摘 要：建立一套完整的數(shù)字化的高職院校人事管理信息系統(tǒng)，可以實現(xiàn)辦公網(wǎng)絡(luò)條件下的自動化、數(shù)字化管理，并能夠在提高管理效率、提供決策依據(jù)和實現(xiàn)信息互通、資源共享、優(yōu)質(zhì)服務(wù)等方面都起著至關(guān)重要的作用。

關(guān)鍵詞：高職院校；人事管理；信息系統(tǒng)；建設(shè)

中圖分類號：G710 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）24-0322-02

隨著現(xiàn)代化、科技化的不斷發(fā)展，高職院校的人事管理工作，已經(jīng)取得了進一步的發(fā)展，從手工操作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C管理。人事信息的網(wǎng)絡(luò)化管理即高職院校所建立的人事管理信息系統(tǒng)已經(jīng)成為高職院校人事管理工作的主流。

高職院校的人事管理信息系統(tǒng)的建立可以擴大人事信息資源的整合，極大地提高了組織、人事、教務(wù)、科研等部門的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，同時也為學校節(jié)約了大量的人力和物資資源，取得了顯著的經(jīng)濟效益和社會效益。

一、高職院校建設(shè)人事管理信息系統(tǒng)的必要性

建立一套完整的高職院校人事管理信息系統(tǒng)可以有效地將全校教職員工的個人信息進行集中整合，形成一個較大的信息資源庫，可以有效地掌握人事異動信息，隨著高職院校辦學規(guī)模的不斷擴大，人員流動越來越頻繁，能夠有效地將教職員工的學歷、學位、職務(wù)、職稱、科研、考察、進修、培訓、社會服務(wù)以及教學情況等數(shù)據(jù)進行必要的掌握以及能夠及時地跟蹤調(diào)整，改變了采用傳統(tǒng)的office組件中的Word、Excel等電子文檔操作、保存的各類數(shù)據(jù)，往往會出現(xiàn)更改不及時，或顧此失彼，而且修改后的都是當前最新數(shù)據(jù)，而歷史數(shù)據(jù)不易保存，即使保存了也不易查找、統(tǒng)計。

高職院校才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集、師資隊伍建設(shè)、事業(yè)單位年報、高等學?；鶎訄蟊淼刃畔⑸蠄蠊ぷ魍侨耸鹿芾砣藛T較為頭疼的工作之一，傳統(tǒng)的手工操作，不但浪費時間，而且不敢保證數(shù)據(jù)的準確性，并且不能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，人事管理信息系統(tǒng)的建立可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動匯總、分析，管理人員只需設(shè)定相應(yīng)的匯總分析類別，便可以實現(xiàn)相應(yīng)的操作，大大地提高了人事管理工作的工作效率，而且保證了數(shù)據(jù)的準確性。

人事管理信息系統(tǒng)的建立可以將全校教職員工的信息有效地匯總在一起，并可以查看相關(guān)的佐證材料，這樣可以改變原始的檔案查找方式，教職工的提職資格審察、職稱評定的資格審核、科研成果的申報以及人員退休的審核等完全可以調(diào)整電子檔案進行信息的核查，這樣可以提高核查的速度，減少紙質(zhì)檔案的翻閱次數(shù)，使紙質(zhì)檔案保存更加完整。

二、高職院校人事管理信息系統(tǒng)的設(shè)計原則

高職院校人事管理信息系統(tǒng)的建立應(yīng)當與國家、省、市相關(guān)信息采集的相關(guān)信息集和信息項保持完全一致，盡可能地遵守并符合國家的相關(guān)標準。按照本學院的機構(gòu)設(shè)置以及人事管理層次和模式進行建構(gòu)，適合人事管理機構(gòu)的管理，按類別設(shè)定不同的權(quán)限，滿足更多人員的查找需求，在權(quán)限范圍內(nèi)全面提高學院各部門（單位）對人事信息查找、使用的便捷性。

人事管理信息系統(tǒng)的建立不應(yīng)單純考慮現(xiàn)有狀況，在設(shè)計過程中要富有遠見性，系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)采用較為成熟、可靠的先進技術(shù)，能向不斷發(fā)展中的現(xiàn)代技術(shù)過渡的產(chǎn)品，綜合考慮當前的實用性、較高的性能價格比、系統(tǒng)使用的生命周期、系統(tǒng)今后的擴展和升級等幾個因素。

人事管理信息系統(tǒng)應(yīng)具有方便和強有力的網(wǎng)絡(luò)管理功能，具有較好的可維護性，信息的開發(fā)設(shè)計要簡便，便于人事管理人員較快地掌握系統(tǒng)的應(yīng)用，也能夠較好地實現(xiàn)系統(tǒng)的維護與管理的操作。

