任麗麗

摘 要：學(xué)校檔案充分體現(xiàn)了學(xué)校教學(xué)質(zhì)量以及管理水平，里面包含著對(duì)學(xué)校工作與教學(xué)活動(dòng)的實(shí)際情況以及發(fā)展過(guò)程的詳細(xì)記錄。加強(qiáng)管理學(xué)校檔案工作，不僅能夠?qū)W(xué)校工作效率不斷提高，而且對(duì)于教育教學(xué)的改革也具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。當(dāng)前，中職學(xué)校應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)力度，增強(qiáng)檔案管理工作水平。本文首先指出了中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀，其次制定了加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的具體途徑。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理；現(xiàn)代化建設(shè)

0引言

現(xiàn)階段，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，中職院校不僅面臨著巨大的變革，而且，在中職學(xué)校工作中占有核心部分的檔案工作也不同程度上面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，怎樣適應(yīng)新形勢(shì)，推動(dòng)中職學(xué)校檔案工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展？筆者根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)中職學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行了一番分析與探討。

1.中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1缺乏一批素質(zhì)高的檔案管理者

當(dāng)前，中職學(xué)校檔案管理工作人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平有待進(jìn)一步提高。有的中職學(xué)校從事檔案管理工作的人員只有一個(gè)，并且，還是臨時(shí)安排的。再有，部分負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員上崗前沒(méi)有經(jīng)過(guò)任何的相關(guān)培訓(xùn)或者不是檔案專業(yè)出身，對(duì)于檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)了解的不充分，并且，他們的業(yè)務(wù)水平有待進(jìn)一步提高，未系統(tǒng)性的對(duì)檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，無(wú)論是在對(duì)檔案工作的分類、整理，還是在保管、利用等方面均缺乏熟練度，難以實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化。

1.2檔案信息載體結(jié)構(gòu)過(guò)于單一

當(dāng)前，有的中職學(xué)校的檔案室所采用的管理方式十分的滯后，更有甚者仍沿用著手工操作，在對(duì)文件進(jìn)行立卷歸檔后，檔案人員還應(yīng)對(duì)其予以相應(yīng)的加工，比如進(jìn)行調(diào)整、編目。這樣的機(jī)械手工抄寫(xiě)，不僅勞動(dòng)強(qiáng)度大、速度慢、時(shí)間長(zhǎng)，而且對(duì)檔案的處理速度也造成了極大的限制。這一管理模式最終將導(dǎo)致檔案管理人員沒(méi)有多余的時(shí)間與精力來(lái)利用和開(kāi)發(fā)部分價(jià)值高的檔案資料，關(guān)于檔案的查閱，也由于管理方式不先進(jìn)，案卷經(jīng)常發(fā)生調(diào)動(dòng)，致使出現(xiàn)了嚴(yán)重的磨損現(xiàn)象，并且實(shí)際檢索速度慢，查找精準(zhǔn)度低下。

1.3收集的資料不夠完整

學(xué)校外出參加會(huì)議的人員在會(huì)議結(jié)束后未將會(huì)議文件及時(shí)的交給檔案員進(jìn)行歸檔，而檔案員對(duì)學(xué)校外派人員參加會(huì)議的實(shí)際情況缺乏必要的了解，致使會(huì)議文件難以第一時(shí)間進(jìn)行歸檔。另外，有部分教育者反對(duì)教學(xué)檔案歸檔，認(rèn)為教案、自編講義等教學(xué)材料是自己課堂教學(xué)中取得的成果，應(yīng)該是私有財(cái)產(chǎn)，如果進(jìn)行歸檔，那么，就會(huì)變成公有財(cái)產(chǎn)，將個(gè)人取得的成績(jī)?nèi)磕?，而且，再利用時(shí)，還需辦理繁瑣的借用手續(xù)，由自己保管不僅放心，而且用時(shí)方便。

