文/王秀萍

計(jì)算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)管理，是信息時代文書檔案管理標(biāo)志，文書檔案管理工作者必須在改變傳統(tǒng)的管理理念的同時，改變傳統(tǒng)的管理方式，即改變以往的紙張手工裝訂立卷，文件以 “份”為保管單位的編號裝盒的管理方式，轉(zhuǎn)變成以硬、軟盤為手段，案卷全文掃描入計(jì)算機(jī)中，通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)管理和利用的方式。

一、新時期文書檔案信息化管理的主要優(yōu)勢和特點(diǎn)

（一）提高辦公效率，減輕了管理工作人員的勞動強(qiáng)度。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作存在立卷難、管理難、效率低等缺陷?，F(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為文書資料的歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快捷途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的繁難，減輕了文檔管理人員的勞動強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度。文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)處理的管理轉(zhuǎn)變后，可以把傳統(tǒng)的按 “卷”立卷歸檔改為按 “份”歸檔，通過隨機(jī)管檔，就可以將過去的集中立卷，改為平時隨時立卷。

（二）信息化管理有利于文檔的補(bǔ)漏增缺。在傳統(tǒng)的文檔立卷方法中，一旦遇到文件收集不齊或遺漏歸檔，要補(bǔ)漏增缺，就必須得拆卷重做，拆卷后，卷內(nèi)文件順序被打亂，檔案管理人員又不得不重新分類進(jìn)行排列、編排檔案頁碼、編抄卷內(nèi)目錄、裝訂和修改填寫案卷封面等。

（三）信息化管理有利于保持文件的原始面貌。人們在進(jìn)行傳統(tǒng)的文檔管理立卷時，為使案卷裝訂得整齊美觀，就得花費(fèi)一定的時間，做接邊、切邊等修邊的工作，還經(jīng)常因?yàn)榍羞叢簧鳎瑫茐奈募脑济婷病?/p>

（四）信息化管理有利于文檔資料的保密。人們過去查閱檔案資料時往往是整卷提供，利用者只是利用卷內(nèi)的某一份文件或資料，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，翻來翻去，暴露無遺，這很不符合文檔管理的保密要求，甚至?xí)斐晒ぷ魇д`。

（五）信息化管理有利于文件和文字信息得到充分交流與共享。在原始的手工操作管理中，由于不能做到信息共享，造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征 （目錄）管理到內(nèi)、外部特征 （目錄和內(nèi)容）合并管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，升華了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個廣域網(wǎng)平臺，了解行業(yè)間檔案的概況、工作重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理動態(tài)信息。

（六）實(shí)現(xiàn)文件檔案的一體化管理。通過辦公自動化可實(shí)現(xiàn)文檔一體化，將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各相關(guān)相對分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機(jī)整體進(jìn)行管理，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)形成一個有序的整體，保證文件內(nèi)容的完整性、元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。文件檔案作為統(tǒng)一系統(tǒng)工程的超前管控模式，克服了以往由于文檔分離造成的具有重要價值的賬外文件不能歸檔以及工作環(huán)節(jié)、工作程序重復(fù)雷同的弊端，也是檔案部門提高工作質(zhì)量，促進(jìn)工作效率和檔案管理現(xiàn)代化的一個重要方法和標(biāo)志。

二、新時期文書檔案管理工作存在的問題

（一）多數(shù)單位存在文書檔案管理工作不受重視、文書檔案管理方式落后、文書檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)更新慢等問題。由于不受單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，造成了文書檔案管理工作資金人力投入的問題。加上文書檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)更新慢、管理方式落后等，使得文書檔案管理存在諸多的問題。

（二）電子文件保密性受限制。電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在 “原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而加大了把握其內(nèi)容原貌的難度。

（三）對檔案綜合管理人員要求高。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員提出了更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平。

三、采取有效措施，推進(jìn)文書檔案信息化管理

（一）提高單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識，加快本單位文書檔案信息化管理投入。在現(xiàn)代社會快速發(fā)展的今天，企事業(yè)單位的文書檔案管理也發(fā)生著變化。針對新形勢下文書管理需求的變化，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對文書檔案管理工作的認(rèn)識。通過企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的重視促進(jìn)本單位文書檔案管理工作相關(guān)投入、相關(guān)管理工作的加強(qiáng)。針對現(xiàn)代企事業(yè)單位文書檔案的重要性、對企業(yè)發(fā)展的影響等，加強(qiáng)文書檔案管理硬件設(shè)施與人員的投入，促進(jìn)企事業(yè)單位文書檔案信息化管理的開展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)新形勢下文書檔案的科學(xué)管理。

（二）辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。首先它對所有的IP地址和服務(wù)進(jìn)行過濾和屏蔽，然后有選擇地放行一些地址進(jìn)入辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看都應(yīng)具有以下五大基本功能：對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警；過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)。

（三）加強(qiáng)文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。二是采取 “自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式，逐步形成終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代發(fā)展而不斷提高。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度，通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位利用檔案資源進(jìn)行知識轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。

（四）注重文書檔案基礎(chǔ)工作的強(qiáng)化，促進(jìn)企事業(yè)單位文書檔案科學(xué)信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。通過強(qiáng)化文書檔案管理基礎(chǔ)工作實(shí)現(xiàn)文書檔案管理目標(biāo)。從基礎(chǔ)工作入手促進(jìn)文書檔案管理人員文書檔案錄入、收集、整理、存檔等工作的開展，避免失誤、錯誤等情況的發(fā)生，以此保障文書檔案管理質(zhì)量。

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