與本館館員的職責，明確每道工序的工作人員及操作規(guī)范，特別是各崗位職責的劃分細節(jié)以及各道工序的交接程序。

③工作記錄表。由于編目外包涉及多名駐館員和本館員工，因此工作記錄表就必不可少。主要有3種表格：編目數(shù)據(jù)審校工作排表（見表1）、編目數(shù)據(jù)審校情況記錄表（見表2）以及各工作人員業(yè)務工作量統(tǒng)計表（見表3）。在本館工作流程中，駐館員以書車為單位，注明圖書所在批次、記錄編號起止號、條碼區(qū)間，交予不同的本館編目員進行校對，而原編記錄交由指定編目員提交，影印版圖書交由指定編目員進行編目取號。本館編目員對駐館員編目的數(shù)據(jù)進行逐一審校并記錄相關情況。工作人員工作量統(tǒng)計表可以在圖書館自動化系統(tǒng)中通過報表方式實現(xiàn)，它是對工作進行的一個總結和回顧。

表1 駐館員填寫的編目數(shù)據(jù)審校工作排表

表2 本館指導老師填寫的編目數(shù)據(jù)審校情況記錄表

表3 系統(tǒng)生成的某工作人員業(yè)務工作量統(tǒng)計（可按年度或按月度生成）

4 外包質(zhì)量控制

編目業(yè)務外包中，質(zhì)量控制是關鍵的一環(huán)，它決定了外包是否有效與成功。外包人員的薪酬與計件工作量掛鉤必然導致工作上保量不保質(zhì)，外包人員在追求高數(shù)量的同時，無法做到對每個字段進行審核校對。如果不加以管理和控制，書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量很難得到保障。從本館的實踐來看，要求外包人員提供CALIS標準的詳編級數(shù)據(jù)，以套錄數(shù)據(jù)為主，自編數(shù)據(jù)為輔。當然套錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量在很大程度上取決于原始數(shù)據(jù)的質(zhì)量。原始數(shù)據(jù)基本來自于CALIS中文數(shù)據(jù)源；也有一部分來自國圖數(shù)據(jù)，需要對照CALIS標準加以修改完善；還有書商自有數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，也需要對照CALIS標準加以修改完善。自編數(shù)據(jù)則需要外包員在駐館場地按照CALIS標準進行規(guī)范著錄，需要本館編目員進行嚴格的質(zhì)量控制。

4.1 明確質(zhì)量責任方

根據(jù)編目外包任務說明，駐館員和本館編目員明確分工，確定各自的責任范圍。

駐館員對套錄數(shù)據(jù)和自編數(shù)據(jù)的全部著錄項目負責，對因查重不到位造成的重復記錄和取索書號等錯誤負責，駐館員需對各項錯誤進行修改。

本館編目員負責對駐館員進行圖書著錄規(guī)則和查重取號細則的培訓，對駐館員的編目數(shù)據(jù)進行審校，對因培訓和審校不到位造成的錯誤后果負責，并對錯誤進行糾正、修改。本館編目員中的CALIS三級編目員負責對原編數(shù)據(jù)進行書目上傳工作。

4.2 質(zhì)量控制標準

質(zhì)量控制標準包括著錄標準和查重取號細則兩項，前者為CALIS的編目手冊等參考資料；后者為本館自行制定的細則規(guī)定，并明確要求編目數(shù)據(jù)的差錯率不得超過要求的2%。

4.3 質(zhì)量控制措施

①本館編目員對駐館員編目的數(shù)據(jù)進行逐一審校，并記錄相關情況，為質(zhì)量分析做好依據(jù)；②本館編目員督促駐館員進行修改并確認簽名，對于在查重取號、主題分類、規(guī)范題名等方面出現(xiàn)錯誤的數(shù)據(jù)進行二次審校，防止駐館員因忽略、懈怠而沒有更改的錯誤；③本館三級編目員對向CALIS聯(lián)機編目系統(tǒng)原始提交的圖書進行逐本校對，并進行修改完善，確認數(shù)據(jù)質(zhì)量符合CALIS標準并進行聯(lián)機提交；④在對每個編目批次的圖書完成編目后，本館編目員根據(jù)審校記錄表，集中整理本批次中駐館員常出錯的字段、子字段或者查重取號錯誤等，提醒駐館員注意以避免下一批次再出現(xiàn)此類錯誤。

