彭凌

摘要：近年來，為了應(yīng)對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展面臨的形勢(shì)變化，財(cái)政部提出了要推進(jìn)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的重大決策。在當(dāng)前的技術(shù)條件下提出精細(xì)化的要求，就不能單純依靠手工處理，必然需要加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。本文對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)對(duì)財(cái)務(wù)管理精細(xì)化的助推作用進(jìn)行了分析，并就財(cái)務(wù)信息化中信息化系統(tǒng)的必要或者容易被忽略的功能模塊作了探討。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；財(cái)務(wù)管理；精細(xì)化；信息化建設(shè)

加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，是推動(dòng)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)改革深入化、促進(jìn)財(cái)務(wù)管理科學(xué)化、精細(xì)化的有效手段，是財(cái)務(wù)管理工作適應(yīng)新形勢(shì)要求的必然選擇，也是財(cái)務(wù)管理本身的一個(gè)重要內(nèi)容。

一、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)精細(xì)化管理與財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的內(nèi)涵

1.行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的內(nèi)涵

行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)精細(xì)化管理是指行政事業(yè)單位在財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域，以最大限度地減少財(cái)務(wù)管理工作所占用的資源和成本為主要目標(biāo)，按照科學(xué)規(guī)范的程序，運(yùn)用信息化、專業(yè)化和系統(tǒng)化管理技術(shù)，對(duì)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)活動(dòng)的每一內(nèi)容、每一崗位、每一環(huán)節(jié)，建立健全工作流程、業(yè)務(wù)規(guī)范、責(zé)任制度和評(píng)價(jià)機(jī)制，加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合，通過實(shí)施財(cái)務(wù)監(jiān)督活動(dòng)拓展財(cái)務(wù)管理的職能、挖掘財(cái)務(wù)活動(dòng)的潛在價(jià)值，使行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的每項(xiàng)內(nèi)容、每個(gè)環(huán)節(jié)都做到精密、細(xì)致，切實(shí)提高行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理水平的一種財(cái)務(wù)管理方式。

2.行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的內(nèi)涵

行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，是指行政事業(yè)單位利用現(xiàn)代信息技術(shù)，以財(cái)務(wù)信息獲取、集成和綜合為核心，以支持單位決策和管理為目的，將行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)工作和政務(wù)工作統(tǒng)一規(guī)劃，建立一個(gè)具有財(cái)務(wù)信息輸入、處理、輸出、開發(fā)、利用等多功能的，與其他管理系統(tǒng)聯(lián)接互通的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，并建立與此相適應(yīng)的組織模式，使財(cái)務(wù)核算、分析、控制以及決策等財(cái)務(wù)管理模式能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化和信息化，從而提高行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理能力和效率、為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理服務(wù)的過程。

二、財(cái)務(wù)信息化建設(shè)對(duì)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的作用

行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的不可或缺的重要基礎(chǔ)與前提，對(duì)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)精細(xì)化管理起著重要的助推作用。

1.財(cái)務(wù)信息化建設(shè)能使核算工作規(guī)范化

財(cái)務(wù)管理精細(xì)化，就意味著管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，而且意味著要有更加剛性的執(zhí)行手段，這就需要信息化手段的支持。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)通過把財(cái)務(wù)報(bào)賬流程，會(huì)計(jì)政策、會(huì)計(jì)科目、會(huì)計(jì)核算辦法、編碼體系、報(bào)表體系，涉及的各個(gè)單據(jù)格式等會(huì)計(jì)核算基礎(chǔ)規(guī)范都按集中、統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的要求融入信息化財(cái)務(wù)系統(tǒng)的功能、模塊及設(shè)置中，利用程序設(shè)計(jì)限制操作人員的隨意性，確保各使用單位、各賬套都按相同的模式、在統(tǒng)一的財(cái)務(wù)系統(tǒng)上開展規(guī)范的財(cái)務(wù)管理工作，有效加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和可比性，大幅度提高整體財(cái)務(wù)工作效率。

