王瑛斌

摘 要：隨著新聞事業(yè)的發(fā)展以及先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的普及，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)，以及多媒體技術(shù)等逐漸應(yīng)用到新聞工作中，其中新聞檔案的創(chuàng)新與管理工作也不例外。在信息時(shí)代的今天，怎么實(shí)現(xiàn)新聞檔案的集成與管理工作，怎樣利用電氣文檔完成良好的服務(wù)，已經(jīng)成為新聞事業(yè)的重要工作。就新聞檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的創(chuàng)新與管理工作進(jìn)行了深入的研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：新聞檔案；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；創(chuàng)新與管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G211 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2013）01-0128-02

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)代，計(jì)算機(jī)軟件普及到各個(gè)領(lǐng)域，電子文檔的出現(xiàn)對(duì)人們的日常生活造成了非常大的影響。電子檔案的管理是一個(gè)新的研究課題，人們對(duì)其的重視度越來(lái)越高。新聞事業(yè)單位也根據(jù)現(xiàn)實(shí)的發(fā)展需要，提出了新聞檔案的創(chuàng)新與管理思路，尤其是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，其在豐富信息傳播方式的同時(shí)，也對(duì)新聞的概念做出了進(jìn)一步的詮釋。此外，新聞檔案的管理除了繼承了傳統(tǒng)管理方式的優(yōu)勢(shì)以外，更體現(xiàn)出了現(xiàn)代化管理的先進(jìn)性。

一、加強(qiáng)電子稿件的歸檔，科學(xué)選擇歸檔途徑

（一）加強(qiáng)稿件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線(xiàn)的開(kāi)通

在計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)廣泛普及的同時(shí)，新聞采編信息管理網(wǎng)絡(luò)逐漸建立并發(fā)展起來(lái)，被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上的新聞稿件越來(lái)越多。這些將上傳到網(wǎng)絡(luò)上的文件在沒(méi)有經(jīng)過(guò)采編部門(mén)的挑選與報(bào)道之前，都是經(jīng)過(guò)統(tǒng)一的格式轉(zhuǎn)換的，在很大程度上保證了數(shù)據(jù)的通用性，非常方便歸檔。我們可以采用采編信息管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案的傳輸，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)電子稿件的分類(lèi)與整理，最終實(shí)現(xiàn)歸檔。此外，我們還可以使用采編信息網(wǎng)絡(luò)開(kāi)通新聞采編部門(mén)與檔案管理部門(mén)之間的電子稿件專(zhuān)遞網(wǎng)線(xiàn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)歸檔專(zhuān)用系統(tǒng)的建立。

（二）加強(qiáng)新聞信息匯集點(diǎn)的選擇

新聞檔案信息的匯集點(diǎn)，主要由新聞采編部門(mén)與技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。當(dāng)前，人們對(duì)于信息工作的重視度越來(lái)越高，信息工作日益朝著系統(tǒng)化與標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，新聞采編的信息系統(tǒng)也逐漸改變了傳統(tǒng)的分散各異的方式，轉(zhuǎn)向現(xiàn)如今的集中統(tǒng)一。新聞事業(yè)打破了以往的宣傳與報(bào)道方向，建立起集中于某一方面或者幾方面的系統(tǒng)內(nèi)容。新聞事業(yè)單位的采編信息部門(mén)與技術(shù)部門(mén)主要負(fù)責(zé)進(jìn)行信息的規(guī)劃與管理工作，可以說(shuō)是信息系統(tǒng)的主要部門(mén)，不僅是電子稿件信息的匯集點(diǎn)，更是具備了一定的專(zhuān)業(yè)人才與設(shè)備，因此，將電子文稿的歸檔問(wèn)題交給采編部門(mén)與技術(shù)部門(mén)是一個(gè)非常好的途徑。

二、科學(xué)收集電子稿件

（一）保證文稿格式的統(tǒng)一

在媒介融合趨勢(shì)日益深化的同時(shí)，記者報(bào)道的手段也日益豐富化，其不僅使用文字、攝像，以及攝影等手段，而且越來(lái)越傾向于使用多媒體手段，出現(xiàn)了諸如圖片新聞、動(dòng)畫(huà)新聞，以及音頻新聞等多媒體新聞形式，進(jìn)而出現(xiàn)了各種不同格式的文件。因此，將不同格式的文件轉(zhuǎn)化成通用的電子文檔格式，便成為了檔案管理工作的重要內(nèi)容。通常情況下，我們是通過(guò)對(duì)各種軟件的使用來(lái)實(shí)現(xiàn)文檔的整理與轉(zhuǎn)換工作的。下面介紹幾種常用的文件格式。

1.音頻文件常用格式有WAV、MP3等，同時(shí)還包括一些屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)，以及不是通用格式文件的收集等。