人事管理信息系統(tǒng)的建立要注意信息的安全性，信息的共享可以有效地提高工作效率，但相對而言就會使信息的安全性能降低，在人事管理信息系統(tǒng)的設(shè)計之初要進行深入的調(diào)研，征求意見，設(shè)計好權(quán)限的下發(fā)，保證信息的安全。人事管理信息系統(tǒng)的建立，要從硬件、軟件、數(shù)據(jù)、用戶等多環(huán)節(jié)全面考慮信息系統(tǒng)的安全保密要求，從技術(shù)設(shè)計和管理體制上把好關(guān)。

三、高職院校人事管理信息系統(tǒng)的功能實現(xiàn)

實現(xiàn)教職工信息統(tǒng)一管理。建立高職院校人事管理信息系統(tǒng)，除了人事基礎(chǔ)的信息之外，教師的教學、科研等也是人事管理信息系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)之一，這樣可以將教師在工作期間的所有的相關(guān)信息均予以記錄，以免出現(xiàn)數(shù)據(jù)的多部門登記，同時也避免了一個部門需求多種數(shù)據(jù)，由多部門（單位）提供。

建立高職院校人事管理信息系統(tǒng)，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，以及信息材料的網(wǎng)上傳遞，避免佐證材料的復印，實現(xiàn)無紙化辦公。

建立高職院校人事管理信息系統(tǒng)，在實現(xiàn)基礎(chǔ)材料完整的前提下，可以按不同類別、不同條件的進行數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計功能，并且可以形成直觀、豐富的圖形圖表，動態(tài)的分析可以提高工作的效率，保證準確性，并可以通過WORD、EXCEL等軟件格式導出，便于電子統(tǒng)計的保存。

四、高職院校人事管理信息系統(tǒng)的功能模塊設(shè)計

根據(jù)人事管理部門職責的不同，通常高職院校人事管理信息系統(tǒng)需要預設(shè)以下模塊：人事信息管理模塊，人事檔案管理模塊，人員（異動）管理模塊，工資福利管理模塊，崗位設(shè)置與聘任管理模塊，職務(wù)（等級）評聘管理模塊，年度考核管理模塊，培訓進修管理模塊，掛職鍛煉模塊，社會服務(wù)模塊，人才招聘管理系統(tǒng)，提醒管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析系統(tǒng)，系統(tǒng)管理模塊。

（一）人事信息管理系統(tǒng)

人事信息管理系統(tǒng)模塊需要支持不同部門的不同用戶可以有不同的操作權(quán)限和操作范圍，信息采集工作可以采取教職員工本人填報，部門（單位）可在辦公室設(shè)定一名管理人員，并賦予管理、審核的權(quán)限，各部門（單位）管理人員一方面可以將教職工所填寫的人事信息數(shù)據(jù)審核后及時通過網(wǎng)絡(luò)進行上報，另一方面也可以迅速地接收到人事管理部門所反饋的各種人事信息等。采用這樣的管理運行模式，人事管理部門以及基層單位可以對信息進行有效地采集和維護，建立可靠的基礎(chǔ)庫，實現(xiàn)一次錄入，多次使用，資源共享，保證數(shù)據(jù)的一致性、時效性。

（二）人事檔案管理模塊

在實現(xiàn)原有傳統(tǒng)人事檔案管理的基礎(chǔ)上，人事管理信息系統(tǒng)可以不斷地豐富教師專業(yè)知識結(jié)構(gòu)、學術(shù)科研成果水平及實際工作業(yè)績等材料，逐步達到教學業(yè)務(wù)檔案和人事檔案的相互融合。一方面能夠更加全面地反映教職員工各方面業(yè)績成果，另一方面將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔n案，為教職員工在今后的出國培訓、進修、離職等服務(wù)提供了極大的方便。

（三）人員（異動）管理模塊

通過此模塊可以有效地掌握學校人員的部門（單位）變化情況以及新入職、退休人員的具體情況。實現(xiàn)人員（異動）網(wǎng)絡(luò)化管理，當有新員工入職時可以在簽訂合同后，通過網(wǎng)絡(luò)程序，完成相應(yīng)的報到手續(xù)，退休同理。當學校人員部門（單位）發(fā)生變化，或職務(wù)發(fā)生變化時，也可根據(jù)學校的相關(guān)文件調(diào)整相應(yīng)的項目，通過網(wǎng)絡(luò)告知各部門（單位）。

（四）工資福利管理模塊

工資福利管理模塊包含教職員工的工資管理、薪級管理、崗位津貼管理、績效工資管理以及保險管理、喪葬費管理、公積金管理等。通過此模塊的操作管理，可以根據(jù)人員的增加、減少、職稱職務(wù)的調(diào)整等流程傳遞的數(shù)據(jù)，對相關(guān)人員進行工資變動處理；對人事代理人員和企業(yè)性質(zhì)人員的保險繳納情況進行管理，自動生成相應(yīng)報表；學院福利、加班費的發(fā)放情況進行信息化管理。避免手工操作，減少錯誤率。

