【摘要】信息化的時(shí)代已經(jīng)到來，信息技術(shù)已經(jīng)在很多方面改變了人們的生活、工作和思考方式。同時(shí)，在項(xiàng)目管理過程中，面對(duì)眾多的信息流，作為相關(guān)的項(xiàng)目經(jīng)理人，如何高效地利用信息流來指導(dǎo)項(xiàng)目管理實(shí)踐工作是值得研究的問題。本文，從信息流與項(xiàng)目管理的內(nèi)涵及關(guān)系出發(fā)，分析了傳統(tǒng)項(xiàng)目管理模式下的信息流管理的不足，以及探討信息流對(duì)項(xiàng)目管理產(chǎn)生的影響進(jìn)行研究，提出了基于信息流的項(xiàng)目管理理論的研究?jī)?nèi)容，為以后的深入研究打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】信息流 項(xiàng)目管理 項(xiàng)目管理理論

前言

21世紀(jì)是信息化的世紀(jì)，由于互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，在項(xiàng)目管理的實(shí)踐中，面臨著越來越多的挑戰(zhàn)。特別是在眾多信息流中，如何利用好信息流來更好指導(dǎo)項(xiàng)目管理的實(shí)踐工作，是一個(gè)值得研究的課題。然而在基于信息流的項(xiàng)目管理理論的研究相對(duì)較少，缺乏相關(guān)的理論方法去指導(dǎo)項(xiàng)目管理實(shí)踐工作。信息流管理效率決定了項(xiàng)目管理水平，信息技術(shù)對(duì)項(xiàng)目管理的發(fā)展起著巨大的推動(dòng)作用，同時(shí)也給項(xiàng)目管理領(lǐng)域帶來了巨大的挑戰(zhàn)。因此明確信息流與項(xiàng)目管理的內(nèi)涵，掌握它們之間內(nèi)在聯(lián)系，建立起基于信息流的項(xiàng)目管理理論是必要的。

一、信息流與項(xiàng)目管理

（一）信息流

信息流（Information flow；the flow of information）是指信息的傳播與流動(dòng)，信息流分三個(gè)過程：采集、傳遞和加工處理。信息流廣義的定義是指人們采用各種方式來實(shí)現(xiàn)信息交流，從面對(duì)面的直接交談直到采用各種現(xiàn)代化的傳遞媒介，包括信息的收集、傳遞、處理、儲(chǔ)存、檢索、分析等渠道和過程。信息流狹義的定義是從現(xiàn)代信息技術(shù)研究、發(fā)展、應(yīng)用的角度看，指的是信息處理過程中信息在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和通信網(wǎng)絡(luò)中的流動(dòng)。

（二）項(xiàng)目管理中的信息流

管理學(xué)專家舒化魯曾提出：企業(yè)組織運(yùn)行的過程是企業(yè)組織存在和發(fā)展的過程，是信息流、人流、物流和資金流“四流”相互推動(dòng)、相互制衡而完成的一種混合運(yùn)動(dòng)。同樣的，在項(xiàng)目管理過程中，整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施與管理也都是圍繞著人流、物流、資金流、信息流而進(jìn)行管理的。評(píng)價(jià)項(xiàng)目管理的成功與否也可以從以上“四流”的管理水平進(jìn)行評(píng)價(jià)。其中物流是基礎(chǔ)，資金流是支撐，人流是主體，而信息流是橋梁。如果不能充分發(fā)揮信息流的作用，對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)行和管理是具有很大的阻礙。項(xiàng)目管理中的信息流主要體現(xiàn)在各功能模板中所發(fā)生的相關(guān)活動(dòng)以及各功能模板間的活動(dòng)所產(chǎn)生的信息流動(dòng)。

