隨著時代的發(fā)展與進步，文秘與檔案工作的劃分越來越細，與此同時，彼此之間的聯(lián)系也越來越緊密。文秘人才的多元化要求必然促進與其他專業(yè)的融合，這種融合趨勢也必然使培養(yǎng)走向復(fù)合化的途徑。文秘與檔案管理的共同建設(shè)，是培養(yǎng)復(fù)合型人才的一條道路，培養(yǎng)文秘專業(yè)的學(xué)生掌握必要的檔案管理知識，不僅可以提高學(xué)生的個人素養(yǎng)，更是為學(xué)生的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

1 自我檔案意識的培養(yǎng)

檔案意識是指人們對檔案和檔案工作了解和認(rèn)識的程度，它在很大程度上影響著檔案工作發(fā)展和檔案價值的實現(xiàn)。①學(xué)生自我檔案的建設(shè)，首要的就是意識的培養(yǎng)，它是學(xué)生做好檔案工作的前提，也是建設(shè)好自我檔案的重點。

1.1 教師教學(xué)的有意識引導(dǎo)

在文秘專業(yè)的建設(shè)中，大部分學(xué)校都開設(shè)了《檔案管理》的相關(guān)課程，檔案管理在秘書工作中的地位可見一斑。教師在教學(xué)檔案建設(shè)與管理的相關(guān)知識的同時，使學(xué)生了解檔案管理發(fā)展的現(xiàn)代化進程和檔案信息的社會實踐服務(wù)作用，指導(dǎo)學(xué)生在學(xué)習(xí)的過程中建設(shè)自我檔案，讓學(xué)生在實踐中對檔案產(chǎn)生興趣，增強學(xué)生的學(xué)檔、存檔、用檔意識，規(guī)范和提高學(xué)生的檔案建設(shè)能力。教師在教學(xué)過程中，可有意識地引導(dǎo)學(xué)生自我檔案與求職應(yīng)聘的聯(lián)系，文秘專業(yè)的學(xué)生具備檔案建設(shè)與管理能力是許多單位的需求，能在校期間建立完整的自我檔案，可為用人單位提供更可信更真實的材料，用人單位通過閱讀學(xué)生建立的自我檔案，能更好地了解學(xué)生的思想情感、在校期間的個人表現(xiàn)與綜合素養(yǎng)，提高學(xué)生的應(yīng)聘成功率。

1.2 實踐過程的直觀性培養(yǎng)

在文秘專業(yè)學(xué)生的培養(yǎng)過程中，書本不應(yīng)成為唯一的教材，讓學(xué)生通過實踐在不斷的體驗中了解文秘、走進文秘從而親近文秘，才能更好地使學(xué)生產(chǎn)生專業(yè)認(rèn)同感，而校內(nèi)實訓(xùn)室和本專業(yè)的檔案管理室建設(shè)就是比較可行的切入口。學(xué)生進入校內(nèi)實訓(xùn)室，開展秘書檔案入門實訓(xùn)，形成學(xué)生的真實崗位與身份概念，對將處期間的環(huán)境產(chǎn)生真實印象；通過參觀文秘專業(yè)的校內(nèi)檔案室，通過直觀的檔案資料的參觀，了解文秘專業(yè)的發(fā)展培養(yǎng)的過程與成果，提高學(xué)生的直觀性經(jīng)驗，培養(yǎng)學(xué)生的檔案建設(shè)意識。

1.3 教師自我檔案的示范性指導(dǎo)

檔案建設(shè)與管理是文秘專業(yè)學(xué)生必備的基本技能，教師應(yīng)身體力行，與學(xué)生共同參與建設(shè)，教師的示范性將對學(xué)生建設(shè)自我檔案產(chǎn)生不可低估的影響。教師將自己的個人檔案呈現(xiàn)給學(xué)生，讓學(xué)生有直觀的感受，通過品味教師的檔案，使學(xué)生對檔案有更直接與感性的認(rèn)識。同時，教師提供學(xué)生一定的技術(shù)指導(dǎo)，使學(xué)生既產(chǎn)生對檔案建設(shè)的信心，又因有實際范本的參考，使學(xué)生有對自我檔案建設(shè)的直觀感受，因此，教師自我檔案的示范性作用不可低估。

2 如何構(gòu)建學(xué)生自我檔案

2.1 學(xué)生自我檔案內(nèi)容的設(shè)計

檔案內(nèi)容的建設(shè)是學(xué)生自我檔案建設(shè)的關(guān)鍵，也是檔案是否具有價值的重點。在個人的成長過程中，會經(jīng)歷許許多多，學(xué)生的自我檔案應(yīng)有比別于學(xué)校的學(xué)生個人檔案。按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，學(xué)生檔案主要包括學(xué)生的高中檔案、學(xué)籍檔案、黨團組織檔案、入學(xué)登記表、體檢表、獎懲記錄等內(nèi)容。大凡都是學(xué)生在學(xué)校期間的大體表現(xiàn)，也具體很強的可操作性。而學(xué)生的自我檔案，是學(xué)生成長的軌跡的真實記錄，是對個人形象的立體展現(xiàn)，學(xué)生亦可利用文字、圖表、照片、聲像等記載方式保存下來。

