文/李瑞

伴隨高等教育事業(yè)的不斷深入持續(xù)發(fā)展，近些年許多高校走上了合校之路。高校檔案是學(xué)校教學(xué)、科研、管理活動(dòng)的真實(shí)寫照。只有把高校辦學(xué)過程中的檔案資源進(jìn)行整合，將有價(jià)值和特色的檔案信息資源為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，是當(dāng)前高校合并后需要認(rèn)真面對(duì)的問題。因此，如何盡快實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的有機(jī)整合，推進(jìn)高校檔案整合工作的步伐，是當(dāng)前高校檔案管理工作面臨的一個(gè)新課題。

一、認(rèn)真做好整合檔案資源的前期調(diào)研

（一）各合并的高等院校在辦學(xué)形式、管理機(jī)制、機(jī)構(gòu)建制、歸檔立卷辦法、歸檔流程及檔案的信息化建設(shè)方面都存在著不同的差異。要搞好不同學(xué)校間的檔案資源整合，必須深入細(xì)致地展開調(diào)研工作。弄清各高校的檔案管理機(jī)制，管理模式。不同的管理機(jī)制決定了不同的管理模式，只有全面系統(tǒng)地掌握不同高校的差異之處，才能制定出有效的整合方案。

（二）合并后的高等院校在資源整合時(shí)，一定要加強(qiáng)教學(xué)檔案的資源整合。高校教育教學(xué)是檔案資源整合的核心和重點(diǎn)。教學(xué)檔案的管理水平直接反映了了高校的教學(xué)質(zhì)量水平。高校教學(xué)檔案的有效整合利用，有助于維護(hù)學(xué)校教學(xué)檔案的系統(tǒng)性和完整性。在教學(xué)評(píng)估、招生、就業(yè)等工作中將起到至關(guān)重要的作用。

二、高校檔案資源整合中注意的問題

（一）避免整合工作的一刀切。對(duì)于合并后的高校檔案資源進(jìn)行整合，是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程。要理順全局，必須明確學(xué)校檔案資源的全宗管理體系。依據(jù)各校不同的實(shí)際情況，針對(duì)各校原來的全宗進(jìn)行單獨(dú)管理。并校之后產(chǎn)生的檔案資源，依據(jù)新確立的全宗進(jìn)行統(tǒng)一管理。這樣即延續(xù)了合校前的檔案延續(xù)性、完整性，也保證了合并后檔案資源的統(tǒng)一性。

（二）整合過程切忌冒進(jìn)。合并高校的檔案資源整合工作量巨大，頭緒繁多。所以一定要因地制宜、統(tǒng)籌規(guī)劃逐步實(shí)施，采用循序漸進(jìn)的方式，踏踏實(shí)實(shí)，一步一個(gè)腳印地進(jìn)行。但是不少高校在資源整合過程中因?yàn)槿蝿?wù)緊，趕時(shí)間，在整合制度方案及細(xì)則等尚未出臺(tái)時(shí)，就展開工作。由于缺少一定的工作經(jīng)驗(yàn)，各部門之間分工不明確，職責(zé)不清，導(dǎo)致工作被動(dòng)。花費(fèi)了精力卻沒有顯著成效，還造成人、財(cái)、物的極大浪費(fèi)。

（三）整合手段落后，形式單一。由于高校檔案資源整合的目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)化共享，因此一定要采用現(xiàn)代化的管理手段。落后的手工操作模式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了信息資源共享的需求。在檔案資源整合的前期，許多高校過分強(qiáng)調(diào)了對(duì)實(shí)體占有性的整合，嚴(yán)重脫離了檔案管理模式的變革。只采用了單純的實(shí)體整合模式，對(duì)于虛擬整合檔案的模式未曾嘗試。由于采用單一化的整合模式，無法跟上現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展，制約了檔案資源信息化的進(jìn)程。