2.加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的具體途徑

2.1科學(xué)配備檔案人員

為了防止部分奠基性材料損壞或者丟失，應(yīng)要求學(xué)校教學(xué)檔案進(jìn)行集中式的保存與科學(xué)管理，首先，委派一名思想好、工作負(fù)責(zé)、熟知職教辦學(xué)規(guī)律、業(yè)務(wù)水平與政治素質(zhì)高的人員擔(dān)任此項(xiàng)工作，構(gòu)建完善的檔案管理制度、查閱制度、資料報(bào)關(guān)保密制度以及崗位責(zé)任制，始終遵循著相關(guān)規(guī)章制度；其次，要想將檔案水平以及管理質(zhì)量進(jìn)一步提高，就需加強(qiáng)硬件建設(shè)力度；設(shè)置一個(gè)專門的檔案室，教學(xué)檔案分別劃分為文書(shū)類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲類，同時(shí)，還要具有防火、防潮、防鼠咬、防盜、防光、防蟲(chóng)功能，以保證檔案材料的安全性、用時(shí)便捷、管理規(guī)范性。

2.2實(shí)行檔案信息化建設(shè)，提升現(xiàn)代化管理水平

檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為了社會(huì)信息化發(fā)展過(guò)程中必不可缺的內(nèi)容，更是學(xué)校檔案工作朝著現(xiàn)代化方向邁進(jìn)的必經(jīng)途徑。一方面，樹(shù)立適應(yīng)新形勢(shì)的觀念，也就是將中職學(xué)校檔案作為核心信息資源的觀念；另一方面，實(shí)際管理過(guò)程中應(yīng)與時(shí)代同步，樹(shù)立起中職學(xué)校檔案管理新理念，編制出完善的和現(xiàn)代化管理要求相符的管理體系以及運(yùn)行機(jī)制。另外，實(shí)現(xiàn)技術(shù)的現(xiàn)代化，也就是說(shuō)，充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)以及信息檢索終端等諸多的先進(jìn)辦公設(shè)施，對(duì)檔案信息資料進(jìn)行全面收集、有效處理、科學(xué)傳遞，從而將檔案實(shí)際服務(wù)質(zhì)量不斷提升。

2.3做好檔案收集整理工作，加強(qiáng)管理

中職學(xué)校檔案工作應(yīng)始終遵循著以我為主的立卷歸檔原則，對(duì)本單位中的文件材料、開(kāi)展公務(wù)活動(dòng)時(shí)形成的核心會(huì)議材料、勞動(dòng)工資等諸多的材料加以及時(shí)收集。在收集完文件材料后，應(yīng)結(jié)合不同的門類以及載體按照年度、類別分別進(jìn)行整理與歸檔。另外，嚴(yán)格根據(jù)檔案管理的要求，重視檔案的收集、整理、鑒定以及保管等環(huán)節(jié)，努力抓好檔案的編目、檢索、編研工作，構(gòu)建完善的檢索體系、檔案文件匯編等一系列的參考資料，以滿足檔案工作的實(shí)際需求。

2.4提供服務(wù)，開(kāi)發(fā)利用

在開(kāi)發(fā)利用學(xué)校檔案信息資源時(shí)，應(yīng)始終遵循著相關(guān)規(guī)章制度辦事，樹(shù)立良好的服務(wù)態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)質(zhì)量水平。不斷提高學(xué)校檔案室的服務(wù)功能，積極的開(kāi)發(fā)它的教育功能，將檔案從之前的以藏為主朝著以開(kāi)發(fā)利用為主方向上轉(zhuǎn)變。確保檔案檢索工具的完善性，匯編諸多的能夠?qū)W(xué)校特色全面反映的利用價(jià)值高的編研材料，采用先進(jìn)的多媒體手段輔助檔案管理，以使管理方法呈現(xiàn)出科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)呈現(xiàn)出高效化、檔案工作呈現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)步伐，讓檔案信息資源良好的服務(wù)于教育教學(xué)。

2.5依法治檔，建章立制

中職學(xué)校檔案管理工作應(yīng)始終堅(jiān)持著依法治檔，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)從事檔案工作的人員業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)、管理操作能力等諸多方面的要求越來(lái)越高，檔案事業(yè)要想持續(xù)健康的發(fā)展，就必須以依法治檔為核心。唯有檔案管理呈現(xiàn)出制度化特點(diǎn)，檔案管理工作具有的功能作用才會(huì)得到全面的發(fā)揮。

3.結(jié)論

綜上所述可知，當(dāng)前，隨著社會(huì)的快速發(fā)展與科技進(jìn)步，中職學(xué)校應(yīng)充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)與技能全面提高，采用現(xiàn)代化的管理手段，不斷增強(qiáng)檔案管理工作效率及其質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校檔案現(xiàn)代化管理目標(biāo)。

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