采購與付款業(yè)務(wù)是企業(yè)經(jīng)營活動的重要環(huán)節(jié)，它與生產(chǎn)、銷售計(jì)劃密切聯(lián)系，業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁，工作量大，運(yùn)行環(huán)節(jié)多，直接導(dǎo)致貨幣資金的支出或?qū)ν庳?fù)債的增加，容易產(chǎn)生管理漏洞。建立完善的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，可以保證采購付款業(yè)務(wù)循環(huán)有效運(yùn)行，確保采購事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性、合法性，發(fā)現(xiàn)并糾正錯誤，防止欺詐和舞弊行為，及時準(zhǔn)確提供采購業(yè)務(wù)的會計(jì)信息，使企業(yè)在采購、付款環(huán)節(jié)獲得最大經(jīng)濟(jì)效益。

一、我國企業(yè)采購業(yè)務(wù)存在的問題

1.采購無計(jì)劃

采購部門沒有根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求情況或者根據(jù)已經(jīng)經(jīng)過批準(zhǔn)的采購計(jì)劃、采購申請單進(jìn)行采購，而是盲目的采購或者不及時采購，造成物資大量積壓或者供應(yīng)脫節(jié)的情況。如某藥廠引進(jìn)新生產(chǎn)線時，采購部門為了維修方便，無節(jié)制的大批量采購了該產(chǎn)品線專用的備品備件。待到產(chǎn)品線淘汰拆除后，倉庫里依舊存放著大量未被使用過的該產(chǎn)品線的備品備件，對公司的資金造成了極大的浪費(fèi)。

2.供應(yīng)商選擇不合理

采購人員為了私人的利益在采購中沒有進(jìn)行招標(biāo)議標(biāo)或者詢價比價等活動，而是直接選擇有回扣的供應(yīng)商，往往造成采購物資質(zhì)量得不到保證，或者采購價格高于市場平均價格，致使企業(yè)利益受損。

3.虛報(bào)損耗，中途轉(zhuǎn)移

采購部門或者物流部門為了中飽私囊，在運(yùn)輸?shù)耐局型低缔D(zhuǎn)移物資，而對公司上報(bào)謊稱為途中損耗。

4.混淆采購成本

會計(jì)人員在會計(jì)記賬中對采購成本沒有很好的區(qū)分，確認(rèn)的成本不能真實(shí)反映企業(yè)為采購物資而發(fā)生的費(fèi)用或損耗。例如，在生產(chǎn)性的企業(yè)里，與原材料采購相關(guān)的運(yùn)輸費(fèi)用、保險費(fèi)用、合理損耗等，都需要計(jì)入采購成本。

5.驗(yàn)收不合規(guī)

采購人員、倉庫人員玩忽職守或?qū)I(yè)素養(yǎng)不夠，不能順利的完成物資驗(yàn)收，不能嚴(yán)格驗(yàn)收采購物資的質(zhì)量和數(shù)量，誘發(fā)物資驗(yàn)收中的舞弊行為，造成偽劣物資濫竽充數(shù)，輕者損害企業(yè)利益，重者使偽劣產(chǎn)品充斥市場，損害消費(fèi)者利益。

6.違規(guī)結(jié)算，資金流失

通常企業(yè)在收到采購發(fā)票后，根據(jù)發(fā)票金額授權(quán)會計(jì)簽發(fā)付款憑單，出納審核后支付劃撥款項(xiàng)。如果沒有嚴(yán)格的付款申請審批，可能會造成對同一筆采購業(yè)務(wù)重復(fù)付款，付款金額與發(fā)票不符或者誤期支付失去客戶信譽(yù)。

二、解決問題的有效手段——加強(qiáng)內(nèi)部控制制度建設(shè)

在現(xiàn)行的管理模式下，我國很多企業(yè)雖然經(jīng)過多年的逐步完善，已經(jīng)建立了一些管理制度，但由于各種規(guī)章制度的設(shè)計(jì)大多流于理論，和企業(yè)的實(shí)際情況相脫離，使企業(yè)在實(shí)際工作中收效甚微。如引進(jìn)的國際流行的招標(biāo)方式、詢比價方式時往往只是提及到相關(guān)概念，沒有規(guī)范的操作流程，失去了招投標(biāo)管理在企業(yè)采購中節(jié)約成本的應(yīng)有作用。同時，內(nèi)部控制的關(guān)鍵是任何人都不得擁有超越內(nèi)部控制制度所規(guī)定的權(quán)力和權(quán)限，如果能做到這一點(diǎn)，就會大大減少采購中出現(xiàn)的各種問題。但實(shí)際上權(quán)力超越制度的傳統(tǒng)理念使制度的執(zhí)行過程往往被權(quán)力中斷，這種癥結(jié)在現(xiàn)代企業(yè)中相應(yīng)規(guī)范制度缺失時顯得尤為突出。當(dāng)發(fā)生相關(guān)事項(xiàng)時，無制度來規(guī)范，無流程來參考，無權(quán)限來定責(zé)，使得采購管理顯得紊亂無章，領(lǐng)導(dǎo)一支筆定事項(xiàng)。所以，加強(qiáng)內(nèi)部控制制度的建設(shè)是勢在必行的舉措。

