［摘 要］ 隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)提高信息化水平，從而滿足查詢、統(tǒng)計等要求。本文主要對現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容，以及如何實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的信息化進(jìn)行簡單的分析，并對現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的未來發(fā)展提出展望。

［關(guān)鍵詞］ 檔案管理； 企業(yè)管理； 信息化； 管理效率

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 071

［中圖分類號］ G271 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）09- 0114- 02

檔案管理信息化工作，要求管理者不斷挖掘信息化管理的途徑，充分利用各項信息資源，積極開發(fā)管理程序，從而適應(yīng)信息時代的要求，增加檔案的效益意識，為社會的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。檔案管理信息化在減輕員工勞動強度的同時，可以提高工作效率，通過計算機快速高效地處理檔案資料，同時在查詢和統(tǒng)計等方面也有其獨特的優(yōu)勢。

1 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化的優(yōu)勢

（1） 方便檢索工作。信息技術(shù)發(fā)展日新月異，對于數(shù)據(jù)的處理能力不斷提高，企業(yè)的各種檔案都是企業(yè)最重要的資料，將信息技術(shù)融入檔案管理工作中有助于各項檢索工作的展開，同時利用計算機檢索信息的查全率和查準(zhǔn)率較高，減輕管理者的勞動強度，為企業(yè)贏得市場競爭優(yōu)勢。

（2） 方便保密工作。一直以來檔案資料都是企業(yè)最重要的信息，企業(yè)檔案資料一旦泄露將嚴(yán)重?fù)p害企業(yè)的利益。信息化的檔案管理工作更有利于企業(yè)檔案資料的保密工作。封閉式的局域網(wǎng)絡(luò)可有效防止信息泄露，同時可以運用多重加密操作提高檔案資料的保密性。無紙化的信息錄入，可以隨時檢查信息是否缺失，相對于過去的紙質(zhì)保存，其保密工作更加便捷。微機管理企業(yè)的檔案資料，可以輕松控制查看資料的人員，通過加密的方式，可以避免資料遭竊取或外泄。

（3） 減輕工作人員勞動強度。檔案管理信息化減輕了管理人員的勞動強度，無論是檔案的建立還是檔案的調(diào)取過程都比以往簡單得多。運用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，計算機可以對載入的檔案信息進(jìn)行分類，而調(diào)取查閱時也只需通過選擇相應(yīng)的信息類別即可實現(xiàn)，從而使管理人員的勞動強度減輕，企業(yè)所需要的檔案管理人員數(shù)量減少，一名優(yōu)秀的檔案管理人員可以熟練地掌握檔案信息存儲、調(diào)取、查閱和統(tǒng)計等各項工作。

2 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

（1） 提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。人才是企業(yè)的核心，檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)決定了企業(yè)檔案管理工作能否高效完成，因而在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)過程中，一定要提高檔案管理人員的素質(zhì)，增強管理者的業(yè)務(wù)能力，定期組織相應(yīng)管理設(shè)備的培訓(xùn)，加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，重視人才的培養(yǎng)與發(fā)展，提高檔案管理者的專業(yè)技能。由于檔案資料的錄入微機化，因而我們需要培養(yǎng)管理者新的檔案管理觀念，隨時查缺補漏，提高檔案管理水平，及時進(jìn)行歸檔工作，學(xué)會各種信息檢索方法，方便日常的檔案管理工作。

（2） 完善檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施?；A(chǔ)設(shè)施是檔案管理工作的硬件，也是施行企業(yè)檔案管理信息化的基本條件，只有完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能真正深化檔案管理的信息化改革。在實踐中，企業(yè)需要為檔案管理部門配備現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，真正用科技武裝自己，提高管理者的操作能力。隨著檔案信息管理軟件性能的不斷提高，對于計算機硬件也有了一定的要求，企業(yè)需要對網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、計算機、錄入設(shè)備、輸出設(shè)備等硬件做好調(diào)查，為檔案管理工作者配置較好的硬件設(shè)施。

（3） 提高檔案管理工作的經(jīng)費投入。信息化不應(yīng)僅僅停留于檔案管理培訓(xùn)中，更需要企業(yè)經(jīng)費的支持。因而為了保證檔案管理信息化改革的徹底性，提高檔案管理工作的經(jīng)費投入是必要的。由于現(xiàn)代化電子設(shè)備的費用較高，而電子設(shè)備需要進(jìn)行定期檢修以及日常維護(hù)工作，因而企業(yè)應(yīng)對檔案管理部門有一定的經(jīng)費投入，積極更新設(shè)備，從而保證企業(yè)檔案管理信息化的順利進(jìn)行。

3 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的未來展望

（1） 建立專家咨詢系統(tǒng)。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，未來的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作將趨于復(fù)雜，而檔案管理系統(tǒng)的功能也會更加豐富，因此，建立專家咨詢系統(tǒng)，對于檔案管理過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行專門的解答成為未來企業(yè)檔案管理工作的管理趨勢。專家可以幫助企業(yè)選擇與其實際情況相適應(yīng)的管理軟件，革新管理方法，從而提高管理效率，降低管理成本。

（2） 資源共享的實現(xiàn)。資源共享是世界發(fā)展的潮流，而在企業(yè)檔案管理的過程中，更輕松地獲得企業(yè)的檔案資料成為檔案管理的一個目標(biāo)，防止檔案資料的泄露的同時保證需要范圍內(nèi)的檔案資料共享，成為企業(yè)檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)，相信檔案信息化管理工作定會通過完善操作系統(tǒng)實現(xiàn)安全范圍內(nèi)的資源共享。

（3） 服務(wù)方式的革新。企業(yè)檔案信息的管理工作也是企業(yè)的社會服務(wù)內(nèi)容之一，在未來的檔案管理過程中深層開發(fā)成為服務(wù)革新的方向，如何更好地歸納總結(jié)企業(yè)的各項成果，如何配合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，如何幫助企業(yè)發(fā)展，都是檔案管理工作所要解決的重要問題。檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，只有檔案管理的信息化建設(shè)不斷創(chuàng)新，才能向企業(yè)乃至社會提供更多更有價值的信息。

總之，科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展為整個社會帶來了全新的氣息，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作也面臨著革新，將現(xiàn)代信息技術(shù)融入企業(yè)的檔案管理工作中，不僅僅可以提高檔案管理工作的效率，同時也可以極大地簡化檔案管理工作內(nèi)容，提高檔案資料的保密性。企業(yè)的快速發(fā)展也迫切需要實現(xiàn)檔案管理工作信息化，然而要實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化，應(yīng)當(dāng)從提高檔案管理工作人員的素質(zhì)、完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施以及重視經(jīng)費投入三方面出發(fā)，不斷完善企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)，使其滿足市場經(jīng)濟(jì)的要求，為社會服務(wù)。

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