2.財(cái)務(wù)信息化建設(shè)能使內(nèi)控流程最優(yōu)化

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)將原來人員分工和職能分割的工作流程在信息化系統(tǒng)中進(jìn)行了集中和固化，把以往手工條件下的單一人工內(nèi)部控制轉(zhuǎn)為人工控制和程序控制相結(jié)合的多重控制，比如說組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、職責(zé)分離的措施、不同賬號(hào)的控制、訪問權(quán)限的控制等，這既能保障業(yè)務(wù)銜接、實(shí)現(xiàn)信息暢通、提高工作效率和管理水平，又將人為因素影響降到最低，抑制了舞弊行為的發(fā)生。通過信息系統(tǒng)，把業(yè)務(wù)流程管理起來，對(duì)財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范和優(yōu)化，這是提高財(cái)務(wù)收支活動(dòng)的透明度，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的客觀需要和內(nèi)控保障。

3.財(cái)務(wù)信息化建設(shè)能使財(cái)務(wù)監(jiān)督時(shí)效化

在信息化條件下，我們通過信息化財(cái)務(wù)系統(tǒng)、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通訊等技術(shù)，能夠快速、及時(shí)地了解和掌握各項(xiàng)資金收入、支出、撥付、使用等全過程的運(yùn)行情況。例如財(cái)務(wù)人員能實(shí)時(shí)監(jiān)管各筆財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，提前避免不合規(guī)、不規(guī)范報(bào)賬及超預(yù)算支出等問題，財(cái)務(wù)主管也能實(shí)時(shí)查看財(cái)務(wù)人員的審核、記賬等工作情況。這樣，使得財(cái)務(wù)監(jiān)督事前評(píng)估、事中監(jiān)控得以實(shí)現(xiàn)，從過去的“事后、被動(dòng)、靜態(tài)”監(jiān)督轉(zhuǎn)變?yōu)椤叭?、主?dòng)、動(dòng)態(tài)”監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)監(jiān)督工作的精細(xì)化、時(shí)效化。

4.財(cái)務(wù)信息化建設(shè)能使資產(chǎn)管理協(xié)同化

通過財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，我們能夠建立起反映資產(chǎn)總量、構(gòu)成、分布、狀態(tài)和變動(dòng)的資產(chǎn)管理動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫，并在單位內(nèi)部資產(chǎn)管理部門與財(cái)務(wù)部門的橫向之間、上級(jí)財(cái)政部門與本單位的縱向之間實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息共享與同步，從而保證信息采集的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)從預(yù)算、采購(gòu)、配置、使用、變動(dòng)到處置等各個(gè)環(huán)的多部門、多單位縱向橫向同步的動(dòng)態(tài)管理，有利于提高工作效率、降低管理成本、提高行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理協(xié)同化水平。

三、財(cái)務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)有的主要功能模塊探討

筆者長(zhǎng)期從事基層財(cái)務(wù)工作，發(fā)現(xiàn)由于各級(jí)財(cái)政部門與各行政事業(yè)單位自身對(duì)財(cái)務(wù)信息化的需求不盡相同，使得上級(jí)統(tǒng)一開發(fā)的信息化平臺(tái)功能不能滿足行政事業(yè)單位的需求，在上下數(shù)據(jù)交流時(shí)造成諸多不便。在此，就財(cái)務(wù)信息化中信息化系統(tǒng)的必要或者容易被忽略的功能模塊作一探討。

1.開發(fā)全面預(yù)算管理功能模塊

通過全面預(yù)算管理模塊，解決預(yù)算管理中普遍存在的預(yù)算編制不精細(xì)、預(yù)算約束力不強(qiáng)、透明度不高的問題，從源頭確保行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作的精細(xì)準(zhǔn)確。其應(yīng)包括預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行控制、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算分析、預(yù)決算對(duì)接等子模塊。

（1）預(yù)算編制子模塊。先由各科室按其往年資金收支情況及來年將要開展的工作情況草擬各自的科室預(yù)算，再經(jīng)系統(tǒng)匯總，使行政事業(yè)單位內(nèi)各部門都參與到預(yù)算的編制中，確保預(yù)算編制的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

（2）預(yù)算執(zhí)行控制子模塊。通過系統(tǒng)設(shè)置，在報(bào)銷人申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)或填制費(fèi)用報(bào)銷單時(shí)，即按部門、項(xiàng)目、科目、進(jìn)度四個(gè)方面進(jìn)行預(yù)算控制，超出預(yù)定額度或預(yù)算進(jìn)度的將自動(dòng)中止辦理，確保不超預(yù)算。

