［摘 要］ 會(huì)計(jì)電算化在單位賬務(wù)處理工作中已廣泛普及，利用Excel電子表格制作賬頁(yè)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工記賬模式，大大提高了會(huì)計(jì)賬務(wù)處理的質(zhì)量和效率。

［關(guān)鍵詞］ 會(huì)計(jì)電算化；住房公積金；計(jì)算模式

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 012

［中圖分類號(hào)］ F232 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）09- 0017- 01

0 前 言

會(huì)計(jì)電算化為會(huì)計(jì)工作帶來(lái)了巨大的變革，從會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用，到數(shù)據(jù)表格的網(wǎng)絡(luò)傳送，會(huì)計(jì)電算化將會(huì)計(jì)人員從煩瑣的記賬工作中解脫出來(lái)，從而投入到更加有效的工作中去。

然而一些小型的記賬工作，沒(méi)有適用的會(huì)計(jì)軟件，這就需要會(huì)計(jì)人員利用電算化知識(shí)，結(jié)合自己的會(huì)計(jì)經(jīng)驗(yàn)，自行設(shè)計(jì)一些數(shù)據(jù)處理模式。

筆者在實(shí)際工作中，將住房公積金手工賬簿，改由用Ｅｘｃｅｌ電子表格設(shè)計(jì)的電子賬簿代替。住房公積金個(gè)人分戶賬雖然賬目簡(jiǎn)單，但計(jì)算模式固定，并且隨著單位人員的不斷增加，賬頁(yè)越來(lái)越多，一年之中繳費(fèi)數(shù)額如有變動(dòng)，或記賬中出現(xiàn)手誤，都會(huì)造成重新抄賬的情況。Ｅｘｃｅｌ電子表格具有制表方便、計(jì)算準(zhǔn)確快速、模式重復(fù)復(fù)制等強(qiáng)大功能，利用函數(shù)公式將有關(guān)單元格定義成固定的模式，每行進(jìn)行復(fù)制，然后將每位職工的部分信息輸入，有關(guān)單元格的數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)生成，這種優(yōu)勢(shì)正好可以克服傳統(tǒng)手工記賬效率低、工作量大的不足，并使記賬工作在較短的時(shí)間內(nèi)輕松搞定。賬頁(yè)的格式可用Ｅｘｃｅｌ邊框等格式進(jìn)行修飾，保證了與原賬頁(yè)完全相同。具體方法如下：

1 在Excel中建立工作簿

在Ｅｘｃｅｌ中建立工作簿Sｈｅｅｔ １，根據(jù)公積金賬簿的樣式（如圖1所示）將各項(xiàng)目輸入到每一列的單元格中。將每列單元格設(shè)定為固定的模式。

（１）以原始數(shù)據(jù)的形式輸入的項(xiàng)目：序號(hào)、個(gè)人賬號(hào)、姓名、增加減少欄里的日期、摘要設(shè)定為“格式”里的單元格—數(shù)字—文本型；個(gè)人月繳交額、利息設(shè)定為“格式”里的單元格—數(shù)字—數(shù)值型；個(gè)人已繳月份設(shè)定為數(shù)字—日期型；期初余額、增加減少欄的金額、本年小計(jì)、本期余額、期末余額設(shè)定為數(shù)字—會(huì)計(jì)專用型；

（２）以公式計(jì)算的形式代替輸入的項(xiàng)目：

單位月繳交額＝個(gè)人繳交數(shù)×本單位公積金繳納倍數(shù)；

月繳交額小計(jì)＝個(gè)人繳交數(shù)＋單位繳交數(shù)；

本年小計(jì)＝月繳交額小計(jì)×個(gè)人已繳月數(shù)；

本期余額＝期初余額＋本年小計(jì)＋增加金額－減少金額；

期末余額＝本期余額＋利息。

將以上項(xiàng)目的單元格在編輯欄中設(shè)定為相應(yīng)的計(jì)算公式，再將每位職工的信息如序號(hào)、賬號(hào)、姓名、個(gè)人繳納數(shù)、期初余額輸入后，月繳交額（單位，小計(jì)）、本年小計(jì)、本期余額、期末余額會(huì)自動(dòng)生成。公積金提取數(shù)可定期輸入，本期余額和期末余額會(huì)自動(dòng)調(diào)整數(shù)額，每個(gè)會(huì)計(jì)周期結(jié)束時(shí)，根據(jù)住房公積金管理處提供的職工利息單的數(shù)據(jù)輸入到“利息”一項(xiàng)，“期末余額”會(huì)根據(jù)計(jì)算公式自動(dòng)調(diào)整，此數(shù)額與住房公積金管理中心的對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)，非常方便快捷。

在最后一行“姓名”欄中輸入“總計(jì)”，在期初余額、本年小計(jì)、本年余額、利息、期末余額的這幾列的最后一行中設(shè)定函數(shù)公式ＳＵＭ，將本列所有行的數(shù)據(jù)相加，計(jì)算出本年度的合計(jì)數(shù)。

2 對(duì)Ｅｘｃｅｌ表格中的賬頁(yè)進(jìn)行修飾

根據(jù)“格式”—“單元格”—“邊框”中的線條，模仿手工賬簿的樣式進(jìn)行修飾，這一步可能會(huì)稍麻煩一點(diǎn)，但是以后就水到渠成了。

3 打印賬簿

將紙張?jiān)O(shè)定為Ｂ５打印紙，左邊距 ２．４ｃｍ ，右邊距 １ｃｍ ，上邊距 １ｃｍ ， 下邊距１ｃｍ。采用橫向手動(dòng)雙面打印。

下一年在此Ｅｘｃｅｌ工作表中再?gòu)?fù)制一個(gè)同樣的工作簿Sｈｅｅｔ ２，將包含職工原始輸入信息的單元格的內(nèi)容全部清除，重新輸入這一年度的有關(guān)信息，已設(shè)定函數(shù)公式的單元格中的數(shù)據(jù)即會(huì)自動(dòng)生成。