羅佛如

一般情況下，采購管理系統(tǒng)與應(yīng)付款管理系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)和存貨核算系統(tǒng)等系統(tǒng)集成使用以處理采購與付款業(yè)務(wù)。采購管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)系如下圖：

（圖1 采購管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)系）

一、采購管理系統(tǒng)初始化常見問題解釋

采購管理系統(tǒng)初始化常見問題主要是期初采購入庫單錄入和采購期初記賬操作。

問題1：期初采購入庫單無法在庫存管理系統(tǒng)錄入。

[原因]期初采購入庫單應(yīng)當(dāng)在采購管理系統(tǒng)錄入，當(dāng)月的采購入庫單才能在庫存管理系統(tǒng)錄入或生成。

[分析]當(dāng)采購管理系統(tǒng)與庫存管理系統(tǒng)集成使用時(shí)，當(dāng)月的采購入庫單必須在庫存管理系統(tǒng)錄入或生成，但是期初采購入庫單必須在采購管理系統(tǒng)錄入。

[解決方法]在當(dāng)采購管理系統(tǒng)錄入期初采購入庫單。

問題2：采購管理系統(tǒng)無法進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理，存貨核算系統(tǒng)不能記賬。

[原因]采購管理系統(tǒng)沒有執(zhí)行采購期初記賬。

[分析]采購管理系統(tǒng)如果不執(zhí)行期初記賬，則無法開始日常業(yè)務(wù)處理。即使采購管理系統(tǒng)沒有期初數(shù)據(jù)，也要執(zhí)行采購期初記賬。采購管理系統(tǒng)如果不執(zhí)行采購期初記賬，則存貨核算系統(tǒng)也不能記賬。

[解決方法]在采購管理系統(tǒng)中錄入并保存“期初采購入庫單”，然后執(zhí)行采購期初記賬。

二、采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)常見問題解釋

采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)常見問題主要包括“采購入庫單”錄入與審核、“采購發(fā)票”生成與審核、采購結(jié)算、采購運(yùn)費(fèi)分?jǐn)?、采購付款核銷操作、付款單的填制與審核、采購?fù)素?、暫估入庫與暫估報(bào)銷業(yè)務(wù)等。采購管理系統(tǒng)單貨同行業(yè)務(wù)流程如下圖：

（圖2 采購管理系統(tǒng)單貨同行業(yè)務(wù)流程）

問題1：采購管理系統(tǒng)無法錄入“采購入庫單”。

[原因]“采購入庫單”應(yīng)當(dāng)在庫存管理系統(tǒng)中錄入。

[分析]如果采購管理系統(tǒng)與庫存管理系統(tǒng)集成使用，那么“采購入庫單”必須在庫存管理系統(tǒng)中錄入和審核，不能在采購管理系統(tǒng)錄入。

[解決方法]在庫存管理系統(tǒng)中錄入并審核“采購入庫單”。但在庫存管理系統(tǒng)中錄入“采購入庫單”時(shí)，可以參照采購管理系統(tǒng)中該業(yè)務(wù)對應(yīng)的“采購訂單”或“采購發(fā)票”生成“采購入庫單”。

問題2：采購管理系統(tǒng)無法對本系統(tǒng)錄入的“采購專用發(fā)票”、“采購普通發(fā)票”、“運(yùn)費(fèi)發(fā)票”等采購發(fā)票進(jìn)行審核。

[原因]采購發(fā)票在采購管理系統(tǒng)錄入后會(huì)自動(dòng)傳遞到應(yīng)付款管理系統(tǒng)，采購發(fā)票應(yīng)當(dāng)在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中進(jìn)行審核。

[分析]如果采購管理系統(tǒng)與應(yīng)付款管理系統(tǒng)集成使用，那么采購發(fā)票必須在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中審核，在審核后在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中生成如下憑證：借：物資采購，應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）；貸：應(yīng)付賬款

