［摘 要］ 高校對(duì)外接待工作是高校行政事務(wù)的重要組成部分，在新形勢(shì)下，高校接待工作必須堅(jiān)持遵紀(jì)與時(shí)效、對(duì)口對(duì)等、以人為本、節(jié)儉高效等原則，只有不斷加強(qiáng)接待人員素質(zhì)建設(shè)，更新工作理念，協(xié)調(diào)整體運(yùn)作，規(guī)范操作，并且在接待工作中具有追求卓越，不斷創(chuàng)新的思想，才能提升高校對(duì)外接待工作服務(wù)層次。

［關(guān)鍵詞］ 高校； 接待工作； 優(yōu)化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 081

［中圖分類號(hào)］ G647 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）09- 0128- 02

１ 引 言

當(dāng)前，隨著我國高等教育的發(fā)展，高校對(duì)外交流的日益增多，高校與上級(jí)教育主管部門、政府部門、兄弟院校、科研機(jī)構(gòu)等外部單位的聯(lián)系與來往日趨頻繁，給高校接待工作部門人員提出了新的要求。在新形勢(shì)下，如何做好對(duì)外接待工作，業(yè)已成為高校接待部門研究的一項(xiàng)課題。

高校對(duì)外接待工作，是指對(duì)來校從事考察調(diào)研、出席會(huì)議、檢查指導(dǎo)、學(xué)習(xí)交流等公務(wù)活動(dòng)的專家或領(lǐng)導(dǎo)的接待與服務(wù)工作。近年來，隨著高校的繁榮發(fā)展，高校對(duì)外接待工作的任務(wù)更加繁重。為學(xué)校中心工作與改革發(fā)展大局服務(wù)，是高校對(duì)外接待工作的指導(dǎo)思想。

２ 新形勢(shì)下高校對(duì)外接待工作的重要性

高校對(duì)外接待工作聯(lián)系內(nèi)外，起到溝通上下的紐帶與橋梁作用；有利于提高學(xué)校知名度、增強(qiáng)公眾的認(rèn)同感；可以展示高校管理水平以及工作形象，起著“窗口”“門面”作用；有利于推動(dòng)高校教學(xué)、科研和社會(huì)服務(wù)等工作的發(fā)展。高校對(duì)外接待工作是高校行政事務(wù)的一個(gè)重要組成部分。

在具體工作中，高校對(duì)外接待工作看起來都是一些小事，工作十分瑣碎，但這些小事，辦好了是小事，辦壞了就誤事。特別在承接重要的接待任務(wù)時(shí)，一旦疏忽大意把事情搞砸，就會(huì)影響大局。

事實(shí)上，從學(xué)習(xí)的角度來看，高校對(duì)外接待工作給主客雙方提供了相互交流的機(jī)會(huì)，為大家創(chuàng)造了一個(gè)學(xué)習(xí)平臺(tái)。對(duì)于具體負(fù)責(zé)接待工作的人員也是一種學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。應(yīng)營造和諧融洽的氣氛，只有這樣，才能在完成接待工作任務(wù)的同時(shí)，積極地推動(dòng)雙方的各項(xiàng)工作向前發(fā)展。

３ 新形勢(shì)下高校對(duì)外接待工作的原則

３．１ 遵紀(jì)與時(shí)效原則

在接待工作中，始終要根據(jù)黨和國家的政策法規(guī)及本校相關(guān)的規(guī)定辦事，依照相關(guān)紀(jì)律制度安排接待。時(shí)效性是接待人員重要的接待準(zhǔn)則。時(shí)效性原則是指接待人員要有較強(qiáng)的超前意識(shí)與時(shí)間觀念，將活動(dòng)日程提前告知來賓，自己提前做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作。在重要的接待任務(wù)中，必須周密計(jì)劃，精心做到準(zhǔn)確無誤，以免產(chǎn)生不好的影響。

３．２ 對(duì)口對(duì)等原則

對(duì)來訪者，實(shí)行對(duì)口對(duì)等的接待原則。根據(jù)來訪者的級(jí)別與身份，安排相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)、人員進(jìn)行接待；也可根據(jù)來訪人員所在單位類別、性質(zhì)及來訪的內(nèi)容，安排學(xué)校相關(guān)的主管領(lǐng)導(dǎo)或職能部門人員接待。接待任務(wù)的計(jì)劃，根據(jù)接待工作的實(shí)際需要進(jìn)行策劃與安排，對(duì)與工作無關(guān)的事情或人員，必須給予明確拒絕，以免對(duì)工作造成不必要的影響。

