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        淺述基層醫(yī)院如何建立和管理衛(wèi)生技術(shù)人員技術(shù)檔案

        2013-05-14 12:51:58謝雄英
        卷宗 2013年11期
        關(guān)鍵詞:建立基層醫(yī)院管理

        謝雄英

        摘 要:衛(wèi)生技術(shù)人員技術(shù)檔案是衛(wèi)生技術(shù)人員(以下稱衛(wèi)技人員)在醫(yī)療活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄,是醫(yī)院的重要信息來源也是醫(yī)院檔案的重要組成部分。醫(yī)院管理者通過個(gè)人技術(shù)檔案較好的了解衛(wèi)技人員的從業(yè)經(jīng)歷、工作能力、專業(yè)技術(shù)水平、科研教學(xué)成果等情況,從而對(duì)他們作出比較客觀的評(píng)價(jià),為醫(yī)院的人才培養(yǎng)、職稱評(píng)定、人力資源調(diào)配、選拔使用提供依據(jù)。因此,醫(yī)院要加強(qiáng)衛(wèi)技人員技術(shù)檔案的管理,不斷提高醫(yī)院管理水平。

        關(guān)鍵詞:基層醫(yī)院;建立;管理;衛(wèi)生技術(shù)檔案

        在醫(yī)院的檔案管理體系中,涉及衛(wèi)技人員個(gè)人的檔案包括個(gè)人技術(shù)檔案、文書檔案和人事檔案,衛(wèi)技人員技術(shù)檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分,建立健全衛(wèi)生技術(shù)檔案,加強(qiáng)對(duì)衛(wèi)生技術(shù)檔案的管理,對(duì)完善醫(yī)院檔案管理體系和加強(qiáng)衛(wèi)生技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)有著十分重要的意義。本人管理檔案多年親手接收一些基層醫(yī)院調(diào)入的技術(shù)檔案,發(fā)現(xiàn)部分醫(yī)院技術(shù)檔案內(nèi)容過于簡(jiǎn)單只有幾張證書復(fù)印件,一些醫(yī)院把技術(shù)檔案跟人事檔案混裝在一起,分不清哪些材料該放在人事檔案哪些應(yīng)放入技術(shù)檔案,個(gè)別醫(yī)院甚至沒有建立技術(shù)檔案。本文就所在單位建立和管理衛(wèi)生技術(shù)檔案情況作一些介紹,希望對(duì)基層醫(yī)院的同志有所幫助。

        1 衛(wèi)技人員技術(shù)檔案的建立包括原始材料的收集、整理和歸檔等環(huán)節(jié)

        1.1 原始材料的收集

        檔案收集工作是檔案工作的重要環(huán)節(jié)。收集工作質(zhì)量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等工作。首先要明確建立檔案的內(nèi)容,根據(jù)醫(yī)院管理的需要,我院衛(wèi)生技術(shù)個(gè)人檔案主要包括以下材料:1個(gè)人的基本信息情況,包括本人的姓名、性別、身份證號(hào)、參加工作時(shí)間等,2參加學(xué)術(shù)團(tuán)體情況,3個(gè)人工作簡(jiǎn)歷情況,4崗位培訓(xùn)情況,5外出學(xué)習(xí)、會(huì)議交流、進(jìn)修、在職繼續(xù)教育情況,6個(gè)人業(yè)務(wù)講課情況,7個(gè)人科研、發(fā)表論文情況,8個(gè)人繼續(xù)教育學(xué)分記錄,9個(gè)人獎(jiǎng)懲記錄,10個(gè)人身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、執(zhí)業(yè)證、資格證、職稱證復(fù)印件。根據(jù)以上檔案內(nèi)容確定收集方向和方法:

        1.個(gè)人基本情況表由管理技術(shù)檔案的部門填寫,一些信息比如參加工作時(shí)間要認(rèn)真地與人事部門核對(duì),確保準(zhǔn)確無誤;

        2.參加學(xué)術(shù)團(tuán)體情況主要向本人收集,收集參加學(xué)術(shù)團(tuán)體的有關(guān)證明、證書復(fù)印件,然后制作表格統(tǒng)一匯總;

        3.個(gè)人工作簡(jiǎn)歷由本人填寫,與人事部門進(jìn)行核實(shí);

        4.崗位培訓(xùn)情況主要是參加本單位組織的理論、操作培訓(xùn)及考試記錄,理論有法律法規(guī)、制度、常規(guī)、三基理論培訓(xùn)考試記錄,技術(shù)操作培訓(xùn)考核記錄含基礎(chǔ)操作、??撇僮?、中醫(yī)操作、急救技能操作等,以上材料通過主管部門即醫(yī)務(wù)部、護(hù)理部收集并進(jìn)行匯總成表格形式保存;

        5.外出學(xué)習(xí)、交流、進(jìn)修及繼續(xù)教育情況主要由本人提供學(xué)習(xí)進(jìn)修結(jié)業(yè)證書、學(xué)分證復(fù)印件,有一些可以通過主管部門提供;

        6. 個(gè)人業(yè)務(wù)講課情況。因?yàn)闃I(yè)務(wù)講課是由醫(yī)務(wù)部、護(hù)理部安排,主要由以上二個(gè)部門提供,包括講課的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、課件;

        7.個(gè)人科研、發(fā)表論文情況。包括課題立項(xiàng)申請(qǐng)書、結(jié)題報(bào)告成果鑒定證書等復(fù)印件,凡在報(bào)刊上公開發(fā)表的論文所提供的復(fù)印件必須有書刊的封面和目錄,以保持其真實(shí)性;

