余 韜

秘書(shū)工作的主動(dòng)性是秘書(shū)崗位職責(zé)的重要特征之一，同時(shí)也是秘書(shū)人員在實(shí)際工作中經(jīng)常面臨的難點(diǎn)問(wèn)題。秘書(shū)人員開(kāi)展工作時(shí)，一般會(huì)受到很多因素的制約，這主要是由于秘書(shū)工作事務(wù)相對(duì)繁雜的原因造成的。因此，秘書(shū)工作的主動(dòng)性往往在繁雜的具體工作中被忽略，有必要對(duì)秘書(shū)工作主動(dòng)性的含義及其實(shí)施策略進(jìn)行深入探討。

一、秘書(shū)工作主動(dòng)性的主要構(gòu)成要素

第一，謀略性。謀略性是指秘書(shū)人員按照工作要求對(duì)相關(guān)決策者主動(dòng)地出謀獻(xiàn)策，這實(shí)際上也是秘書(shū)在工作過(guò)程中“不唯上、不唯書(shū)、只唯實(shí)”的實(shí)際表達(dá)。從謀略客體的角度來(lái)看，一是包括向決策者提出自己的意見(jiàn)和建議以供決策參考，二是向其他決策參與者提供相應(yīng)的意見(jiàn)，從而彌補(bǔ)決策前沒(méi)有考慮到的事項(xiàng)。

第二，預(yù)見(jiàn)性。預(yù)見(jiàn)性可能成為現(xiàn)實(shí)，也可能只是滿(mǎn)意中理想化的狀態(tài)，因此具有或然不定的特點(diǎn)，是指一個(gè)人在認(rèn)識(shí)事物發(fā)展規(guī)律的前提下，對(duì)事物發(fā)展進(jìn)行預(yù)判和前瞻。一般來(lái)說(shuō)，秘書(shū)工作的預(yù)見(jiàn)性包括秘書(shū)在工作過(guò)程中對(duì)具體事項(xiàng)進(jìn)行全面考慮，并在此基礎(chǔ)上事先做好充分準(zhǔn)備，以防不備之需。無(wú)論是對(duì)于秘書(shū)人員做好崗位日常工作，還是個(gè)人事業(yè)上的發(fā)展，預(yù)見(jiàn)性都具有非常重要的作用。

第三，創(chuàng)新性。創(chuàng)新性是社會(huì)進(jìn)步的源動(dòng)力。秘書(shū)工作的創(chuàng)新性是指秘書(shū)人員對(duì)自身的工作在一定程度上的開(kāi)拓性和首創(chuàng)性，這實(shí)際上也是秘書(shū)工作主動(dòng)性的最明顯表現(xiàn)。因此，創(chuàng)新性是衡量一個(gè)秘書(shū)能力大小和工作態(tài)度正確與否的重要尺度。從工作實(shí)務(wù)上來(lái)看，秘書(shū)工作的創(chuàng)新性包括兩層含義，一是率先想到的，二是率先做到的，這兩個(gè)方面分別屬于秘書(shū)人員在工作過(guò)程中的理論創(chuàng)新和實(shí)踐創(chuàng)新。

二、增強(qiáng)秘書(shū)工作主動(dòng)性的相關(guān)對(duì)策

（一）增強(qiáng)工作責(zé)任意識(shí)

秘書(shū)工作時(shí)時(shí)處處處于緊張的“戰(zhàn)備”狀態(tài)，而且是一項(xiàng)非常繁雜瑣碎的工作，不僅面對(duì)千頭萬(wàn)緒的各項(xiàng)工作，而且隨時(shí)需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示和要求來(lái)迅速開(kāi)展工作，秘書(shū)工作者的高度責(zé)任感和主人翁精神在這一背景下也就顯得格外重要。

