文/四川省醫(yī)學(xué)科學(xué)院；四川省人民醫(yī)院 鄧軍

在衛(wèi)生人事改革不斷推進(jìn)過(guò)程中，人員編制仍然是制約醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展的一個(gè)主要因素，一個(gè)單位要發(fā)展，在編制內(nèi)人員不足的情況下，不得不通過(guò)編制外的工作人員來(lái)調(diào)劑、補(bǔ)充。編制外聘用人員不斷增加，所承擔(dān)的工作任務(wù)越來(lái)越重要，但其檔案的管理和利用往往沒(méi)有給予足夠的重視，導(dǎo)致他們的人事檔案管理不規(guī)范、存放有風(fēng)險(xiǎn)、利用程度不高。

醫(yī)院編外人事檔案主要包括職工在工作過(guò)程中思想政治、專(zhuān)業(yè)能力、科研水平、德能勤績(jī)的客觀真實(shí)記錄，是職工學(xué)歷變動(dòng)、職稱晉升、工資增減、獎(jiǎng)懲情況、政治面貌等具體方面的詳實(shí)反應(yīng)。改善醫(yī)院人才編制滯后，人才配置受限的被動(dòng)局面，落實(shí)國(guó)家新醫(yī)改強(qiáng)調(diào)建立能進(jìn)能出、能上能下的靈活用人機(jī)制的政策方針，檔案管理在醫(yī)院人才建設(shè)發(fā)展中舉足輕重的作用日趨凸顯。編外人員檔案管理的不規(guī)范、不科學(xué)等弊端也日漸成為各大醫(yī)院人事部門(mén)積極探討的熱點(diǎn)話題。

一、醫(yī)院編外人員人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）人檔分離”現(xiàn)象的存在制衡了醫(yī)院對(duì)檔案的利用

當(dāng)下，醫(yī)院對(duì)于編外人員的檔案管理主要采取人事代理的辦法，有償?shù)膶⒕幫馊藛T檔案寄存在當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣髦行?，這種托管的方法造成職工與檔案不在同一單位，導(dǎo)致人事檔案不能及時(shí)完善、及時(shí)更新、及時(shí)提取所需信息資源，在一定程度上削弱了檔案的利用價(jià)值，間接縮小了醫(yī)院對(duì)檔案的利用范疇。

1.檔案不能及時(shí)更新，出現(xiàn)“老化”現(xiàn)象。由于國(guó)家沒(méi)有健全的編外人員人事檔案管理辦法，編外人員管理依照《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》執(zhí)行①，編外人員的檔案的材料補(bǔ)充、材料完善、材料遞交工作均由醫(yī)院人事部門(mén)相關(guān)人員完成，而由于醫(yī)院人事工作的繁忙性、資料整理的復(fù)雜性導(dǎo)致人事檔案信息的提取、傳輸、交流環(huán)節(jié)困難，醫(yī)院不能第一時(shí)間到人才交流中心充實(shí)、更新人事檔案，造成一定時(shí)間內(nèi)職工檔案的“脫節(jié)”與“老化”現(xiàn)在普遍存在。

2.不能為醫(yī)院人才培養(yǎng)規(guī)劃、用人決策提供合理依據(jù)。人才發(fā)展是制定科學(xué)性、可行性、前瞻性醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的重要前提和基礎(chǔ)，醫(yī)院要發(fā)展，人才是第一要素，打破任人唯親的人才培養(yǎng)規(guī)劃、制定任人唯賢的用人決策是醫(yī)院要發(fā)展、要前進(jìn)的必要基石，而作為記錄職工、干部思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、德能勤績(jī)的人事檔案，是職工學(xué)習(xí)、工作的客觀真實(shí)反映，理應(yīng)成為醫(yī)院人才培養(yǎng)、用人決策的第一手參考資料，但由于“人檔分離”，造成這第一手資料的不準(zhǔn)確、不完善、無(wú)法及時(shí)更新，削弱其在醫(yī)院人才發(fā)展、人才培養(yǎng)戰(zhàn)略中的依據(jù)性作用，使醫(yī)院的人才培養(yǎng)、用人決策缺少科學(xué)、客觀的真實(shí)依據(jù)。