三、采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的建設(shè)內(nèi)容

建設(shè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度首先應(yīng)了解采購業(yè)務(wù)不相容崗位，確保建設(shè)的內(nèi)控制度得到有效運(yùn)行。采購業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括：請購與審批；詢價與確定供應(yīng)商；采購合同的訂立與審計(jì)；采購與驗(yàn)收；采購、驗(yàn)收與相關(guān)會計(jì)記錄；付款審批與付款執(zhí)行?？紤]這些不相容崗位，采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度應(yīng)包括以下幾個方面：

1.職務(wù)分離制度

采購環(huán)節(jié)中的主要業(yè)務(wù)有提交請購單、編制計(jì)劃、 審批計(jì)劃、市場調(diào)研、招標(biāo)投標(biāo)、簽訂采購合同、訂貨、收貨和入賬等。在這些業(yè)務(wù)中需要進(jìn)行職務(wù)分離的主要有：

(1)生產(chǎn)或銷售部門根據(jù)生產(chǎn)使用量或銷售需要量提出需要采購的物資品種和數(shù)量，倉儲部門依據(jù)提供的需采購物資品種、數(shù)量及現(xiàn)有庫存量，制定采購計(jì)劃，報(bào)預(yù)算管理部門審批，然后由采購部門依據(jù)經(jīng)管部門提供的市場調(diào)研報(bào)告進(jìn)行公開詢價。

(2)由生產(chǎn)或銷售部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門和法律部門、經(jīng)營管理部門共同組織招標(biāo)投標(biāo)來選擇供應(yīng)商，并會同供貨單位簽訂采購合同。

(3)物資的采購人員不能同時負(fù)責(zé)所購物資的質(zhì)檢、驗(yàn)收、保管。

(4)物資的采購人員、保管人員、使用人員不能同時負(fù)責(zé)會計(jì)記錄。

(5)采購人員應(yīng)與負(fù)責(zé)付款審批的人員相分離。

(6)審核付款人員應(yīng)與付款人員相分離。

(7)記錄應(yīng)付賬款的人員應(yīng)與出納人員相分離。

2.請購單控制制度

在確定物資采購時，必須由物資的使用部門根據(jù)未來一定期間的需要量，以填制《采購申請單》的方式提前通知物資保管部門，《采購申請單》有使用部門的制單、審核、批準(zhǔn)人員簽字。保管部門根據(jù)使用部門提供的需要量，再根據(jù)現(xiàn)有物資的庫存量計(jì)算出請購量，正式提交“物資請購單”。經(jīng)過物資保管部門主管簽字的請購單報(bào)預(yù)算管理部門審批并會同采購部門、財(cái)務(wù)部門、確認(rèn)制定采購計(jì)劃。財(cái)務(wù)部門根據(jù)資金使用情況簽署執(zhí)行意見，采購部門將采購計(jì)劃報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、存檔備案并辦理招標(biāo)訂貨手續(xù)。

3.審批控制制度

根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、使用情況的實(shí)際需求，兼顧所需物資的特性，結(jié)合現(xiàn)有庫存情況，制定出品種、數(shù)量、交貨期較高準(zhǔn)確性的采購計(jì)劃，上報(bào)經(jīng)營管理部門審批，金額較大的一類物資采購由總經(jīng)理審批。對于計(jì)劃內(nèi)的采購項(xiàng)目，具有請購權(quán)的部門應(yīng)嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)；對于超計(jì)劃和計(jì)劃外代購項(xiàng)目，具有請購權(quán)的部門應(yīng)對需求部門提出的申請進(jìn)行審核后再辦理請購手續(xù)，并報(bào)審批人審批，審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及實(shí)際需要進(jìn)行審批。