３．３ 以人為本原則

堅(jiān)持以人為本的原則是當(dāng)前高校行政管理工作的基礎(chǔ)，特別在接待公務(wù)中，更要始終堅(jiān)持以人為本，以情感人，用心接待。盡心盡責(zé)地做好接待工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，豐富接待內(nèi)涵，把人性化管理理念融入高校對(duì)外接待活動(dòng)中。

３．４ 節(jié)儉高效的原則

高校接待工作必須做到厲行節(jié)約、精簡高效。接待中各個(gè)環(huán)節(jié)的經(jīng)費(fèi)開支與人員使用等，都要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行安排。如何提高效能，杜絕浪費(fèi)，以優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)樹立高校行政工作的一種公眾形象，是高校接待部門當(dāng)前必須給予關(guān)注、考慮的問題。

３．５ 友好禮貌原則

在對(duì)外接待活動(dòng)中，講究禮節(jié)與禮儀也是接待人員不應(yīng)忽視的。一是衣著得體；二是言語親切，認(rèn)真、誠懇地回答賓客提出的問題，講話分寸把握適當(dāng)，態(tài)度友好，舉止有禮；三是尊重來客的文化風(fēng)俗習(xí)慣，以真誠、樸實(shí)的態(tài)度對(duì)待來訪賓客。

４ 積極探索新形勢(shì)下高校對(duì)外接待工作的優(yōu)化措施

４．１ 優(yōu)化接待人員素質(zhì)，發(fā)揚(yáng)協(xié)作精神

吃苦耐勞、敬業(yè)實(shí)干，這是做好接待工作所要具備的基本條件，要做好高校對(duì)外接待工作，必須進(jìn)一步提高接待人員的整體素質(zhì)，抓好隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化工作作風(fēng)。一是要培養(yǎng)物我兩忘、寵辱不驚的品質(zhì)。二是要有敬業(yè)、奉獻(xiàn)精神，熱愛高校對(duì)外接待工作。三是發(fā)揚(yáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神，同心同德。

４．２ 更新理念，提升服務(wù)層次

對(duì)接待工作的認(rèn)識(shí)，不能只停留于簡單的迎來送往與食宿安排的層次上，在新形勢(shì)下，負(fù)責(zé)高校對(duì)外接待的人員，應(yīng)認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作是學(xué)校行政事務(wù)的一個(gè)重要組成部分，接待人員的形象，接待工作的效果，都代表著學(xué)校的整體形象。為此，我們必須認(rèn)真強(qiáng)化接待人員的責(zé)任意識(shí)和優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識(shí)。接待部門只有把接待任務(wù)當(dāng)作一項(xiàng)政治任務(wù)去完成，才能高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)，為學(xué)校樹立很好的公眾形象。

４．３ 部門協(xié)作，高效運(yùn)作

為了使高校對(duì)外接待工作運(yùn)轉(zhuǎn)有序、整體聯(lián)動(dòng)、步調(diào)一致，必須建立由以學(xué)校主要負(fù)責(zé)接待工作的部門（辦公室）牽頭，各職能部門、教學(xué)單位及有關(guān)人員、專家學(xué)者等協(xié)同的機(jī)制。學(xué)校辦公室要積極整合接待資源，強(qiáng)化組織協(xié)調(diào)，充分利用學(xué)校各種接待服務(wù)設(shè)施。周密組織，精心策劃，按照管理規(guī)范化、服務(wù)程序化、隊(duì)伍專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)，有效實(shí)施。學(xué)校其他相關(guān)部門，要重視自身優(yōu)勢(shì)的有效發(fā)揮，做到積極、主動(dòng)，從學(xué)校大局出發(fā)，以服務(wù)學(xué)校的中心工作為己任，密切配合，各司其職，使接待工作與科學(xué)研究、學(xué)術(shù)交流與人才培養(yǎng)等方面的工作互相促進(jìn)、互為補(bǔ)充，使學(xué)校辦學(xué)效益最大化。

４．４ 機(jī)動(dòng)靈活，緊張有序

在實(shí)際接待中，我們往往會(huì)出現(xiàn)這樣的情況：接待方案事先是制訂好的，但由于在實(shí)際接待工作中，會(huì)有意想不到的事情發(fā)生，例如來賓抵達(dá)時(shí)間推遲、人數(shù)有變化、參觀路線變化等，這些事情的發(fā)生存在突發(fā)性，要求接待人員要在短時(shí)間內(nèi)做出正確的判斷，采取有效的措施，確保順利完成接待工作。所以，接待人員應(yīng)頭腦靈活，隨機(jī)應(yīng)變，遇到情況有變化時(shí)，一是必須及時(shí)請(qǐng)示，及時(shí)協(xié)調(diào)，迅速調(diào)整接待方案，盡快通知參與接待的有關(guān)人員和部門。二是要準(zhǔn)確掌握情況，并根據(jù)變化及時(shí)果斷處理，要冷靜沉著，切忌驚慌急躁。三是要保證迅速落實(shí)各項(xiàng)應(yīng)對(duì)措施，做到忙而不亂。

