張桂先

摘 要：會(huì)計(jì)電算化初始化工作是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中一項(xiàng)極其重要的工作，這項(xiàng)工作是確保財(cái)務(wù)系統(tǒng)正常有效運(yùn)行的關(guān)鍵所在。由于會(huì)計(jì)電算化的初始化工作只能進(jìn)行一次，并且對(duì)后期的會(huì)計(jì)核算工作有極大的影響，本文針對(duì)新建企業(yè)，談?wù)勛约涸跁?huì)計(jì)電算化初始化工作中的一些體會(huì)和建議。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；初始化；科目設(shè)置

中圖分類(lèi)號(hào)：F8 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2013）-12-0244-01

會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)在各企事業(yè)單位財(cái)務(wù)系統(tǒng)中廣泛運(yùn)用多年，就應(yīng)用效果來(lái)講，不少單位電算化應(yīng)用效果并不盡人意，究其原因，除領(lǐng)導(dǎo)觀念、重視程度、經(jīng)濟(jì)實(shí)力、人員素質(zhì)等因素外，還有一個(gè)極為重要的首要環(huán)節(jié)就是會(huì)計(jì)電算系統(tǒng)的初始化工作不到位。由于會(huì)計(jì)電算化的初始化工作只能進(jìn)行一次，并且對(duì)后期的會(huì)計(jì)核算工作有極大的影響，許多單位在初始化工作中考慮不足，各種設(shè)置不到位，嚴(yán)重制約了后期會(huì)計(jì)核算的速度和質(zhì)量。俗話(huà)說(shuō)“萬(wàn)事開(kāi)頭難”，對(duì)于一個(gè)新建企業(yè)的會(huì)計(jì)電算系統(tǒng)初始化工作來(lái)講，更顯得尤為重要，下面我針對(duì)新建后轉(zhuǎn)入生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的企業(yè)，談一點(diǎn)自己在會(huì)計(jì)電算系統(tǒng)初始化工作中的體會(huì)和建議。

一、會(huì)計(jì)電算系統(tǒng)的初始化準(zhǔn)備階段

（一）全面考慮、總體規(guī)劃，設(shè)計(jì)適用于本單位的會(huì)計(jì)核算體系及會(huì)計(jì)核算流程。對(duì)于新建企業(yè)來(lái)講，第一步是結(jié)合建設(shè)期特點(diǎn)，先考慮建設(shè)工程核算的需求，第二步是考慮建設(shè)期向生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)期的過(guò)渡階段，滿(mǎn)足試生產(chǎn)過(guò)程的財(cái)務(wù)核算需求，第三步是考慮一個(gè)完整的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)型企業(yè)的全面財(cái)務(wù)核算需求。根據(jù)以上三方面的需求，設(shè)計(jì)本公司會(huì)計(jì)核算流程。重點(diǎn)是建設(shè)期工程核算和經(jīng)營(yíng)期成本核算流程。

（二）硬軟件的選擇與配置。硬件是電算化系統(tǒng)的基礎(chǔ)，在硬件的選擇上，盡可能請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士幫助選擇運(yùn)行穩(wěn)定、速度、硬盤(pán)和內(nèi)存容量、信息傳送等方面能滿(mǎn)足需要的品質(zhì)較好的硬件設(shè)備。軟件是會(huì)計(jì)電算化的主體，建議考慮國(guó)內(nèi)知名的比較成熟的用友、金蝶等財(cái)務(wù)軟件。

（三）積極與開(kāi)發(fā)商溝通，結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)和核算流程實(shí)現(xiàn)二次開(kāi)發(fā)功能，即實(shí)現(xiàn)通用型財(cái)務(wù)軟件向適用于本企業(yè)核算的專(zhuān)用型財(cái)務(wù)軟件的轉(zhuǎn)化。各企業(yè)要根據(jù)本企業(yè)的特點(diǎn)和核算要求，積極與開(kāi)發(fā)商溝通，結(jié)合本企業(yè)會(huì)計(jì)核算的特點(diǎn)及重點(diǎn)，制定ERP系統(tǒng)中的全面財(cái)務(wù)核算流程及初始化工作流程，這是今后會(huì)計(jì)核算工作能否順利實(shí)施的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。

（四）進(jìn)行人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)，做到人人懂流程，人人會(huì)操作。會(huì)計(jì)核算流程及初始化工作流程經(jīng)討論確定之后，要進(jìn)行財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)工作，讓財(cái)務(wù)人員在充分了解建設(shè)及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各個(gè)環(huán)節(jié)工作流程的基礎(chǔ)上、熟悉財(cái)務(wù)核算流程、初始化工作流程、初始化工作內(nèi)容等，按照初始化工作流程制定工作計(jì)劃，責(zé)任到人，分工明確，準(zhǔn)備進(jìn)入初始化的設(shè)置階段。

二、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的初始化設(shè)置

對(duì)于新建企業(yè)來(lái)講，我們除了設(shè)置滿(mǎn)足一般性核算需要的會(huì)計(jì)科目外，還根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)會(huì)計(jì)科目的設(shè)置。