（二）對(duì)人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠

1.領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案認(rèn)識(shí)性不夠。隨著人民對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生資源的需求日益擴(kuò)大，醫(yī)院擴(kuò)大自身人力資源的發(fā)展規(guī)模、為社會(huì)提供更多方便、快捷的衛(wèi)生資源符合新時(shí)代人們對(duì)醫(yī)院賦予的社會(huì)責(zé)任感，而補(bǔ)充編外人員作為醫(yī)院人力資源發(fā)展中占有舉足輕重的地位，然而，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層并未轉(zhuǎn)換“編外人員是臨時(shí)人員”的觀念，對(duì)編外人員的職稱晉升、工資審核、工作調(diào)整等重視程度不夠②，尤其是提拔為科室、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，編外人員所占比例更小，對(duì)編外人員的不重視直接導(dǎo)致對(duì)編外人員人事檔案的重要程度的忽視，導(dǎo)致檔案在選拔人才過(guò)程中的價(jià)值大打折扣。

2.職工對(duì)檔案認(rèn)識(shí)性不夠。完善的人事檔案是記錄一個(gè)人一生學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷的真實(shí)載體，是上級(jí)部門(mén)選調(diào)人員、職務(wù)晉升的重要參考，更是醫(yī)院人員配備、結(jié)構(gòu)比例、技術(shù)力量和綜合素質(zhì)的重要衡量指標(biāo)，由于一部分人并不知道納入檔案的具體文件資料及其重要意義，使填寫(xiě)資料的內(nèi)容缺少嚴(yán)謹(jǐn)性、規(guī)范性、完整性，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不充實(shí)，不具體，醫(yī)院人事部門(mén)工作人員不能很好的完成人事檔案的“補(bǔ)充”與“鏈接”，甚至出現(xiàn)“斷檔”現(xiàn)象。

3.學(xué)校對(duì)檔案認(rèn)識(shí)性不夠。由于部分醫(yī)院編外人員人事檔案是職工直接到人才交流中心存放，并沒(méi)有經(jīng)過(guò)醫(yī)院人事部門(mén)這道關(guān)卡，部分學(xué)校尤其是大中專(zhuān)院校對(duì)學(xué)生的檔案管理保密意識(shí)不強(qiáng)，甚至出現(xiàn)將檔案發(fā)放給學(xué)生造成“自揣檔”的現(xiàn)象層出不窮，部分剛畢業(yè)學(xué)生到醫(yī)院入職報(bào)道后，未及時(shí)將人事檔案存放到人才交流中心，極個(gè)別甚至出現(xiàn)私自拆檔案、涂改檔案的現(xiàn)象，造成檔案歸檔延遲、檔案內(nèi)容可信度不高的局面。

（三）醫(yī)院檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力有待提高

檔案管理人員不僅僅需要按時(shí)、按量的將職工檔案歸檔，還要求“按值”歸檔，這里的“按值”指的是價(jià)值，根據(jù)一般醫(yī)院節(jié)約人力資源成本管理思維，同時(shí)，由于人事檔案管理工作近年來(lái)才逐漸走入公眾視線，因?yàn)榍捌诘牟恢匾?，人事部門(mén)分管檔案工作的人員一般是醫(yī)院行政人員或是從臨床醫(yī)護(hù)人員中選調(diào)而來(lái)③，因受到其專(zhuān)業(yè)性的限制，導(dǎo)致在檔案管理工作中出現(xiàn)“短板”，不能及時(shí)規(guī)范提取有用資料，導(dǎo)致人事檔案工作嚴(yán)重滯后，阻礙醫(yī)院人事工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

二、醫(yī)院編外人員人事檔案管理對(duì)策探討

（一）建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系

21世紀(jì)不僅僅是人才競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代，同時(shí)也是現(xiàn)代化信息技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)代，打造人事檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立能體現(xiàn)科技性、先進(jìn)性、秩序性的區(qū)域資源共享人才網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院提高管理水平、服務(wù)水平、技術(shù)水平的強(qiáng)有力舉措。以地區(qū)為單位，充分應(yīng)用統(tǒng)計(jì)學(xué)工具，本著高效、經(jīng)濟(jì)、迅捷的原則，建立準(zhǔn)確性高、檢索速度快、實(shí)用性強(qiáng)的區(qū)域內(nèi)常住醫(yī)藥衛(wèi)生人才人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使傳統(tǒng)的手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑碾娔X遠(yuǎn)程控制，將編制內(nèi)、編制外人員人事檔案納入統(tǒng)一系統(tǒng)管理，同時(shí)以身份證號(hào)作為唯一登陸、識(shí)別標(biāo)志，在堅(jiān)持保密原則，防止失密泄密的前提下④，使單位、個(gè)人都能在一定范圍內(nèi)查詢可以公布的相關(guān)信息，拓寬檔案價(jià)值利用范圍，醫(yī)院也可以遠(yuǎn)程調(diào)控，隨時(shí)更新職工人事檔案內(nèi)容，使人事管理逐漸走向現(xiàn)代化信息技術(shù)的列車(chē)，有力的保證檔案的真實(shí)性、實(shí)時(shí)性、客觀性，用先進(jìn)的技術(shù)手段杜絕“死檔”“斷檔”發(fā)生。

