劉學(xué)軍

（長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 長沙 410004）

對公證書形式要件合法性若干問題的探討

劉學(xué)軍

（長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 長沙 410004）

在實踐中，如何判斷一份公證書的合法性，公證書的合法性應(yīng)該如何體現(xiàn)，本文擬從一案例入手，從公證機(jī)關(guān)的執(zhí)業(yè)證明、公證人員的執(zhí)業(yè)證明、公證機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)范圍三個方面入手，就完善公證書的形式要件問題進(jìn)行探討，期望以此喚起社會重視。

合法性；形式要件；公證機(jī)構(gòu)；公證員；執(zhí)業(yè)范圍

現(xiàn)代生活中，隨著人們法律意識的提高，在不斷深入的社會交往過程中，為證明各類社會行為的真實性、合法性，人們已開始大量使用公證手段予以證明，以此防止和避免糾紛發(fā)生。可是，一份合法性存在瑕疵的公證書反倒會引起更大的紛爭。

案例導(dǎo)入：2009年9月甲公司注冊某產(chǎn)品的商標(biāo)專用權(quán)，取得商標(biāo)專用權(quán)證。2011年5月，甲公司發(fā)現(xiàn)位于外省某市的乙超市銷售了假冒注冊商標(biāo)專用權(quán)的商品，便以侵犯其注冊商標(biāo)專用權(quán)為由，將其訴至當(dāng)?shù)胤ㄔ海⑾蚍ㄔ禾峁┝藘煞莨C文書，用以證明：第一，甲公司向法庭提交的商標(biāo)專用權(quán)證書的復(fù)印件與原件一致，證明目的為甲公司享有涉案商標(biāo)專用權(quán)，主體適格。第二，甲公司又以乙超市所在地某公證處出具的公證書為據(jù)，證明乙超市存在銷售假冒注冊商標(biāo)專用權(quán)行為。這兩份公證文書均沒有附具公證機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)證書、公證員的執(zhí)業(yè)資格證明。

本案審理過程中，乙超市以公證機(jī)構(gòu)的合法性、公證員執(zhí)業(yè)資格的合法性、公證機(jī)構(gòu)超執(zhí)業(yè)范圍執(zhí)業(yè)為由，對兩份公證書的合法性提出質(zhì)疑，由于這些問題均無法從涉案兩份公證書中體現(xiàn)，為核實證據(jù)，法院只能依法前往公證機(jī)關(guān)進(jìn)行調(diào)查，某公司又認(rèn)為法院調(diào)查行為程序違法，使得法院在認(rèn)定公證書的合法性問題上左右為難，進(jìn)退不得。

一、公證機(jī)關(guān)的蓋章和公證員的簽字不足以體現(xiàn)合法性

由以上實際案例遇到的難題，我們對單純的公證機(jī)關(guān)的蓋章和公證員的簽字能否足以體現(xiàn)合法性提出疑問。有一種觀點認(rèn)為，公證書的合法性已經(jīng)在公證文書中體現(xiàn)——公證機(jī)關(guān)的蓋章和公證員的簽字，無需其他證明；另有一種觀點認(rèn)為，公證機(jī)關(guān)的蓋章和公證員的簽字只證明了公證行為的主體，或者說公證書的出具來源，這與公證書的合法性是兩個完全不同的命題。筆者同意第二種觀點。

一份公證文書往往可以認(rèn)定某種法律事實的發(fā)生與否，法律關(guān)系的產(chǎn)生、變更、終止，直接影響當(dāng)事人的權(quán)利與義務(wù)，事關(guān)重大，非同小可。通常而言，公證文書的內(nèi)容往往與普通法律文書并無二致。一般包括首部、正文、尾部三部分，對于公證書的基本格式，相關(guān)法律已有規(guī)定，如《中華人民共和國公證法》（以下簡稱《公證法》）第三十二條“公證書應(yīng)當(dāng)按照國務(wù)院司法行政部門規(guī)定的格式制作，由公證員簽名或者加蓋簽名章并加蓋公證機(jī)構(gòu)印章。公證書自出具之日起生效?！保痉ú苛畹?03號頒布的《公證程序規(guī)則》第四十二條“公證書應(yīng)當(dāng)按照司法部規(guī)定的格式制作。公證書包括以下主要內(nèi)容：（一）公證書編號；（二）當(dāng)事人及其代理人的基本情況；（三）公證證詞；（四）承辦公證員的簽名（簽名章）、公證機(jī)構(gòu)印章；（五）出具日期。公證證詞證明的文書是公證書的組成部分。有關(guān)辦證規(guī)則對公證書的格式有特殊要求的，從其規(guī)定?！?/p>