該憑證會(huì)傳遞到總賬管理系統(tǒng)，在總賬管理系統(tǒng)對其執(zhí)行審核和記賬操作。

[解決方法]在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中對采購管理系統(tǒng)傳遞過來的采購發(fā)票進(jìn)行審核。付款時(shí)應(yīng)當(dāng)在應(yīng)付款管理系統(tǒng)填制和審核付款單，核銷操作后生成如下憑證：借：應(yīng)付賬款；貸：銀行存款。

問題3：在采購管理系統(tǒng)對采購發(fā)票執(zhí)行現(xiàn)付操作，同時(shí)在應(yīng)付款管理系統(tǒng)錄入和審核該業(yè)務(wù)的“付款單”后，發(fā)現(xiàn)重復(fù)付款?，F(xiàn)付業(yè)務(wù)流程圖如下：

（圖3 現(xiàn)付業(yè)務(wù)流程圖）

[原因]在采購管理系統(tǒng)對采購發(fā)票執(zhí)行現(xiàn)付代表已經(jīng)對該業(yè)務(wù)進(jìn)行了付款，現(xiàn)付業(yè)務(wù)實(shí)際上是“一手交錢一手交貨業(yè)務(wù)”。

[分析]需要在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中對該已現(xiàn)付的采購發(fā)票執(zhí)行“應(yīng)付單據(jù)審核”，生成如下憑證：借：物資采購，應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）；貸：銀行存款。

[解決方法]在應(yīng)付款管理系統(tǒng)執(zhí)行“應(yīng)付單據(jù)審核”操作，設(shè)置“應(yīng)付單過濾條件”時(shí)，應(yīng)選擇“包含已現(xiàn)結(jié)發(fā)票”復(fù)選框，否則無法顯示該已現(xiàn)付的采購發(fā)票，審核后執(zhí)行現(xiàn)付業(yè)務(wù)制單操作。

問題4：采購存貨的過程中，發(fā)生運(yùn)費(fèi)無法計(jì)入存貨的入賬成本。

[原因]在采購管理系統(tǒng)沒有對運(yùn)費(fèi)發(fā)票執(zhí)行分?jǐn)偛僮鳎浫氩少彴l(fā)票后直接做采購結(jié)算導(dǎo)致。

[分析]為了將在采購過程發(fā)生的運(yùn)費(fèi)計(jì)入存貨的采購成本在做采購結(jié)算前，將“采購入庫單”與“采購專用發(fā)票”和“運(yùn)費(fèi)發(fā)票”執(zhí)行分?jǐn)偛僮鳌?/p>

[解決方法]先在采購管理系統(tǒng)錄入“采購專用發(fā)票”和“運(yùn)費(fèi)發(fā)票”，在庫存管理系統(tǒng)錄入“采購入庫單”，然后在采購管理系統(tǒng)必須執(zhí)行“手工結(jié)算”操作，不能執(zhí)行“自動(dòng)結(jié)算”操作。選擇要結(jié)算的入庫單和發(fā)票（包括運(yùn)費(fèi)發(fā)票），選擇按數(shù)量費(fèi)用分?jǐn)偡绞竭M(jìn)行分?jǐn)?，最后進(jìn)行采購結(jié)算操作。在應(yīng)付款管理系統(tǒng)對“采購專用發(fā)票”和“運(yùn)費(fèi)發(fā)票”進(jìn)行審核，選擇合并制單，運(yùn)費(fèi)自動(dòng)扣除進(jìn)項(xiàng)稅額后計(jì)入存貨入賬成本。

問題5：上月采購的存貨貨到發(fā)票未到月末暫估入賬，本月收到發(fā)票做采購結(jié)算后，無法在存貨核算系統(tǒng)執(zhí)行正常單據(jù)記賬操作。單到回沖業(yè)務(wù)流程圖如圖4：

[原因]上月在庫存管理系統(tǒng)錄入或生成并審核“采購入庫單”后，在存貨核算系統(tǒng)先執(zhí)行“暫估成本錄入”，然后執(zhí)行“正常單據(jù)記賬”。所以上月的“采購入庫單”已經(jīng)在存貨核算系統(tǒng)執(zhí)行過正常單據(jù)記賬操作，本月無需再次執(zhí)行記賬操作。