（3）預(yù)算調(diào)整子模塊。該模塊應(yīng)能與上級(jí)財(cái)政部門系統(tǒng)聯(lián)接，當(dāng)上級(jí)財(cái)政部門批準(zhǔn)預(yù)算調(diào)整后，系統(tǒng)自動(dòng)獲取數(shù)據(jù)，調(diào)整相應(yīng)項(xiàng)目的預(yù)算金額，并提示會(huì)計(jì)是否需要修改預(yù)算控制的額度。

（4）預(yù)算分析子模塊。提供預(yù)算進(jìn)度表、各項(xiàng)收入支出結(jié)構(gòu)表、收入（支出）與預(yù)算對(duì)比表、與往年收支情況對(duì)比表、結(jié)余分析表等報(bào)表，為財(cái)務(wù)人員分析提供數(shù)據(jù)。

（5）預(yù)決算對(duì)接子模塊。通過在資金收支時(shí)按預(yù)算選定科目、項(xiàng)目，在年度末能自動(dòng)生成年度決算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，避免預(yù)算、決算“兩張皮”。

2.開發(fā)內(nèi)部控制功能模塊

（1）崗位控制子模塊。在系統(tǒng)內(nèi)部按不相容崗位分離的原則設(shè)定操作員角色，并據(jù)以設(shè)定相應(yīng)權(quán)限，建立健全財(cái)務(wù)信息化崗位相互監(jiān)督、制約的內(nèi)部控制制度，達(dá)到防止舞弊和欺詐的目的。

（2）財(cái)務(wù)監(jiān)督管理子模塊。通過設(shè)置對(duì)財(cái)務(wù)監(jiān)督風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和控制，包括對(duì)預(yù)算管理、財(cái)政收入、財(cái)政支出、會(huì)計(jì)信息、資產(chǎn)管理以及單位內(nèi)部財(cái)務(wù)管理的監(jiān)督等內(nèi)容，從而對(duì)財(cái)政資金運(yùn)行的全過程進(jìn)行監(jiān)測(cè)、監(jiān)督，分析評(píng)價(jià)及矯正，提高財(cái)務(wù)監(jiān)督的質(zhì)量和效率。

（3）業(yè)務(wù)發(fā)生控制子模塊。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，通過計(jì)算機(jī)的控制程序，對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完整性進(jìn)行檢查和控制。

（4）票據(jù)管理子模塊。利用系統(tǒng)控制支票或者收款收據(jù)的開具，并全程記錄票據(jù)使用、作廢等有關(guān)情況，在規(guī)范票據(jù)開具的同時(shí)有效規(guī)避了支票擅用、收款不入賬及“大頭小尾”票據(jù)等風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)資金收支的監(jiān)管。

（5）應(yīng)收、應(yīng)付賬款管理子模塊。該子模塊應(yīng)當(dāng)提供的功能主要有：自動(dòng)處理功能，自動(dòng)累計(jì)、自動(dòng)核銷同一對(duì)象的應(yīng)收、應(yīng)付賬款；往來款信用管理功能，以應(yīng)收款項(xiàng)期限作為信用依據(jù)，對(duì)長(zhǎng)期借款不還或超期未核銷借款的進(jìn)行信用預(yù)警及設(shè)置借款限制；往來款提醒功能，能自動(dòng)彈出提醒窗口，期末提供應(yīng)收款催收表、應(yīng)付款提醒表等，促使財(cái)務(wù)人員主動(dòng)清理往來款；壞賬處理功能，經(jīng)電子審批后能自動(dòng)處理指定的往來款記錄、生成壞賬處理相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證。

3.開發(fā)財(cái)務(wù)報(bào)賬管理功能模塊

該模塊主要用于資金支出部門辦理費(fèi)用報(bào)銷費(fèi)用、借款申請(qǐng)等手續(xù)，包括報(bào)賬單位單據(jù)子模塊，借款管理子模塊，交單管理子模塊，報(bào)賬單審核子模塊，單據(jù)離線導(dǎo)出及導(dǎo)入子模塊等。報(bào)賬單位單據(jù)子模塊與報(bào)賬單審核子模塊是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算規(guī)范化的重要支持子模塊，能在大幅度減少重復(fù)錄入、提高單據(jù)流轉(zhuǎn)效率的同時(shí)，確保單據(jù)填寫符合財(cái)務(wù)規(guī)定。借款管理子模塊，交單管理子模塊除了一般的業(yè)務(wù)功能外，還能為內(nèi)控中的交單效率管理、往來款信用管理提供數(shù)據(jù)支持。而單據(jù)離線導(dǎo)出及導(dǎo)入子模塊是網(wǎng)絡(luò)無法使用的情況下的備用方案，確保財(cái)務(wù)工作不因網(wǎng)絡(luò)而完全癱瘓。

