【摘要】高校檔案工作是檔案工作的一個組成部分，隨著社會發(fā)展和科技進(jìn)步，信息化程度的深度和廣度是越來越大，這給當(dāng)今的高校檔案工作帶來了革命性的變化，作者認(rèn)為各單位、各檔案工作人員只有充分認(rèn)識到開展檔案的信息化建設(shè)對檔案工作的重要意義，才能改變傳統(tǒng)思想認(rèn)識，適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，從根本上做好該項(xiàng)工作。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 信息化 建設(shè)

隨著高校教育體制改革的深入發(fā)展，高校在教學(xué)、科研、管理和各項(xiàng)活動中形成的檔案資料內(nèi)容日趨豐富，數(shù)量急劇增加，服務(wù)領(lǐng)域日益擴(kuò)大，利用頻率不斷提高；同時，隨著計算機(jī)技術(shù)的普及，出現(xiàn)了各種檔案載體，文檔一體化的趨勢日益明顯，檔案管理環(huán)境不能適應(yīng)發(fā)展需要，傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端暴露無遺。面對當(dāng)前形勢，作為一名檔案工作人員該如何應(yīng)對是擺在當(dāng)前的一項(xiàng)重要任務(wù)，筆者根據(jù)在實(shí)際工作過程中的一些感悟談?wù)勯_展檔案信息化建設(shè)的重要性。

一、當(dāng)今高校檔案管理存在的一些問題

目前大部分單位在檔案收集、歸檔和利用方面仍停留在傳統(tǒng)的手工操作或手工操作為主計算機(jī)操作為輔的工作狀態(tài)。在傳統(tǒng)手工管理方式下每份檔案資料都要經(jīng)過人工完成接收、分類、整理、裝訂、排序、裝盒、編目和上架等工作，程序煩瑣，耗時耗力不說還會導(dǎo)致一些檔案被長期堆放，得不到及時整理，影響到管理工作。而且，在查閱一份資料需要按照查分類目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄等程序逐步進(jìn)行。如果檔案沒有按規(guī)定存放在指定位置是很難查找的。近年來，隨著人們的檔案意識逐漸增強(qiáng)，檔案利用率逐步提高，尤其是在辦理入職、調(diào)動、參軍入伍、升學(xué)時，各單位要求除了提供畢業(yè)生基本信息之外，還需要提供當(dāng)年高考錄取底冊，查閱所有與畢業(yè)生相關(guān)的檔案，如：畢業(yè)生登記表、成績單、入學(xué)登記表、畢業(yè)生情況統(tǒng)計表和獲獎情況等信息，按傳統(tǒng)方式查閱費(fèi)時費(fèi)力。即使有些單位已經(jīng)建立的機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，但由于多種原因造成該數(shù)據(jù)庫的覆蓋范圍小，可利用性小以及目錄和關(guān)鍵詞錄入不規(guī)范、不全面，致使其實(shí)際使用效率不高。

同時，很多單位還存在著專職檔案工作人員配備欠合理的問題，主要體現(xiàn)在：專職工作人員少；專業(yè)技術(shù)人員少；現(xiàn)有工作人員多是從其他崗位中調(diào)過來的，專業(yè)知識欠缺，在檔案管理方面的經(jīng)歷短，經(jīng)驗(yàn)少，僅能滿足當(dāng)前工作需要。可見，信息化程度不高、信息化范圍覆蓋面小導(dǎo)致了檔案在查閱、利用時效率不高，無法高效地發(fā)揮檔案作用。

二、開展檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化是指在國家各級檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織下全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，有效提高檔案信息資源收集、管理和提供利用服務(wù)水平的過程。檔案管理信息化建設(shè)是以滿足社會需求提供有效利用為目標(biāo)在檔案管理和服務(wù)利用方面充分利用數(shù)據(jù)庫、電子掃描等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將已歸檔的紙質(zhì)文件、聲像文件和電子檔案等信息資源系統(tǒng)集合成一個檔案信息庫；利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成接收、傳遞、存儲、檢索和服務(wù)利用等工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

（一）加強(qiáng)檔案信息化管理是高校檔案事業(yè)適應(yīng)社會發(fā)展的必然選擇，是檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求

隨著社會發(fā)展和科技進(jìn)步，一方面檔案內(nèi)容日趨豐富，數(shù)量逐日增加，出現(xiàn)各種形式的檔案載體；另一方面檔案的利用率和服務(wù)對象逐步增加，傳統(tǒng)檔案管理模式不能滿足需要，這就要求采用新技術(shù)來改變現(xiàn)有的管理模式和方法。

信息化發(fā)展水平是衡量一個國家（地區(qū)）或行業(yè)現(xiàn)代化程度和綜合實(shí)力的重要標(biāo)志。據(jù)中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心(CNNIC) 2012年1月發(fā)布的《第29次中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計報告》顯示，截至2011年12月底，中國網(wǎng)民規(guī)模突破5億，互聯(lián)網(wǎng)普及率35.8%，較2010年提升4個百分點(diǎn)，可見互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)深入到人們的工作和生活中。

國家檔案局在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中明確提出“要貫徹落實(shí)國家有關(guān)電子文件管理、數(shù)字檔案館建設(shè)的文件精神，加強(qiáng)以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)，各級國家檔案館加快數(shù)字檔案館建設(shè)步伐，有條件的要完成數(shù)字檔案館建設(shè)，并提供網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)?！蓖瑫r，在2012年河北省檔案工作會議上馮世斌局長明確提出今后檔案工作的信息化建設(shè)的目標(biāo)和任務(wù)。