當(dāng)同一位秘書(shū)面臨同樣一份工作時(shí)，熱情的工作態(tài)度和消極的工作態(tài)度將會(huì)造成兩個(gè)截然不同的事項(xiàng)處理結(jié)果，。假如秘書(shū)工作者面對(duì)具體的工作事項(xiàng)不具有高度的責(zé)任感，就會(huì)導(dǎo)致秘書(shū)工作中出現(xiàn)消極的“等、靠”現(xiàn)象，這種“消極怠工”情況在日常生活中比比皆是。人們常說(shuō)“態(tài)度決定一切”，換言之，針對(duì)秘書(shū)工作而言，這句話(huà)其實(shí)是對(duì)秘書(shū)工作者具備責(zé)任心的訴求。高度的責(zé)任感是秘書(shū)工作者始終保持飽滿(mǎn)工作熱情的必要前提，這就需要秘書(shū)工作者一方面從平凡的工作入手，立足本職，一步一個(gè)腳印地從點(diǎn)滴的小事做起，擔(dān)當(dāng)起自己應(yīng)負(fù)的各項(xiàng)工作責(zé)任，并且在具體的工作實(shí)踐中不斷錘煉和提升自己的工作能力，另一方面，秘書(shū)工作者還需要有積極進(jìn)取的精神，遇到工作難點(diǎn)不推拖，而是積極主動(dòng)地面對(duì)和分析問(wèn)題，并積極尋求最佳解決方案。例如，當(dāng)秘書(shū)工作者遇到下級(jí)部門(mén)多次上門(mén)反映工作中出現(xiàn)的問(wèn)題時(shí)，身為秘書(shū)工作者不能心懷厭惡地推脫阻攔，而是要真誠(chéng)地接待，誠(chéng)懇地聆聽(tīng)，認(rèn)真地記錄問(wèn)題，并在系統(tǒng)整理和歸納問(wèn)題的基礎(chǔ)上，積極地向領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門(mén)準(zhǔn)確、及時(shí)地反映這些問(wèn)題和訴求，從而化解工作障礙和人際矛盾，提高工作效率。

（二）在日常工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)積累

江澤民同志曾經(jīng)明確指出“新情況、新問(wèn)題在改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)中層出不窮，我們不了解、不熟悉的東西很多，這就需要全黨同志，尤其是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部必須提高自覺(jué)性，必須加強(qiáng)緊迫感，在日常工作中一定要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，廣大領(lǐng)導(dǎo)干部在日常工作中應(yīng)始終體現(xiàn)學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)的作風(fēng)”。秘書(shū)的工作性質(zhì)決定了秘書(shū)是一個(gè)“雜家”，并不一定要在某一方面具有專(zhuān)長(zhǎng)，但在知識(shí)上一定要廣博，不僅要懂理論上的天文地理，而且要懂現(xiàn)實(shí)中的風(fēng)土民情。人非生而知之，實(shí)際上，無(wú)論多么優(yōu)秀的秘書(shū)工作者，也必須具備一個(gè)“處處留心皆學(xué)問(wèn)”的理念，廣博的知識(shí)需要逐步積累才能具備。因此，在必須具備廣博知識(shí)的驅(qū)動(dòng)作用下，秘書(shū)就必須不斷在日常工作中懂得認(rèn)真學(xué)習(xí)和悉心積累，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期、認(rèn)真學(xué)習(xí)和實(shí)踐之后，才能逐漸形成自己的知識(shí)體系，并由此不斷增強(qiáng)工作能力。

秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，尤其是在當(dāng)前社會(huì)加速變革和經(jīng)濟(jì)發(fā)展日新月異的時(shí)代背景下，秘書(shū)工作會(huì)面臨許多新情況和新問(wèn)題，因此，秘書(shū)人員只有加強(qiáng)學(xué)習(xí)，學(xué)而不輟，通過(guò)不斷“充電”來(lái)增強(qiáng)自身的綜合能力，才能不斷地豐富知識(shí)、才能抓住全局，才能站在改革發(fā)展的角度來(lái)分析當(dāng)前的問(wèn)題，才能充分發(fā)揮秘書(shū)的參謀助手作用，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，才能跟上領(lǐng)導(dǎo)的思路，才能在領(lǐng)導(dǎo)面臨問(wèn)題或提出要求時(shí)，對(duì)難點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)地跟進(jìn)和落實(shí)，從而為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)提供更好的決策和咨詢(xún)服務(wù)。

在很多時(shí)候，由于領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，難免對(duì)一些相對(duì)細(xì)節(jié)的問(wèn)題和事項(xiàng)了解不及時(shí)或者了解不充分，這就更加體現(xiàn)出秘書(shū)職能的重要作用。因此，秘書(shū)工作人員需要通過(guò)平時(shí)的不斷學(xué)習(xí)和積累，才能充分發(fā)揮好領(lǐng)導(dǎo)的外腦的作用，積極主動(dòng)地對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作中的疏漏給予及時(shí)補(bǔ)充和進(jìn)行正確調(diào)整，從而有效彌補(bǔ)由于領(lǐng)導(dǎo)一時(shí)疏忽而出現(xiàn)的工作失誤。由此可見(jiàn)，秘書(shū)越注重日常工作的學(xué)習(xí)和積累，工作能力就會(huì)相對(duì)越強(qiáng)，工作主動(dòng)性也就越能夠得到體現(xiàn)。

