張淑云

摘 要：在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下檔案工作具有較大的發(fā)展空間及機(jī)遇。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；信息檔案；工作

首先，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)都處于電子化信息社會(huì)的環(huán)境中，作為信息系統(tǒng)的檔案部門(mén)也必然向信息化、電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化邁進(jìn)，檔案載體呈現(xiàn)多樣化，光盤(pán)檔案、磁介質(zhì)檔案等廣泛使用，過(guò)去傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案將向電子、數(shù)字、虛擬檔案方向發(fā)展。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐也在加快。經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，技術(shù)的進(jìn)步，檔案門(mén)類(lèi)將更加繁朵多樣，數(shù)量也大大增加，檔案工作滲透到經(jīng)濟(jì)建設(shè)的各個(gè)領(lǐng)域，迫切需要利用先進(jìn)的技術(shù)手段，提高各類(lèi)檔案信息管理工作的質(zhì)量與效率，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

1 傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案的比較

幾千年來(lái)，紙張一直是信息保存與傳遞的主要載體與媒介。傳統(tǒng)的檔案保存主要是紙介質(zhì)檔案。紙介質(zhì)檔案直接提供利用，隨著社會(huì)的進(jìn)步、科技的發(fā)展，在各個(gè)領(lǐng)域所形成的文件數(shù)量激增，檔案信息總量也以驚人的速度增長(zhǎng)，出現(xiàn)了檔案庫(kù)房擁擠，”庫(kù)滿(mǎn)為患”的嚴(yán)重局面。

現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展與廣泛應(yīng)用，使電子文件不期而至地猝然降臨到了檔案工作者面前。”電子文件的產(chǎn)生，決不僅意味著一種新型載體檔案的誕生，而且也標(biāo)志著人類(lèi)記錄信息、傳達(dá)信息、留存信息的方式發(fā)生了革命。這場(chǎng)革命是紙張產(chǎn)生以來(lái)，是近現(xiàn)代檔案學(xué)理論誕生以來(lái)，文書(shū)、檔案工作領(lǐng)域最劇烈的一次變革，它直接影響著檔案工作的運(yùn)作方式、基本理論及至思維觀念”。

2 地質(zhì)檔案中電子數(shù)字化檔案的應(yīng)用

地質(zhì)工作中獲取的每套地質(zhì)檔案都是消毫大量的人力、物力、財(cái)力和地質(zhì)工作者的心血，來(lái)之不意。并且每一套檔案中包括：”文字檔案、表格檔案、各類(lèi)圖形檔案、照片檔案等，量非常大，而且經(jīng)常查閱。一是出現(xiàn)了檔案庫(kù)房擁擠，”庫(kù)滿(mǎn)為患”的嚴(yán)重局面；二是長(zhǎng)期查閱檔案磨損嚴(yán)重，并且一但丟損無(wú)法補(bǔ)救。為了避免一但丟損無(wú)法補(bǔ)救，館藏檔案一班都在二、三套以上，大大增加了館藏量的壓力和資源的浪費(fèi)。

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，多媒體、超媒體、計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)洛技術(shù)的日益成熟，另外，伴隨著電子文件的大量了出現(xiàn)，檔案也由比較單一的紙質(zhì)載體向計(jì)算機(jī)可識(shí)別的電磁介質(zhì)方向轉(zhuǎn)化。電子數(shù)字化檔案主要存儲(chǔ)光盤(pán)、硬盤(pán)和軟盤(pán)上，這些檔案信息載體，有僅集數(shù)字、文字、圖像和影像于一體，而且有著驚人的存儲(chǔ)能力。

檔案要以紙電兩種形式存儲(chǔ)，可以互補(bǔ)各自的不足，紙質(zhì)檔案一班情況下不翻閱可以避免丟損；電子檔案中可以以多種形式存儲(chǔ)，其中必須有一種是不可編輯和修改的形式存儲(chǔ)，這樣在查閱時(shí)就可避免編輯、刪除、修改，表1。

我們?cè)谌粘５臋n案應(yīng)用中，查閱的是不能編輯、刪除、修改的存檔的電子檔案。通過(guò)計(jì)算機(jī)或內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)查閱，

3 檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其益處有：

（1）可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

（2）縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開(kāi)發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

（3）檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國(guó)家給檔案部門(mén)撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。

（4）檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門(mén)，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門(mén)的地位自然也就得到了提高。

（5）檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國(guó)尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化，為將來(lái)“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

4 數(shù)字檔案館藏獲取方式

數(shù)字檔案館藏獲取包括館藏檔案的數(shù)字化與電子檔案的進(jìn)館。其信息資源非常豐富，主要可分為兩類(lèi)，即現(xiàn)實(shí)資源與虛擬資源?！彼^現(xiàn)實(shí)資源是指置放于本館的數(shù)字化檔案；虛擬資源是指置放于異地的，只有通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)才能能獲取的數(shù)字化檔案?！?/p>