可見，改變原有管理模式適應(yīng)社會發(fā)展趨勢實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇。同時，也是落實(shí)國家檔案局關(guān)于《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》和《檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》的迫切需要。

（二）檔案的信息化建設(shè)是教育事業(yè)發(fā)展、加強(qiáng)高校的內(nèi)涵建設(shè)和深化高校教學(xué)改革的要求

高校日常工作過程中所形成的文字材料、數(shù)據(jù)、圖表、照片和影片等檔案信息資料真實(shí)地記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程，是“今世賴之以知古，后世賴之以知今”的重要憑證，是衡量高校的人才培養(yǎng)質(zhì)量、教學(xué)科研水平和發(fā)展方向的重要資料，是高?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)、開闊視野、改進(jìn)工作、科學(xué)規(guī)劃的重要依據(jù)，是高校編研修史的原始材料。

近年來高校檔案資料的價值已逐漸被人們所認(rèn)識，在高校的內(nèi)涵建設(shè)與發(fā)展、創(chuàng)建省級示范性高職高專院校、升本、人才培養(yǎng)評建和校慶等重要工作中都需要借助檔案提供有力的信息和數(shù)據(jù)支撐材料。通過查閱這些材料有助于高校領(lǐng)導(dǎo)了解具體情況、進(jìn)行科學(xué)決策；有助于專家組和校內(nèi)、校外人士對高校作出一個全面、公正、客觀、準(zhǔn)確地評判；有助于深化教學(xué)改革，調(diào)整專業(yè)設(shè)置和明確專業(yè)發(fā)展規(guī)劃和培養(yǎng)出社會急需、專業(yè)對口、就業(yè)率高的人才。

（三）利用計算機(jī)技術(shù)，提高檔案工作效率，是檔案工作自身發(fā)展的迫切需要

傳統(tǒng)檔案管理是一種手工管理、封閉管理、被動服務(wù)的模式，檔案工作人員整天埋頭在檔案室里從事檔案的收集、整理、編目和借閱等工作，全部是手工操作效率低。并且在手工操作和利用過程中由于需要反復(fù)接觸紙質(zhì)文件資料，盡管期間倍加小心，但對紙質(zhì)資料的損壞還是在所難免的。隨著計算機(jī)技術(shù)的普及和信息化程度的提高，傳統(tǒng)檔案管理的局限性暴露出來，該管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會快節(jié)奏、高效率、低成本的發(fā)展形勢要求，這就迫使檔案工作人員開始尋求一種新的管理模式來提高檔案管理的工作質(zhì)量和利用效率。

運(yùn)用計算機(jī)對檔案進(jìn)行管理具有檢索迅速、查找方便、存儲量大、避免原始資料損壞等優(yōu)點(diǎn)，而且可以通過一次錄入來完成檔案自動編目和自動檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理、計算機(jī)輔助立卷、檔案自動標(biāo)引、文檔一體化管理、檔案館辦公自動化、檔案庫房保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計與建立等工作，實(shí)現(xiàn)多次重復(fù)利用、便于信息資料統(tǒng)計、解決因反復(fù)觸摸引發(fā)的檔案資料的毀損和丟失問題、縮短信息查詢時間、減輕工作人員的勞動量、提高工作效率的效果，拓寬檔案工作服務(wù)領(lǐng)域，進(jìn)而全面提升檔案管理的整體水平。故而，將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作上成為當(dāng)前檔案工作自身發(fā)展的一種迫切需要。

（四）利用現(xiàn)代信息技術(shù)，整合檔案信息資源，是檔案工作改革創(chuàng)新的必然需要

檔案信息資源是檔案信息化最核心的要素。檔案信息化是利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段使電子文件和數(shù)字檔案等檔案信息資源轉(zhuǎn)為電子檔案，以磁帶、磁盤、光盤等介質(zhì)存儲，為實(shí)現(xiàn)資源共享和數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化目標(biāo)提供平臺。電子檔案是未來檔案信息資源主體，將檔案原件數(shù)字化對實(shí)現(xiàn)檔案信息資源現(xiàn)代化管理、利用、資源共享具有十分重要的作用。電子檔案能否長期、安全地提供有效閱讀和利用的目的是通過對電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性的檢驗(yàn)來驗(yàn)證的。可見，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，整合和豐富檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、共享化，既是檔案信息化建設(shè)的客觀要求，也是檔案工作改革創(chuàng)新的必然需要。

綜上所述，檔案的信息化建設(shè)有助于領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)決策和管理規(guī)劃，有助于檔案信息資源的利用開發(fā)。隨著社會的發(fā)展檔案的價值越來越被認(rèn)可，高校檔案工作作為檔案工作的一個組成部分，要緊跟時代發(fā)展步伐，不斷改進(jìn)工作方式和方法，加快數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，借助現(xiàn)代技術(shù)手段打破原有檔案管理的時間和空間的限制，提高檔案的使用效率和檔案工作人員的工作效率，使檔案工作在管理方式、服務(wù)手段、利用質(zhì)量和提供信息的深度和廣度上有著質(zhì)的飛躍。

（責(zé)任編輯：陳岑）