郭振
摘 要:圖書館檔案管理是高校圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分,本文首先闡述了高校圖書館檔案的特點,其次分析了圖書館檔案的作用,接著分析了當前高校圖書館檔案管理工作中存在的問題,最后提出了優(yōu)化檔案管理的新思路。
關(guān)鍵詞:高校圖書館;檔案管理;新思路
高校圖書館檔案管理是高校圖書館工作的一個重要組成部分,是保存高校圖書館各項工作和活動原始記錄的載體,它從高校圖書館成立之日起就開始積累,隨著圖書館的發(fā)展而發(fā)展,客觀真實地記錄著高校圖書館各個歷史時期的發(fā)展軌跡,對圖書館管理工作有較大的參考和利用價值。
一.高校圖書館檔案管理的作用
(一)對讀者開展宣傳和教育的重要教材
高校圖書館的檔案資料來源于圖書館在教學(xué)、科研、管理以及服務(wù)等各項工作,廣大讀者可以通過這些檔案信息了解整個圖書館的情況,是全面向讀者推薦圖書館的第一手資料,也是向讀者開展宣傳教育活動的重要教材。
(二)領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)完整的檔案資料可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供很多信息
高校圖書館領(lǐng)導(dǎo)在工作中需要了解館內(nèi)的工作情況和一些有關(guān)圖書館發(fā)展的數(shù)據(jù)時,可參考館內(nèi)保存的檔案材料;其次,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)想要了解學(xué)生的讀書喜好,掌握學(xué)生的學(xué)習(xí)動態(tài),也可以通過參考圖書館保存的學(xué)生借閱方面的檔案來獲取一定的信息。同時,針對舊有管理制度的問題提出建議,不斷完善圖書館各項規(guī)章制度。
(三)做好圖書館服務(wù)、提高工作效率的依據(jù)
隨著時代的發(fā)展,高校圖書館的工作內(nèi)容也發(fā)生著變化,其中,為廣大讀者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)是當前圖書館工作的一項重要內(nèi)容,也是未來高校圖書館的重點發(fā)展方向。其中,圖書館的檔案管理對做好服務(wù)工作有非常重要的作用。檔案管理工作的主要任務(wù)就是將圖書館的每一份重要文件、每一項重要工作和活動真實、完整地記錄在案并妥善管理。在對高校圖書館服務(wù)工作的探索過程中,檔案管理人員完整地收集并記錄服務(wù)工作發(fā)展過程的重要文件資料,如服務(wù)工作思路、組織情況、經(jīng)驗和教訓(xùn)等。這些資料可以為圖書館改進服務(wù)質(zhì)量提供可靠的信息價值。
(四)檔案是高校文化建設(shè)的需要
檔案是一個學(xué)校文化建設(shè)的歷史記憶,是傳承學(xué)校歷史文明的重要載體。圖書館作為高校非常重要的一個部分,作為學(xué)校的文化發(fā)展和展示窗口,是信息和知識的集散地。因此,高校圖書館檔案建設(shè)具有重要的文化價值,對高校文化建設(shè)發(fā)展有著很重要的意義,同時也是國家和民族文化建設(shè)的重要組成部分。
二.高校圖書館檔案管理的新思路
(一)增強檔案管理意識
一定程度上說,圖書館檔案同館藏文獻資源一樣也是一種寶貴的信息資源,對圖書館工作有很大的參考價值,因此,上至高校領(lǐng)導(dǎo)、圖書館領(lǐng)導(dǎo),下至圖書館檔案管理工作人員都應(yīng)該重新認識檔案管理工作,從思想上高度重視這項工作。在獲得領(lǐng)導(dǎo)認同的基礎(chǔ)上,逐步將圖書館檔案管理工作規(guī)范化。筆者認為,確定固定的檔案管理員編制負責全館檔案管理十分重要,這是做好圖書館檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。
(二)健全檔案管理制度
高校圖書館檔案管理業(yè)務(wù)包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統(tǒng)計、檔案利用等八個具體環(huán)節(jié)。如此眾多的環(huán)節(jié),如不制定具體的規(guī)章制度給予規(guī)范,將會使檔案管理工作陷入混亂。因此,為了能使檔案管理工作有序開展,就必須建立一套完整的行之有效的管理制度,這是圖書館做好檔案管理工作的前提條件。
(三)提高檔案管理人員的素質(zhì)
選擇優(yōu)秀的檔案管理人員。最好選用事業(yè)心強、并有較高學(xué)歷的人才,具有檔案專業(yè)學(xué)歷的人才更好。檔案人員一經(jīng)落實,應(yīng)保持相對穩(wěn)定,不要隨意變動,有利于保持檔案管理工作的穩(wěn)定性和持續(xù)性。其次,為使管理水平跟上不斷發(fā)展變化的檔案管理工作新形勢,應(yīng)該不定期對檔案管理人員進行必要的檔案管理專業(yè)培訓(xùn),讓他們學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)。
(四)優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)
高校圖書館應(yīng)當重視歷史性檔案資料的收集與整理,這部分檔案是以文字形式直接記錄高校圖書館重要活動、重大事件的文字材料,對圖書館的發(fā)展具有十分重要的歷史和紀念意義。這部分材料由于較為分散、零碎,較難收集和整理,容易被忽視,需要在日常工作中持續(xù)關(guān)注。圖書館檔案工作還應(yīng)重視非文字資料,如實物、音像、電子檔案的收集與整理。這類檔案資料較之文字資料更生動、更具體、更真實,是比較有價值的佐證資料。
(五)科學(xué)鑒定檔案
對需要歸檔的檔案進行逐一鑒定,區(qū)別不同檔案的性質(zhì)和價值,然后根據(jù)檔案的重要程度和價值大小進行檔案歸檔,這樣才能使檔案存放科學(xué)合理,節(jié)省存放空間,節(jié)約管理費用,同時也便于檔案的查找、開發(fā)和利用。
(六)充分開發(fā)利用檔案信息
檔案的開發(fā)和利用是高校圖書館檔案管理工作的最終目的和歸屬,只有讓檔案信息資源得到充分利用,圖書館檔案才有存在的價值,檔案管理工作才有意義。在開發(fā)利用方面,檔案人員應(yīng)做到以下幾點:一是檔案管理人員應(yīng)積極配合高校及館內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)決策,根據(jù)工作需要及時準確提供相應(yīng)的檔案資料,為圖書館發(fā)展做好服務(wù),實現(xiàn)檔案價值;二是做好宣傳推廣工作,提高檔案信息利用率。傳統(tǒng)的重藏輕用思想很大程度上制約著圖書館檔案作用的有效發(fā)揮。因此,應(yīng)該更新管理觀念,加強對圖書館檔案作用的宣傳,使讀者們正確認識到圖書館檔案的價值和意義,提高檔案的利用機會。
(七)大力推進管理手段的現(xiàn)代化
現(xiàn)代化的管理設(shè)備和管理手段是現(xiàn)代化圖書館檔案管理工作所需,也是時代發(fā)展的要求。筆者認為,要實現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化,應(yīng)該建立起開放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫、圖書館檔案指南資料庫、原文影像資源庫以及史料匯編、專題文件匯編資料庫等四大數(shù)據(jù)庫,這是管理手段現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。
總之,檔案是高校圖書館管理工作的基石,圖書館的許多工作都離不開檔案管理工作的支持。不斷優(yōu)化高校圖書館檔案管理水平,提高檔案利用率,可以促進高校圖書館各項服務(wù)工作更好地發(fā)展?!?/p>
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