４．５ 營造氛圍，彰顯學(xué)校特色

在對(duì)外接待工作中，高校要充分重視彰顯自身的個(gè)性，突出自身的各種服務(wù)功能，例如科學(xué)研究、高校人才培養(yǎng)和社會(huì)服務(wù)等功能。在考察線路安排上，注重營造一種校園氛圍，例如科研現(xiàn)場的安排，學(xué)術(shù)活動(dòng)的場地等。在布置工作時(shí)，注重增加各種接待工作的相應(yīng)含量，體現(xiàn)高校科研、教學(xué)中心工作的地位。此外，高校是聚集人才的地方，在安排接待工作時(shí)，要注重發(fā)揮專家學(xué)者的名人效應(yīng)，根據(jù)接待任務(wù)的需要，選擇相關(guān)的知名專家教授，邀請(qǐng)他們參加接待中的環(huán)節(jié)，一定會(huì)收到意想不到的效果，這樣，既起到提高學(xué)校社會(huì)地位及聲譽(yù)的作用，也有利于社會(huì)公眾認(rèn)同感的增強(qiáng)。

４．６ 規(guī)范操作，周到細(xì)致

細(xì)節(jié)決定成敗。我們知道，接待工作是一項(xiàng)于細(xì)微之處見真情的工作，為此，接待人員一是要做好接待前的準(zhǔn)備工作，對(duì)于接待工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)，都要制訂出詳細(xì)周密的方案，包括參加接待的人員、客人的住宿與餐飲、參觀考察的路線等，都需要在事前確定好。每一個(gè)環(huán)節(jié)、細(xì)節(jié)都要有充分的準(zhǔn)備，都要有周全的考慮。二是要堅(jiān)持一絲不茍、精益求精的原則，特別在接待的過程中，要按照制訂的方案進(jìn)行，使接待工作有序運(yùn)作，減少工作細(xì)節(jié)的疏漏。為了使接待工作做得更全面周密，必要的時(shí)候，可以制作一份工作明細(xì)表。三是為確保工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性與連續(xù)性，盡量安排時(shí)間，對(duì)接待工作中的各要素進(jìn)行全面清點(diǎn)。四是接待任務(wù)完成后要認(rèn)真及時(shí)地進(jìn)行總結(jié)，查找工作中存在的欠缺，并擬訂整改方案與措施，力求做到精益求精，提高對(duì)外接待服務(wù)質(zhì)量。

４．７ 追求卓越，不斷創(chuàng)新

接待工作要求接待人員具備一種追求卓越的執(zhí)著精神，不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，并積極探索能夠更好地反映學(xué)校文化特色與精神的接待方式。在新形勢(shì)下，接待人員只有結(jié)合學(xué)校實(shí)際，積極創(chuàng)新接待工作的方法，才能不斷推動(dòng)接待工作向前發(fā)展。有些高校在接待工作中，以人性化的服務(wù)認(rèn)真完成每次接待任務(wù)，例如，接待人員向來賓發(fā)放包含學(xué)校概況、天氣預(yù)報(bào)、日程及食宿安排等內(nèi)容的溫馨提示卡，或在工作中佩戴有接待人員姓名、照片、職務(wù)的工作牌，展示良好的對(duì)外形象，給高校接待工作賦予鮮明的時(shí)代特色。

５ 結(jié) 語

總之，高校對(duì)外接待人員只有從高校實(shí)際出發(fā)，不斷研究和探索做好接待工作的新方法、新途徑，豐富內(nèi)涵，開拓思路，才能推動(dòng)對(duì)外接待工作不斷創(chuàng)新，才能讓接待工作在高校發(fā)展中發(fā)揮更大作用。優(yōu)質(zhì)高效的對(duì)外接待工作，既可以展現(xiàn)學(xué)校的良好形象，給來賓留下美好而深刻的印象，又可以為學(xué)校贏得良好聲譽(yù)，有助于學(xué)校獲得社會(huì)公眾的信任和支持，提高學(xué)校在同行中的競爭力。

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