4.訂貨控制制度

采購部門提供附有供應(yīng)商相關(guān)信息的調(diào)研報(bào)告，并定期對供應(yīng)商的信譽(yù)、價格、質(zhì)量進(jìn)行評估，建立包括價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、折扣、付款條件、供應(yīng)商信譽(yù)、電話、地址等供應(yīng)商檔案，從中篩選質(zhì)量好、價格低、信譽(yù)好的合格供應(yīng)商。由其組織生產(chǎn)或銷售部門、財(cái)務(wù)部門、法律部門共同進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)，最終確定供應(yīng)商。采購部門具體辦理訂貨手續(xù)簽訂訂貨合同及訂貨單，并將訂貨單及時傳送給生產(chǎn)、銷售、倉儲和會計(jì)等有關(guān)部門，以備合理安排生產(chǎn)、 銷售、收貨和付款。企業(yè)對物資采購如有可能采取招投標(biāo)形式，以增加現(xiàn)有供應(yīng)商的競爭意識。

5.貨物驗(yàn)收控制制度

企業(yè)所采購的貨物運(yùn)到后先入驗(yàn)收庫由業(yè)務(wù)部門開具入庫通知單、驗(yàn)收單。質(zhì)檢部門按照國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，各類物資必須具備各種規(guī)定資證。驗(yàn)收合格后出具 “質(zhì)量檢驗(yàn)合格單”或在驗(yàn)收單上加蓋“質(zhì)檢合格”章。如不合格查明原因，并向主管書面報(bào)告，及時向供應(yīng)商提出異議。

驗(yàn)收人員根據(jù)入庫通知單、驗(yàn)收單及所附有關(guān)質(zhì)量證明書、合格證、 技術(shù)圖紙、裝箱單、過磅單、發(fā)貨明細(xì)對貨物進(jìn)行數(shù)量、質(zhì)量驗(yàn)收。驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量不符或數(shù)量短缺、損壞、無質(zhì)量證明和技術(shù)資料等無法驗(yàn)收時，及時向供應(yīng)主管書面報(bào)告。

采購人員把蓋章齊全的入庫單、驗(yàn)收單、采購合同以及發(fā)票送到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)賬，物資會計(jì)要對所送來的單據(jù)核對、整理，無誤后進(jìn)行賬務(wù)處理。

6.貨款支付控制制度

由采購請購單、訂貨單和驗(yàn)收單共同構(gòu)成的收貨業(yè)務(wù)完成后，財(cái)務(wù)部門就取得了供貨方的發(fā)票、驗(yàn)收單和采購合同等表示貨物已經(jīng)驗(yàn)收入庫并應(yīng)支付貨款或應(yīng)付賬款已經(jīng)發(fā)生的原始憑證。這些原始憑證經(jīng)過審核確認(rèn)無誤后，財(cái)務(wù)部門將之連續(xù)編號，并及時、準(zhǔn)確記錄物資的增加和銀行存款、預(yù)付賬款的減少或應(yīng)付賬款的增加。如有部分退貨，需從原發(fā)票中扣除后再辦理結(jié)算。對物資的核算，必須根據(jù)企業(yè)的整體管理要求設(shè)置一級賬戶和明細(xì)賬戶并正確地進(jìn)行記錄。會計(jì)正確地進(jìn)行計(jì)量并記入適當(dāng)?shù)馁~戶和適當(dāng)?shù)钠陂g，由專人按照約定的付款日期、折扣條件管理應(yīng)付賬款，已到期的應(yīng)付賬款須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人審批 后方可辦理貨款結(jié)算與支付。

7.會計(jì)稽核與對賬制度

它一方面要求，無論是貨款的支付，還是應(yīng)付賬款發(fā)生的記錄，對進(jìn)貨業(yè)務(wù)涉及的所有原始憑證、記賬憑證，都必須經(jīng)過稽核人員或會計(jì)主管審核后方能記賬；另一方面要求，對進(jìn)貨業(yè)務(wù)發(fā)生的應(yīng)付賬款必須及時、定期地與客戶對賬，防止債務(wù)虛列及由此造成的業(yè)務(wù)人員舞弊行為。

四、總結(jié)

采購業(yè)務(wù)控制作為企業(yè)內(nèi)部控制制度的一個重要組成部分，它的完善與否直接影響企業(yè)效益的好壞，因此企業(yè)必須建立起行之有效的控制制度，實(shí)現(xiàn)采購成本的最優(yōu)化。由于采購業(yè)務(wù)會隨著社會和企業(yè)發(fā)展而不斷變化，因此采購業(yè)務(wù)控制方法并不是一勞永逸的，也需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展階段適時調(diào)整、與時俱進(jìn)。