以上法律法規(guī)沒有規(guī)定公證書需要附具公證機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)證書，公證員執(zhí)業(yè)證書等法律證件。筆者認(rèn)為，如此規(guī)定尚有不足，需待完善。

按上述規(guī)定，公證文書的形式要件僅強(qiáng)調(diào)了格式制作和公證員簽名或者加蓋簽名章并加蓋公證機(jī)構(gòu)印章，公證機(jī)構(gòu)、公證員的合法執(zhí)業(yè)證明、執(zhí)業(yè)狀態(tài)，以及公證機(jī)構(gòu)、公證員是否依法在執(zhí)業(yè)范圍開展公證活動均無法查明，更不能充分體現(xiàn)公證文書合法性，大大降低社會公信力。一旦公證涉及的利害關(guān)系人對此提出質(zhì)疑，司法機(jī)關(guān)又要再查明事實，既增加當(dāng)事人的訴訟成本，又降低司法機(jī)關(guān)的工作效率。

筆者認(rèn)為，公證文書的第一要素即合法性，不但公證的內(nèi)容、手段、形式合法，而且公證機(jī)構(gòu)、公證員也應(yīng)證明自身具備合法的資格條件。

二、對公證書合法性的思考

（一）公證書的合法性認(rèn)識

為促進(jìn)法治社會建設(shè)，保障公證事業(yè)的健康發(fā)展，我國現(xiàn)行有效的法律法規(guī)對公證機(jī)構(gòu)的依法設(shè)立、公證事項、執(zhí)業(yè)范圍、公證程序、公證員的執(zhí)業(yè)條件等做了相應(yīng)規(guī)定。筆者認(rèn)為，其立法本意，旨在確保公證書的合法性，起到引導(dǎo)社會民眾調(diào)整行為，穩(wěn)定社會關(guān)系的作用。

眾所周知，公證書是以文書中記載的內(nèi)容來證明案件事實，從證據(jù)屬性來看屬于書證，是通過公證員的文字表達(dá)，以公證機(jī)構(gòu)的名義，又以公證書的形式來證明某項法律事實的發(fā)生與否。按證據(jù)基本原理可知，證據(jù)必須具備客觀性、相關(guān)性、合法性。證據(jù)的合法性是證據(jù)的客觀性、相關(guān)性的重要保證，也是證據(jù)的法律效力的重要條件。具體而言，即證據(jù)的主體、形式、取得方式、程序都必須符合法律規(guī)定，不違反法律禁止性規(guī)定。在本文案例中，公證書既然作為證據(jù)使用，當(dāng)然也應(yīng)接受合法性的審查。

因此，不論從公證立法層面分析，還是從證據(jù)層面分析，對公證書的合法性有必要加強(qiáng)認(rèn)識，統(tǒng)一思想。以此為基礎(chǔ)，那么進(jìn)而如何證明合法性呢，如前文觀點所述僅以公證書中的公證機(jī)關(guān)蓋章和公證員簽字又能否充分證明其合法性，公證機(jī)關(guān)和公證員的合法性又何以證明，有必要從完善公證書的形式要件著手作進(jìn)一步探討。

（二）公證書的合法性形式要件

公證是公證機(jī)構(gòu)根據(jù)自然人、法人或者其他組織的申請，依照法定程序?qū)γ袷路尚袨?、有法律意義的事實和文書的真實性、合法性予以證明的活動。簡而言之，公證就是一項證明活動，公證書是證明社會活動真實性的法定形式，公證法第三十六條規(guī)定“經(jīng)公證的民事法律行為、有法律意義的事實和文書，應(yīng)當(dāng)作為認(rèn)定事實的根據(jù)，但有相反證據(jù)足以推翻該項公證的除外?！?，公證書具有證據(jù)的效力。

