毛立臣

【摘 要】應(yīng)收賬款管理是建筑施工企業(yè)的重要管理內(nèi)容，也是經(jīng)營管控的難點(diǎn)，其原因是多方面的，如非長期合作即是原因之一，客觀造成債務(wù)人多，原因復(fù)雜，清欠難度大，清收成本高。面對煤炭行業(yè)經(jīng)濟(jì)下行的深刻影響，如何有效管控施工企業(yè)的應(yīng)收賬款，本文進(jìn)行了有效探索，賬籍管理方法在作者企業(yè)經(jīng)營中也發(fā)揮了較好地作用。

【關(guān)鍵詞】應(yīng)收賬款；賬籍；清收；資金鏈

一、研究背景

受全國宏觀經(jīng)濟(jì)增速趨緩和能源結(jié)構(gòu)變化等綜合因素影響，煤炭行業(yè)已結(jié)束本輪較長地發(fā)展周期，煤炭企業(yè)微利經(jīng)營即將到來。如果煤價(jià)繼續(xù)走低，有些煤礦將出現(xiàn)虧損，經(jīng)營困難局面短期內(nèi)難以改變。作為煤炭行業(yè)中的煤礦施工企業(yè)，經(jīng)營形勢將更加嚴(yán)峻，應(yīng)收賬款快速增長，造成礦建施工企業(yè)資金周轉(zhuǎn)困難，甚至出現(xiàn)資金鏈斷裂，經(jīng)營難以為繼。如何做好應(yīng)收賬款管理，是礦建施工企業(yè)重要的經(jīng)營管理內(nèi)容。加強(qiáng)以債務(wù)人為對象的賬籍管理不失為較好地應(yīng)收賬款管控方式。

二、研究內(nèi)容

煤礦施工企業(yè)的產(chǎn)品具有特殊性，一般工期較長，對安全和技術(shù)質(zhì)量要求較高，施工期間的工程款支付層級較多，與施工期相比時(shí)間長，完工后保證金預(yù)留比例大、質(zhì)保期長，施工企業(yè)的應(yīng)收賬款，就是因提供建筑、安裝等施工和勞務(wù)而應(yīng)向建設(shè)單位收取的工程款。由于涉及到建設(shè)方、監(jiān)理方、施工方或分包方，簽證、決算和審計(jì)等多個環(huán)節(jié)，工程款發(fā)生壞帳的可能性較大，從而增加應(yīng)收款項(xiàng)的管理成本和回收成本，因此，對應(yīng)收賬款進(jìn)行有效的分析，加強(qiáng)基礎(chǔ)資料的收集和整理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

（一）賬籍的建立及內(nèi)容

應(yīng)收賬款賬籍依戶建冊，一戶一冊，以形成應(yīng)收賬款的事實(shí)為依據(jù)，欠款人為戶頭，分別進(jìn)行造冊登記，采取活頁式管理。賬籍分為表格（見附表）與文字兩大部分。文字部分包括應(yīng)收賬款形成的原因、欠款人自然情況與還款能力、超過約定預(yù)留金額的說明、責(zé)任人清欠狀況、特別事項(xiàng)說明、清欠責(zé)任人變更及責(zé)任人落實(shí)獎罰兌現(xiàn)情況說明等。

（二）賬籍的管理

設(shè)立賬籍管理員，賬籍管理員在每月財(cái)務(wù)結(jié)賬后，按戶頭與財(cái)務(wù)對賬，確保各戶名下的應(yīng)收賬款余額與財(cái)務(wù)一致。并且定期對賬籍戶數(shù)進(jìn)行整理，根據(jù)賬期劃分A、B、C、D四級管理。債務(wù)人信譽(yù)好，償債能力強(qiáng)、能夠依照合同約定的信用期結(jié)算，欠款余額逐漸下降的應(yīng)收賬款為A類；債務(wù)人具備償債能力，卻無端制造爭議拒付部分貨款或雜費(fèi)，或欠款余額正在上升的應(yīng)收賬款為B類；債務(wù)人資產(chǎn)或經(jīng)營情況發(fā)生重大變化致使償債能力下降，或因改制、分立、合并等導(dǎo)致債務(wù)主體變更，或有轉(zhuǎn)移隱匿資產(chǎn)現(xiàn)象，或惡意拖欠貨款，以及賬齡1年以上3年以內(nèi)的應(yīng)收賬款為C類；債務(wù)人資產(chǎn)或經(jīng)營狀況惡化、瀕臨破產(chǎn)或已經(jīng)破產(chǎn)，債務(wù)人有詐騙嫌疑或?yàn)樽匀蝗艘阉劳龌虮淮叮约百~齡達(dá)3年的應(yīng)收賬款為D類。賬籍管理員每月初向應(yīng)收賬款管理人員報(bào)告賬籍戶數(shù)和賬款變動情況。對一個季度內(nèi)沒有變動的C、D類戶，除按規(guī)定考核清欠責(zé)任人外，限期由清欠人做出書面說明，存入賬籍。

