摘 要：本文首先分析了小型連鎖超市采購(gòu)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的意義，探討了采購(gòu)系統(tǒng)的需求及業(yè)務(wù)流程，對(duì)小型連鎖超市采購(gòu)系統(tǒng)各個(gè)功能模塊進(jìn)行了詳細(xì)的說(shuō)明。并就開(kāi)發(fā)過(guò)程中的一些問(wèn)題進(jìn)行了具體的探討。

關(guān)鍵詞：超市；管理信息系統(tǒng)；采購(gòu)管理

采購(gòu)是超市經(jīng)營(yíng)管理中的不可缺少的環(huán)節(jié)，也是一個(gè)超市能否取得效益的關(guān)鍵.如果能做到及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商、合理采購(gòu)、減少積壓，那么超市就打下了取得最佳效益良好基礎(chǔ)。

1 系統(tǒng)研究的意義

采購(gòu)在超市經(jīng)營(yíng)中的重大意義，概括起來(lái)有以下幾點(diǎn)：

1.1 采購(gòu)的質(zhì)量與超市銷售工作的質(zhì)量息息相關(guān)

作為超市經(jīng)營(yíng)的先導(dǎo)環(huán)節(jié)，只有購(gòu)進(jìn)商品的品種、數(shù)量和質(zhì)量符合顧客需要，商品的銷售才能實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、高效率和高效益，才能達(dá)到采購(gòu)與銷售的和諧統(tǒng)一。

1.2 采購(gòu)與商品周轉(zhuǎn)速度密切相關(guān)

采購(gòu)早了，會(huì)造成庫(kù)存積壓，采購(gòu)?fù)砹?，?huì)出現(xiàn)商品短缺，影響銷售。所以，適時(shí)和適量是采購(gòu)人員必須解決的問(wèn)題。如果采購(gòu)人員把握的量度比較好，就可以使庫(kù)存保持在一個(gè)合理的區(qū)間，從而加快商品周轉(zhuǎn)速度，從進(jìn)減少保管費(fèi)，加快資金周轉(zhuǎn)，為超市帶來(lái)切實(shí)利益。

1.3 采購(gòu)可增加超市的經(jīng)濟(jì)效益

超市的經(jīng)濟(jì)效益是在商品銷售之后體現(xiàn)出來(lái)的，但如果購(gòu)進(jìn)了物美價(jià)廉的商品，是可以顯著增加超市的效益的。這是采購(gòu)可以給超市帶來(lái)的顯性效益之一。而降低庫(kù)存，加快資金周轉(zhuǎn)，是采購(gòu)給超市帶來(lái)的隱性效益。

采購(gòu)數(shù)據(jù)信息化，采購(gòu)系統(tǒng)計(jì)算機(jī)化以后，可以使上述幾項(xiàng)的作用表現(xiàn)的更為明顯。因此，建立采購(gòu)管理系統(tǒng)，不僅必要，而且必須，這一點(diǎn)，對(duì)小型連鎖超市尤為關(guān)鍵。

2 系統(tǒng)分析

小型連鎖超市采購(gòu)的基本流程包括：明確采購(gòu)需求、確定采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)執(zhí)行等。如圖1所示。

2.1 采購(gòu)需求匯總

采購(gòu)需求的來(lái)源是多種多樣的，可以是門(mén)面提出的，也可能是倉(cāng)庫(kù)提出的，還有可能是大宗購(gòu)買提出的，等等。在這個(gè)過(guò)程中，需要做的是把各種需求分門(mén)別類地匯總起來(lái)，以方便采購(gòu)。

2.2 確定采購(gòu)計(jì)劃

需求確定之后，就可以著手制定采購(gòu)計(jì)劃了。在此，需要考慮需求的輕重緩急，也要考慮庫(kù)存及銷售情況，還是考慮量與價(jià)格之間的關(guān)系?？傊@是一個(gè)多方平衡的結(jié)果。最后，要對(duì)所需的商品、服務(wù)的特點(diǎn)和數(shù)量進(jìn)行確認(rèn)。

2.3 選擇、評(píng)估供應(yīng)商

按采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)相關(guān)的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，并選出最終的供貨商。

2.4 確定采購(gòu)內(nèi)容

這主要是與供應(yīng)商之間確定具體的細(xì)節(jié)。

2.5 生成采購(gòu)訂單及合同

與供應(yīng)商就采購(gòu)細(xì)節(jié)探討完成后，就可以生成采購(gòu)訂單了，并據(jù)此簽定供貨合同。在雙方均無(wú)異議的情況下，合同開(kāi)始執(zhí)行。