（一）滿(mǎn)足建設(shè)期工程核算的需求。在這一點(diǎn)上，我們主要在“在建工程”科目的二、三級(jí)科目上下功夫。在“在建工程”科目下分別設(shè)置了“土地”、“海域使用金”“建安投資”、“設(shè)備投資”“待攤投資”等二級(jí)科目。另外對(duì)于建設(shè)單位領(lǐng)用的甲供材料設(shè)置了“其他應(yīng)收款—工程材料”科目，并按照施工單位進(jìn)行輔助核算。

（二）滿(mǎn)足試生產(chǎn)過(guò)渡期的核算需求，在“在建工程”科目下分別設(shè)置了“試生產(chǎn)準(zhǔn)備費(fèi)”“試生產(chǎn)成本”等二級(jí)科目。

（三）滿(mǎn)足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)期核算需求，重點(diǎn)在成本類(lèi)會(huì)計(jì)科目的設(shè)置上下功夫。我們的做法是：對(duì)于生產(chǎn)單位設(shè)置“生產(chǎn)成本-基本生產(chǎn)”科目歸集生產(chǎn)產(chǎn)品發(fā)生的直接費(fèi)用，設(shè)置“制造費(fèi)用”科目歸集間接費(fèi)用和分廠管理運(yùn)營(yíng)費(fèi)用；對(duì)于輔助單位設(shè)置“生產(chǎn)成本-輔助生產(chǎn)”科目歸集生產(chǎn)產(chǎn)品和提供服務(wù)發(fā)生的直接費(fèi)用，設(shè)置“制造費(fèi)用”科目歸集間接費(fèi)用和本單位管理營(yíng)運(yùn)費(fèi)用。在設(shè)置過(guò)程中充分考慮各基本生產(chǎn)單位和輔助生產(chǎn)單位特點(diǎn)進(jìn)行三級(jí)科目和輔助核算的設(shè)置。

（四）輔助設(shè)置。輔助設(shè)置在會(huì)計(jì)科目中的應(yīng)用是極為重要的，這一點(diǎn)是絕對(duì)不能忽視的。我們的主要設(shè)置是：貨幣資金設(shè)置現(xiàn)金“流量項(xiàng)目”輔助核算；“在建工程”設(shè)置“項(xiàng)目名稱(chēng)”輔助核算；“固定資產(chǎn)”設(shè)置“資產(chǎn)類(lèi)別”輔助核算；往來(lái)科目設(shè)置“客商輔助核算”或個(gè)“人檔案”輔助核算；成本費(fèi)用類(lèi)科目設(shè)置“制造成本中心”或“部門(mén)檔案”輔助核算。

（五）會(huì)計(jì)報(bào)表初始化。會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)核算的最終成果，也是會(huì)計(jì)電算化的核心部分，設(shè)置開(kāi)發(fā)各種報(bào)表是初始化的一項(xiàng)重要工作。對(duì)于會(huì)計(jì)報(bào)表的初始化工作，我建議先設(shè)置基本會(huì)計(jì)報(bào)表，即滿(mǎn)足對(duì)外報(bào)告的一般財(cái)務(wù)報(bào)表。然后根據(jù)本單位管理需要設(shè)置本單位管理報(bào)表，分別滿(mǎn)足單位績(jī)效考核、效益評(píng)價(jià)、市場(chǎng)定位、領(lǐng)導(dǎo)決策等多方面的需要。在建設(shè)期我們不僅根據(jù)需要設(shè)置了在建工程明細(xì)表，還設(shè)置了在建工程——待攤投資明細(xì)表，以便領(lǐng)導(dǎo)在掌握大項(xiàng)工程支出的同時(shí)，也了解待攤投資各分散項(xiàng)目的投資情況。在各項(xiàng)報(bào)表名稱(chēng)、類(lèi)型、結(jié)構(gòu)確定以后，接下來(lái)大量的工作就是報(bào)表公式設(shè)置、參數(shù)設(shè)置、勾稽關(guān)系核對(duì)等內(nèi)容，在這一點(diǎn)上建議充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神，按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)、分工設(shè)置，以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)表設(shè)置工作保質(zhì)保量的完成。

三、會(huì)計(jì)電算化運(yùn)行過(guò)程中的補(bǔ)充與完善

初始化設(shè)置完成后，雖然設(shè)置是一次性的，但在系統(tǒng)的運(yùn)行過(guò)程中，可能還會(huì)出現(xiàn)各種小問(wèn)題，其中一些問(wèn)題是可以補(bǔ)充和完善的，比如輔助核算考慮的不周全，不影響大級(jí)次的二、三級(jí)會(huì)計(jì)科目以及會(huì)計(jì)報(bào)表公式出現(xiàn)誤差修正等，總之，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)會(huì)在不斷補(bǔ)充和完善過(guò)程中日趨完美。

實(shí)踐證明，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)初始化工作是一項(xiàng)極其重要的工作，這項(xiàng)工作是確保系統(tǒng)以后正常有效運(yùn)行的關(guān)鍵所在，希望我的初始化工作體會(huì)和建議能給同行們一點(diǎn)小小的啟示。