2.視頻文件、多媒體文件，以及超媒體文件等常用的格式有MPDG、AVI等，如果是一些不常用的文件格式，那么最好收集文件的壓縮算法，以及其相關(guān)的軟件等。

3.掃描型的電子文件的常用格式有JPDG、PDF，以及TIFF等，如果是不常用的格式，那么要將其首先轉(zhuǎn)化為通用格式，如果無(wú)法實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換，那么就必須要收集文件的相關(guān)軟件了。

4.文本文件常用的格式有XML、RTF，以及TXT，并且需要將文件的處理工具標(biāo)注清楚，諸如WORD等。

（二）保證稿件的準(zhǔn)確性與真實(shí)性

電子稿件在真實(shí)性與準(zhǔn)確性方面的要求是非常嚴(yán)格的。首先，在電子稿件的生成階段就必須要嚴(yán)格監(jiān)管，做好每一項(xiàng)操作的相關(guān)記錄，一旦出現(xiàn)了問(wèn)題，要能夠及時(shí)采取補(bǔ)救措施。其次，建立科學(xué)的認(rèn)定方法與嚴(yán)格的認(rèn)定手續(xù)，明確檢查的要素，在電子文件的生成過(guò)程中由于版本不同，可能會(huì)造成一定的流失，因此，必須要嚴(yán)格審核，避免檔案出現(xiàn)不完整或者軟件不支持的情況。第三，各個(gè)負(fù)責(zé)人必須要保證檔案的質(zhì)量，設(shè)置檔案處理的權(quán)限，保證檔案的真實(shí)性與保密性，同時(shí)要提高交接流程的審核力度，保證檔案的準(zhǔn)確性。第四，新聞事業(yè)單位要建立起鑒定審核的程序與規(guī)則，使其作為工作流程納入到相關(guān)的管理環(huán)節(jié)之中。

（三）保證電子稿件的時(shí)效性

電子文稿具有一定的特殊性，即不穩(wěn)定性，與紙質(zhì)文稿有著非常明顯的區(qū)別，紙質(zhì)文稿容易保存，電子稿件則不同，因此必須要在采編或者文稿報(bào)道完之后，立刻實(shí)現(xiàn)文稿收集。如果是時(shí)間較長(zhǎng)的系列報(bào)道，或者是專(zhuān)題報(bào)道，可以采用分段收集的方法，同時(shí)要做好備份處理，一旦出現(xiàn)了文稿錯(cuò)誤或者稿件誤刪的情況，能夠及時(shí)采取有效的補(bǔ)救措施，將無(wú)法還原的電子文稿找到。因此，電子稿件的時(shí)效性是非常重要的。

三、加強(qiáng)電子文稿的維護(hù)與管理

（一）新聞檔案載體的要求

新聞檔案中的電子檔案的載體都是電子產(chǎn)品，電子產(chǎn)品的屬性決定了載體的功能，檔案載體的壽命也是隨著諸如灰塵、外來(lái)磁場(chǎng)、光線(xiàn)影響，以及機(jī)械振動(dòng)等的變化而變化的。因此，電子文稿的保管與維護(hù)工作必須要有科學(xué)的方法。具體要求如下：首先，電子檔案必須要做到及時(shí)備份，切不可長(zhǎng)期使用軟磁盤(pán)來(lái)進(jìn)行文檔的保存；其次，保存電子檔案需要的磁帶、光盤(pán)，以及磁盤(pán)等都必須要保證清潔干凈，而且要經(jīng)常維護(hù)保養(yǎng)，切不可用手指觸摸光盤(pán)、磁盤(pán)，以及磁帶等的表面；第三，對(duì)于磁帶和磁盤(pán)，一定要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，將靜電消除；第四，要注意各種保存載體的保護(hù)，不可將磁盤(pán)、光盤(pán)，以及磁帶等產(chǎn)品彎曲折疊，避免出現(xiàn)擠壓變形的情況，更不可以在載體的保護(hù)套上面隨便書(shū)寫(xiě)；第五，要保持庫(kù)房的清潔，切不可將一些食品、易燃物等放入到庫(kù)房，庫(kù)房的溫度要保持在16℃到20℃之間，相對(duì)濕度控制在35%到45%之間即可。

（二）新聞檔案載體的檢測(cè)維護(hù)

