文/山東煙臺市牟平疾病預防控制中心 孫雪瑩 姜異楠

一、會計檔案的形成規(guī)律和特點

它是由會計憑證、會計帳簿，通過帳簿加工處理原始數據，根據需要再通過報表把帳簿揭示的各種控制數據反饋給有關職能部門。

會計檔案有自己的特點：

（一）精密性

會計檔案實質上是一個由數字組成的非常精密的網絡，一環(huán)套一環(huán)，環(huán)環(huán)相扣，相互依存，它精密地反映經濟活動的微妙變化，而且不允許出現絲毫的差錯，否則會帶來整個系統(tǒng)的混亂。

（二）系統(tǒng)性

會計檔案是由會計憑證、會計帳簿、會計報表組成的一個完整的檔案系統(tǒng)，它們有著固定的層次和嚴格的秩序，既緊密聯系，又相互制約，如決算與預算、總帳與明細帳，記帳憑證與原始憑證等都表明了這種層次關系和系統(tǒng)性質。

（三）外形獨特，類別簡單

會計檔案的外形具有自己的特點，種類之間明顯不同，而且主要只有三大類，分類極其簡單明了，這是其他門類的檔案無法相比的。

二、會計檔案整理工作的基本原則

會計檔案工作的整理應遵循三個原則：一是保持其外形特點；二是保持會計檔案的交流性和完整性。立卷、排列、編目一般維護三個系統(tǒng)（憑證、帳簿、報表）的獨立性，還要嚴格遵守會計材料的時間順序，不能打亂秩序。三是便于保管和利用。整理時應從本單位實際出發(fā)，把保管和利用有機結合起來，才能達到使用的目的。

三、會計檔案的保管期限

《會計檔案管理辦法》為會計、檔案材料的管理鑒定作了明確規(guī)定：除年度決算和涉及外事、私改會計材料等歸永久保管外，其他一委劃為定期，分為三年、五年、十年、十五年、二十五年五個期限。定期保管期限巡多給檔案管理帶來不少弊端，如按期限單獨編號，會使會計檔案分得復雜、零亂，不便管理和查找。因此，定期會計檔案在管理排列中不宜細發(fā)，根據本單位工作需要延長定期保存時間。

四、會計檔案的分類

財政部、國家檔案局印發(fā)《會計檔案管理辦法》中規(guī)定“會計檔案是揸會計憑證、會計帳簿和會計報表核算專業(yè)材料”。除此之外還有工資清冊、工資轉移證、會計移交清冊等。為妥善保管、方便利用，我認為，還應該設第四類、即“其他類”，就是說把三大類以外的會計材料通通劃為其它類，然后在每一年里按習慣規(guī)定其秩序。

五、會計檔案的整理

（一）會計核算材料的立卷

1.憑證：

A、編寫本卷的張頁號。原始單據可以不編頁碼，記帳憑證必須編憑證號，填寫憑證封面，對一些裝訂不齊、不規(guī)則的憑證做一些必要的加工。

B、填寫憑證封面，對一些裝訂不齊，不規(guī)則的憑證做一些必要的加工。

2.帳簿：裝訂形式大致有三種：死頁帳、活頁橫式帳、活頁豎式帳。死頁帳維持面貌，不能拆散重新裝訂，封面加一小封簽?；铐搸t將硬皮、空白頁去掉，加帳皮用線繩裝訂。

3.報表：不同保管期限的報表應分別立卷；年度決算必須單獨立卷；季報、月報也應分別立卷，季報、月報頁數較少也可分并立卷，保管期限按季報確定。

（二）會計檔案的分類和編號

把會計檔案的排列與編號就是對各種類型的會計檔案，按照年代、類別、保管期限等進行系統(tǒng)的排列，然后編上順序號，達到便于管理和利用的目的，起著固定檔案的順序位置和鞏固整理工作成果的作用，具體排列、編號方法有以下幾種：

1.對永久保管的會計檔案要單獨排列，從最早的一年開始，統(tǒng)編一個流水號。

2.類別—年代—保管期限排列法。就是將會計檔案，先按會計報表、會計帳簿、會計憑證等類別分開；在同一類別內，再按年代順序排列，年代早的在前、晚的在后，在同一年代中再按保管期限長短排列保管亞歐大陸發(fā)，長的在前，短的在后。在同一類別內，檔案多者，一年編一個流水號，少者可幾年編一個流水號。

3.年代—類別—保管期限排列法。就是將會計檔案先按年代分開，在一個年代里再分開報表、帳簿、憑證等類別；在同一類別中，保管期限長的在前，短的在后，然后按報表、帳簿、憑證的順序一年統(tǒng)編一個流水號，這種排列方法的好處是：一個年度的全部會計檔案都集中在一起。

從便于管理，便于利用的角度看，以類別—年度—保管期限排列法為好。

六、編制會計檔案案卷目錄

1.會計檔案案卷目錄由封面、目次、案卷目錄表三部分組成。

2.案卷目錄是會計檔案的總登記簿，它既是管理交接檔案的依據，又是查找利用檔案的檢查工具。因此，必須認真填寫好，填寫方法按會計檔案排列編號順序逐卷、逐冊填寫好。

3.采用類別—年代—保管期限排列法的，一種類別編—本目錄；采用年代—類別—保管期限排列法的，每年編一本目錄，也可數年編一本目錄，登記的先后順序應固定。