摘 要：高校行政秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，每天工作量非常龐大，內(nèi)容也很雜，因此，這項(xiàng)工作對(duì)行政秘書的要求也很高，尤其是素質(zhì)要求，本文就高校行政秘書工作的崗位職責(zé)及素質(zhì)要求方面的內(nèi)容進(jìn)行歸述。

關(guān)鍵詞:高校行政秘書；素質(zhì)要求

[中圖分類號(hào)]：D669.2 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

[文章編號(hào)]：1002-2139(2012)-15-0321-01

隨著高等教育的迅猛發(fā)展，高校內(nèi)的行政秘書工作日趨復(fù)雜，很多高校實(shí)行校院二級(jí)管理模式，在此新形勢(shì)下，在校院之間起著承上啟下的樞紐作用的院（系）行政秘書的工作量就變得更加繁重，位置也顯得更加重要，因此，對(duì)他們的業(yè)務(wù)素養(yǎng)也提出了更高的要求。

眾所周知，高校行政秘書所承擔(dān)的工作比較繁雜，內(nèi)容也非常廣泛，有時(shí)甚至連行政秘書本人也覺(jué)得每天沒(méi)有非常固定的工作內(nèi)容，因?yàn)楹芏喙ぷ鲀?nèi)容都是根據(jù)每天實(shí)際工作的改變而臨時(shí)加上去的，行政秘書每天的工作量非常龐大，內(nèi)容也很雜，經(jīng)常需要跟各個(gè)部門進(jìn)行多方面聯(lián)系、溝通，因此這些龐雜的工作對(duì)于行政秘書的要求也就更高，尤其是素質(zhì)要求，在這里就高校行政秘書工作的崗位職責(zé)及素質(zhì)要求方面的內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)單歸述。

一、高校行政秘書的崗位職責(zé)

1、在院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，具體處理全院日常行政事務(wù)，為教學(xué)、科研和學(xué)生工作提供良好的服務(wù)。

2、承擔(dān)學(xué)院教職工日?？记诳己斯ぷ?，建立健全教師行政檔案，協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)做好有關(guān)人事管理工作。

3、承擔(dān)有關(guān)文件的簽收、登記、呈送、保管和立卷工作。

4、承擔(dān)學(xué)院黨政印章和介紹信的管理和使用工作。

5、承擔(dān)辦公用品的采購(gòu)、管理和發(fā)放工作，負(fù)責(zé)單位固定資產(chǎn)管理。

6、承擔(dān)收集、整理日常行政管理工作資料，做好學(xué)院大事記工作，做好各類資料的歸檔工作。

7、承擔(dān)學(xué)院工作計(jì)劃、總結(jié)等文字材料的打印校對(duì)工作。

8、負(fù)責(zé)學(xué)院日常接待和對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作。

9、負(fù)責(zé)學(xué)院會(huì)議的通知和會(huì)務(wù)工作。

10、承擔(dān)本學(xué)院統(tǒng)計(jì)和校園網(wǎng)管理工作。

11、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

二、行政秘書的職業(yè)素質(zhì)要求

1、思想政治素質(zhì)

眾所周知，高校是培養(yǎng)高等知識(shí)人才的搖籃，系秘書自然也是這

個(gè)搖籃中的一員，也擔(dān)負(fù)著教育人與培養(yǎng)人的責(zé)任。正因?yàn)檫@樣的外在因素，所以系秘書本人要具備與其相適應(yīng)的政治水平、文化知識(shí)、專業(yè)知識(shí)和管理水平。在思想上要忠于教育事業(yè)，不折不扣地執(zhí)行黨的教育路線、方針、政策，還要具有堅(jiān)定正確的政治思想覺(jué)悟，良好的馬克思主義理論修養(yǎng)，堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，同時(shí)也要具備教師應(yīng)有的師德和風(fēng)范。要具有良好的精神風(fēng)貌和思想境界， 要有全心全意為人民服務(wù)的精神，尤其是為師生服務(wù)的精神和意識(shí)，要有高度的使命感、責(zé)任心和事業(yè)心，要有無(wú)怨無(wú)悔、甘受清苦、愛(ài)崗敬業(yè)的奉獻(xiàn)精神。要有刻苦鉆研業(yè)務(wù)，具有較強(qiáng)的現(xiàn)代化辦公應(yīng)用能力，具有一定的管理知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和組織協(xié)調(diào)能力，熟悉行政管理工作。只有這樣，才能正確地認(rèn)清形勢(shì)，把握事物的本質(zhì)和發(fā)展方向，抓住問(wèn)題的根本，通過(guò)正確的途徑和方法解決問(wèn)題，這是行政秘書最重要的素質(zhì)和必備的品質(zhì)。

