李 靜，王藝楠

（1.延安大學附屬醫(yī)院東關分院黨辦；2.延安大學附屬醫(yī)院團委，陜西延安716000）

論醫(yī)院文體檔案工作一體化發(fā)展進程

李 靜1，王藝楠2

（1.延安大學附屬醫(yī)院東關分院黨辦；2.延安大學附屬醫(yī)院團委，陜西延安716000）

本文以醫(yī)院改革與臨床實踐的角度，就當前醫(yī)院文檔一體化漸進過程中如何開展好文書檔案及病案工作，從提高醫(yī)技人員專業(yè)技能及書寫規(guī)范，其他部門文件的制發(fā)、資料的收集和立卷歸檔個方面提出了指導性意見和操作辦法。在下面的論述中，文檔與病案統(tǒng)稱為文檔工作。

文書具有現(xiàn)行效用，檔案具有存史鑒今的功能。文書工作是檔案工作的基礎和前提，檔案工作是文書工作的繼續(xù)和延伸，二者是相互銜接的兩個流程，是密不可分的兩個環(huán)節(jié)，也是一個有機聯(lián)系的整體。當前，文書與檔案工作一體化作為我國現(xiàn)代化發(fā)展的一個方面，正在悄然推進，在此背景下，如何更好地履行文檔工作者的崗位職責和歷史責任，筆者結合實際談談自己的一些體會和認識。

1 以專業(yè)知識和技能的提高為前提

文檔工作專業(yè)性很強，要求也高，它首先要求工作人員要具有高度的責任感、良好的職業(yè)道德、求真務實的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神。其次要求具有扎實的專業(yè)知識和業(yè)務技能，特別是電子計算機技術在文檔工作中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等工作，給文檔工作帶來了便利和變革，這就需要文檔工作者主動去掌握和運用現(xiàn)代技術。所以，文檔工作者要善于結合崗位工作，把計算機知識和信息技術作為一項重要的專業(yè)知識，重點學習并合理運用。

2 以文件高質量的成型為基礎

文件的制發(fā)在這里實際上就是文書處理。檔案來源于文書，是由文件和材料轉化而來的，文書處理的如何，不僅影響當前工作，同時也影響日后檔案的質量，因此，必須予以重視。一是要熟悉文書處理各項規(guī)定，認真學習《國家行政機關公文處理辦法》、《國家行政機關公文格式》、《歸檔文件整理規(guī)范》等相關規(guī)定。二是要熟悉本單位的職能和工作，學習相關業(yè)務知識，努力提升工作水平。三是要認真履行文書處理相關規(guī)定，嚴格文件質量。諸如禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等撰寫、修改、批閱文件材料，紙張、文體、格式要做到規(guī)范化、標準化每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等做到齊全完整等，保證文件符合立卷歸檔要求。

3 以資料完整的收集為關鍵

工作中形成和使用的文件資料處理完畢以后，一部分隨著記述、辦事等現(xiàn)行效用的結束而被淘汰；另一部分由于具有查考價值，則要被有選擇地保存，并將這些零散的文件按照形成過程的聯(lián)系和一定規(guī)律進行系統(tǒng)整理組成案卷，這就要求文書工作人員在平時工作中，要及時收集文件材料，收發(fā)文逐件登記建賬，做到有據可查，發(fā)現(xiàn)缺少要及時查找。對于系統(tǒng)性、系列性的事件，不僅要收集正常渠道傳送的文件，還有一些賬外零散材料，如會議紀要、領導講話、領導批示等，更應注意及時收集，保證文件材料齊全完整。同時要根據文件材料之間的聯(lián)系，按文書立卷的類目做好平時立卷，為歸檔打好基礎。

4 以立卷歸檔的規(guī)范為重點

立卷歸檔工作要突出“以我為主”和“特色化”原則。實際工作中，要解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是要注意有效地維護全宗的完整性。要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，同時要把同類并具有內在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，使形成的檔案既完整，又不龐雜。

這里還要注意兩個問題，一個是要掌握好檔案價值鑒定標準。檔案的價值是客觀存在的，而價值鑒定卻帶有很強的主觀性，因此，價值鑒定前必須建立起明確的檔案價值鑒定標準。文書檔案價值鑒定的標準主要有來源標準、內容標準、形式特征標準、相對價值標準和效益標準等。一般情況下，就來源來講，本單位的檔案通常需要重點保存，外單位的來文要具體判斷其價值；在本單位制成文件中，主要職能部門或人員形成的檔案往往比一般事務部門或人員形成的檔案價值相對要高。就內容來講，檔案所記錄事件的重要程度越高、典型性越突出、真實性與客觀程度越高，檔案的價值越大；檔案內容越新穎獨特或者越具有本單位特色的檔案價值越大。另一個要強調的是文書檔案鑒定工作的方法和步驟。文書檔案鑒定主要采取直接鑒定法，就是鑒定人員要逐件逐張審查檔案材料，從文件的內容、作者、名稱、可靠程度等方面考察分析，確定其價值，而不是僅僅根據案卷目錄、案卷標題或文件目錄、文件題名等簡單判定檔案的價值。文書檔案鑒定工作分為三個步驟，第一，確定歸檔范圍，剔除一部分沒有保存價值的文件；第二，確定保管期限，要根據文件的內容和保存價值確定每卷或每件最終的期限；第三，到期復審，主要是采取移交復審和到期復審兩種形式，重新劃定保管期限，剔除失去保存價值的檔案，并按規(guī)定程序銷毀。

總的來說，作為文書檔案工作者，在當前文檔一體化漸進過程中，一定要熟練掌握和合理運用電子文檔知識和技能，以豐富的文書檔案和信息化專業(yè)知識，認真負責的工作態(tài)度努力做好本職工作，為社會作出自己的應有貢獻。

2011-0204；責任編輯 王景鴻］