丁 添

（南京師范大學(xué) 文學(xué)院，江蘇 南京 210097）

一、文秘和秘書的區(qū)別

現(xiàn)代人常常把文秘與秘書混為一談，總喜歡把秘書都稱作文秘，認為兩者沒什么區(qū)別，可以通用。這其實是一個誤區(qū)，秘書，在我國現(xiàn)下是一種職務(wù)的名稱，在2010版的辭海中的解釋是這樣的：“職務(wù)名稱。掌管文件并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理日常工作的人員。”而文秘是眾多秘書類型中的一種，叫做文字秘書或文書秘書，簡稱文秘，也稱文學(xué)秘書，中文秘書等。

二、文秘在中國秘書史上的重要地位

“秘書”一詞在我國古已有之，不過最初的意思并非與當(dāng)下的秘書含義一致。最早指的是宮中秘藏之書，東漢時期又指讖緯之書，所謂讖緯，就是指迷信預(yù)言。后來秘書又作為一種官職名在東漢興起，史稱秘書監(jiān)。至曹魏，秘書又演變成為一種官署機構(gòu)。到了清光緒33年，由安徽巡撫馮煦上書奏請，秘書一詞才真正做到了名實相副，即與當(dāng)下的輔佐人員含義相近。雖然秘書一詞在我國歷史上出現(xiàn)得較晚，不過擔(dān)任秘書性質(zhì)工作的人員卻是早已有之。古代秘書性質(zhì)的工作種類繁雜，以中央秘書機構(gòu)為例，有負責(zé)君主起居的，有負責(zé)祭祀禮儀的，有負責(zé)辦理文書事務(wù)的（這里就不一一詳敘了）。其中很重要的一項就是輔佐君主處理文書工作，例如起草昭書，諭旨，處理來往文書，抄錄保存章、奏等等。當(dāng)然，不僅僅是在中央秘書機構(gòu)，還有其他地方秘書機構(gòu)，在這些機構(gòu)中負責(zé)文書工作的人員地位往往都比較高。古時，負責(zé)文書工作的人員大多都是文學(xué)之士，傳統(tǒng)的“秘書”很注重文學(xué)修養(yǎng)和寫作能力，歷來都將“筆桿子”，“秀才”等夸贊捧為很高的榮譽。所以自古以來，國家的統(tǒng)治者對秘書的文字能力要求都很高。秦代的秘書需經(jīng)過專門的學(xué)校學(xué)習(xí)文字表達；唐代的秘書經(jīng)科舉考試后，還要從“聲言書判”四個方面進行選拔考試，其中“書”即指寫作能力；宋代的秘書要經(jīng)過宏詞科的考試，會寫當(dāng)時流行的十二種公文體式。［1］有此可見，文與秘兩字已有很深的歷史淵源，這為兩字的結(jié)合奠定了歷史基礎(chǔ)。到了現(xiàn)代，在秘書“辦文，辦事，辦會”這三大基本職能中，辦文仍然占很大的分量，所以才會有一直將文秘當(dāng)作秘書代名詞的誤區(qū)。

三、現(xiàn)代文秘

就現(xiàn)代秘書包含的種類而言，其名目之多，職責(zé)之細，需令人頗費一番腦筋才能辨別清楚。如按型分類可把秘書分：參謀型、文字型、辦事型、技術(shù)型、公共關(guān)系型、財經(jīng)型、綜合型、法律型、涉外型等九型。按工作方向分可分為：行政類、助理類、人事類、公關(guān)類、業(yè)務(wù)類。按照秘書人員所從事的工作內(nèi)容劃分，可分為文字秘書、機要秘書、信訪秘書、通訊秘書、事務(wù)秘書、生活秘書等等。在這里我不談其他類型，僅就文字秘書即文秘這一類型談?wù)勎覀€人的幾點看法。

文字秘書，指從撰擬、處理文稿為主要工作的秘書人員，即人們通常所說的一個機關(guān)或單位的“筆桿子”、“秀才”。文秘文秘，貴乎在“文”，這自不必說。那么作為一名專業(yè)的文字秘書如何才能寫出好的文章，“文”又文在何處呢？

