程燦華

（梧州學(xué)院，廣西梧州543002）

新建本科院校加強教學(xué)檔案建設(shè)的思考

程燦華

（梧州學(xué)院，廣西梧州543002）

從教育部頒發(fā)的《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評估指標(biāo)體系》來看，每個項目都需要有教學(xué)檔案來體現(xiàn)。新建本科院?！吧尽?年后進行教學(xué)水平評估，教學(xué)檔案建設(shè)極其重要，要加強教學(xué)檔案建設(shè)，才能確保評估的順利進行與達標(biāo)。

新建本科院校；教學(xué)檔案；教學(xué)評估

隨著我國高等教育大眾化戰(zhàn)略的深入實施以及地方經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，20世紀(jì)90年代后期以來，一大批?？茖W(xué)?；颡毩⒒蛴蓭姿鶎W(xué)校合并，升格成為本科院校，這類高校被稱之為“新建本科院?！薄Ｈ绾芜m應(yīng)角色的轉(zhuǎn)變，加強教學(xué)檔案的建設(shè)，服務(wù)于教學(xué)和師生，服務(wù)于“升本”5年后的評估建設(shè)。筆者結(jié)合從事教學(xué)檔案管理工作的經(jīng)驗進行如下分析與反思。

1 新建本科院校教學(xué)檔案建設(shè)的重要性和必要性

1.1 教學(xué)檔案建設(shè)是新建本科院校教務(wù)管理工作的核心

新建本科院校要盡快由高職高專教育向本科教育轉(zhuǎn)變，達到本科教學(xué)水平要求。在這個轉(zhuǎn)變過程中,新建本科院校要加強自身建設(shè)，提高學(xué)校的硬件及軟件水平，發(fā)揮地方優(yōu)勢，突出地方辦學(xué)特色，累積辦學(xué)經(jīng)驗，達到本科院校的辦學(xué)條件等。所有這些，必須通過教學(xué)檔案來體現(xiàn)。教學(xué)檔案是一所高校在教學(xué)、科研及各項教學(xué)活動中形成的、具有保存價值的、并按一定歸檔制度集中保管起來的文字材料、圖表、錄音、錄像實物等教學(xué)文件材料的總稱。它能完整、準(zhǔn)確、真實地反映教學(xué)管理的全過程。教學(xué)檔案管理是新建本科院校學(xué)校管理工作的一個重要組成部分，是學(xué)校管理工作的一種工具和手段。所以，教學(xué)檔案收集是否規(guī)范齊全，對新建本科院校學(xué)校綜合檔案的形成有著十分重要的作用。

1.2 教學(xué)檔案建設(shè)是新建本科院?！吧尽焙?年建設(shè)評估的重要憑證和依據(jù)

2004年教育部印發(fā)《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評估方案（試行）》的通知中提出了對高校本科教學(xué)工作水平進行評估的指標(biāo)體系，其中有一級指標(biāo)8項，二級指標(biāo)19項及44個觀測點，分別從學(xué)校的辦學(xué)指導(dǎo)思想、師資隊伍、教學(xué)條件與利用、專業(yè)建設(shè)與教學(xué)改革、教學(xué)管理、學(xué)風(fēng)、教學(xué)效果和特色項目八個方面來考查學(xué)校的辦學(xué)水平[1]。其中在一級指標(biāo)“教學(xué)管理”的評估指標(biāo)和等級標(biāo)準(zhǔn)中，“A”級標(biāo)準(zhǔn)明確要求“管理制度健全，執(zhí)行嚴(yán)格，效果顯著”，這實質(zhì)上是對教學(xué)檔案管理提出了標(biāo)準(zhǔn)化的要求，要有各類齊全的教學(xué)文檔可查證。新建本科院?！吧尽焙?年評估以此為標(biāo)準(zhǔn)，貫徹“以評促改，以評促建，以評促管，評建結(jié)合，重在建設(shè)”的原則，轉(zhuǎn)變角色，做好教學(xué)檔案建設(shè)。完整的教學(xué)檔案是高等學(xué)校教學(xué)管理規(guī)范化的基本要求?？茖W(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案對正確評估辦學(xué)水平，研究教學(xué)及其管理規(guī)律，促進教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量，有著十分重要的作用。