4.4 質(zhì)量分析和總結

經(jīng)過一段時間，比如4個月合作期或是10個編目批次完成后，需對外包數(shù)據(jù)的質(zhì)量進行匯總分析和總結，可形成3份文件：《駐館編目員編目錯誤點歸納》、《某合作公司駐館編目員編目服務質(zhì)量報告》、《關于編目外包服務的改進建議》，為評估外包合作公司及駐館員的服務質(zhì)量提供事實依據(jù)。

5 結語

高校圖書館的編目業(yè)務外包已經(jīng)成為了業(yè)內(nèi)的趨勢，雖然對外包員的編目水平以及敬業(yè)精神的擔心一直存在，但外包服務的高效率和外包方式的必然趨勢也是被大家認同的。

筆者根據(jù)多年的本館編目外包實踐以及結合本館編目工作項目，對引入編目外包機制后的圖書館基礎工作有如下認識：

①業(yè)務流程上的變異與優(yōu)化。編目外包的工作模式使得駐館員加入到文獻建設的基礎工作，甚至成為了工作的主體之一，駐館員的工作反而成了業(yè)務流程中不可或缺的重要一環(huán)。在業(yè)務流程上，進一步將編目、審校的工作細分開來，采取一對一指導、多人審校及部分復校、本館CALIS三級編目員對原編數(shù)據(jù)進行詳編并上傳數(shù)據(jù)的嚴格的質(zhì)量控制。

②工作職能上的改變與提升。駐館員嚴格按照本館的編目、取號規(guī)則來進行各項工作；而本館編目員則新增了知識傳授和質(zhì)量控制職責，使得重復勞動和智力勞動進一步區(qū)分開來，使各自的職能進一步明晰化、知識化、智能化。

③工作形式上的重要改變。駐館員在有形工作量上，承擔了相當大的基礎性工作，主要完成下載、編目、取號3大任務。本館編目員重點承擔對駐館員的前期指導、中期輔導，特別是逐種審校駐館員處理的編目數(shù)據(jù)及二次審校工作。

④工作效率的提高。駐館員發(fā)揮年輕好學、精力充沛和追求服務效率第一、數(shù)量為先的優(yōu)勢，而本館編目員發(fā)揮編目經(jīng)驗豐富和嚴把質(zhì)量關的優(yōu)勢，使得編目工作的數(shù)量和質(zhì)量均能達到一個較好的高度，達到某階段內(nèi)工作效率上的高峰值。

同時也應注意到，駐館員工作時追求速度和數(shù)量，突擊式的工作形式，對圖書館日常工作是個很大的沖擊；駐館員的隊伍以及駐館時間不穩(wěn)定、駐館員業(yè)務知識框架的不完整等因素也使得本館員工必須付出相當大的管理、培訓、指導成本，這無形中增加了管理者和編目員的壓力。因此，保持本館編目隊伍穩(wěn)定，重視外包數(shù)據(jù)的審校環(huán)節(jié)且加強數(shù)據(jù)維護，是圖書館必須保持的用人機制以及質(zhì)量控制機制。唯有如此，才能發(fā)揮圖書館以及外包商的雙重優(yōu)勢，做好圖書館文獻建設工作，為讀者服務打下堅實的基礎。

[1] Quinn J B，Hilmer F G..Strategic outsourcing[J].Sloan Managemen Review，1995（1） ：48-70.

[2] 程煥文，姜瑞其.談圖書館采編業(yè)務外包[J].圖書情報工作，2006（1） ：6-9.

[3] 王亞林.高校圖書館的采編業(yè)務外包管理與實踐——以北京大學圖書館為例[J].大學圖書館學報，2011（6）：55-59.

[4] 郭曉蘭.高校圖書館采編業(yè)務外包模式研究[J].河南圖書館學刊，2010（2）：5-8.

[5] 曹秋霞.國外圖書館編目業(yè)務外包的發(fā)展及啟示[J].圖書情報工作，2009（1）：89-92.