如賬籍中某戶應(yīng)收賬款結(jié)清，且無連續(xù)業(yè)務(wù)，可以清戶，但該戶賬籍（所有表格和文字）全部整理封存入檔。該戶再次進(jìn)入，由賬籍管理員自編文字材料，說明前期該戶資信等情況，重新造冊。

（三）賬籍管理責(zé)任人職責(zé)

在賬籍實(shí)施過程中要求明確應(yīng)收賬款管理人員為第一責(zé)任人，設(shè)置賬籍管理員專人負(fù)責(zé)管理賬籍。企業(yè)以賬籍管理員提供的各種數(shù)據(jù)和報(bào)表為依據(jù)，進(jìn)行賬籍管理、賬款變動情況分析，并對相關(guān)責(zé)任人考核及兌現(xiàn)獎罰。

（四）應(yīng)收賬款客戶信用管理

在賬籍建立的基礎(chǔ)上，管理部門必須建立健全客戶信用動態(tài)檔案，如實(shí)記載客戶的法定名稱、法定地址、主營場所、注冊資本、業(yè)務(wù)范圍、經(jīng)營規(guī)模、資金信用、商業(yè)信譽(yù)、資產(chǎn)及財(cái)務(wù)狀況、法定代表人的自然情況和股東或出資人的有關(guān)情況；根據(jù)交易風(fēng)險(xiǎn)的大小，正確認(rèn)定客戶的信用等級?？己瞬块T必須對客戶信用進(jìn)行動態(tài)跟蹤調(diào)查，廣泛收集掌握客戶檔案記載事項(xiàng)的變動信息；對客戶信息和信用等級的真實(shí)、準(zhǔn)確性承擔(dān)責(zé)任。

（五）應(yīng)收賬款清收管理

企業(yè)要明確每筆應(yīng)收賬款清欠的業(yè)務(wù)執(zhí)行人，并在考核部門建擋備案，按照誰負(fù)責(zé)誰清收的原則實(shí)行終身責(zé)任制。有多人共同參與、談判、簽約的合同，除能夠證明反對該筆業(yè)務(wù)成交者外，為共同責(zé)任人。對領(lǐng)導(dǎo)交辦的業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人未表示異議的，經(jīng)辦人為該筆應(yīng)收款的清收責(zé)任人。

清收責(zé)任人員崗位調(diào)換、離職，必須對經(jīng)手的應(yīng)收賬款進(jìn)行交接，凡清收責(zé)任人員調(diào)崗，必須先辦理包括應(yīng)收賬款在內(nèi)的工作交接，交接未完的，不得離崗，交接不清的，責(zé)任由交者負(fù)責(zé)，交接清楚后，責(zé)任由接替者負(fù)責(zé)；凡離職的，應(yīng)提前30日向企業(yè)提出申請，批準(zhǔn)后辦理交接手續(xù)，未辦理交接手續(xù)而自行離開者其薪資和離職補(bǔ)貼不予發(fā)放，由此給企業(yè)造成損失的，將依法追究法律責(zé)任。離職交接依最后在交接單上批示的生效日期為準(zhǔn)，在生效日期前要交接完成，若交接不清又離職時(shí)，仍將依照法律程序追究當(dāng)事人的責(zé)任。