4.開發(fā)固定資產(chǎn)管理功能模塊

固定資產(chǎn)管理功能模塊主要包括固定資產(chǎn)登記子模塊、固定資產(chǎn)核算子模塊、固定資產(chǎn)查詢子模塊及與上級(jí)財(cái)政部門國(guó)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)接口子模塊，是同時(shí)應(yīng)用于財(cái)務(wù)部門和資產(chǎn)管理部門的信息化模塊。通過這個(gè)模塊，從固定資產(chǎn)采購(gòu)開始，到入庫、使用、處置等全過程均進(jìn)行登記、記賬，并便于監(jiān)督管理，能大幅度提高行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理工作的質(zhì)量和效率，還能提高整個(gè)行政區(qū)劃的固定資產(chǎn)管理水平。

5.開發(fā)合同管理功能模塊

在行政事業(yè)單位中，對(duì)外的合同一般是由業(yè)務(wù)科室經(jīng)辦和保存，財(cái)務(wù)部門缺乏對(duì)合同執(zhí)行情況的財(cái)務(wù)監(jiān)督。通過合同管理功能模塊，能確保合同款項(xiàng)及時(shí)、準(zhǔn)確、足額按合同約定支付，避免因不按合同約定付款而造成的違約責(zé)任。其應(yīng)當(dāng)包含合同錄入子模塊、合同項(xiàng)目分配子模塊、合同執(zhí)行子模塊、合同提醒子模塊及合同查詢子模塊等。其中合同項(xiàng)目分配子模塊能避免超預(yù)算支出問題。合同執(zhí)行子模塊可以在自動(dòng)生成經(jīng)費(fèi)支出報(bào)賬單的同時(shí)填上合同編號(hào)及第幾次付款信息，并將已付款信息登入到該合同的記錄中。而合同提醒子模塊能在合同約定付款期限前，自動(dòng)彈出提示窗口，提示經(jīng)辦人辦理付款手續(xù)，避免違約。

6.開發(fā)財(cái)務(wù)核算功能模塊

財(cái)務(wù)核算功能模塊是會(huì)計(jì)核算工作規(guī)范化的重要信息化保障。該模塊除了實(shí)現(xiàn)憑證錄入、審核、記賬、出納簽字等會(huì)計(jì)核算流程的信息化外，主要是能提供大量的自動(dòng)化功能，如接收固定資產(chǎn)、合同管理、借款、工資等功能模塊數(shù)據(jù)生成會(huì)計(jì)憑證、月末自動(dòng)生成結(jié)轉(zhuǎn)憑證、自動(dòng)生成財(cái)務(wù)報(bào)表、自動(dòng)對(duì)賬等自動(dòng)化功能，能明顯提高財(cái)務(wù)核算工作的效率。更重要的是，該模塊應(yīng)當(dāng)能提供多種形式、多種條件的數(shù)據(jù)篩選、整理、查詢功能，把會(huì)計(jì)人員從以往繁重的簡(jiǎn)單重復(fù)勞動(dòng)中解脫出來，轉(zhuǎn)向更有價(jià)值的管理活動(dòng)。

四、結(jié)語

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息化技術(shù)在行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用，能夠解決傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式中許多原來無法逾越的困難，但與此同時(shí)，由于信息技術(shù)易被惡意侵入、篡改，也帶來了許多新的問題，如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)、道德風(fēng)險(xiǎn)等。因此，我們應(yīng)該在確保財(cái)務(wù)信息安全受控的前提下，強(qiáng)化對(duì)干部職工的道德準(zhǔn)則引導(dǎo)和控制，加強(qiáng)操作人員培訓(xùn)要按照科學(xué)化精細(xì)化管理的要求推進(jìn)信息化建設(shè)，充分運(yùn)用信息化手段創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理方式，提高財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和效率，全面提升行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)改革發(fā)展水平，建立與時(shí)代相適應(yīng)的財(cái)務(wù)管理模式。

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