信息流在項(xiàng)目管理的作用主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

1.聯(lián)接功能。項(xiàng)目成功與否很大程度下取決于信息管理，在項(xiàng)目管理中，眾多的信息收集、傳遞、加工和利用，形成了一個(gè)巨大的信息流系統(tǒng)。項(xiàng)目管理參與各部門，缺少信息交流，就會(huì)使各部門形成孤島，各行其是，不顧全大局，難以完成項(xiàng)目目標(biāo)。信息流在部門間的傳播和使用，可使相關(guān)人員，更加全面的理解整個(gè)項(xiàng)目，從而更好的協(xié)調(diào)各部門。同時(shí)，也便于各職能部門間聯(lián)系更為緊密，加強(qiáng)交流，不僅對(duì)項(xiàng)目本身，甚至于對(duì)整個(gè)企業(yè)來說都起到了很好的聯(lián)接作用。

2.協(xié)調(diào)功能。整個(gè)項(xiàng)目管理過程中，所涉及的人、財(cái)、物等眾多的問題以及各事項(xiàng)之間的矛盾，使項(xiàng)目管理人員難以的協(xié)調(diào)眾多的相關(guān)事項(xiàng)。正因如此，信息流在其中，充當(dāng)著重要的角色。如果項(xiàng)目管理人員能及時(shí)地收集、分析各信息流之間的內(nèi)在聯(lián)系，從全局出發(fā)，整合、規(guī)劃、協(xié)調(diào)好相關(guān)的資源，使讓各項(xiàng)目功能模板間聯(lián)系更為密切，從而確保項(xiàng)目正常、高效的運(yùn)作。

3.決策功能。項(xiàng)目經(jīng)理在做決策時(shí)，只是用其以往的經(jīng)驗(yàn)或沒有整合好相關(guān)的信息下，而做出的決策很大程度上是片面的。所以在管理決策時(shí)，如何做出高效可行的決策，應(yīng)該收集相關(guān)的信息流，加以分析，從而作出決策。事前，可以通過各種途經(jīng)得到相關(guān)的信息流，達(dá)到問題出現(xiàn)之前，提前做好準(zhǔn)備或是改變相應(yīng)的決策計(jì)劃。事中，如果出現(xiàn)了問題，及時(shí)的收集到相關(guān)的反饋信息流，分析成因，作出有效的補(bǔ)救措施。結(jié)尾過程中，把整個(gè)項(xiàng)目過程的信息流進(jìn)行集成，為以后同類項(xiàng)目有章可循。

二、傳統(tǒng)的信息流項(xiàng)目管理的不足之處

（一）信息流的理解深度不夠深刻

傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理模式，對(duì)于信息流的認(rèn)識(shí)還是停留在“單純”信息的層面上，沒有提升到信息流的高度來看待。只是把信息當(dāng)成是靜止的而非是流動(dòng)的，片面的而非是全面的，孤立的而非是整合的。這樣的理念必然導(dǎo)致項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的溝通受到極大的阻礙，項(xiàng)目部門間的人、財(cái)、物等相關(guān)資源得不到充分的利用和發(fā)揮，更為嚴(yán)重的是會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗。

（二）項(xiàng)目管理內(nèi)容模板間缺少直接的信息流和溝通

項(xiàng)目的成敗是由許多的因素共同決定的，其中許多的因素間是相互關(guān)聯(lián)的、相互制約的，某一因素的變化會(huì)引起其他因素的變化，也使得項(xiàng)目的管理變得更困難。傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理方式，項(xiàng)目模板間的信息流的直接流動(dòng)是很少的，甚至是沒有流動(dòng)，這樣的管理方式必然使得項(xiàng)目的相關(guān)資源得不到充分的利用。加強(qiáng)信息在項(xiàng)目管理模板中的流動(dòng)，使形成的信息流被項(xiàng)目各部門所共同分享和使用，從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)。

（三）缺少明確的信息流管理目標(biāo)

當(dāng)前，對(duì)于信息的管理，大部是基于管理信息系統(tǒng)為核心，片面地管理。管理信息系統(tǒng)是一個(gè)巨系統(tǒng)，包括了大量復(fù)雜的信息。然而很多企業(yè)對(duì)于特定項(xiàng)目而言管理信息系統(tǒng)只是對(duì)信息流機(jī)械的處理，沒有目標(biāo)。傳統(tǒng)項(xiàng)目管理模式中，盲目的跟風(fēng)，沒有結(jié)合自身項(xiàng)目的特點(diǎn)，僅根據(jù)來以往的信息來指導(dǎo)實(shí)踐，并沒有建立起具有針對(duì)項(xiàng)目特點(diǎn)的信息流管理模式，特別是在大型的項(xiàng)目中所出現(xiàn)的問題最為嚴(yán)重。因此一個(gè)明確的信息流管理的目標(biāo)是必要的。