        8. 個(gè)人繼續(xù)教育學(xué)分記錄由本人提供學(xué)分證復(fù)印件;

        9. 個(gè)人獎(jiǎng)懲記錄。各類榮譽(yù)證書復(fù)印件包括各級(jí)各類的優(yōu)秀、先進(jìn)和處罰決定等;

        10.個(gè)人身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、執(zhí)業(yè)證、資格證、職稱證復(fù)印件由本人提供。

        由于以上材料一部份通過醫(yī)院辦公室、人事、醫(yī)務(wù)、護(hù)理等部門收集,一部分要通過向本人收集,因此,在建立檔案之前要在全院范圍內(nèi)進(jìn)行宣傳,使從院領(lǐng)導(dǎo)到一般專業(yè)技術(shù)人員都知曉建立健全技術(shù)檔案的重要性和必要性,爭(zhēng)取大家的支持和配合,及時(shí)上交檔案材料。另外,由于檔案材料產(chǎn)生是持續(xù)不斷的,檔案管理者要有敏銳性,掌握材料產(chǎn)生的時(shí)間和規(guī)律,事前要溝通、事后要介入,做到隨時(shí)收集、定期收集相結(jié)合,保持材料收集的持續(xù)有效。

        1.2 整理與歸檔

        定期整理歸檔。對(duì)隨時(shí)收集的原始材料進(jìn)行分類、組合分別裝入臨時(shí)檔案盒,季度或半年一次對(duì)臨時(shí)檔案盒里收集的材料,按規(guī)范進(jìn)行裁切、裱糊、折疊。整理完畢后采取檔案盒一人一盒的方式,按編好的目錄順序裝盒放好,盒子封面貼上姓名、職稱、所在科室等基本信息,然后按專業(yè)中醫(yī)、西醫(yī)、藥劑、檢驗(yàn)分科室從高職稱到底職稱排列上架存放。

        2 管理和利用

        技術(shù)檔案的管理除做好收集、整理、歸檔基礎(chǔ)工作外,更重要的是要建章立制,從制度上管理,建立完善衛(wèi)生技術(shù)檔案管理制度,是醫(yī)院一項(xiàng)重要管理工作,我院衛(wèi)生技術(shù)個(gè)人檔案分別由醫(yī)務(wù)部、護(hù)理部進(jìn)行管理,其中醫(yī)、藥、技由醫(yī)務(wù)部管理,護(hù)理專業(yè)由護(hù)理部管理。目前,我院建立有《衛(wèi)生技術(shù)人員技術(shù)檔案管理制度》、《衛(wèi)生技術(shù)人員技術(shù)檔案借閱制度》、《衛(wèi)生技術(shù)人員技術(shù)檔案?jìng)鬟f制度》等制度,對(duì)檔案管理、查借閱、傳遞都有明確規(guī)定和要求。

        由于衛(wèi)生技術(shù)個(gè)人檔案是衛(wèi)技人員業(yè)務(wù)水平和工作能力以及履行崗位職責(zé)的真實(shí)記錄,它對(duì)衛(wèi)技人員的考核評(píng)價(jià)、職稱晉升、崗位聘用、選拔任用都有著重要意義。一是醫(yī)院重要的信息資源,它為醫(yī)院管理層對(duì)衛(wèi)技人員的合理調(diào)配、人才資源的合理利用提供依據(jù),進(jìn)而為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ);二是它可以幫助醫(yī)院全面、動(dòng)態(tài)地掌握衛(wèi)生技術(shù)隊(duì)伍情況,從而有針對(duì)性采取措施,加強(qiáng)衛(wèi)生技術(shù)隊(duì)伍建設(shè),提高醫(yī)療服務(wù)水平。三是職稱評(píng)定的依據(jù),技術(shù)檔案有反映個(gè)人技術(shù)水平的大量信息比如學(xué)術(shù)論文、科研成果、帶教情況等,使評(píng)定工作有依據(jù)有說服力,更加公平、公開、透明;四是具有較高的學(xué)術(shù)參考價(jià)值,收集大量高水平論文、技術(shù)成果和科研,為眾多衛(wèi)技人員和社會(huì)提供學(xué)術(shù)信息。

        3 一些體會(huì)

        我院衛(wèi)生技術(shù)檔案的建立,為加強(qiáng)衛(wèi)生技術(shù)隊(duì)伍建設(shè),提高醫(yī)療服務(wù)水平發(fā)揮了重要作用,但從實(shí)際管理情況來看,仍存在一些困難和問題,比如檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案內(nèi)容不夠完善、管理信息化程度不高、管理手段落后、檔案收集不及時(shí)不完整等等。針對(duì)這些問題,在今后的工作中,我們要強(qiáng)化個(gè)人技術(shù)檔案管理理念,把文書檔案、人事檔案、技術(shù)檔案擺在同等重要位置看待。根據(jù)形勢(shì)發(fā)展變化進(jìn)一步完善技術(shù)檔案內(nèi)容,改變重定量評(píng)價(jià)輕定性評(píng)價(jià),比如增加醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評(píng)、綜合技能評(píng)價(jià)等定性評(píng)價(jià)內(nèi)容。積極推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程,研究開發(fā)技術(shù)檔案軟件,改變目前人工操作繁鎖、工作量大、人工查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力現(xiàn)狀。同時(shí),檔案管理者要增強(qiáng)責(zé)任感,端正工作態(tài)度,提高服務(wù)質(zhì)量,及時(shí)收集整理歸檔檔案材料,確保檔案資料的完整性和連續(xù)性。

        參考文獻(xiàn)

        [1] 李艷.醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案管理與利用芻議[J],中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新,2012,9(25):146—147

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