（一）文應(yīng)當(dāng)文在文字

文字的本意是 “語言記錄的符號”、“語言的書面形式”等，其功用是擴大語言在時間和空間上的交際功能。文字工作就是專指秘書將各種信息轉(zhuǎn)變成書面材料的工作。文秘承擔(dān)的文字工作，包括文稿撰擬和文字記錄兩大類，文字幾乎貫穿一切工作的始終。例如，在調(diào)查研究工作中，從擬定調(diào)查提綱到撰寫調(diào)查報告，每一步都包含大量的文字工作；起草上司講話稿、撰寫單位年終總結(jié)、單位的大事記錄等等。做好文字工作是秘書機構(gòu)發(fā)揮參謀作用的重大途徑，是秘書機構(gòu)做好其他工作的前提條件，也是文秘增長才干、展示才華的良好機會。所以當(dāng)一名合格的文字秘書最基礎(chǔ)的一項素質(zhì)就是要具備深厚的文字功底，即熟練的文字表達能力。這種能力不僅僅是用詞準確凝練，用句曉暢通達，結(jié)構(gòu)明晰，重點突出，能把一個問題講透的能力；也應(yīng)當(dāng)表現(xiàn)在熟練掌握多種應(yīng)用文體的寫作上。文秘人員不僅要掌握通用公文的寫作，如請示，意見等法定文書，講話稿，報告書，計劃類文書，信息類文書等，還應(yīng)掌握經(jīng)濟文書的寫作格式與方法，例如研究分析類文書，企業(yè)管理類文書，商務(wù)貿(mào)易類文書等等。只有將各類文書的體式，寫作方法爛熟于心，才能在工作中如魚得水。此外，文在文字上的另一方面應(yīng)當(dāng)表現(xiàn)在文字的書寫上。雖然隨著現(xiàn)代自動化辦公設(shè)施的不斷發(fā)展和完善，越來越多的文書工作都可以通過高科技的電子設(shè)備來完成，需要手寫的地方越來越少，但是我們也萬不可因此疏忽了筆書的能力。古來秘書就有擅長書法藝術(shù)的優(yōu)良傳統(tǒng)，中國古代秘書對文字的改進、書法藝術(shù)的發(fā)展做出了重要的貢獻。魏晉南北朝時期，統(tǒng)治者大多聘請書法家擔(dān)任秘書管理。如東漢末年擅長隸書的梁鵠、毛弘，梁武帝蕭衍時的王褒，北齊時趙彥深、王羲之、王獻之、王徽之等都曾被禮聘為秘書官職。

（二）文應(yīng)當(dāng)文在文化

文化是一個非常廣泛的概念，給它下一個嚴格和精確的定義是一件非常困難的事情?；\統(tǒng)地說，文化是一種社會現(xiàn)象，是人們長期創(chuàng)造形成的產(chǎn)物。同時又是一種歷史現(xiàn)象，是社會歷史的積淀物。具體地說，文化是指一個國家或民族的歷史、地理、風(fēng)土人情、傳統(tǒng)習(xí)俗、生活方式、文學(xué)藝術(shù)、行為規(guī)范、思維方式、價值觀念等。文秘文在文化上的表現(xiàn)可以外化成知識素養(yǎng)和文采素養(yǎng)。知識是秘書的力量之源，它與文秘人員的智慧，才能和創(chuàng)新性思維更是息癢相關(guān)。隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，知識經(jīng)濟時代的到來，社會政治，經(jīng)濟，文化，科技等各方面的飛速發(fā)展，文秘人員應(yīng)當(dāng)及時了解各方面的知識，時常充電更新，只有全面了解國家的法律、制度與政策才能寫出高質(zhì)量的文稿。至于文采，應(yīng)當(dāng)是文秘人員的“文”在文化上的另一之所在。公文或是其他應(yīng)用類文體在寫作手法上自是不能像散文，小說等文學(xué)類體裁那樣肆意運用大量的修辭，但這也并不意味著公文或是其他的應(yīng)用文寫作就應(yīng)當(dāng)是一板一眼，死氣沉沉。私認為，一篇好的講話稿就應(yīng)當(dāng)是有聲有色，縱橫捭闔的。歷史上公文寫得出彩的也不乏人才，其中很著名的是有“沈詩任筆”之稱的沈約和任昉。

