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        學(xué)院資料室狀況分析與管理策略研究*

        2012-10-12 00:40:28張玉香
        河南圖書館學(xué)刊 2012年1期
        關(guān)鍵詞:資料室光盤教職工

        張玉香

        (河南農(nóng)業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院,河南 鄭州 450002)

        1 我院資料室的原有狀況

        1.1 著錄情況

        2009年以前我院資料室一直采用傳統(tǒng)的手工著錄方式管理藏書,老師在查找書籍的時候,完全靠在登記本上查找進(jìn)行,效率非常低,資料室的資料只對本院讀者開放,流通量小,在現(xiàn)在復(fù)合學(xué)科急劇發(fā)展的時代,對信息資源造成了嚴(yán)重的浪費(fèi);這種服務(wù)手段和方式嚴(yán)重地阻礙了資料室的發(fā)展。

        自2009年始,我院資料室對書籍、讀者借閱圖書情況和現(xiàn)刊使用EXCEL軟件進(jìn)行了登記,讀者在借閱的時候查找方便了很多,在一定程度上提高了工作效率,但仍存在著不能統(tǒng)計(jì)借還書的人次、流通量小,不能使全校讀者網(wǎng)上查詢資料信息,沒有面對整個學(xué)校的讀者的問題。同時過刊的登記仍采用手工進(jìn)行。

        1.2 資金投入情況

        我院資料室所藏的資料包括書籍,雜志,報(bào)紙,研究生畢業(yè)論文,購入的為書籍,雜志和報(bào)紙。雜志和報(bào)紙的資金投入2007年為14,899元,2008年為17,209 元,2009 年為 9,486 元,2010 年為 10,105元。書籍的資金投入情況見表1。

        表1 最近4年來我院資料室進(jìn)書量及金額表

        1.2.1 雖然進(jìn)書量沒有增加,但書籍的金額卻呈上漲趨勢,這表明了書籍價格在不斷增長,這就出現(xiàn)了教師不斷查閱信息的需求與信息價格越來越高之間的矛盾。

        1.2.2 隨著科技的發(fā)展,電子書的出現(xiàn)使資料室的藏書有了新的內(nèi)容,從表1中可以看出,電子書的藏量逐年上升,雖然這給資料室的管理人員帶來了更多的任務(wù),但讀者使用起來卻非常方便,可以利用網(wǎng)絡(luò)將存在電腦中的電子書遠(yuǎn)程發(fā)送給讀者,或者將電子書的壓縮版放到網(wǎng)上,供讀者下載。綜上可知,四年來我院平均每年的總資金投入為28,000元以上(包括贈書),屬于中等偏上的投入水平,這為我們實(shí)現(xiàn)數(shù)字化奠定了充足的物質(zhì)基礎(chǔ)。

        1.3 管理體制方面

        資料室長期以來實(shí)行雙重管理模式,工作人員編制是列入各院系的,業(yè)務(wù)方面則是由圖書館負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)的,結(jié)果造成了“兩不管”的管理真空。由于缺乏規(guī)章約束,資料室管理人員在工作中隨意性較強(qiáng),工作規(guī)范化程度低,沒有嚴(yán)格的規(guī)章制度,其中造成的借閱不及時歸還現(xiàn)象尤為嚴(yán)重。

        2 我院資料室的管理策略

        2.1 對電子文獻(xiàn)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理

        電子文獻(xiàn)指的是以數(shù)碼和程序的方式將文字、聲音、圖形、圖像等信息記錄在磁存儲介質(zhì)、光存儲介質(zhì)等電子載體上的文獻(xiàn)的總稱。這類文獻(xiàn)須借助電子計(jì)算機(jī)設(shè)備系統(tǒng)才能利用,因而也被稱為電子計(jì)算機(jī)閱讀型文獻(xiàn),或稱為機(jī)讀型文獻(xiàn)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及,資料室內(nèi)的電子文獻(xiàn)也越來越多,其中以隨書光盤為最多。以前的光盤存在著藏而不用的現(xiàn)象,目前我們將光盤的內(nèi)容復(fù)制在電腦里,然后壓縮成rar文件,上傳到一個叫做數(shù)據(jù)銀行的網(wǎng)站上,并進(jìn)行注冊,將用戶名和密碼告訴廣大教職工和學(xué)生,并在其中建立了光盤使用說明、及常用電子文獻(xiàn)下載網(wǎng)站的文件,供教職工生參考。這樣教職工及學(xué)生在任何時間,只要有網(wǎng)絡(luò)連接的地方都能下載光盤上的文件并查閱,既方便了工作人員,也方便了查閱人員。同時及時對網(wǎng)站的文獻(xiàn)進(jìn)行維護(hù)和更新管理,保證教職工及學(xué)生能查閱到最新的資料。并及時查看網(wǎng)上統(tǒng)計(jì)資料出版的信息,與書商保持聯(lián)系,力爭第一時間得到紙質(zhì)版的資料,以供教職工及學(xué)生們查閱。對于沒有訂購的紙質(zhì)版的統(tǒng)計(jì)資料,在網(wǎng)上查詢下載地址,及時下載,并在下載后首先查看資料的可信性、完整性,查看資料題名與內(nèi)容是否相符,內(nèi)容能否打開等,然后再上傳到網(wǎng)上,以保證教職工及學(xué)生能準(zhǔn)確地查閱到資料;積極參加網(wǎng)絡(luò)硬盤增加容量的簽到活動,每天簽到,以增加網(wǎng)絡(luò)硬盤的容量,提前預(yù)防網(wǎng)絡(luò)硬盤空間不夠的現(xiàn)象。