（五）崗位設(shè)置與聘任管理模塊

按照省、市人社部門的統(tǒng)一安排部署，根據(jù)學院編制的核定情況確定各類人員以及各等級人員的數(shù)量，通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布崗位設(shè)置和聘任方案，教職工可以在網(wǎng)上進行相關(guān)申報工作并通過網(wǎng)絡(luò)上傳提交申報材料。完成崗位設(shè)置與聘任的網(wǎng)上操作，包括信息報送、表格的填寫以及崗位及等級的即時調(diào)整等。

（六）職務(wù)（等級）評聘管理模塊

職務(wù)評審的教職工在人事管理系統(tǒng)的相應(yīng)模塊填寫職稱評審表格，相關(guān)職能部門通過人事管理信息系統(tǒng)進行申報人員所提交的相關(guān)佐證的審核工作。利用人事管理信息系統(tǒng)可以減少職稱評審時表格手工填寫、數(shù)據(jù)審核的重復性勞動，提高材料的準確性和工作效率，且能讓評委了解到申報人員更全面的信息，使評審工作更加公開透明。

（七）年度考核管理模塊

年度考核工作是事業(yè)單位院校每年都要進行的一項工作，通過此模塊的操作，可以實現(xiàn)員工在人事管理信息系統(tǒng)中填寫年度考核表，并通過系統(tǒng)傳至部門（單位），統(tǒng)一報至人事管理部門。并可以通過系統(tǒng)進行考核結(jié)果的數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析功能。

（八）培訓進修管理模塊

當教職員工擬進行學歷、學位教育以及業(yè)務(wù)能力培訓時應(yīng)進入本模塊填寫相應(yīng)的表格，進行申請，當批準后方可進行；當教職員工完成學歷、學位教育或業(yè)力能力培訓時，應(yīng)在系統(tǒng)中提交總結(jié)并附相應(yīng)的佐證材料。

（九）社會服務(wù)模塊

高職院校的特征之一便是社會服務(wù)工作。高職院校的教師基本上都是雙師型教師，具體企業(yè)的兼職經(jīng)驗，或參與到一些社會科研等。通過此模塊可以對高職院校教職員工在企業(yè)兼職、或參與企業(yè)研發(fā)等情況進行記錄備案，并進行統(tǒng)計分析。

（十）人才招聘管理系統(tǒng)

當學校進行人員招聘時，可以在學校的主網(wǎng)站發(fā)布人才招聘的政策以及人才招聘的相關(guān)信息。應(yīng)聘人員可以登錄人事管理網(wǎng)站進行注冊申請，在網(wǎng)上登錄系統(tǒng)，填報應(yīng)聘信息，并提交相應(yīng)的佐證材料，人事管理人員在網(wǎng)上查看并審核應(yīng)聘人員信息，并可以將應(yīng)聘人員信息分撥至用人部門（單位），使用人單位可以全面了解報名人員的基本情況，組織考核面試，并在網(wǎng)站進行公示。實現(xiàn)人才招聘工作的網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理。

（十一）提醒管理系統(tǒng)

提供待辦事項通過系統(tǒng)消息和短消息提醒等多種功能。當管理員需要傳遞消息給某用戶的時候，可以通過系統(tǒng)給某人發(fā)消息，如果沒有回復則系統(tǒng)會不斷提醒該用戶有任務(wù)要做。同時本模塊還支持將消息內(nèi)容發(fā)送到用戶手機上。

（十二）數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析系統(tǒng)

人事統(tǒng)計報表是人事管理工作中必不可少統(tǒng)計項目之一，手工統(tǒng)計的數(shù)據(jù)可能出現(xiàn)統(tǒng)計的誤差，尤其在現(xiàn)在報表多表關(guān)聯(lián)的情況下，即使一點點的錯誤也會導致數(shù)據(jù)的無法提交，使用數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析統(tǒng)計，可以方便人事管理人員使用特定的統(tǒng)計功能和豐富的查詢功能，可以按用戶的要求進行任意的查詢。方便各類人員查看相關(guān)信息，為學院各類報表填報、師資隊伍建設(shè)、人事調(diào)整、政策制定提供信息支持。

總之，高職院校人事管理信息系統(tǒng)的建立是高職院?！皵?shù)字化”校園建設(shè)的重要組成部門。通過人事管理信息系統(tǒng)的建立，可以不斷提高高職院校的人才服務(wù)質(zhì)量，提升高職院校教育教學水平，為社會的發(fā)展提供更多的技能型、復合型人才。