（三）注意開(kāi)展工作的方式方法

秘書(shū)工作者要想充分發(fā)揮崗位職能，在很大程度上取決于秘書(shū)工作者所選擇的工作方式方法。一般來(lái)說(shuō)，無(wú)論什么時(shí)候，秘書(shū)工作者都要自覺(jué)維護(hù)好領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威，并在這一前提下充分了解領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣和要求。例如，如果秘書(shū)工作者的能力很強(qiáng)，在工作中過(guò)于表現(xiàn)自己，讓人產(chǎn)生“領(lǐng)導(dǎo)不懂，你懂；領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有好主意，你有好主意；領(lǐng)導(dǎo)不對(duì)，你對(duì)”的印象，從而喪失了領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威性，這實(shí)際上是秘書(shū)工作的一個(gè)重大失誤。因此，秘書(shū)工作者要在工作中注意運(yùn)用正確的方式方法，在為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策時(shí)達(dá)到“潤(rùn)物細(xì)無(wú)聲”的效果，從而給人留下“我懂是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)更懂，我的好主意變成了領(lǐng)導(dǎo)的好主意，我沒(méi)錯(cuò)是由于領(lǐng)導(dǎo)更對(duì)”的印象。

此外，秘書(shū)工作者在與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作溝通的時(shí)機(jī)上，可以在每天晚上選取一個(gè)相對(duì)固定的時(shí)間，把第二天重要工作的具體安排流程以及注意事項(xiàng)，通過(guò)電話(huà)交流，尤其是采用手機(jī)短信的方式向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)更好，從而能夠讓領(lǐng)導(dǎo)時(shí)時(shí)可以看到文字信息，以此保證工作的完備性和正確性。

（四）強(qiáng)化具體工作的時(shí)間管理

計(jì)劃在管理中處于首位，是管理構(gòu)成要素中的第一要素，凡事“預(yù)則立、不預(yù)則廢”，正是時(shí)間管理重要性在傳統(tǒng)意義上的準(zhǔn)確表達(dá)。秘書(shū)身處樞紐部門(mén)，其工作的重要性不言而喻，在面對(duì)繁雜的工作時(shí)，更需要通過(guò)時(shí)間管理來(lái)對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行合理地時(shí)間分配和利用。

對(duì)于秘書(shū)工作者而言，永遠(yuǎn)沒(méi)有時(shí)間做每件事，但卻永遠(yuǎn)有時(shí)間做對(duì)你來(lái)說(shuō)最重要的事，這說(shuō)明秘書(shū)工作者時(shí)間管理的重點(diǎn)在于如何分配時(shí)間。在實(shí)際工作中，秘書(shū)工作者不僅要對(duì)自己的時(shí)間進(jìn)行時(shí)間管理，而且還要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間進(jìn)行有效的時(shí)間管理。例如，很多領(lǐng)導(dǎo)每天都會(huì)參加各種各樣的活動(dòng)，或參加各種大大小小的會(huì)議，由于領(lǐng)導(dǎo)的精力有限，時(shí)間緊張，秘書(shū)工作者的時(shí)間管理在此刻也就能發(fā)揮出重要的作用。例如，秘書(shū)工作者在為領(lǐng)導(dǎo)安排活動(dòng)時(shí)，一定要抓住重點(diǎn)，并按照重要性的大小來(lái)合理安排順序，把最關(guān)鍵的問(wèn)題和最主要的工作銘記在心，并適時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)把主要的精力重點(diǎn)放在對(duì)關(guān)鍵問(wèn)題和主要工作的處理上，這就類(lèi)似于通過(guò)機(jī)器的主軸來(lái)有效帶動(dòng)整個(gè)機(jī)器高效運(yùn)轉(zhuǎn)，以點(diǎn)帶面，從而使其他事情也能夠系統(tǒng)得以解決。

時(shí)間管理中有一個(gè)“四象限”法，即按照事項(xiàng)的重要性，把相應(yīng)處理時(shí)間的順序安排好，并按照數(shù)學(xué)理論中的四象限理念來(lái)分配待處理事項(xiàng)的對(duì)應(yīng)時(shí)間，在分清待處理事項(xiàng)輕重緩急的前提下進(jìn)行合理安排。一般來(lái)說(shuō)，把最重要的待處理事項(xiàng)安排在最前面，最急的待處理事項(xiàng)則安排在其次，相對(duì)不重要的待處理事項(xiàng)安排在第三，既不重要，也不緊急的待處理事項(xiàng)則放在第四，由此一方面提高工作效益，另一方面還能實(shí)現(xiàn)時(shí)間增值，并節(jié)約了人力、物力、財(cái)力成本。