        隨書光盤具有載體上的易損性、使用上的機(jī)讀性,內(nèi)容上的輔助性,使用上的時效性等特點(diǎn),針對這些特點(diǎn),我們按照書名的分類號將光盤放入到相應(yīng)的光盤袋中,并在每個光盤袋側(cè)面用書標(biāo)標(biāo)明所裝光盤的名稱;保管光盤的光盤袋放置在干燥,防塵,防磁,防有害氣體的地方,溫度保持在14℃ -24℃,相對濕度控制在45℃ -60℃;對光盤每兩年機(jī)讀抽查一次。

        2.2 完善資料室規(guī)章制度

        我院資料室自建成以來一直沒有一個成文的規(guī)章制度,讀者借書數(shù)量以及還書時間都沒有嚴(yán)格的規(guī)定,還書全憑讀者自覺或者打電話催還。這造成了資料室的書籍借出很不平衡,有的讀者一次借很多冊,而有的讀者幾乎不光顧資料室,也使得資料室不能及時收回所借書籍以供其他讀者借閱,造成書籍積壓不還的現(xiàn)象。為了便于書籍的流通,規(guī)范資料室的管理,我們制定了資料室規(guī)章制度,規(guī)定了資料員的工作職責(zé),讀者借閱規(guī)則,規(guī)定了讀者借閱書籍的冊數(shù),期限,借閱范圍,讀者離校辦理手續(xù),計(jì)算機(jī)使用規(guī)則,以及違章處理辦法,從制度上約束和規(guī)范了工作人員及讀者的借閱行為。

        2.3 適度調(diào)整資料室的藏書結(jié)構(gòu)

        為解決圖書價格不斷上漲與讀者閱讀需求的矛盾,我們采取了適度調(diào)整藏書結(jié)構(gòu)的策略。由于紙質(zhì)版的書籍價格高昂,我們與各出版社積極聯(lián)系,由他們?yōu)橘Y料室贈送一部分書籍,以實(shí)現(xiàn)資料室與出版社的雙方的利益。并積極收集各種非書籍資料,如研究生畢業(yè)論文,會議論文,網(wǎng)上灰色文件等。同時由于學(xué)校圖書館建立了維普、萬方、超星數(shù)字圖書館等期刊、論文和書籍的搜索引擎,讀者們可以通過圖書館直接查到各種文章和各種書籍,我們即削減了雜志和報(bào)紙的訂閱量,從130種削減到了76種,保留了核心期刊的定制,這樣不僅節(jié)省了資金,也減少了工作人員的工作量,讀者的閱讀要求也沒有受到影響。由于學(xué)校對教師們科研的要求不斷提高,我們增加了統(tǒng)計(jì)資料的定制,從以前的25種增加到了27種,更大程度上滿足了教師和研究生科研的需求。

        2.4 加強(qiáng)硬件建設(shè)

        時間就是金錢,本著節(jié)省讀者科研時間的出發(fā)點(diǎn),我們資料室完善了硬件的建設(shè),在原來具有兩臺電腦的基礎(chǔ)上,我們又增加了一臺打印機(jī)和一個掃描儀,這樣我們就可以將紙質(zhì)版的文章或數(shù)據(jù)掃描下來,然后下載文字識別軟件進(jìn)行識別,使讀者更快的編輯資料。我們還可以把掃描下來的文章或數(shù)據(jù),通過QQ或者飛信遠(yuǎn)程傳給讀者,以節(jié)省讀者到資料室的時間。

        [1]陳廉芳.高校圖書館面向?qū)W科服務(wù)構(gòu)建信息共享空間的研究[D].福建師范大學(xué),2009(6).

        [2]孫明華.高校圖書館隨刊光盤的網(wǎng)絡(luò)化管理[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì),2010(6) :118-119.

        [3]孫洪珍.高校圖書館隨書光盤的管理與利用[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì),2010(8):127-128.

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