2、工作能力素質(zhì)

高校行政秘書是連接學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層、各職能部門和廣大師生員工之間的紐帶， 維護(hù)和支持著學(xué)校各行政部門之間的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。行政秘書在日常工作中要掌握高校的規(guī)律，注意積累，要熟悉本職工作流程以及相應(yīng)的管理技能，熟知工作性質(zhì)和要求，要做到忙而不亂，雜而不煩，疏而不漏，有條不紊的開(kāi)展工作。行政秘書除了每天按部就班地處理正常的行政管理事務(wù)，還要處理臨時(shí)性、突發(fā)性的事務(wù)，工作門類眾多、千頭萬(wàn)緒、任務(wù)繁重，這就要求行政秘書要按照事情的輕重緩急來(lái)恰當(dāng)處理，要做到遇事冷靜，能客觀的分析問(wèn)題，正確處理好各項(xiàng)工作。此外，行政秘書還要具備一定的表達(dá)能力、溝通能力、人際交往能力和組織管理能力。在具體的工作中，行政秘書還需具備速記、打印和檔案管理能力，對(duì)于常規(guī)的打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)和打掃儀的使用也必須熟練掌握。行政秘書對(duì)待工作的態(tài)度不能是墨守成規(guī)，要有與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新意識(shí)，具備創(chuàng)新的能力。最重要的是，要有強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)，為人謙虛，待人熱情，做事兢兢業(yè)業(yè)，勤勤懇懇，一心為公，樂(lè)于奉獻(xiàn)。

3、信息化素質(zhì)

隨著信息化浪潮的興起以及信息社會(huì)的到來(lái)，高校行政管理信息化建設(shè)日益受到重視。高校行政秘書作為高等學(xué)校建設(shè)發(fā)展的一支重要力量，其能否準(zhǔn)確的收集信息，提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，是很重要的。更確切的說(shuō)這些信息能讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)了解學(xué)校教學(xué)、科研情況、老師與學(xué)生的活動(dòng)情況，以利他們將各項(xiàng)工作安排得更加合理，各項(xiàng)決策更加科學(xué)。高校行政秘書信息素質(zhì)的高低，直接對(duì)高校行政管理質(zhì)量產(chǎn)生影響。高校行政秘書工作看似繁瑣而又微不足道，但其工作的效率與質(zhì)量既事關(guān)學(xué)校形象，又能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策產(chǎn)生很大影響。盲目的提供信息，不僅不容易引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，不被領(lǐng)導(dǎo)采納，而且增加了領(lǐng)導(dǎo)者的負(fù)擔(dān)，轉(zhuǎn)移了領(lǐng)導(dǎo)者的注意力，幫倒忙。因此，行政秘書為提高工作效率必須強(qiáng)化信息素質(zhì)教育，加強(qiáng)信息素質(zhì)修養(yǎng)。

總之在當(dāng)今社會(huì)，加強(qiáng)對(duì)高校行政秘書綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，必須以堅(jiān)持行政秘書的崗位職責(zé)需求為目標(biāo)，行政秘書要不斷改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自身素質(zhì)，努力掌握管理知識(shí)，注意溝通技巧，做到勤奮、敬業(yè)、高效、務(wù)實(shí)，做好各個(gè)方面的綜合和協(xié)調(diào)，振奮精神，開(kāi)拓進(jìn)取，不斷增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，努力探索高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)新途徑，使高校適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新需求，保障學(xué)校管理工作的穩(wěn)步進(jìn)行。

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