2.6 驗(yàn)收貨物

收到貨物后，進(jìn)行驗(yàn)收，合格的留下，不合格的做退貨處理。貨物入庫(kù)或者直接派送到相應(yīng)的門(mén)店。

3 系統(tǒng)功能

本系統(tǒng)的主要功能是制定采購(gòu)計(jì)劃并執(zhí)行，系統(tǒng)目標(biāo)是：提高貨物采購(gòu)的速度，縮短采購(gòu)周期，努力將庫(kù)存控制在一個(gè)合理的幅度之內(nèi)。

本系統(tǒng)主要有系統(tǒng)管理、商品數(shù)據(jù)管理、供應(yīng)商數(shù)據(jù)管理、采購(gòu)計(jì)劃管理、采購(gòu)合同管理、收貨管理以及采購(gòu)評(píng)價(jià)等功能模塊。如圖2所示。

具體的功能描述如下：

3.1 系統(tǒng)管理模塊

系統(tǒng)管理模塊包括數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)據(jù)導(dǎo)出以及密碼修改等功能。數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出主要是與主系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)管理及合同管理有關(guān)，其導(dǎo)入、導(dǎo)出的數(shù)據(jù)主要是商品數(shù)據(jù)、供應(yīng)商數(shù)據(jù)以及合同數(shù)據(jù)中合同模板和合同樣本（以前簽訂的類似合同），這里所導(dǎo)入的數(shù)據(jù)應(yīng)該是與本次采購(gòu)相關(guān)的數(shù)據(jù)，所以，數(shù)據(jù)導(dǎo)入首先要做的就是篩選。數(shù)據(jù)導(dǎo)出更多地是一個(gè)大備份的功能，以保持與主數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)的一致。密碼修改是針對(duì)采購(gòu)員的。

3.2 商品管理模塊

商品管理模塊包括商品添加、商品查詢和商品篩選。商品添加主要用于新商品的基本信息的添加，商品查詢可以查詢商品的基本情況，而商品篩選主要是為本次采購(gòu)服務(wù)了，即將商品庫(kù)中已有的與本次采購(gòu)相關(guān)的商品篩選在一起，以方便采購(gòu)。

3.3 供應(yīng)商管理模塊

此模塊與商品管理模塊相同，只不過(guò)管理對(duì)象是供應(yīng)商。

3.4 采購(gòu)計(jì)劃管理模塊

采購(gòu)計(jì)劃管理模塊包括采購(gòu)需求、供應(yīng)商審核和采購(gòu)單管理三個(gè)部分。采購(gòu)需求可以由門(mén)店提出，也可以由倉(cāng)庫(kù)提出，也可以是總店提出，我們需要做的是將這些需求導(dǎo)入或者添加進(jìn)來(lái)，并按照得采購(gòu)的原則對(duì)其進(jìn)行匯總。對(duì)供應(yīng)商的審核主要有兩點(diǎn)：一是審核只針對(duì)符合此次采購(gòu)要求的供應(yīng)商；二是審核的內(nèi)容包括供應(yīng)商的信用、供貨速度、供貨價(jià)格等。采購(gòu)單管理，首先生成本次采購(gòu)總的采購(gòu)清單，準(zhǔn)確地說(shuō)，是采購(gòu)計(jì)劃，然后，計(jì)劃按供應(yīng)商進(jìn)行分解，生成具體的采購(gòu)單，同時(shí)為采購(gòu)合同的簽訂做好了準(zhǔn)備。

3.5 采購(gòu)合同管理模塊

采購(gòu)合同管理模塊包括合同的生成、簽訂、執(zhí)行、監(jiān)控和歸檔。合同的生成包括合同樣本的選擇以及合同內(nèi)容的確定，合同的簽訂、執(zhí)行、監(jiān)控和歸檔是合同執(zhí)行過(guò)程中其狀態(tài)的轉(zhuǎn)換。

3.6 收貨管理模塊

收貨管理模塊包括收貨管理和退貨處理。主要是貨物到了之后的一些工作。是整個(gè)采購(gòu)工作的收尾。

3.7 采購(gòu)評(píng)價(jià)模塊

采購(gòu)評(píng)價(jià)模塊主要是對(duì)本次采購(gòu)做一評(píng)價(jià)，包括對(duì)供應(yīng)商、商品和合同的評(píng)價(jià)，也可以對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行評(píng)價(jià)。具體功能包括評(píng)價(jià)設(shè)定，主要是對(duì)其參數(shù)等進(jìn)行設(shè)定；對(duì)供應(yīng)商評(píng)價(jià)、合同評(píng)價(jià)、商品評(píng)價(jià)等。

