摘要：高校圖書館檔案管理只有依托計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，才能發(fā)揮圖書館檔案文獻資源的作用，達到資源共建共享。文章擬從高校圖書館檔案工作的現(xiàn)狀、數(shù)字化建設(shè)的實施方案、作用等方面進行了探討。

關(guān)鍵詞：高校圖書館；檔案；數(shù)字化建設(shè)；分類表

高校圖書館檔案是指高校圖書館在各項工作、活動中形成并對圖書館管理具有一定參考價值的文字、圖表、實物等多種形式的文件資料，是高校圖書館在開展各項活動保存下來的最原始的資料。隨著知識經(jīng)濟的不斷興起，計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，以紙本記錄為主的傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化圖書館的發(fā)展需要，取而代之，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化成力現(xiàn)代化圖書館的建設(shè)方向，作為數(shù)字化圖書館的一部分，圖書館檔案的數(shù)字化建設(shè)已成發(fā)展之趨勢。

一、高校圖書館檔案管理的現(xiàn)狀

（1）“三特性”——制約檔案管理。高校圖書館檔案具有“三性”特點，即隸屬性、非全宗性、獨特性。隸屬性指高校圖書館檔案是該高校檔案的二級管理單位，隸屬于該高校檔案館（室），服從高校檔案館（室）的統(tǒng)一管理，接受其工作的指導(dǎo)。非全宗性指高校圖書館不是一個獨立從事活動的單位，在行政上、財務(wù)上、人事上不是一個獨立的活動機構(gòu)。獨特性指圖書館檔案材料的收集，僅僅收集與圖書館工作密切相關(guān)的文件、政策，以便對圖書館的文獻資源、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、館史文化等做出正確的了解。

（2）“不重視”——淡薄管理意識。高校圖書館的檔案管理工作長期以來被忽視，在圖書館業(yè)務(wù)工作中一直處于弱勢地位，圖書館員工普遍缺乏檔案管理意識閉。普遍認為檔案管理工作隸屬于檔案館（室），不具有全宗性，而是處于從屬性的地位。

（3）“不規(guī)范”——缺乏制度保障。要想做好高校圖書館檔案管理工作，必須要有健全的管理制度做保障。借助檔案規(guī)章制度來管理，可以最大限度地將圖書館在工作活動中得到的大量原始材料收集齊全，以供發(fā)揮更大的作用。

（4）“流動性”——影響檔案管理。圖書館檔案工作由辦公室秘書兼任，并沒有設(shè)定專門人才管理檔案工作，辦公室秘書一換，檔案管理員就隨之更換，造成檔案管理員流動性大，不利于檔案管理。

（5）“重藏輕用”——不利檔案利用。高校圖書館即便是建立起自己的檔案室，配備專門檔案員，卻并沒有將檔案公開化。

（6）“數(shù)字化”——舉步維艱，成信息孤島。大量檔案資源不能被讀者所利用，嚴重制約了圖書館檔案的利用率，此外，由于圖書館檔案信息沒有實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，不能與學(xué)校其他職能部門的辦公系統(tǒng)對接，形成“信息孤島”，不利于圖書館服務(wù)水平的提升。

二、高校圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)的實施方案

（1）分類標準化——立規(guī)矩。高校圖書館進行數(shù)字化建設(shè)的前提是制定檔案分類的標準，俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，對于檔案數(shù)字化建設(shè)來說，制定檔案的分類標準就是“立規(guī)矩”分類標準一旦確定，通過對高校圖書館的檔案進行分類，并建立目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，從而實現(xiàn)高校圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

（2）目錄數(shù)字化——找眼睛。高校圖書館檔案目錄數(shù)字化，指的是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫御，是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，也是檔案數(shù)字化工作的前提，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)務(wù)必做到層級清晰，結(jié)構(gòu)合理，范圍廣泛，體系完整。

（3）全文數(shù)字化——要“有目有文”。如果僅僅是檔案目錄數(shù)字化，高校圖書館檔案仍然不能得到充分利用，而是會出現(xiàn)“有目無文”的現(xiàn)象，給檢索人員帶來不便，因此，將圖書館檔案目錄數(shù)字化和部分檔案全文數(shù)字化相結(jié)合，則成為圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)的核心。

（4）重藏重用——數(shù)字化的目的。圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重點是為了發(fā)揮檔案的最大作用，使更多的人能夠利用圖書館的檔案文獻資源，因此，在完成高校圖書館檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化建設(shè)之后，對檔案數(shù)字化的利用與管理也顯得尤為重要。

三、高校圖書館數(shù)字化建設(shè)的作用

（1）節(jié)約財政開支，提高服務(wù)效率。隨著辦公自動化和“無紙化”辦公時代的到來，產(chǎn)生了大量的電子文檔，傳統(tǒng)的圖書館檔案管理模式已不能適應(yīng)新時期圖書館檔案建設(shè)工作，通過高校圖書館檔案的數(shù)字化建設(shè)，可以大大提高圖書館的工作效率。數(shù)字化建設(shè)也有利于提高檔案管理工作人員的辦事效率，工作水平、服務(wù)質(zhì)量。

（2）節(jié)省物理空間，利于檔案保存。高校圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)，改變傳統(tǒng)的“檔案儲藏室”為計算機存儲，可以大大節(jié)省物理空間。通過對高校圖書館檔案進行數(shù)字化建設(shè)，將檔案形成系統(tǒng)性，利于集中統(tǒng)一保存，還能代替原件使用，數(shù)字化檔案副本又可異地存儲，即使發(fā)生天災(zāi)人禍也能最大限度地保持檔案的完整性，有利于保護檔案原件，從而達到存儲圖書館檔案資源的目的。

（3）網(wǎng)絡(luò)化管理，為教學(xué)科研服務(wù)。傳統(tǒng)的圖書館檔案以封閉的或半封閉的模式管理，在一定程度上造成圖書館檔案資源的閑置和浪費，有效開發(fā)利用圖書館檔案是圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目的。檔案資料數(shù)字化后有利于為領(lǐng)導(dǎo)決策和館內(nèi)各項工作及時準確地提供檔案信息。數(shù)字化后也有利于實行檔案公開，進行檔案信息交流。

（4）公開化管理，擴大圖書館宣傳。數(shù)字化圖書館打破圖書館檔案資源豐富卻利用價值不大，不能充分發(fā)揮檔案作用的限制，嘗試通過檔案數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)檔案公開，達到資源共享的目的。

高校圖書館充分認識到檔案管理工作的重要性，尤其是數(shù)字化建設(shè)將成為今后發(fā)展的重點，更應(yīng)該意識到檔案數(shù)字化建設(shè)的必要和必須。高校圖書館應(yīng)按照統(tǒng)一規(guī)范的分類標準，對檔案目錄數(shù)字化、全文數(shù)字化建設(shè)相結(jié)合進行檔案數(shù)字化建設(shè)，才能順應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展趨勢，最大程度地利用好圖書館檔案資源，發(fā)揮應(yīng)有價值。

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