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        淺談幼兒園的檔案管理工作

        2012-12-31 00:00:00曹秋
        新課程·小學(xué) 2012年12期

        提到“檔案”一詞,最初給我的感覺是神圣而神秘的,當(dāng)我真正接觸到檔案工作,特別是幼兒園檔案后才知道它的繁瑣和重要。檔案是幼兒園信息資源的一部分,對幼兒園的前進(jìn)與發(fā)展起著重要的作用。檔案管理是幼兒園科學(xué)管理的重要組成部分,一個幼兒園檔案工作的好壞直接影響著幼兒園各項工作的開展,我園一直高度重視檔案工作的建設(shè),注重收集、整理和充分利用幼兒園的檔案資料,并使它更好地為幼兒園的教育及發(fā)展服務(wù)。

        一、重視檔案工作,增強(qiáng)檔案意識

        幼兒園檔案包含著豐富的內(nèi)容,有教育教學(xué)方面的資料、有教科研材料、黨政管理及其他各項活動中形成的各種記錄。幼兒園檔案反映了幼兒園深厚的文化底蘊(yùn),是園風(fēng)、園貌等隱性文化氛圍的體現(xiàn)。幼兒園檔案材料大多來自一線,只依靠個別人員的力量是不夠的,因此不管是教師還是后勤人員,人人都應(yīng)樹立收集材料的意識,比如教師及時收集日常工作中的計劃、總結(jié)、各類活動的過程性資料,后勤人員要收集好保育方面的資料、各種設(shè)備的使用安裝材料等,以確保幼兒園檔案材料的齊全和完整。我園本著“建好檔案、管好檔案、用好檔案”的宗旨,使幼兒園檔案工作走上了科學(xué)規(guī)范的發(fā)展之路。

        二、及時收集材料,規(guī)范檔案管理

        檔案工作始于資料的收集,這是檔案工作的第一步,收集資料時要從平時的積累開始,注意保存原始的、真實(shí)的第一手資料。但并不是所有的資料都要一一收集,而是要選擇有價值的,能反映幼兒園歷史發(fā)展情況的材料。因此我們幼兒園各項資料的收集由專人負(fù)責(zé),比如幼兒園開展全市乃至全國的教科研活動或者各類親子活動、畢業(yè)典禮的時候,有老師從活動的籌備、開展到結(jié)束進(jìn)行資料的整理,由電教部門負(fù)責(zé)每次活動的影像資料,由專人保管好相關(guān)資料,以確保資料的完整性和真實(shí)性。

        資料收集后的關(guān)鍵是整理和歸檔,這樣資料才升級為檔案。幼兒園的檔案有文書檔案、學(xué)籍檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等,比如文書檔案又分為黨支部、團(tuán)支部、教科室等,接下去還要分為永久、長期、短期,因此檔案的整理也是一項很繁瑣的工作,但只有對檔案資料進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的整理分類,才能使其具有保存價值和參考價值,所以必須要將同專題、同項目、同內(nèi)容的文件材料編排在一起,并按時間順序排列,同時將檔案的目錄輸入電腦,方便以后的檢索。

        三、充分利用檔案,主動提供服務(wù)

        檔案的價值在于對它的利用,檔案工作的根本目的,就是充分發(fā)揮檔案的價值作用,使大家能及時地獲取信息,并從信息中獲取、提煉、開發(fā)出有參考價值的東西。我們幼兒園每學(xué)期開展老教師示范課、外出聽課的模仿課,在這些活動的開展中積累了很多課件、圖片資料。還有我們每月有各類評估,比如體育器具的制作、課件玩具的制作、區(qū)域材料的制作等活動,另外還有親子活動、運(yùn)動會等大型活動,在這些活動的開展中都積累了豐富的資料,有書面資料、圖片資料、影像資料等,這些逐年累積后都變成了非常有價值的參考檔案資料。但檔案只有利用起來,才能體現(xiàn)它的價值,因此,我園為檔案室配備了借閱登記本,在借閱時要進(jìn)行登記,包括借閱人姓名、借閱時間、案卷名稱,并規(guī)定歸還日期,逾期不還的要及時催要。在辦理借閱手續(xù)時,檔案員應(yīng)主動找到借閱者所需文件材料,不要讓借閱者自己尋找,避免借閱者對檔案不熟悉而帶來麻煩,檔案歸還后要及時歸檔,避免遺失。作為檔案員,要不斷提高業(yè)務(wù)水平,掌握現(xiàn)代化管理工具,熟練掌握電腦操作,更好地為教育教學(xué)工作服務(wù)。

        檔案管理工作看似簡單,但卻是一件長期而細(xì)致的工作,在參與我園檔案管理工作的過程中,我不斷學(xué)習(xí)探索,不斷總結(jié)經(jīng)驗,使幼兒園的檔案工作更加科學(xué)化、規(guī)范化,更好地服務(wù)于幼兒園的各項工作。

        (作者單位 江蘇省張家港金港幼兒園)

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