【摘 要】文章分析了辦公自動化環(huán)境下檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別以及檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，并對如何做好OA環(huán)境下的檔案管理提出了對策。

【關(guān)鍵詞】OA系統(tǒng)；檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化已經(jīng)全面走入我們的工作，各級政府部門、企業(yè)紛紛建立起較為完善的辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation，簡稱OA系統(tǒng)）。OA系統(tǒng)在帶給我們工作便利的同時(shí)，也不可避免地帶來檔案管理上的一些變化。

一、OA環(huán)境下檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

1、辦公自動化產(chǎn)生新型辦公信息記錄載體。傳統(tǒng)的辦公用具主要是沿用一千五百年之久的紙和筆，傳統(tǒng)的辦公信息載體主要是紙質(zhì)文件，經(jīng)歸檔成為紙質(zhì)檔案。而辦公自動化形成的文件，不再是直觀的紙質(zhì)文件，而是需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能還原的電子文件，他們的載體也變更為計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料。這些電子文件的特性已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)文件的范疇，徹底改變了我們檔案工作的對象和物質(zhì)基礎(chǔ)，這就必然引起傳統(tǒng)形成的檔案觀念的變化。

2、辦公自動化使檔案的處理和管理方式發(fā)生變化。過去文書部門立卷，檔案部門接收，一年一次歸檔，已經(jīng)成為檔案工作的老規(guī)矩。然而在辦公自動化系統(tǒng)中，文件與檔案的界線不復(fù)存在，內(nèi)部文件的起草、簽發(fā)、催辦等運(yùn)作過程都是在局域網(wǎng)中完成，上下級之間的文件來往也直接從網(wǎng)上接收與上報(bào)。文書處理人員、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員共享一個辦公信息管理系統(tǒng)，電子文件一旦形成，馬上儲存，隨時(shí)歸檔，立卷工作不復(fù)存在。

3、辦公自動化打破了傳統(tǒng)檔案的分類原則。過去我們十分重視檔案的整理分類，發(fā)明了一系列分類原則，把每份文件歸入相適的類別和合適的案卷。而辦公自動化技術(shù)則不必受這些現(xiàn)行的檔案整理方法和分類原則約束。電子文件無需組卷，也沒有固定的分類。它可以根據(jù)用戶的不同需要，自由組合分類，簡化了許多程序。另外，辦公自動化也會給檔案保管方式帶來巨大的變化，由滿屋的鐵皮柜變成幾張光盤。

二、OA環(huán)境下檔案管理的挑戰(zhàn)

辦公自動化使機(jī)關(guān)辦公馳上了快車道，也不斷給檔案管理提出了新要求和新挑戰(zhàn)。

1、計(jì)算機(jī)軟件的不兼容，導(dǎo)致資源浪費(fèi)。在辦公自動化軟件開發(fā)中，由于諸多原因使網(wǎng)絡(luò)與檔案管理軟件、各種文字處理軟件存在沖突，這種軟件的不兼容使數(shù)據(jù)不能共享。

2、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不安全，給檔案管理帶來泄密隱患。目前，網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)能力比較弱，黑客和木馬病毒無孔不入，給各種密級檔案安全帶來挑戰(zhàn)。

3、電子文件的技術(shù)保護(hù)難度大。通常，電子文件的保存以磁性介質(zhì)為主，對存放環(huán)境要求較高，同時(shí)磁性介質(zhì)本身壽命較短，不穩(wěn)定性差，給文件的技術(shù)保護(hù)帶來更高要求。

4、電子文件的法律憑證問題尚不完善。目前，我國還沒有一部真正完善的法律，用來作為確認(rèn)一份電子公文真實(shí)、完整和不可抵賴性的依據(jù)。為了保證電子公文歸檔后的法律證據(jù)作用，我國實(shí)行雙套制的保管策略。

三、OA環(huán)境下做好檔案管理的對策

辦公自動化是一個不斷創(chuàng)新和變化的概念，隨之產(chǎn)生的電子檔案管理必然需要一個優(yōu)化和提高的過程，要在實(shí)際工作中不斷規(guī)范和完善。

1、注重軟硬件升級，提升檔案管理系統(tǒng)安全性能。前面提到電子檔案管理的不兼容以及存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)性，因此要統(tǒng)一行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行系統(tǒng)升級和安全性檢查。要定期對相關(guān)軟硬件進(jìn)行檢查、更新、升級、維修，對相關(guān)設(shè)施與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)期進(jìn)行檢測、維護(hù)與清理，保障辦公系統(tǒng)的良好工作狀態(tài)。要設(shè)立網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督員，定期對存檔的文件，特別是重要的文書文件進(jìn)行備份與更新，還要加強(qiáng)身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、網(wǎng)絡(luò)防火墻等等，利用這些手段來提升設(shè)備的安全性。同時(shí)，應(yīng)用辦公自動化進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，還要最大限度的防止電子文件被其他用戶進(jìn)行非法使用或者隨意修改。

2、完善規(guī)章制度，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理流程。要建立健全電子文件保密制度、歸檔制度、用戶身份確認(rèn)制度等等，最大限度的保障電子檔案管理中信息化建設(shè)的安全程度。具體來說，就是要構(gòu)建一個相對規(guī)范的管理制度與操作標(biāo)準(zhǔn)，將各個部門的儲存格式、處理手段進(jìn)行統(tǒng)一，對保管、使用、收集等各個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善與規(guī)范，杜絕在實(shí)際操作過程中出現(xiàn)漏洞，同時(shí)更要保障文件制作與檢索過程中與檔案管理及時(shí)同步。

3、分步推進(jìn)，注重檔案數(shù)據(jù)積累。要注重對文書檔案數(shù)據(jù)的積累，在這個過程中，需要長期堅(jiān)持，要知道這不是一朝一夕就能完成的工作。要立足目前檔案管理信息化的現(xiàn)狀，分步推進(jìn)，有序推進(jìn)紙質(zhì)與電子化文件的轉(zhuǎn)換，有計(jì)劃的豐富電子檔案內(nèi)容，加快實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理。同時(shí)增強(qiáng)檔案信息服務(wù)意識，在積累信息資料的同時(shí)，開發(fā)檔案信息服務(wù)產(chǎn)品。

4、強(qiáng)化技能培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要著力打造一支專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，把認(rèn)真負(fù)責(zé)、能夠快速適應(yīng)信息化檔案管理工作的人員選派到檔案管理員崗位。同時(shí)還需要加強(qiáng)專業(yè)化培訓(xùn)，定期組織業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，努力提高工作人員的管理知識。

要做好OA環(huán)境下的現(xiàn)代檔案管理工作，必須努力學(xué)習(xí)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和檔案軟件應(yīng)用能力的培養(yǎng)，迅速提高電子檔案管理能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，更好地服務(wù)于辦公自動化的檔案工作。