李鐵軍

概 要：當(dāng)前的中國(guó)，時(shí)間的不夠用，仿佛是大多數(shù)組織中層干部的共識(shí)。但問題的實(shí)質(zhì)，不是時(shí)間不夠用，而是任務(wù)目標(biāo)難以按時(shí)完成。因此，解決的關(guān)鍵，是以完成目標(biāo)為導(dǎo)向，整合一切可以使用的資源，從而跳出時(shí)間供應(yīng)不足的困局。

關(guān)鍵詞：管理者 時(shí)間 目標(biāo)完成 整合資源

一、 問題的提出：時(shí)間不夠用

時(shí)間不夠用！當(dāng)然，從組織的角度更準(zhǔn)確的說，是工作時(shí)間不夠用，應(yīng)該是當(dāng)前中層管理者的一個(gè)共識(shí)。管理者對(duì)此的應(yīng)對(duì)策略，一般是侵占非工作時(shí)間——當(dāng)前很多公司的考勤記錄表明：中層干部的加班量是最大的。此種方式最簡(jiǎn)單可行，但也會(huì)帶來一系列問題，首先是工作和生活的平衡被打破，容易積攢家庭矛盾，其次是個(gè)人健康的透支，再次是缺少空余時(shí)間進(jìn)行休息和思考，前進(jìn)的后勁會(huì)明顯減弱。當(dāng)然，最關(guān)鍵的還在于：有時(shí)，并不是加班就能消除危機(jī)！

這就引出時(shí)間不夠用的實(shí)質(zhì)——目標(biāo)不能按計(jì)劃完成！按計(jì)劃完成目標(biāo)，或者說，整合一切可以整合的資源按計(jì)劃完成目標(biāo)，這才是管理者，或者更為準(zhǔn)確的，這才是中層管理者的定義?；谶@個(gè)視野，解決時(shí)間不夠用的鑰匙，是充分發(fā)掘、利用各種資源，完成既定目標(biāo)！而增加時(shí)間，只是其中一種資源而已。

二、 一些前提和事實(shí)

一個(gè)前提：時(shí)間是無償?shù)呢?cái)富，更是最寶貴的財(cái)富，對(duì)每個(gè)人都是公平的。這引出兩點(diǎn)：一是因?yàn)闊o償，我們往往忽略、浪費(fèi)這筆財(cái)富；二是雖然是公平的，但不同的人，對(duì)時(shí)間的使用效率卻差距巨大，有人總是疲于奔命，有人卻總是游刃有余。這不得不引起我們的深思。

三個(gè)事實(shí)：一是我們掌握的時(shí)間永遠(yuǎn)比我們想象的要少！時(shí)間永遠(yuǎn)是最短缺的。一般人的工作時(shí)間為38年，但扣除各種休息時(shí)間后，實(shí)際工作時(shí)間僅為3166天，合計(jì)為8.8年！因此，珍惜時(shí)間，是我們?nèi)魏螘r(shí)候都不能忘記的鐵律！二是因?yàn)樯钪灿谌诵缘亩栊?，我們?duì)在完成目標(biāo)過程中產(chǎn)生的錯(cuò)誤和浪費(fèi)，習(xí)慣性的忽略范圍，以及遺忘的速度，要比我們想象的要多要大。因此，唯有嚴(yán)格的記錄，不停的反思和改進(jìn)，才能提升我們對(duì)時(shí)間的利用率。三是管理者的時(shí)間實(shí)質(zhì)上是部門時(shí)間。作為員工時(shí)，你只管理自己的時(shí)間；而成為管理者后，你的時(shí)間分為兩塊，一是你自己的時(shí)間，二是你員工的時(shí)間，二者相加為部門時(shí)間。如何使用好這兩種時(shí)間，特別是使用好員工的時(shí)間，是解決時(shí)間不夠用的一個(gè)關(guān)鍵。

三、作為管理者的時(shí)間

基于以上的分析，我們可以繼續(xù)思考如下：

（一）為什么管理者的時(shí)間容易不夠？

一是因?yàn)楣芾碚叱袚?dān)的任務(wù)過重。實(shí)際上，為了挖掘管理者的潛力，其承擔(dān)的任務(wù)和要完成的目標(biāo)，一般都要稍微高過，甚至明顯高過他的現(xiàn)有能力。因此，利用增加時(shí)間投入來解決問題就往往不可避免。但時(shí)間對(duì)每個(gè)人是定量的，你不能無限透支，所以管理者的時(shí)間容易不夠，就成為普遍現(xiàn)象。