三、基于信息流的項(xiàng)目管理理論的研究?jī)?nèi)容

（一）明確信息流與項(xiàng)目管理的關(guān)系及內(nèi)涵

如果理論能為實(shí)踐起到指導(dǎo)作用，那么首先要明確該理論的概念、內(nèi)涵、作用及特點(diǎn)。項(xiàng)目管理中的所產(chǎn)生的信息流是由項(xiàng)目實(shí)踐中發(fā)產(chǎn)生的，為項(xiàng)目服務(wù)的。項(xiàng)目管理中的信息流具有全面性、及時(shí)性、流動(dòng)性、整合性、傳遞性。信息流的管理包括信息流的采集、辨別、傳遞、加工、存儲(chǔ)、檢索、分析、利用等過程。通過對(duì)信息流的管理，從項(xiàng)目的目標(biāo)出發(fā)，有效地利用相關(guān)的信息流把項(xiàng)目的各要素有效的聯(lián)接、整合，從而高效地完成項(xiàng)目的目標(biāo)。因此，明確信息流與項(xiàng)目管理的關(guān)系及內(nèi)涵是基于信息流的項(xiàng)目管理理論的前提。

（二）建立新型信息流管理系統(tǒng)

此前已經(jīng)分析了，傳統(tǒng)的管理信息系統(tǒng)已不在適用于當(dāng)前的項(xiàng)目管理，因此需要一個(gè)基于信息流項(xiàng)目管理系統(tǒng)，它因是基于為特定項(xiàng)目，而特定服務(wù)的。要求我們所建立的系統(tǒng)要注意下面幾點(diǎn)：首先，要明確項(xiàng)目的目標(biāo)，由項(xiàng)目管理產(chǎn)生，為項(xiàng)目管理服務(wù)的，所以目標(biāo)明確是前提；其次，建立明確的機(jī)制來保證系統(tǒng)的創(chuàng)建，注意項(xiàng)目模板之間的協(xié)調(diào)性，使之成一個(gè)整體，發(fā)揮其各自的功能，為整個(gè)項(xiàng)目的目標(biāo)服務(wù)；最后，所建立的信息流系統(tǒng)是一次性的，等到整個(gè)項(xiàng)目成功完成之后，這個(gè)信息流系統(tǒng)的作用已經(jīng)不能在指導(dǎo)下個(gè)項(xiàng)目，只能起到為下個(gè)項(xiàng)目提供的只是參考作用，具體實(shí)踐還是要結(jié)合項(xiàng)目本身的特點(diǎn)管理。

（三）重新調(diào)整規(guī)劃企業(yè)組織結(jié)構(gòu)與項(xiàng)目結(jié)構(gòu)

基于信息流的項(xiàng)目管理要求企業(yè)要對(duì)原來的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行重新審視，從而為項(xiàng)目的實(shí)踐起到相應(yīng)的基礎(chǔ)的作用。在傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理模式中，組織結(jié)構(gòu)中各部門間的傳遞交流的很少，形成了信息壁壘、各自為營(yíng)、自行其是，浪費(fèi)了很多的資源，錯(cuò)過了時(shí)機(jī)，使項(xiàng)目不能按時(shí)、按質(zhì)的完成。為了消除這種弊端，企業(yè)必須要對(duì)其原來的項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行新的調(diào)整或是改進(jìn)，目的為了更好的便于項(xiàng)目部門間的交流和利用信息流來進(jìn)行資源的共享。此外，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)與項(xiàng)目結(jié)構(gòu)可能會(huì)出現(xiàn)矛盾，所以要想項(xiàng)目的實(shí)施成功地完成好，要求企業(yè)的相關(guān)管理者與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行商談，權(quán)衡好企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)與項(xiàng)目結(jié)構(gòu)之間的矛盾，使兩者協(xié)調(diào)，從而更好的利用好組織結(jié)構(gòu)為項(xiàng)目的目標(biāo)服務(wù)。