（二）規(guī)范化人事檔案管理內(nèi)容

完善、充實(shí)的人事檔案內(nèi)容不僅僅是職工個(gè)人的“大份履歷證明”，同時(shí)也應(yīng)該是經(jīng)歷與經(jīng)驗(yàn)的結(jié)合體，在新一輪醫(yī)改進(jìn)行的熱火朝天之際，合理調(diào)控醫(yī)院人力資源賦予人事檔案管理新要求，醫(yī)院人事檔案管理人員有義務(wù)、有責(zé)任即使補(bǔ)充完善職工人事檔案，職工也要求務(wù)必要認(rèn)真填寫(xiě)各項(xiàng)相關(guān)材料。醫(yī)院要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范化培訓(xùn)，使其明白需要納入檔案的具體材料，檔案內(nèi)容不僅僅只是履歷材料、各類(lèi)證書(shū)、考核鑒定材料、勞動(dòng)合同、社保薪資材料等基本材料，還要將醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、病人滿意度、病人投訴、處方合格率、病歷書(shū)寫(xiě)合格率、科研立項(xiàng)、實(shí)習(xí)生帶教等納入專(zhuān)業(yè)能力考核，為醫(yī)院遠(yuǎn)期人才規(guī)劃、人才培養(yǎng)、干部任免作為參考的重要依據(jù)。歸檔整理時(shí)，資料不能大同小異，千篇一律，要去偽存真，根據(jù)個(gè)人具體情況突出個(gè)人特性，如科研方面攻堅(jiān)克難、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)高尚常收到病人錦旗等，做到有序、整潔、美觀、清楚的編排要求。同時(shí)對(duì)職工進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，將要納入檔案的材料詳細(xì)講解，宣講人事檔案對(duì)于職稱晉升、工作增減、干部任免、人事調(diào)動(dòng)等方面所起的重要意義，提高其重視檔案資料填寫(xiě)意識(shí)，從根源上提升人事檔案質(zhì)量，盤(pán)活醫(yī)院人力資源，為醫(yī)院建立高素質(zhì)醫(yī)療人才梯隊(duì)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)和機(jī)構(gòu)的交流溝通

醫(yī)院編外人事檔案管理人員作為架起人才交流中心與編外職工的強(qiáng)有力橋梁，在人事檔案管理工作中處于主導(dǎo)地位，要從思想上消除傳統(tǒng)的“等、靠、要”管理模式，強(qiáng)化嚴(yán)格管理意識(shí)，發(fā)揮創(chuàng)新思維，更新服務(wù)觀念，變管理為服務(wù)，人事部門(mén)從監(jiān)督地位轉(zhuǎn)換為指導(dǎo)地位，制定專(zhuān)業(yè)化、個(gè)性化、特定化的檔案服務(wù)方案，做到按章操作、依法辦事，主動(dòng)積極的督促、收集、整理、歸納職工檔案信息，醫(yī)院和人才交流中心建立聯(lián)合管理溝通渠道，定時(shí)、定期與人才交流中心取得聯(lián)系，及時(shí)將收納的新信息送入到人才中心歸檔，加強(qiáng)與人才交流中心管理人員工作溝通，保質(zhì)保量的完成每月、每季、每年職工人事檔案信息更新、完善，在不斷實(shí)踐中提高管理能力，打造人事檔案精品管理體系⑤。

注釋?zhuān)?/p>

①李玲.聘用員工檔案管理面臨的問(wèn)題與對(duì)策[J].中國(guó)誤診學(xué)雜志,2011.11(22)：5405.

②張惠琴.新時(shí)期下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué),2012.18(16：28-29.

③羅江玉.醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].中國(guó)管理信息化,2011.14(15)：89.

④王丹虹.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在人事管理中的應(yīng)用[N].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2012.4：:44.

⑤曾雪蘭.聘用制人員的人事檔案管理現(xiàn)狀分析與設(shè)想[J].中國(guó)當(dāng)代醫(yī)藥,2012.19(6)：161-162.