文/廣州市荔灣區(qū)第二人民醫(yī)院 蔡紅華

一、充分認(rèn)識醫(yī)院建設(shè)中設(shè)備檔案管理的重要性

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院檔案管理中的一個重要組成部分，是醫(yī)療設(shè)備采購、安裝、運(yùn)行及歷次檢測、維修、維護(hù)過程中形成的各種文字、圖紙、照片等具有參考和保存價值的載體材料。完善齊備的設(shè)備檔案，是效益分析的客觀依據(jù)，是工程技術(shù)人員的重要參考工具。

二、確定醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍

明確醫(yī)療設(shè)備檔案管理的歸檔內(nèi)容由靜態(tài)和動態(tài)兩部分組成。

靜態(tài)部分是指醫(yī)療設(shè)備從申購到開箱驗收的整個過程。包括：科室購置設(shè)備申請單、大型設(shè)備購置請示與批文、儀器設(shè)備論證表、購置通知單、招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、設(shè)備購置合同、協(xié)議書、發(fā)票復(fù)印件和開箱驗收單、設(shè)備使用說明書、操作規(guī)程、保養(yǎng)維修卡、設(shè)備配置清單、安裝驗收報告、合格證、技術(shù)參考資料光盤等。

動態(tài)部分是指設(shè)備從正式投入使用一直到淘汰報廢的全過程。包括：設(shè)備使用操作記錄、保養(yǎng)和維修記錄、定期檢測的性能狀態(tài)數(shù)據(jù)及報告、設(shè)備異常運(yùn)行記錄和設(shè)備報廢請示與批文等。

三、當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點

（一）醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識不強(qiáng)，工作不受重視

檔案工作建檔是基礎(chǔ)、管理是關(guān)鍵、利用是目的。由于不能直接創(chuàng)造效益，檔案管理在整個醫(yī)院工作中受重視程度不夠，重視醫(yī)療而輕視檔案的情況普遍存在。靜態(tài)檔案較動態(tài)檔案的生成耗時短、簡便，故靜態(tài)檔案資料較為詳實，而動態(tài)檔案資料相對缺乏。在醫(yī)療設(shè)備檔案中，表現(xiàn)為設(shè)備論證、驗收、設(shè)備說明書等前期的文件材料較為完備，而設(shè)備運(yùn)行、維修等情況記錄較為缺乏。

（二）醫(yī)療設(shè)備檔案管理的團(tuán)隊協(xié)作有待加強(qiáng)

由于醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，動態(tài)檔案資料占據(jù)較大部分，設(shè)備的運(yùn)行、維修資料需要使用者、管理者、維修者共同協(xié)作才能完成，任何一方的不配合或遺漏將直接導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案不完整，這給醫(yī)療設(shè)備檔案管理帶來一定的挑戰(zhàn)。

（三）醫(yī)療設(shè)備檔案收集周期較長，增加了完整收集的難度

與其他檔案材料不同，醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備從計劃采購到淘汰報廢整個過程所有資料的集合體，是一臺醫(yī)療設(shè)備的戶口本。所以醫(yī)療設(shè)備檔案一般周期較長，保持資料的完整性存在一定的難度。

（四）部分環(huán)節(jié)仍保留在手工階段

雖然計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中已廣泛運(yùn)用，而運(yùn)用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理的檔案較少，基本還停留在手工收集、檢索階段，特別是醫(yī)療設(shè)備檔案，其使用、維修等信息仍以手工管理為主。

四、加強(qiáng)醫(yī)院設(shè)備檔案管理的措施和建議

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是加強(qiáng)設(shè)備檔案管理的關(guān)鍵

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視程度是強(qiáng)化檔案管理意識的關(guān)鍵。要把設(shè)備檔案管理納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。大力宣傳檔案工作，加強(qiáng)《檔案法》的學(xué)習(xí)，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與自己日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識格局的形成。

（二）建立健全設(shè)備檔案管理制度是完善醫(yī)療設(shè)備管理工作的保證

醫(yī)療設(shè)備檔案的科學(xué)管理直接影響到設(shè)備的維修、使用。健全設(shè)備檔案的收集、整理、保管等系列制度，是醫(yī)院醫(yī)療工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保證。設(shè)備檔案的管理必須堅持集中統(tǒng)一管理的原則，確保設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。同時，建立由分管院長直接領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)備檔案網(wǎng)絡(luò)小組，實行醫(yī)院、科室、操作人員三級管理網(wǎng)絡(luò)，明確科室工作管理目標(biāo)和各自的崗位職責(zé)，并將設(shè)備檔案管理工作作為醫(yī)院目標(biāo)管理責(zé)任制的一部分，納入醫(yī)院對科室目標(biāo)的考核；抓好設(shè)備歸檔材料的收集、整理和移交工作；明確設(shè)備操作者在負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)的同時，做好日常設(shè)備記錄，每半年將整理好的記錄上報給設(shè)備科負(fù)責(zé)人，經(jīng)核查后交檔案室存檔，在全院形成一個有效的管理網(wǎng)絡(luò)。

（三）轉(zhuǎn)變設(shè)備檔案管理模式，樹立動態(tài)收集觀念

檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變原先工作模式，將設(shè)備檔案收集工作貫穿于設(shè)備論證、購置到安裝、運(yùn)行、維護(hù)直至報廢等各個階段的整個過程。為設(shè)備采購提供相關(guān)數(shù)據(jù)，參與設(shè)備的安裝與驗收工作，跟蹤設(shè)備運(yùn)行記錄和維修記錄等。樹立檔案工作的動態(tài)觀，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與、事后跟蹤的新檔案工作理念。完善檔案檢索工具體系，改變以往“重藏輕用”的做法，增強(qiáng)開放利用意識，以使檔案信息得到廣泛的應(yīng)用，逐步從封閉式、分散型向開放式轉(zhuǎn)變。

（四）提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識，掌握新型設(shè)備進(jìn)展情況

檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，所以檔案管理人員必須熟悉設(shè)備專業(yè)知識，及時掌握新型設(shè)備進(jìn)展情況，為醫(yī)院購置設(shè)備提供參考。

（五）積極采用現(xiàn)代化手段，不斷提高設(shè)備檔案的科學(xué)管理水平

醫(yī)院建立一個符合自身管理特點的設(shè)備網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，對各科室設(shè)置相應(yīng)的使用權(quán)限。各科室按規(guī)定將所有設(shè)備采購、驗收、使用、維修、報廢等相關(guān)數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，由檔案室進(jìn)行數(shù)據(jù)整合并根據(jù)需要提供各方利用。這樣可以方便利用者及時查找與閱讀，節(jié)省時間提高工作效率，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

總之，當(dāng)今醫(yī)療設(shè)備技術(shù)飛速發(fā)展，設(shè)備的更新周期日益縮短，保證醫(yī)療設(shè)備檔案資料的有效完整，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備的全過程全壽命管理，才能促進(jìn)醫(yī)院的的各種醫(yī)療設(shè)備的效能得到充分發(fā)揮，投資得到良好的效益回報，促進(jìn)醫(yī)院各項建設(shè)的長足發(fā)展。

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