按照內(nèi)部牽制原則，企業(yè)可在財(cái)務(wù)部下設(shè)財(cái)務(wù)監(jiān)督小組，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)，配置專職會計(jì)人員，負(fù)責(zé)對有關(guān)業(yè)務(wù)往來帳核算和監(jiān)督，定期對每一筆應(yīng)收賬款進(jìn)行分析和核算，保證賬帳相符。應(yīng)收賬款管理部門要規(guī)范核算，及時(shí)反映每筆往來款項(xiàng)，以隨時(shí)掌握應(yīng)收賬款的形成、回收增減變化情況，并按月與客戶核對和清理。對過期的應(yīng)收賬款逐筆查清原因，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，分清責(zé)任，責(zé)成有關(guān)人員提出明確的處理意見，制定具體催收計(jì)劃，責(zé)任到人，考核部門要跟蹤督促執(zhí)行。

建立、完善合同臺賬，注意收集、記錄、整理、保存各類憑證，特別是在變更、解除合同時(shí)，一定要及時(shí)向?qū)Ψ剿魅鎽{證，做好法律防范的基礎(chǔ)工作。由于訂立合同把關(guān)不嚴(yán)或因證據(jù)不足無法追討而給公司造成損失的，要視情況追究有關(guān)人員的責(zé)任。

定期召開應(yīng)收賬款會議，對信用政策的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，分析應(yīng)收賬款形成原因，評價(jià)其合理性和潛在的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的對策，落實(shí)專人，采取有效措施解決存在的問題。公司定期或不定期開展清收專項(xiàng)審計(jì)，檢查應(yīng)收賬款內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況，防范因管理不善而出現(xiàn)挪用、貪污及資金體外循環(huán)等問題，對實(shí)際問題，要視情況追究有關(guān)人員的責(zé)任。

（六）運(yùn)用法律手段清收應(yīng)收賬款

強(qiáng)化法律意識，充分運(yùn)用法律手段清收應(yīng)收賬款。對于A類和B類應(yīng)收賬款，要認(rèn)真分析潛在風(fēng)險(xiǎn)，對于即將發(fā)生或已經(jīng)發(fā)生損失、經(jīng)協(xié)商清收無效的，應(yīng)抓住訴訟時(shí)機(jī)盡快起訴。對于C類和D類應(yīng)收賬款，應(yīng)在分析歸類的基礎(chǔ)上有步驟地進(jìn)行起訴。

因人為因素錯過訴訟時(shí)機(jī)或超過訴訟時(shí)效，造成經(jīng)濟(jì)損失甚至喪失勝訴權(quán)的，依照本規(guī)定追究有關(guān)人員責(zé)任。對于有詐騙嫌疑的案件，應(yīng)立即報(bào)公安機(jī)關(guān)立案查處。

（七）加強(qiáng)應(yīng)收賬款壞賬管理

應(yīng)當(dāng)在期末分析各項(xiàng)應(yīng)收賬款的可回收性，并預(yù)計(jì)可能產(chǎn)生的壞賬損失。對預(yù)計(jì)可能發(fā)生的壞賬損失，計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。對持有的未到期應(yīng)收票據(jù)，如有確鑿證據(jù)不能收回或收回的可能性很小時(shí)，應(yīng)將賬面余額轉(zhuǎn)入應(yīng)收賬款，并計(jì)提相應(yīng)的壞賬準(zhǔn)備。對不能收回的應(yīng)收款項(xiàng)應(yīng)當(dāng)查明原因，追究責(zé)任。對有確鑿證據(jù)表明確實(shí)無法收回的應(yīng)收賬款，如債務(wù)客戶單位已撤銷、破產(chǎn)、資不抵債等，根據(jù)企業(yè)的管理權(quán)限審批，沖銷提取的壞賬準(zhǔn)備。

三、賬籍實(shí)施的意義

通過建立賬籍，企業(yè)在經(jīng)營過程中形成的賬期三個月及以上、金額10萬元及以上、集團(tuán)公司單位以外的各種應(yīng)收款項(xiàng)，包括工程款、分包勞務(wù)收入、掛靠隊(duì)伍的管理費(fèi)和產(chǎn)品銷售收入等進(jìn)行登記造冊，能夠加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理的基礎(chǔ)工作，明確諸筆應(yīng)收賬款的清收責(zé)任，保證資金正?；鼗\，提高資金調(diào)控能力。