（圖4 貨到票未到單到回沖業(yè)務(wù)流程圖）

[分析]本月采購發(fā)票到達(dá)后，無需重復(fù)對“采購入庫單”進(jìn)行記賬，只需執(zhí)行“結(jié)算成本處理”操作。

[解決方法]存貨核算系統(tǒng)執(zhí)行“結(jié)算成本處理”操作，應(yīng)選中“未完全結(jié)算完的單據(jù)是否顯示”復(fù)選框，否則無法顯示相應(yīng)單據(jù)。選擇需要進(jìn)行暫估結(jié)算的單據(jù)，單擊暫估完成暫估結(jié)算。執(zhí)行生成憑證操作，首先按照紅字回沖單生成如下憑證（假如金額為10000）：借：物資采購-10000；貸：應(yīng)付賬款——暫估應(yīng)付款-10000。然后按照藍(lán)字回沖單生成如下憑證（假如金額為10000）：借：庫存商品10000；貸：物資采購10000。

問題6：本月采購的存貨貨到發(fā)票未到月末暫估入賬，在庫存管理系統(tǒng)錄入并審核“采購入庫單”后，無法在存貨核算系統(tǒng)執(zhí)行正常單據(jù)記賬操作。暫估入庫業(yè)務(wù)流程圖如圖5：

（圖5 貨到票未到暫估入庫業(yè)務(wù)流程圖）

[原因]“采購入庫單”沒有單價(jià)，所以不能在存貨核算系統(tǒng)執(zhí)行正常單據(jù)記賬操作。

[分析]需在存貨核算系統(tǒng)中錄入單價(jià)，才能執(zhí)行正常單據(jù)記賬操作。

[解決方法]在存貨核算系統(tǒng)執(zhí)行“暫估成本錄入”操作，輸入需要暫估存貨的單價(jià)，單擊保存。然后再執(zhí)行正常單據(jù)記賬操作，生成如下憑證：借：物資采購 ；貸：應(yīng)付賬款——暫估應(yīng)付款。

問題7：已開發(fā)票并已付款的存貨存在質(zhì)量問題，發(fā)生退貨，收到供應(yīng)商退回的貨款時(shí)，既不能在應(yīng)付款管理系統(tǒng)錄入“收款單”，也不能在應(yīng)收款管理系統(tǒng)錄入。采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程圖如圖6：

[原因]“收款單”不能在應(yīng)付款管理系統(tǒng)錄入，在應(yīng)收款管理系統(tǒng)增加“收款單”時(shí)也無法選擇該供應(yīng)商，故也不能在應(yīng)收款管理系統(tǒng)錄入。

[分析]可以對紅字采購發(fā)票進(jìn)行現(xiàn)付操作，錄入負(fù)數(shù)金額，代表是“收款單”。

（圖6 采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程圖）

[解決方法]在采購管理系統(tǒng)對該紅字采購專用發(fā)票執(zhí)行現(xiàn)付操作，錄入負(fù)數(shù)金額，然后進(jìn)行采購結(jié)算，最后在應(yīng)付款管理系統(tǒng)審核已經(jīng)現(xiàn)付的紅字采購專用發(fā)票，生成如下憑證（假如金額為11700元）：借：物資采購-10000、應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）-1700；貸：銀行存款 -11700。

問題8：對采購發(fā)票錯(cuò)誤進(jìn)行了采購結(jié)算，無法對采購發(fā)票執(zhí)行撤銷采購結(jié)算操作。

[原因]不能直接對采購發(fā)票進(jìn)行采購結(jié)算撤銷操作。

[分析]需執(zhí)行對采購結(jié)算單進(jìn)行刪除操作。

[解決方法]在采購管理系統(tǒng)中進(jìn)入結(jié)算單列表，選擇需要?jiǎng)h除的結(jié)算單，雙擊進(jìn)入找到該結(jié)算單，然后執(zhí)行“刪除”操作，刪除該結(jié)算單，對應(yīng)采購發(fā)票的“已結(jié)算”標(biāo)記會(huì)自動(dòng)清除。

[1]王新玲，汪剛.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)教程[M].北京：清華大學(xué)出版社.2009.155-175.