（五）注意在工作中處理好服從和盲從的區(qū)別

從實(shí)際工作來(lái)看，有些人評(píng)價(jià)秘書(shū)工作是“被動(dòng)工作”的同義語(yǔ)，一部分人認(rèn)為秘書(shū)工作但求平平淡淡，無(wú)過(guò)便是功，不求轟轟烈烈，還有一部分人認(rèn)為秘書(shū)既然處于從屬地位，就只能唯唯諾諾，并總結(jié)秘書(shū)的工作性質(zhì)是“推了才能轉(zhuǎn)，催了才能辦，說(shuō)了才能干”的工作。上述看法實(shí)際上代表的都是一些片面的看法，同時(shí)也說(shuō)明了秘書(shū)工作存在的一個(gè)問(wèn)題，就是很多秘書(shū)工作者把工作的被動(dòng)性當(dāng)作消極怠工的借口。例如，在實(shí)際工作中，很多秘書(shū)工作者認(rèn)為“不在其位，不謀其政”，這一觀(guān)念導(dǎo)致秘書(shū)工作者為了保全自己，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的錯(cuò)誤決策視而不見(jiàn)，有時(shí)候甚至是明知有什么不妥的地方也不提出來(lái)，這一明哲保身的觀(guān)念至少會(huì)造成以下兩個(gè)不好的結(jié)果，一是導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)作出的錯(cuò)誤決策的負(fù)面影響范圍迅速擴(kuò)大，有時(shí)候甚至到了不可收拾的地步，另一方面還會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為秘書(shū)工作者的工作能力不強(qiáng)，沒(méi)有發(fā)揮秘書(shū)工作的應(yīng)有職能。實(shí)際上，領(lǐng)導(dǎo)盡管擁有相對(duì)更強(qiáng)的工作能力，但也難免會(huì)在工作中出現(xiàn)紕漏，有時(shí)候?qū)?wèn)題的考慮不周全、處理事情不周到，這就要求秘書(shū)人員充分發(fā)揮自己的工作職能，在工作過(guò)程中要有自己的主見(jiàn)，主動(dòng)思考，而不是領(lǐng)導(dǎo)怎么講就怎么做，不分青紅皂白，唯領(lǐng)導(dǎo)是從，事事完全服從領(lǐng)導(dǎo)的工作安排。

（六）注意勿讓協(xié)調(diào)職能變成指揮職能

一方面，由于秘書(shū)貼近領(lǐng)導(dǎo)，在大多數(shù)時(shí)候是領(lǐng)導(dǎo)的第一接觸人，因此被很多人認(rèn)為秘書(shū)的地位是“一人之下，萬(wàn)人之上，”是領(lǐng)導(dǎo)的接班人。另一方面，秘書(shū)工作者經(jīng)常要代替領(lǐng)導(dǎo)行使一些職權(quán)，是領(lǐng)導(dǎo)的形象代言人，容易讓很多人習(xí)慣性地誤以為秘書(shū)和領(lǐng)導(dǎo)一樣擁有實(shí)權(quán)。事實(shí)上，秘書(shū)要避免在協(xié)調(diào)處理事務(wù)中自覺(jué)不自覺(jué)地滑向指揮、發(fā)號(hào)施令，應(yīng)該把自己視為普通的一員。例如，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)得知下屬單位領(lǐng)導(dǎo)班子存在一些急需解決的問(wèn)題，由于一時(shí)抽不出時(shí)間，無(wú)法親自處理，因此委派秘書(shū)工作者代表上級(jí)組織首先去現(xiàn)場(chǎng)了解具體情況，從而為以后能夠更好地解決問(wèn)題作充分地準(zhǔn)備。由于有的秘書(shū)工作者沒(méi)有正視自己的地位，以領(lǐng)導(dǎo)的身份到下屬單位后，用嚴(yán)厲的口氣分別找下屬單位領(lǐng)導(dǎo)成員談話(huà)，甚至責(zé)令他們多作自我批評(píng)，實(shí)際上，領(lǐng)導(dǎo)僅是讓秘書(shū)工作者去了解情況，而后者卻做了一些超出授權(quán)范圍的事，這樣一來(lái)，就會(huì)自然而然地導(dǎo)致下屬單位員工對(duì)秘書(shū)工作者工作態(tài)度的不滿(mǎn)。因此，秘書(shū)工作者在實(shí)際工作中要把握好協(xié)調(diào)職能的度，不能把協(xié)調(diào)變成指揮，從而真正發(fā)揮好秘書(shū)工作者的職能。

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[3]嚴(yán)華主編.高級(jí)秘書(shū)與行政助理[M].廣州：暨南大學(xué)出版社，2010.7

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