二是因?yàn)楹芏喙芾碚邲]有充分利用，挖掘各種可以使用的資源來完成既定目標(biāo)。正如前文所言，完成任務(wù)的過程，就是整合投入各種資源并產(chǎn)生效果的過程，時(shí)間的投入只是資源的一種。在時(shí)間利用效率不變的情況下，其他資源的投入加大和改善，比如人力物力，比如對(duì)員工時(shí)間的使用率提高，都可以減少時(shí)間的使用。

三是因?yàn)楹芏喙芾碚卟荒芨咝实氖褂米约旱臅r(shí)間。對(duì)此，我們總結(jié)出十條量化評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：一是每日工作之前，都能為計(jì)劃中的工作做些準(zhǔn)備；二是凡是可以派下屬做的工作都交派下去；三是用工作進(jìn)度時(shí)間表來書面規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)；四是盡量一次性處理完畢每份文件；五是每天應(yīng)列出應(yīng)辦事項(xiàng)單，按有限排列，先辦最重要的事情；六是盡量回避干擾電話，不速只可來訪以及突然召開的會(huì)談；七是按照成績(jī)曲線圖來安排自己的工作；八是日程表留有余地，以便能應(yīng)對(duì)突發(fā)事件；九是努力安排自己的活動(dòng)，以便首先處理少數(shù)至關(guān)重要的事情；十是其他人想占用我的時(shí)間，而我要處理更重要的事情，我會(huì)說“不”。

以上十條，都是技巧性操作，或者說，是精細(xì)化操作，但這些操作，的確可以有效提高管理者的時(shí)間使用效率。

（二）怎樣可以改善管理者時(shí)間不夠用的情況？

基于以上分析，可以得出如下結(jié)論：通過改變思維，提升認(rèn)識(shí)，以整合資源，完成目標(biāo)任務(wù)為指向，降低時(shí)間在此過程中的比重；同時(shí)，通過精細(xì)化操作，時(shí)間的使用效率，可以有效改善管理者時(shí)間不夠用的情況。具體而言，可以從如下幾個(gè)方面進(jìn)行思考：

1.堅(jiān)定意識(shí)，跳出窠臼，以非時(shí)間資源的調(diào)配來應(yīng)對(duì)時(shí)間不夠用的難題。很多難題，往往在體系的線性發(fā)展脈絡(luò)中，難以得到解決。此時(shí)跳出來，反而能找到解決的途徑。解決時(shí)間不夠用，也是如此。因?yàn)闀r(shí)間的使用，其根本目的，是完成既定的任務(wù)和目標(biāo)。這需要管理者不斷提高自身的管理能力，更高效的整合、挖掘出更多的資源，找到更省力的方法、更簡(jiǎn)短的道路。

2.使用好員工的工作時(shí)間。使用好員工的工作時(shí)間，一要做好團(tuán)隊(duì)建設(shè)，人心能凝聚，不產(chǎn)生內(nèi)耗，進(jìn)一步而言，能發(fā)揮出員工的潛力；二是在此基礎(chǔ)上，知人善任，做好授權(quán)，能根據(jù)每個(gè)員工的特點(diǎn)，把任務(wù)合理分拆，及時(shí)下發(fā)，做好授權(quán)。使每個(gè)員工的工作時(shí)間在正確的方向上得到充分使用。

3.關(guān)于控制力。控制力是組織管理的核心概念之一。它的最終指向，不是產(chǎn)品，而是價(jià)值。控制力是體現(xiàn)執(zhí)行力最關(guān)鍵的因素，它可以將戰(zhàn)略執(zhí)行中不可控因素所造成的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，同時(shí)將已有的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮到最高。

管理者的時(shí)間不夠用，往往是因?yàn)樗チ藢?duì)時(shí)間的控制力，被各種意外事件被動(dòng)地推著向前；進(jìn)一步而言，是他失去了對(duì)完成這個(gè)任務(wù)目標(biāo)的控制力，時(shí)間的不足和延誤，只是一個(gè)表象。

因此，各種凡是可以加強(qiáng)我們對(duì)時(shí)間的控制的方法，都可以使用。而這些方法，已經(jīng)很成熟，完全可以采取拿來主義的態(tài)度。但其中的關(guān)鍵更在于：我們能否克服人性的惰性，一直堅(jiān)持，這一是靠我們的意志，但更可靠的，是一個(gè)所在組織制度的完備程度和合理程度。