電子產(chǎn)品的自身屬性決定了其不僅要滿(mǎn)足上面提到的五個(gè)要求，而且還具有一定的歷史再現(xiàn)性與信息性，以及政治價(jià)值和知識(shí)價(jià)值。所以，對(duì)于即將要?dú)w檔的電子文獻(xiàn)，加強(qiáng)對(duì)其數(shù)據(jù)的檢測(cè)與維護(hù)有著非常重要的意義。電子檔案的載體在入庫(kù)之前需要進(jìn)行以下幾個(gè)方面的檢測(cè)：首先，檢測(cè)磁盤(pán)、磁帶，以及光盤(pán)中的數(shù)據(jù)與原始數(shù)據(jù)是否有出入，一定要保證其一致性；其次，檢查檔案載體是否有物理方面的硬傷，載體表面是否干凈清潔，檢測(cè)是否存在著計(jì)算機(jī)病毒等；第三，使用驅(qū)動(dòng)設(shè)備進(jìn)行細(xì)致的檢測(cè)，查看其是否完整與可靠；第四，要定期進(jìn)行倒帶，而且要保證標(biāo)準(zhǔn)的速度和恒定的張力要求；第五，要根據(jù)實(shí)際需要做好磁帶、磁盤(pán)，以及硬盤(pán)等的更新工作。

（三）新聞檔案信息的維護(hù)與管理

新聞電子檔案的信息不僅包括檔案的卷號(hào)、歸檔的日期，而且還包括起始盤(pán)號(hào)、歸檔前的檢查狀況，甚至還包括歸檔時(shí)的驗(yàn)收、載體的分類(lèi)，以及軟件與硬件的環(huán)境等。與此同時(shí)，電子文檔的壽命還跟其各種因素，以及其存在的環(huán)境等相關(guān)，更與技術(shù)革新等關(guān)系重大。就目前的信息時(shí)代而言，電子產(chǎn)品的更新?lián)Q代頻繁而迅速，而電子文件是通過(guò)計(jì)算機(jī)中的各種軟件實(shí)現(xiàn)信息與載體的結(jié)合的，所以只有計(jì)算機(jī)，以及計(jì)算機(jī)中的相關(guān)軟件才能夠進(jìn)行有效識(shí)讀。如果技術(shù)過(guò)時(shí)，或者產(chǎn)品沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的更新?lián)Q代，那么新產(chǎn)品就很難找到與之相匹配的產(chǎn)品。事實(shí)上，多數(shù)電子檔案載體的使用壽命都比當(dāng)初識(shí)別它的軟件或者硬件的使用期限要長(zhǎng)，從某種程度上也可以說(shuō)是技術(shù)過(guò)時(shí)造成的損害要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于載體的損害。正是由于這樣的問(wèn)題的存在，相關(guān)理論提出要將閱讀電子文件的設(shè)備和相關(guān)的軟件與實(shí)物同時(shí)保存，使用傳統(tǒng)的紙張或者膠片等進(jìn)行制作或者拷貝。這樣的方法不僅費(fèi)力，而且耗費(fèi)時(shí)間，所以在進(jìn)行存檔時(shí)要盡量實(shí)現(xiàn)不同格式文件的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作，將所有文件都轉(zhuǎn)換為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)格式。當(dāng)然，歸檔后的檢測(cè)與維護(hù)工作也不能被忽視。

（四）注重電子檔案管理人才的培養(yǎng)

不論是在怎樣的單位、怎樣的企業(yè)，人力資源始終是企業(yè)發(fā)展的第一資源，人力資源在很大程度上決定了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展前景。新聞事業(yè)單位要想提高檔案管理水平，就必須要培養(yǎng)一批專(zhuān)業(yè)的電子檔案管理工作人員，將專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)視為單位管理的中心任務(wù)來(lái)抓，建立健全科學(xué)合理的人才培養(yǎng)機(jī)制，保證人才培養(yǎng)機(jī)制的可持續(xù)發(fā)展。新聞事業(yè)單位要建立起人才培養(yǎng)、人才激勵(lì)，以及人才開(kāi)發(fā)、人才服務(wù)等為一體的制度體系，鼓勵(lì)檔案管理人員多渠道學(xué)習(xí)，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)信念，使其工作能力得到有效的提高，進(jìn)而適應(yīng)不斷發(fā)展變化的信息社會(huì)，同時(shí)更好地實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下新聞檔案的管理與創(chuàng)新工作，促進(jìn)新聞事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

四、總結(jié)

新聞檔案屬于國(guó)家檔案的一部分，其管理的重要性不言而喻。在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)，以及多媒體技術(shù)廣泛發(fā)展與應(yīng)用的同時(shí)，電子新聞檔案的創(chuàng)新與管理逐漸成為擺在新聞相關(guān)單位面前的重要課題。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的新聞檔案管理與創(chuàng)新不僅需要相關(guān)單位引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備與專(zhuān)業(yè)人才，全面掌握電子文件的特點(diǎn)與工作程序，保證電子檔案管理工作的順利進(jìn)行，更需要其認(rèn)識(shí)到新聞電子檔案的管理工作與紙質(zhì)檔案管理工作的區(qū)別，充分發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，不斷更新電子檔案的管理理念，豐富電子檔案的管理手段與管理方法，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)新聞檔案的現(xiàn)代化管理，使新聞事業(yè)得到前所未有的發(fā)展。

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（責(zé)任編輯：姚 麗）