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        企業(yè)Web文件檔案管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)與研究

        2013-10-21 20:41:01杜波
        卷宗 2013年12期
        關(guān)鍵詞:面向?qū)ο?/a>網(wǎng)絡(luò)檔案管理

        杜波

        摘 要:本論文介紹了檔案管理也越來越完善的系統(tǒng)化進(jìn)程,特別針對(duì)計(jì)算機(jī)管理檔案,通過對(duì)面向?qū)ο蟆⒔y(tǒng)一建模語言UML和網(wǎng)絡(luò)體系模式基本概念的解釋,利用面向?qū)ο蟮能浖O(shè)計(jì)思想和設(shè)計(jì)開發(fā)檔案管理系統(tǒng)軟件來說明系統(tǒng)軟件開發(fā)研究的過程。設(shè)計(jì)中,根據(jù)統(tǒng)一建模語言的特點(diǎn),通過軟件設(shè)計(jì)模式和程序應(yīng)用,使管理系統(tǒng)能夠有效的降低程序開發(fā)時(shí)間并且使程序的設(shè)計(jì)過程變得清晰易懂、更加便于人們接受。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;面向?qū)ο?;UML;網(wǎng)絡(luò)

        1 引言

        在文件管理過程中,不允許有疏忽差錯(cuò),任何小小的疏忽都可能對(duì)企業(yè)的安全造成重大損失。而基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的應(yīng)用,通過借助網(wǎng)絡(luò)化、微機(jī)化,很大程度的促進(jìn)了檔案資料的數(shù)字化存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)方面的發(fā)展。計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用,是檔案管理系統(tǒng)的里程碑式發(fā)展。而企業(yè)Web文件檔案管理信息系統(tǒng)軟件的應(yīng)用,則進(jìn)一步提高了企業(yè)對(duì)于檔案管理的效率與服務(wù)水平,也是使企業(yè)經(jīng)營管理更加趨于科學(xué)化、正規(guī)化的重要條件。

        2 文件檔案管理信息系統(tǒng)

        檔案管理信息系統(tǒng)是一個(gè)典型的管理信息系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)簡單來講是一種人機(jī)系統(tǒng)。該系統(tǒng)在人的控制下,通過計(jì)算機(jī)硬軟件等辦公設(shè)備對(duì)所需要的信息進(jìn)行采集,信息采集后,再通過后期諸如傳輸、加工等措施對(duì)所需的信息進(jìn)行加工處理。而且通過該系統(tǒng),可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的集中化式管理。在檔案管理過程中,可很大程度上提高企業(yè)的管理水平。

        2.1 文件檔案管理

        為了達(dá)到系統(tǒng)、規(guī)范的管理企業(yè),同時(shí)又能確保高效的對(duì)企業(yè)文件檔案資料進(jìn)行管理,提出了文件檔案管理。文件檔案管理是對(duì)文書工作和檔案工作的整個(gè)過程進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃與科學(xué)管理,在滿足企業(yè)需求的前提下,以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為輔助,以文件生命周期理論為指導(dǎo),將系統(tǒng)的性能發(fā)揮到最佳狀態(tài)。

        2.2 文件檔案管理的發(fā)展

        計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展,使得以電子文件為主的檔案管理信息系統(tǒng)成為各個(gè)企業(yè)檔案管理的主要形式。此外,檔案管理的形式和設(shè)計(jì)方法與管理信息系統(tǒng)接近。目前大部分的電子文件、電子檔案與管理信息系統(tǒng)的研究有關(guān)。最初的檔案管理是手工工作,既耗人力又耗財(cái)力,工作時(shí)間也長。而基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的管理系統(tǒng),加速了檔案管理工作發(fā)展,同時(shí)也使管理檔案得到了很大的創(chuàng)新。計(jì)算機(jī)技術(shù)加速了檔案管理的進(jìn)程。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用,有效的保障了企業(yè)的檔案管理工作。

        2.3 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與文件檔案管理

        隨著 Internet 和 Intranet/Extranet 的快速增長,Web 已經(jīng)對(duì)我們的工作和生活產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。Web能提供支持所有類型內(nèi)容連接的信息發(fā)布,用戶存取方便。Web服務(wù)技術(shù)在文件檔案管理系統(tǒng)中的運(yùn)用,使數(shù)據(jù)以分布式存儲(chǔ)且使資源實(shí)現(xiàn)共享。在檔案處,用戶可以對(duì)所需要的檔案資料進(jìn)行方便地查詢。此外,通過企業(yè)的檔案檢索系統(tǒng),就可以檢索不同部門的檔案目錄,實(shí)現(xiàn)資源共享目的的同時(shí)也使檔案資料進(jìn)行同步更新,極大地方便了檔案的管理。