因此，公證文書要產(chǎn)生社會公信力，首先其自身的合法性應(yīng)是不容質(zhì)疑的。遺憾的是，立法之初，高層對公證書應(yīng)具備的形式要件這一問題顯然重視不夠，公證法僅規(guī)定：公證書應(yīng)當(dāng)按照國務(wù)院司法行政部門規(guī)定的格式制作，由公證員簽名或者加蓋簽名章并加蓋公證機(jī)構(gòu)印章。然而，遵循這一規(guī)定的做法的結(jié)果卻常常導(dǎo)致社會公眾對公證書的合法性產(chǎn)生了質(zhì)疑。

公證書究竟應(yīng)具備哪些形式要件來體現(xiàn)合法性，筆者認(rèn)為機(jī)構(gòu)合法、人員合法，執(zhí)業(yè)范圍合法三要素是考量一份公證文書的合法性的基本前提。因此，出示公證機(jī)構(gòu)、公證員的合法執(zhí)業(yè)證明應(yīng)是公證機(jī)構(gòu)的法定職責(zé)，也應(yīng)該是公證文書的法定形式要件。

三、完善形式要件，充分體現(xiàn)公證書的合法性

結(jié)合前文所述，為切實加強(qiáng)一份公證文書的合法性，在實際操作中應(yīng)盡可能地防止和避免糾紛發(fā)生，節(jié)約法律成本，筆者認(rèn)為可以從以下三個方面予以補(bǔ)充：一是公證機(jī)關(guān)的執(zhí)業(yè)證明，二是公證人員的執(zhí)業(yè)證明，三是公證機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)范圍。由于以上三點均能從公證機(jī)關(guān)的執(zhí)業(yè)證明、公證員的執(zhí)業(yè)證明中予以體現(xiàn)。既如此，為減輕公證機(jī)關(guān)的證明負(fù)擔(dān)，便于公證文書的制作、攜帶、裝訂等方面的考慮，建議的具體作法是：

（一）出示公證機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)證書證明主體合法

為了加強(qiáng)對公證機(jī)構(gòu)的審批管理和執(zhí)業(yè)監(jiān)督，規(guī)范公證機(jī)構(gòu)的執(zhí)業(yè)行為，根據(jù)《公證法》和有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，公證法第六條 公證機(jī)構(gòu)是依法設(shè)立，不以營利為目的，依法獨立行使公證職能、承擔(dān)民事責(zé)任的證明機(jī)構(gòu)?！豆C法》第九條規(guī)定“設(shè)立公證機(jī)構(gòu)，由所在地的司法行政部門報省、自治區(qū)、直轄市人民政府司法行政部門按照規(guī)定程序批準(zhǔn)后，頒發(fā)公證機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)證書?！薄豆C機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)管理辦法》第二十一條規(guī)定“公證機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)證書是公證機(jī)構(gòu)獲準(zhǔn)設(shè)立和執(zhí)業(yè)的憑證。公證機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)證書應(yīng)當(dāng)載明下列內(nèi)容：公證機(jī)構(gòu)名稱、負(fù)責(zé)人、辦公場所、執(zhí)業(yè)區(qū)域、證書編號、頒證日期、審批機(jī)關(guān)等。公證機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)證書分為正本和副本。正本用于在辦公場所懸掛，副本用于接受查驗。正本和副本具有同等法律效力。公證機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)證書由司法部統(tǒng)一制作。證書編號辦法由司法部制定?！钡诙龡l規(guī)定“公證機(jī)構(gòu)變更名稱、辦公場所、負(fù)責(zé)人、執(zhí)業(yè)區(qū)域或者分立、合并的，應(yīng)當(dāng)在報請核準(zhǔn)的同時，申請換發(fā)公證機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)證書。公證機(jī)構(gòu)受到停業(yè)整頓處罰的，停業(yè)整頓期間，應(yīng)當(dāng)將該公證機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)證書繳存所在地司法行政機(jī)關(guān)?！薄豆C程序規(guī)則》第二條 “公證機(jī)構(gòu)辦理公證，應(yīng)當(dāng)遵守法律，堅持客觀、公正的原則，遵守公證執(zhí)業(yè)規(guī)范和執(zhí)業(yè)紀(jì)律。”，“公證機(jī)構(gòu)和公證員辦理公證，不得有《公證法》第十三條、第二十三條禁止的行為?！?/p>