4 相關(guān)問(wèn)題

4.1 數(shù)據(jù)問(wèn)題

本系統(tǒng)只是小型連鎖超市管理系統(tǒng)中的一個(gè)模塊，所以，其數(shù)據(jù)必然需要導(dǎo)入和導(dǎo)出。導(dǎo)入的是主庫(kù)的相關(guān)數(shù)據(jù)，在采購(gòu)過(guò)程中，我們使用的實(shí)際上是主數(shù)據(jù)庫(kù)的鏡像而整個(gè)采購(gòu)?fù)瓿珊?，其?shù)據(jù)是需要導(dǎo)回到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中的，也就是數(shù)據(jù)的導(dǎo)出，比較典型的如合同歸檔等。數(shù)據(jù)導(dǎo)出是按采購(gòu)員來(lái)區(qū)分的。另外，在采購(gòu)評(píng)價(jià)中也存在這樣的問(wèn)題，其生成的數(shù)據(jù)是需要返回到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)的，如供應(yīng)商的歸供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，商品歸商品數(shù)據(jù)庫(kù)，合同的歸合同數(shù)據(jù)庫(kù)，凡此種種。

在采購(gòu)系統(tǒng)中，還要注意數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一和規(guī)范，尤其是在新添加商品或者合同的時(shí)候。采購(gòu)不僅要把好商品質(zhì)量關(guān)，還要把好數(shù)據(jù)規(guī)范關(guān)，只有這樣，才能保證整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整、規(guī)范和統(tǒng)一。

4.2 采購(gòu)評(píng)價(jià)問(wèn)題

設(shè)計(jì)采購(gòu)評(píng)價(jià)的出發(fā)點(diǎn)就是想將一些東西量化，為以后的采購(gòu)工作打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)。其基本的考量是通過(guò)逐步積累的方式，一點(diǎn)一點(diǎn)地將評(píng)價(jià)的結(jié)果做出來(lái)。想法是好的，但真正要完成，就會(huì)變成的非常困難，困難之一是評(píng)價(jià)的指標(biāo)體系的建立，這應(yīng)該是一個(gè)逐步探索、不斷修正的過(guò)程；困難之二是評(píng)價(jià)的效用問(wèn)題，評(píng)價(jià)的指標(biāo)體系麻煩，建一個(gè)簡(jiǎn)單的總行了吧，但不論是復(fù)雜的還是簡(jiǎn)單的，它做出的評(píng)價(jià)到底有多少用呢？這些都是一些還需要驗(yàn)證的東西。關(guān)于此部分內(nèi)容，我們會(huì)專文進(jìn)行探討。

4.3 供應(yīng)商審核問(wèn)題

在采購(gòu)計(jì)劃管理中，我們提出了供應(yīng)商審核的問(wèn)題。它實(shí)際上是采購(gòu)評(píng)價(jià)的再調(diào)用，也即本次評(píng)價(jià)給下次采購(gòu)用。但采購(gòu)評(píng)價(jià)有這樣或那樣的問(wèn)題，所以，在供應(yīng)商的審核這個(gè)環(huán)節(jié)中，第一，相關(guān)數(shù)據(jù)是調(diào)用數(shù)據(jù)庫(kù)的，第二，是采用逐步累加的方式，例如，一次供貨及時(shí)，其供貨響應(yīng)系數(shù)響應(yīng)的值可增加0.1等。關(guān)于此部分內(nèi)容，我們會(huì)專文進(jìn)行探討。

小型連鎖超市的采購(gòu)，與整個(gè)超市的銷售的好壞息息相關(guān)，一個(gè)好的銷售系統(tǒng)，不僅可以顯著提高超市的銷售利潤(rùn)，還可以降低庫(kù)存、加速資金流動(dòng)，進(jìn)而降低成本，提高利潤(rùn)。應(yīng)該說(shuō)，本文所探討的采購(gòu)系統(tǒng)，基本上達(dá)到了上述要求。

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作者簡(jiǎn)介

趙泉（1964-），男，漢，山西平定，遼寧對(duì)外經(jīng)貿(mào)學(xué)院，教授，研究方向：數(shù)據(jù)分析處理、信息檢索。