（三）文應(yīng)當(dāng)文在文德

所謂才者德之資也，德者才之帥也。人貴有德，秘書理當(dāng)重德。秉筆直書向來是我國古代秘書的一項為人津津樂道的文德。我國自西周初年起，秘書官吏在記錄君臣言行、朝廷政事時，形成了規(guī)則，稱為“書法不隱”，“書法”的核心是“君舉必書”和“秉筆直書”。這一規(guī)則使秘書官吏的記錄保持了事件的原貌，具有真實性和可靠性。此后我國古代秘書又衍生出另一優(yōu)良美德——強烈的民族氣節(jié)，兩宋尤甚。據(jù)記載，歷任起居舍人、起居郎、中書舍人、直學(xué)士院、翰林學(xué)士等秘書官職的洪邁，于紹興三十二年（1162），受遣出使金國，國書中對金國持強硬態(tài)度，以敵國相稱，高宗親手將國書交于他手，寄予厚望。洪邁至金后，金主見國書后不悅，命令他刪改，必須以臣禮拜見，洪邁堅決拒絕，金國遂封鎖使館，三日不供應(yīng)水食，洪邁仍不屈服，金人無奈，只得放他回宋。洪邁出使敵國，不辱使命，為時人所贊譽。當(dāng)然，時代不同了，我們的德行也被賦予了新的含義。今人的德行應(yīng)該是在遵守職業(yè)道德的基礎(chǔ)上的一種高度的責(zé)任感。文秘在日常工作中負擔(dān)著大量繁雜的文字處理，文件傳遞等工作，在機關(guān)或單位中充當(dāng)這一個上情下達，下情上達的紐帶作用。因此文秘的一舉一動，一字一句都將影響組織的效率和形象。正因其工作的特殊性，角色的復(fù)雜性，加上某些社會因素的影響，文秘人員的責(zé)任感就顯得極其重要。一切工作都應(yīng)本著對自己負責(zé)，對領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)，對組織負責(zé)的態(tài)度，切不可隨意馬虎或是做出有違職業(yè)操守之事。

隨著信息時代的到來，新時期對秘書工作提出了更高新要求。傳統(tǒng)意義上的助理參謀已無法適應(yīng)現(xiàn)代秘書的新職能。隨著社會政治，經(jīng)濟體制的不斷改革不斷深入，秘書的工作被賦予更多職責(zé)和更多意義。新時期的秘書應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)者得力的助手，出色的參謀，高素質(zhì)的綜合型人才。為此，有人認為“文秘”一詞變現(xiàn)出的職責(zé)太過單一，應(yīng)當(dāng)退出歷史舞臺。而筆者對此不敢茍同，認為取消文秘一詞大為不妥。雖說應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，輔助管理和智能服務(wù)已變得越來越重要，并且其地位有逐漸超越傳統(tǒng)文秘的趨勢，但我們也不能一棍子打死，認為文秘可有可無，甚至應(yīng)當(dāng)取締。事實上，文秘的存在仍有其必然。在各職能更加細化的今天，文字工作在秘書機構(gòu)中仍然占有很大一席地位，文秘仍然是舉足輕重的存在。我們不僅不應(yīng)取締，而且應(yīng)該予以更多的重視。誠如前面所述，在信息高度發(fā)展的今天，文秘的看家本領(lǐng)——寫作能力在人們的意識中變得越來越薄弱，這應(yīng)當(dāng)引起警惕。一個組織若是沒有一個表達能力強的高素質(zhì)文字秘書，那整個系統(tǒng)豈不是要亂了套？

四、結(jié)語

文秘室處理文書事務(wù)的中樞，是協(xié)調(diào)上下層級的“引流棒”，是一個組織的形象代言。做好文秘工作，必須要從“文字”、“文化”、“文德”三方面入手，加強自我教育，提升自我素質(zhì)，為組織的發(fā)展壯大貢獻一份力量。

［1］杜立新.文秘一詞應(yīng)退出歷史舞臺［J］.秘書，2002（12）.