2.2 學(xué)生自我檔案信息的整合

完整的信息材料是檔案整合的關(guān)鍵，教師可印制統(tǒng)一的檔案格式，給學(xué)生建立自我檔案提供參考，學(xué)生根據(jù)教師給予的模板，結(jié)合個人實際進行調(diào)整，以適合自己的需求，形成具有自我特色的個性檔案。同時，在進行的搜集和整理過程中，教師可建議學(xué)生每完成一項內(nèi)容就給予注明，特別是原始的第一手資料的保存，教師應(yīng)注意提醒，養(yǎng)成學(xué)生的歸檔習(xí)慣，這樣不致于導(dǎo)致信息的缺失。

2.3 學(xué)生自我檔案的考核評價

考核評價是對檔案成果的檢驗，也是對自我檔案的實踐指導(dǎo)。自我檔案的考核評價可有教師和學(xué)生共同完成。學(xué)生采取自我評價的方式，建立統(tǒng)一的自評表格，根據(jù)自評表設(shè)計的各項指標(biāo)，完成自我檔案的評價工作。而教師對于學(xué)生的檔案評價，則可以結(jié)合學(xué)生平時的表現(xiàn)和實踐活動，從內(nèi)容的詳盡、檔案的規(guī)范程度、檔案的價值等方面進行考察，并通過專業(yè)從事檔案工作的人員給予評價，指導(dǎo)學(xué)生進行進一步地修改和完善，從而提高學(xué)生檔案建設(shè)的質(zhì)量和效果。

2.4 檔案建設(shè)的現(xiàn)代化

隨著檔案工作的不斷創(chuàng)新，現(xiàn)代化的檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異，檔案建設(shè)可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到并上傳服務(wù)器上歸檔。學(xué)生在電腦上進行操作，并備份好文件，這不僅提高學(xué)生自我檔案建設(shè)的效率，也可以提高學(xué)生檔案建設(shè)的現(xiàn)代化程度，便于學(xué)生及時修改內(nèi)容、查找內(nèi)容、完善內(nèi)容、保存內(nèi)容，提高自我檔案建設(shè)的有效性。

3 建設(shè)學(xué)生自我檔案時注意的幾個問題

3.1 注重檔案建設(shè)的監(jiān)督與指導(dǎo)

作為文秘專業(yè)的學(xué)生，必須本著一絲不茍的態(tài)度，嚴(yán)格把握檔案的歸檔質(zhì)量，達到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。只有這樣，才敢保證檔案的價值，更好地提高自身的檔案管理能力，提高從事文秘工作的基本職業(yè)能力。在學(xué)生自我檔案的建設(shè)中，在教會學(xué)生方法和操作規(guī)程后，必須加強監(jiān)督和引導(dǎo)學(xué)生自我監(jiān)督。學(xué)生難免在學(xué)業(yè)壓力負(fù)擔(dān)的情況下，會對此敷衍了事，急于求成，采取應(yīng)付的態(tài)度對待任務(wù)。教師要嚴(yán)格把關(guān)，必要時建立一定的制度約束學(xué)生的行為或采取考核的方式，使學(xué)生認(rèn)真進行自我檔案的建設(shè)。

3.2 提高自我檔案建設(shè)的保密程度

自我檔案是學(xué)生自我成長的真實展現(xiàn)，學(xué)生在建設(shè)過程中，或多或少會將自己的隱私記錄下來，便于自己對成長的回憶。他們并不希望這些關(guān)切自身的東西被更多人知曉，因此，教師在指導(dǎo)學(xué)生建立自我檔案的時候，要切實保護好學(xué)生的隱私。

3.3 給予學(xué)生個性展現(xiàn)的自由

檔案，因為是自我檔案，學(xué)生在制作的過程中不求千篇一律，教師在一定內(nèi)容的統(tǒng)一要求時，給予學(xué)生自我空間的展示，每位學(xué)生可以根據(jù)自我特點和實際情況進行個性化的實踐操作，使檔案真正的為我所用，充分發(fā)揮每位學(xué)生的個性特點，體現(xiàn)自我檔案的特點。同時，因為有個性，學(xué)生的興趣才能更好地被激發(fā)，創(chuàng)造能力也就得到了一定的培養(yǎng)，教師可引導(dǎo)學(xué)生將獨特的自我歷程寫進自己的檔案中，體現(xiàn)檔案的獨一性和特殊性。

總之，學(xué)生的自我檔案的建立是學(xué)生自我成才軌跡的真實記錄，文秘專業(yè)的學(xué)生更應(yīng)重視檔案的建設(shè)與管理，在不斷地完善中見證自己的成長。文秘教學(xué)與檔案管理的一體化培養(yǎng)，也必然對文秘專業(yè)的未來發(fā)展產(chǎn)生更大的影響。