2 新建本科院校教學(xué)檔案建設(shè)中存在的問題

2.1 教學(xué)檔案管理規(guī)范化程度較低

新建本科院校在教學(xué)檔案管理上很大程度還處于過去高職高專的經(jīng)驗性階段，規(guī)范化程度較低。一是大多數(shù)新建本科院校特別是二級學(xué)院（系、部）沒有正確的教學(xué)檔案管理觀念，不重視教學(xué)檔案管理工作，許多二級學(xué)院（系、部）沒有設(shè)置專職教學(xué)檔案管理人員，教學(xué)檔案資料均由各學(xué)院（系、部）資料室人員或教學(xué)秘書代管。這些兼職教學(xué)檔案管理人員，對教學(xué)檔案工作的重要性認識不足，對教學(xué)檔案材料的收集不及時、不主動，甚至被動等待，導(dǎo)致教學(xué)檔案材料不齊全、不完整、不系統(tǒng)，甚至?xí)斐稍诮虒W(xué)評估中因丟失材料而緊張補救的被動局面。二是教學(xué)檔案管理制度不健全，缺乏有效的管理機制。學(xué)校只是大致規(guī)定了一些需要歸檔材料的內(nèi)容，沒有明確規(guī)定歸檔的時間、要求和獎懲措施，即使有些學(xué)校規(guī)定了歸檔時間和要求，但由于沒有監(jiān)督機制和獎懲措施的制約，只是流于形式，難以落實。三是歸檔范圍的內(nèi)容過于抽象，教學(xué)檔案材料的形成對象和移交對象不夠明確，導(dǎo)致了部門之間相互推諉責(zé)任。四是沒有教學(xué)檔案利用的保障機制，教職工借閱、傳閱教學(xué)檔案比較隨意，既不妥善保管也不及時歸還，從而造成教學(xué)檔案資料流失，不利于教學(xué)檔案的開發(fā)利用。

2.2 教學(xué)檔案管理信息化程度偏低

當(dāng)今人類社會正步入一個利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)數(shù)字化的全新時代，電子化教學(xué)檔案信息已日益成為信息服務(wù)的重要媒體，相比之下，新建本科院校教學(xué)檔案信息化管理手段滯后。一方面，教學(xué)檔案由于涉及的專業(yè)多、課程雜、范圍廣、內(nèi)容繁、工作細，各教學(xué)部門若缺乏整體規(guī)劃，各行其是，各自為政，將造成全校在教學(xué)檔案管理、數(shù)據(jù)查找、資料共享等諸多不便。另一方面，隨著高等教育的快速發(fā)展，教學(xué)活動中產(chǎn)生的教學(xué)信息以及對這些教學(xué)信息的需求也快速增長，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式和手工操作方法已經(jīng)遠遠不能適應(yīng)這樣的形勢。

2.3 教學(xué)檔案的應(yīng)用價值體現(xiàn)不充分

教學(xué)檔案的應(yīng)用價值主要體現(xiàn)兩個方面：一是在教學(xué)評估工作中,教學(xué)檔案材料作為重要的評估材料,是衡量新建本科院校教學(xué)水平、教學(xué)質(zhì)量等是否符合本科院校教學(xué)水平的重要標(biāo)志；二是在日常教學(xué)管理工作中,教師可以通過查詢教學(xué)檔案、利用教學(xué)檔案進行深化教學(xué)內(nèi)容、改革教學(xué)方法和手段。但傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方法手段落后,主要通過手工操作,以紙張、案卷為載體進行收集、歸檔、檢索等,教學(xué)檔案收集不及時不完整、整理不規(guī)范,教學(xué)檔案數(shù)字化水平低,難以充分實現(xiàn)教學(xué)檔案的應(yīng)用價值。

3 新建本科院校加強教學(xué)檔案建設(shè)的對策

3.1 加強教學(xué)檔案建設(shè)工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全組織機構(gòu)