        3 Web文件檔案管理信息系統(tǒng)

        以前企業(yè)的檔案信息分布于各個(gè)部門中,每個(gè)部門都有自己的檔案管理規(guī)程、系統(tǒng),但缺乏一個(gè)統(tǒng)一的管理,沒有一個(gè)有效的信息連接渠道,對(duì)企業(yè)的檔案有整體全面的管理。因而在管理過程中容易出現(xiàn)工作的重復(fù),也大大增加了出錯(cuò)的幾率。而如今市場上的檔案管理系統(tǒng)軟件價(jià)格較高且不利于維護(hù)?;赪eb的檔案管理信息系統(tǒng),使企業(yè)信息共享化的同時(shí)也促進(jìn)了管理水平的提高。對(duì)紙質(zhì)檔案與電子文件的管理也更加合理有效。

        3.1 軟件工程

        軟件工程是以科學(xué)為基礎(chǔ),在軟件的設(shè)計(jì)過程、測試評(píng)估、運(yùn)行維護(hù)的過程中探索出來的一種方法,可以有效地滿足當(dāng)前發(fā)展需要。軟件工程的原理包括:用分階段的生命周期計(jì)劃嚴(yán)格管理;堅(jiān)持進(jìn)行階段評(píng)審;實(shí)行嚴(yán)格的產(chǎn)品控制;采用現(xiàn)代程序設(shè)計(jì)技術(shù);結(jié)果應(yīng)能清楚地審查;開發(fā)小組的人員應(yīng)該少而精;承認(rèn)不斷改進(jìn)軟件工程實(shí)踐的必要性。而面向?qū)ο笤O(shè)計(jì)的方法,正是根據(jù)軟件的特點(diǎn)而提出的。通過了解可知,企業(yè)Web文件檔案管理系統(tǒng)是由交互式系統(tǒng)來管理的,因而可以采用 MVC模式。

        3.2 統(tǒng)一建模語言UML

        上世紀(jì)末,UML 成為國際對(duì)象管理組織認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)建模語言。UML在發(fā)展過程中,將OMT等設(shè)計(jì)方法結(jié)合起來,在吸收方法學(xué)思想的基礎(chǔ)上,為有公共的、穩(wěn)定的、表達(dá)能力強(qiáng)的特點(diǎn)而著稱的面向?qū)ο箝_發(fā)方法提供了便利。UML的強(qiáng)勢發(fā)展以及特有的巨大優(yōu)勢,在未來將是面向?qū)ο蠹夹g(shù)領(lǐng)域內(nèi)普及率最高的標(biāo)準(zhǔn)建模語言且將長期內(nèi)占據(jù)主導(dǎo)地位。不可否認(rèn)的是,UML可以大幅度提升系統(tǒng)軟件的開發(fā)效率并保持軟件的可持續(xù)發(fā)展。

        對(duì)統(tǒng)一建模語言理解需要做到以下三點(diǎn):統(tǒng)一、建模和語言?!敖y(tǒng)一”是 UML 的核心,它能夠提升研發(fā)效率,節(jié)省研發(fā)支出,降低研發(fā)風(fēng)險(xiǎn);“建?!笔荱ML的使用價(jià)值的體現(xiàn)。它通過建模對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行控制,使系統(tǒng)變得更容易理解;“語言”是 UML 普遍價(jià)值的表現(xiàn)。它是普遍使用的、有特殊規(guī)則的一套符號(hào)系統(tǒng)。

        4 Web文件檔案管理信息系統(tǒng)軟件的開發(fā)與研究

        在Web文件檔案管理信息系統(tǒng)軟件的開發(fā)與研究過程中,為了體現(xiàn)出軟件工程的思想,因此采用先進(jìn)的軟件開發(fā)方法、高效的開發(fā)工具。經(jīng)過查閱了解以及結(jié)合國內(nèi)外的先進(jìn)檔案管理系統(tǒng)開發(fā)使用情況和使用經(jīng)驗(yàn),并根據(jù)用戶提出的需求,逐步對(duì)所要求的性能進(jìn)行細(xì)化分解,以確保能夠滿足客戶所需。經(jīng)過研究分析,最終對(duì)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方案提出了以下要求:對(duì)企業(yè)所有檔案、文件的管理;對(duì)檔案、文件的借閱進(jìn)行管理;系統(tǒng)能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)交換;在軟件環(huán)境發(fā)生變化時(shí),系統(tǒng)數(shù)據(jù)的獨(dú)立性要能確保數(shù)據(jù)的完整性與安全性;數(shù)據(jù)項(xiàng)設(shè)置應(yīng)符合《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18-1999);記錄并監(jiān)控系統(tǒng)的操作;系統(tǒng)的界面應(yīng)友好,便于使用和維護(hù)。