（四）顧全大局，建立多渠道的信息流交流平臺(tái)

隨著項(xiàng)目進(jìn)度的不斷推進(jìn)，項(xiàng)目管理者對(duì)有效信息流的依賴性加強(qiáng)，但是獲取及時(shí)、有效信息流的難度也更大。因而要從顧全大局，建立起宏觀的信息收集管理體系，不僅要加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)的物理建設(shè)，還要想方設(shè)法提升信息網(wǎng)絡(luò)的流通質(zhì)量：首先，整合傳統(tǒng)的信息載體，搭建傳播項(xiàng)目管理層管理理念和管理者與項(xiàng)目人員溝通交流的平臺(tái)，如各種QQ群、微博、論壇、公開郵箱等。使信息能夠扁平化傳遞，做到信息透明、上傳下達(dá)。同時(shí)，應(yīng)定期不定期地收集員工信息，并將重要問題提交相關(guān)部門進(jìn)行解答。其次，建立更加廣泛的信息流機(jī)制，使信息在各領(lǐng)域、各項(xiàng)目之間流動(dòng)，降低協(xié)調(diào)成本。項(xiàng)目的信息流要從散亂走向集中，使得項(xiàng)目實(shí)踐過程中的信息流、人流、現(xiàn)金流和物流得以整合。項(xiàng)目的各個(gè)部門應(yīng)打破組織壁壘，隨時(shí)通過各種信息的交流與傳遞，提升精細(xì)化管理的質(zhì)量。最后，將項(xiàng)目管理理念與項(xiàng)目信息流進(jìn)行整合，服務(wù)于整個(gè)項(xiàng)目管理工作。項(xiàng)目的職能部門之間在信息流中應(yīng)及時(shí)互動(dòng)交流，掌握第一手資料，同時(shí)對(duì)信息進(jìn)行整理和分析，為項(xiàng)目負(fù)責(zé)決策提供服務(wù)。

（五）加強(qiáng)項(xiàng)目人員的素質(zhì)培養(yǎng)

項(xiàng)目人員的素質(zhì)在某種程度上決定了項(xiàng)目的成敗。如果在沒有深刻理會(huì)到企業(yè)管理理念和項(xiàng)目管理的目標(biāo)，必會(huì)影響項(xiàng)目的進(jìn)程和企業(yè)的發(fā)展，特別在當(dāng)今信息技術(shù)發(fā)展迅速的時(shí)代，如果只是停留在以往的經(jīng)驗(yàn)知識(shí)而不及時(shí)地接受新的知識(shí)、技能的話就難以跟上時(shí)代的步伐。因此，加強(qiáng)項(xiàng)目人員的素質(zhì)也是基于信息流管理研究的一個(gè)重要內(nèi)容。

四、結(jié)語

項(xiàng)目管理信息流產(chǎn)生于項(xiàng)目管理，又應(yīng)用于項(xiàng)目管理，它是流動(dòng)性非常強(qiáng)的信息。流動(dòng)性是項(xiàng)目管理信息非常重要的特點(diǎn)。流動(dòng)性的主要體現(xiàn)是流動(dòng)速度超越項(xiàng)目運(yùn)作的實(shí)施的速度，一個(gè)時(shí)點(diǎn)的信息可以同步傳輸?shù)狡渌I(lǐng)域，對(duì)下一個(gè)時(shí)點(diǎn)即將進(jìn)行的項(xiàng)目管理提供信息支持，對(duì)下一個(gè)時(shí)點(diǎn)來講，這就是一種事前的信息，信息流管理的價(jià)值就在于此。信息流管理一個(gè)非常重要的目標(biāo)是項(xiàng)目管理信息準(zhǔn)確、快速和通暢流動(dòng)。通暢的辦法一個(gè)是開發(fā)有效的信息技術(shù)，使信息技術(shù)系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化；另一個(gè)是通過建立適當(dāng)?shù)捏w制和實(shí)行有效的管理模式，來消除項(xiàng)目管理中的信息壁壘，建立無縫化的信息接口，使信息信息流化。

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