新建本科院校服務(wù)于教育大眾化的要求，招生人數(shù)越來越多，教師年輕化凸顯，為此，在加強和完善過去校級教學(xué)檔案管理制度的基礎(chǔ)上，要建立二級學(xué)院（系、部）檔案管理機制。

3.1.1.各二級學(xué)院（系、部）要確定分管教學(xué)檔案建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，投入一定的經(jīng)費，成立二級學(xué)院檔案室，確定專、兼職檔案管理員負責(zé)學(xué)院（系、部）教學(xué)檔案歸檔。

3.1.2.把二級學(xué)院（系、部）形成的教學(xué)檔案分成兩個部分：一部分按學(xué)校檔案室（館）要求移交歸檔，另一部分按教學(xué)評估要求存放二級學(xué)院（系、部）檔案室，并編目管理。

3.1.3.二級學(xué)院（系、部）要把教學(xué)檔案管理列入本學(xué)院（系、部）議事日程，列入專職、兼職檔案員的崗位職責(zé)，以改變教學(xué)評估時緊張應(yīng)付的狀況，解決評估材料準(zhǔn)備工作周期長、難度大的矛盾，以便從容應(yīng)對。

3.1.4.學(xué)校的檔案部門要承擔(dān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的職責(zé)，負責(zé)對二級學(xué)院（系、部）教學(xué)檔案建設(shè)工作進行系統(tǒng)化、專業(yè)化的指導(dǎo)，定期進行檢查、考核，引導(dǎo)二級學(xué)院（系、部）檔案管理向制度化、規(guī)范化方向發(fā)展[2]。

3.1.5.要充分發(fā)揮各級黨政組織對教學(xué)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)作用，做到教學(xué)檔案工作有人管、有人抓，確保教學(xué)檔案工作認識到位、任務(wù)到位、時間到位、責(zé)任到位，使教學(xué)檔案管理工作真正落到實處。

3.2 加強教學(xué)檔案資源的開發(fā)力度，提升教學(xué)檔案工作的效能

3.2.1.加強教學(xué)檔案信息化建設(shè)，建立一套完整的院系電子教學(xué)檔案系統(tǒng)，有效地整合各部門的教學(xué)檔案資源，使學(xué)校教學(xué)檔案管理實現(xiàn)信息化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。所以，教學(xué)檔案建設(shè)要改變傳統(tǒng)的手工操作方式，采用現(xiàn)代化手段，實現(xiàn)教學(xué)檔案由單一的紙質(zhì)檔案拓展為紙質(zhì)檔案為主、兼顧電子檔案和其他載體檔案，有計劃、有步驟地進行教學(xué)檔案數(shù)據(jù)化工作。

3.2.2.隨著在高校中OA系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)及電子郵件的應(yīng)用，許多教學(xué)管理類的工作都通過網(wǎng)絡(luò)進行，對這些管理類的文件應(yīng)安排專門人員進行網(wǎng)絡(luò)整理，這部分教學(xué)檔案可以系統(tǒng)地歸類并數(shù)字化。對于教學(xué)類文件檔案，應(yīng)加強教師計算機應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的能力，盡量把教師的教案、教學(xué)方法手段、教學(xué)大綱等內(nèi)容數(shù)字化，既有利于教師、學(xué)生通過網(wǎng)絡(luò)共享資源，同時也提高了教學(xué)檔案數(shù)字化水平。教師和學(xué)生可以通過網(wǎng)絡(luò)，最大程度地達到教學(xué)資源共享，使教學(xué)檔案資源發(fā)揮其應(yīng)用價值最大化，為提高年輕教師的教學(xué)科研水平提供強有力的支撐平臺。

3.2.3.可以利用系統(tǒng)軟件，對學(xué)生的學(xué)籍信息、課程信息、考試成績等教學(xué)檔案資源形成數(shù)據(jù)庫，從而達到數(shù)字化管理。教學(xué)檔案管理工作作為一種動態(tài)的存在方式，要考慮到它與教學(xué)管理方面的相互作用，根據(jù)國家的有關(guān)檔案法規(guī)和學(xué)校實際情況，制定和適時調(diào)整教學(xué)檔案的各項管理制度，讓二級學(xué)院（系、部）統(tǒng)一實施，實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范化。