三、高校檔案資源整合的實(shí)現(xiàn)途徑

（一）制定整合目標(biāo)及納入新規(guī)劃。合并高校的檔案資源整合要突出強(qiáng)調(diào)整體性的觀念，要將原來獨(dú)立的管理模式歸入新的統(tǒng)一管理體系中。將各院校的所有檔案資源作為一個(gè)整體來完整的納入新目標(biāo)中，形成具有系統(tǒng)性、持續(xù)性、完整性的學(xué)校檔案資源新體系。甚至可以將其融入全省、全國高校的檔案管理系統(tǒng)之中。檔案信息的資源整合，也包含了對(duì)于系統(tǒng)中人力、物力、財(cái)力和管理模式的多方位整合。由于合校后的檔案資源總量會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于合校之前的總量，因此庫存會(huì)激增。對(duì)于不斷增加的卷宗，庫存要求規(guī)模會(huì)不斷增加。新庫館的建設(shè)就需納入學(xué)?？傮w建設(shè)規(guī)劃之中，要按照新的標(biāo)準(zhǔn)和要求，建設(shè)具有綜合功能的新型檔案庫館。同時(shí)要依據(jù)本校檔案資源的實(shí)際情況，在整合檔案信息資源時(shí)緊緊圍繞學(xué)校的中心工作，目標(biāo)明確。對(duì)長(zhǎng)短期的檔案資源建設(shè)方案進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，促進(jìn)深層次檔案資源整合的實(shí)現(xiàn)，使檔案資源得到最大限度的利用，發(fā)揮其最大效益。

（二）利用現(xiàn)代化管理手段，推進(jìn)信息化建設(shè)。信息化時(shí)代的大背景下，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和設(shè)備的使用，是新形勢(shì)下高校檔案資源得以進(jìn)行的前提和基礎(chǔ)。高校要及時(shí)投入各種現(xiàn)代化的裝備，對(duì)于發(fā)掘的大量檔案信息數(shù)據(jù)加以合理地利用。只有通過現(xiàn)代化的管理和服務(wù)，才能使高校檔案信息資源具有更高的共享性。為高校的師生員工、校際合作交流、政府科研部門提供相應(yīng)的便利服務(wù)。使各部門開發(fā)出的有價(jià)值信息資源得到最充分的利用，為高校服務(wù)于社會(huì)創(chuàng)造良好的口碑。因此高校在整合檔案資源的過程中，要重點(diǎn)建設(shè)檔案信息化網(wǎng)站。讓各個(gè)站點(diǎn)互相關(guān)聯(lián)起來，創(chuàng)造一個(gè)共同的服務(wù)平臺(tái)。通過檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，將數(shù)字檔案資源進(jìn)行保存利用，在年代長(zhǎng)久的紙質(zhì)檔案失去利用價(jià)值時(shí)，也能提供相應(yīng)的服務(wù)。還可以針對(duì)各界人士的需求，將具有學(xué)校特色的檔案資源進(jìn)行二次加工，以電子文本的形式出現(xiàn)。根據(jù)不同的利用主題，將檔案信息資源整合成不同的數(shù)據(jù)庫，只有充分地發(fā)揮現(xiàn)代化的服務(wù)手段及功能，才能發(fā)揮檔案信息資源的社會(huì)價(jià)值。使高校的檔案管理部門，成為學(xué)校的窗口形象部門。

（三）穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，提高業(yè)務(wù)人員綜合素質(zhì)。合并后的高校要高度重視檔案人力資源的整合工作。由于檔案人員從不同的學(xué)校合并在一起，勢(shì)必會(huì)造成人心不穩(wěn)。加上對(duì)于新環(huán)境不適，形成的種種壓力，也會(huì)導(dǎo)致一些負(fù)面因素的產(chǎn)生。常規(guī)的工作狀態(tài)被改變，一些檔案人員的心理素質(zhì)也會(huì)發(fā)生微妙變化，個(gè)別人會(huì)有轉(zhuǎn)換部門的想法。因此在整合時(shí)期要及時(shí)安撫檔案工作人員，化解他們的心理負(fù)擔(dān)。讓他們逐步適應(yīng)新的環(huán)境，建立新的和諧人際關(guān)系和新的歸屬感。只有穩(wěn)定了檔案核心人力資源，防止檔案專業(yè)人才的流失，才能保證檔案整合工作的順利開展。同時(shí)伴隨科技的快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)步伐的加快，要求檔案工作人員具有更高的技能水平。不光熟悉本專業(yè)，也要成為精通計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才?？茖W(xué)地制定人才培養(yǎng)計(jì)劃，運(yùn)用先進(jìn)的教學(xué)方法，對(duì)于專兼職檔案人員進(jìn)行理論到實(shí)踐的定期培訓(xùn)。使他們自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)在不斷更新的同時(shí)，也相應(yīng)調(diào)動(dòng)起學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和積極性。再通過有效的考核機(jī)制，保障管理人員水平不斷提高。努力建設(shè)一支具有較強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)和綜合能力的工作團(tuán)隊(duì)。

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