摘要：將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，無(wú)疑對(duì)提升檔案管理工作的效率、質(zhì)量、規(guī)范性有著重要的意義。本文分析了檔案信息化建設(shè)的作用，并提出了檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；作用；對(duì)策

檔案管理信息化指的是檔案管理部門在國(guó)家統(tǒng)一規(guī)劃、組織和引導(dǎo)下，結(jié)合本單位的實(shí)際條件和發(fā)展需要，在檔案管理工作的各項(xiàng)事務(wù)中，充分利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，將檔案資源進(jìn)行擴(kuò)展、整理、存儲(chǔ)和管理利用，并向社會(huì)提供相關(guān)的服務(wù)。檔案管理信息化并不僅僅是將各種形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子資源，而是將檔案管理的工作重點(diǎn)由對(duì)檔案的保管，轉(zhuǎn)化為對(duì)檔案資源的處置、管理和利用，換言之，檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)將檔案管理工作由保管檔案為目的轉(zhuǎn)化為以向社會(huì)提供檔案信息服務(wù)為目的的過(guò)程。信息時(shí)代背景下，檔案管理部門為了適應(yīng)檔案管理工作新趨勢(shì)，應(yīng)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理工作的社會(huì)效益。

1. 檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化

檔案信息的數(shù)字化是檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，同時(shí)也是檔案管理信息化優(yōu)勢(shì)的最直觀的體現(xiàn)。檔案信息數(shù)字化指的是將紙質(zhì)的文件、圖片、音頻、視頻等原始資料通過(guò)信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子資源，進(jìn)而建立目錄、全文或多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)其加以歸納、儲(chǔ)存和利用。檔案信息數(shù)字化，使數(shù)據(jù)資料可儲(chǔ)存于電腦硬盤、光盤及其他存儲(chǔ)設(shè)備上，其查詢便捷、可復(fù)制、可轉(zhuǎn)移，且安全性較高。

1.2實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化

檔案管理信息化建設(shè)使得檔案信息可通過(guò)局域網(wǎng)進(jìn)行傳播和管理，使檔案資源管理工作的一體化、系統(tǒng)化得以大大提升，極大的節(jié)約了檔案管理工作所消耗的人力、物力和財(cái)力，并使檔案信息管理工作的速度和質(zhì)量得到迅速提高。

1.3實(shí)現(xiàn)檔案信息管理與利用的一體化

檔案信息資源的價(jià)值在于利用，而以往檔案管理部門“閉關(guān)自守”的管理模式和工作模式，很大程度上限制了檔案信息資源價(jià)值的發(fā)揮。信息化的檔案管理打破了傳統(tǒng)模式，不但使檔案信息的管理更為便捷，還使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)高度共享，使檔案信息的管理與利用變得協(xié)調(diào)一致。

2.檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策

檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)全面、長(zhǎng)期的工作，其內(nèi)容主要包括基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源、人才隊(duì)伍和相關(guān)管理制度的建設(shè)。

2.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)的必要基礎(chǔ)設(shè)施包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、路由器、交換機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備以及檔案信息化操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等等。這些基礎(chǔ)設(shè)施的核心是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，因而檔案管理上級(jí)部門應(yīng)與基層單位及時(shí)溝通，加大投資來(lái)搭建檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，為檔案管理的全面信息化提供基礎(chǔ)。

2.2信息資源構(gòu)建

檔案管理信息系統(tǒng)的信息資源構(gòu)建途徑包括兩種：一是對(duì)現(xiàn)有館藏信息資源包括圖書、圖片、音像檔案等等進(jìn)行數(shù)字化處理；二是整理搜集各種電子資源將其進(jìn)行歸類樹立，集成到信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)中。

2.3提升人員專業(yè)素質(zhì)

成功的檔案管理信息化系統(tǒng)依賴于高素質(zhì)的專業(yè)人才，檔案管理信息化建設(shè)中十分關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)就是提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先，要使全體檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的必要性和重要性；其次，要強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育，一方面使其學(xué)習(xí)更多信息知識(shí)理論，熟練掌握各項(xiàng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，另一方面要鼓勵(lì)檔案人員積極實(shí)踐，逐漸熟悉和習(xí)慣信息化的檔案管理業(yè)務(wù)；除此之外，為了保障檔案管理信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性、先進(jìn)性，應(yīng)聘用專門人才對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和完善，使其不斷學(xué)習(xí)，掌握最新技術(shù)和先進(jìn)檔案管理軟件的相關(guān)信息。

2.4采取規(guī)范措施，強(qiáng)化各項(xiàng)管理

為了保障檔案管理信息化建設(shè)的高效、有序進(jìn)行，檔案管理單位應(yīng)采取相應(yīng)的配套措施。首先，要制定各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)檔案信息的鑒定、移交、處置、管理、利用等各項(xiàng)工作進(jìn)行規(guī)范，明確各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)、操作方法、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，以保障檔案管理信息資源的質(zhì)量，保障檔案信息服務(wù)工作效率；其次，要強(qiáng)化對(duì)信息化檔案管理工作的監(jiān)督和管理，采取公平合理的績(jī)效評(píng)價(jià)體系和激勵(lì)措施，以激發(fā)檔案人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的熱情，促使信息化系統(tǒng)不斷完善。

3.總結(jié)

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)不但提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更使檔案信息資源的價(jià)值得以充分體現(xiàn)。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，因而要從基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源、人才隊(duì)伍和管理體系這四個(gè)方面進(jìn)行綜合的考量和規(guī)劃，只有保證四者的協(xié)調(diào)發(fā)展，才能促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的高速、有序進(jìn)行。

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