3.3 加強檔案意識，建立穩(wěn)定的教學(xué)檔案管理人才隊伍

3.3.1.選拔和配備有過硬的思想政治素質(zhì)，熟悉并熱愛檔案管理，工作細心、認真負責(zé)的人員擔(dān)任專職或兼職教學(xué)檔案管理員，實行教學(xué)檔案管理崗位責(zé)任制，做到人在其崗各負其責(zé)。教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作質(zhì)量的好壞。一個單位檔案工作的優(yōu)劣完全取決于檔案人員本身的素質(zhì)。因此，檔案人員要充分認識教學(xué)評估在教學(xué)工作的中心地位、教學(xué)改革的核心地位和教育優(yōu)先發(fā)展的戰(zhàn)略地位，感悟到自身的責(zé)任重大，從而加強學(xué)習(xí)與研究，加強計算機技術(shù)的運用，勇于創(chuàng)新，以服務(wù)教學(xué)中心為已任，發(fā)揚敬業(yè)愛崗、艱苦奮斗、團結(jié)協(xié)作精神，為教學(xué)工作提供有效服務(wù)。

3.3.2.加強對教學(xué)檔案管理員的培訓(xùn)教育，不斷提高思想政治理論和業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是在政治思想上樹立高度的工作責(zé)任心和良好的服務(wù)意識。二是在業(yè)務(wù)知識上，具有較強的檔案價值鑒定能力，加強檔案管理技術(shù)、自動化操作能力的訓(xùn)練。三是讓檔案管理員“走出去”，到一些高校深造檔案專業(yè)知識，或是參加國家、省、市級組織的各種檔案和信息化知識培訓(xùn)班，到教學(xué)檔案搞得好的高校參觀學(xué)習(xí)取經(jīng)，通過多種途徑提升檔案管理員的專業(yè)水平[3]。

3.3.3.加強對教學(xué)檔案管理員的人文關(guān)懷。一是學(xué)校、二級學(xué)院（系、部）領(lǐng)導(dǎo)要每年深入基層了解教學(xué)檔案收集情況和及時解決存在問題。二是顧及檔案管理員的專業(yè)方向，不要使其兼職過多而專業(yè)方向不明。三是提高檔案管理員的工作待遇，在檔案管理員申報檔案管理的專業(yè)技術(shù)職稱上給予傾斜；四是每年進行一次教學(xué)檔案管理單位、人員的評優(yōu)工作，在精神上和物質(zhì)上給予獎勵。

總之，教學(xué)評估和教學(xué)檔案是相輔相成、辯證統(tǒng)一的，一方面教學(xué)評估依賴于教學(xué)檔案，另一方面教學(xué)評估又可以促進教學(xué)檔案的建設(shè)。新建本科院校要很好地迎接“升本”后5年評估，要轉(zhuǎn)變思想觀念,求真務(wù)實，建立一支穩(wěn)定的教學(xué)檔案管理人才隊伍，不斷增強檔案管理人才素質(zhì)，積極做好各項教學(xué)評估的教學(xué)檔案的建檔工作，推進教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、信息化和現(xiàn)代化，充分發(fā)揮教學(xué)檔案服務(wù)于教學(xué)評估、師生員工的教學(xué)和科研功能。

[1]教育部.普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評估方案（試行）的通知[Z].北京:教育部辦公廳,2004．

[2]王亞佩.高校教學(xué)評估與教學(xué)檔案建設(shè)的思考[J].浙江萬里學(xué)院學(xué)報,2006(6):121-123．

[3]程燦華.加強高校教學(xué)檔案的建設(shè)與管理[J].梧州學(xué)院學(xué)報，2008(6):97-102.

G275.3

A

1673-8535(2013)03-0047-04

程燦華（1963-），女，廣西梧州市人，梧州學(xué)院圖書館館員，研究方向：檔案學(xué)。

（責(zé)任編輯：高堅）

2013-03-06