        為了能夠滿足客戶需求,保證設(shè)計(jì)目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn),對(duì)基于Web的企業(yè)文件檔案管理系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì),要求遵循以下的基本設(shè)計(jì)原則:實(shí)用性原則;信息集成原則;開放性原則;利用面向?qū)ο蠹夹g(shù)原則;高可靠性原則;易操作性原則;安全性原則。

        4.1 文件檔案管理系統(tǒng)采用的設(shè)計(jì)模式

        設(shè)計(jì)模式,簡單地理解,就是一些設(shè)計(jì)面向?qū)ο蟮能浖_發(fā)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié),同時(shí)也是面向?qū)ο蟮囊环N設(shè)計(jì)方案。企業(yè)的檔案管理,采用模式設(shè)計(jì)可以滿足企業(yè)對(duì)于檔案管理的要求,并建立出企業(yè)所需的操作管理界面。交互界面的結(jié)構(gòu)組織模式MVC,可以在滿足企業(yè)管理界面要求的同時(shí),使管理界面單獨(dú)存在,并不與軟件混淆。文件檔案管理系統(tǒng)采用的是交互系統(tǒng),而MVC 模式正好可以滿足條件,所以在建立企業(yè)檔案管理系統(tǒng)時(shí),可以采用MVC模式。

        4.2 程序系統(tǒng)設(shè)計(jì)

        管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)是采用目前最先進(jìn)的基于WEB的多層B/S結(jié)構(gòu),同時(shí)利用以下開發(fā)工具:動(dòng)態(tài)交互式網(wǎng)頁采用 ASP 技術(shù);靜態(tài)網(wǎng)頁采用 HTML 4.0 作為程序設(shè)計(jì)的主要語言;后臺(tái)數(shù)據(jù)庫用SQL SERVER 2000開發(fā)網(wǎng)絡(luò)級(jí)信息庫管理系統(tǒng)。

        對(duì)系統(tǒng)要求進(jìn)行分析后,便進(jìn)入系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段。通過綜合考慮設(shè)計(jì)過程中所有的技術(shù)限制,依照客戶德爾要求進(jìn)行擴(kuò)展和細(xì)化分析階段。在明確系統(tǒng)設(shè)計(jì)后,便確定出系統(tǒng)的工作方案,并且該方案是可以轉(zhuǎn)化成代碼的。根據(jù)以上要求,就可以概括出設(shè)計(jì)過程的步驟:登錄設(shè)計(jì);檔案利用設(shè)計(jì);檔案續(xù)借設(shè)計(jì);檔案管理設(shè)計(jì);檔案查詢?cè)O(shè)計(jì);借閱管理設(shè)計(jì);檔案統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì);打印報(bào)表設(shè)計(jì);檔案銷毀設(shè)計(jì);系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)以及修改口令設(shè)計(jì)。在設(shè)計(jì)中,就可以按照以上步驟設(shè)計(jì)出客戶所需的軟件。

        5 總結(jié)

        本論文通過對(duì)企業(yè)文件檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)與研究,詳細(xì)論述了檔案管理信息系統(tǒng)的整個(gè)設(shè)計(jì)過程。將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案資料的管理,使企業(yè)有效地掌握、共享檔案資源。設(shè)計(jì)過程中,嚴(yán)格參照國家公文和檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求,運(yùn)用面向?qū)ο蟮能浖こ淘O(shè)計(jì)方法,并結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展要求,開發(fā)出了企業(yè)文件檔案信息管理系統(tǒng)軟件。該軟件具有實(shí)用性強(qiáng)、人機(jī)界面友好和操作簡便輕松的特點(diǎn),對(duì)提高企業(yè)的檔案工作效率和自動(dòng)化辦公程度有很大的幫助。

        參考文獻(xiàn)

        [1] 中華人民共和國檔案法[C].1996.07.05

        [2] 國家檔案局.檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定[C].2001.06.05

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