從以上法律規(guī)定可以看出，國家對于公證機(jī)關(guān)的設(shè)立、執(zhí)業(yè)范圍、執(zhí)業(yè)區(qū)域、公證程序都作了較為詳盡的規(guī)定，公證機(jī)關(guān)只有嚴(yán)格遵守以上規(guī)定，所開展的公證活動才具有合法性，其公證活動的最終體現(xiàn)形式僅以公證機(jī)構(gòu)在公證文書上所蓋戳的公章是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須有加蓋公證機(jī)關(guān)出具的合法職業(yè)資格證明予以佐證，以證明公證主體合法，以表明自身的合法的的執(zhí)業(yè)狀態(tài)，以此獲取社會信任。

（二）出示公證員執(zhí)業(yè)證書證明公證人員合法

《公證法》第十八條“擔(dān)任公證員，應(yīng)當(dāng)具備下列條件：1.具有中華人民共和國國籍；2.年齡二十五周歲以上六十五周歲以下；3.公道正派，遵紀(jì)守法，品行良好；4.通過國家司法考試；5.在公證機(jī)構(gòu)實習(xí)二年以上或者具有三年以上其他法律職業(yè)經(jīng)歷并在公證機(jī)構(gòu)實習(xí)一年以上，經(jīng)考核合格”；第二十一條“擔(dān)任公證員，應(yīng)當(dāng)由符合公證員條件的人員提出申請，經(jīng)公證機(jī)構(gòu)推薦，由所在地的司法行政部門報省、自治區(qū)、直轄市人民政府司法行政部門審核同意后，報請國務(wù)院司法行政部門任命，并由省、自治區(qū)、直轄市人民政府司法行政部門頒發(fā)公證員執(zhí)業(yè)證書?！薄豆C機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)管理辦法》第十四條“省、自治區(qū)、直轄市司法行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)自收到司法部下達(dá)的公證員任命決定之日起10日內(nèi)，向申請人頒發(fā)公證員執(zhí)業(yè)證書，并書面通知其所在地司法行政機(jī)關(guān)。”第十八條“公證員執(zhí)業(yè)證書是公證員履行法定任職程序后在公證機(jī)構(gòu)從事公證執(zhí)業(yè)活動的有效證件。公證員執(zhí)業(yè)證書由司法部統(tǒng)一制作。證書編號辦法由司法部制定?！钡诙畻l“公證員變更執(zhí)業(yè)機(jī)構(gòu)的，經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市司法行政機(jī)關(guān)核準(zhǔn)，予以換發(fā)公證員執(zhí)業(yè)證書。公證員受到停止執(zhí)業(yè)處罰的，停止執(zhí)業(yè)期間，應(yīng)當(dāng)將其公證員執(zhí)業(yè)證書繳存所在地司法行政機(jī)關(guān)。公證員受到吊銷公證員執(zhí)業(yè)證書處罰或者因其他法定事由予以免職的，應(yīng)當(dāng)收繳其公證員執(zhí)業(yè)證書，由省、自治區(qū)、直轄市司法行政機(jī)關(guān)予以注銷?！?/p>

從以上法律規(guī)定也可以看出，我國對公證人員的任職條件、執(zhí)業(yè)規(guī)范、行為操守、法律責(zé)任承擔(dān)、執(zhí)業(yè)情況變更、執(zhí)業(yè)紀(jì)律處罰作了較為詳盡的規(guī)定。實際公證文書的內(nèi)容都是由公證員親筆記載，也即公證文書的內(nèi)容的真實性由公證員的執(zhí)業(yè)資格和執(zhí)業(yè)能力來決定，因此公證員的合法資質(zhì)當(dāng)然是公證文書的形式要件的重要組成部分。

（三）公證機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)范圍合法

《公證法》第二十五條規(guī)定“自然人、法人或者其他組織申請辦理公證，可以向住所地、經(jīng)常居住地、行為地或者事實發(fā)生地的公證機(jī)構(gòu)提出。申請辦理涉及不動產(chǎn)的公證，應(yīng)當(dāng)向不動產(chǎn)所在地的公證機(jī)構(gòu)提出；申請辦理涉及不動產(chǎn)的委托、聲明、贈與、遺囑的公證，可以適用前款規(guī)定?！薄豆C機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)管理辦法》第二十九條規(guī)定“公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依照《公證法》第二十五條的規(guī)定，在省、自治區(qū)、直轄市司法行政機(jī)關(guān)核定的執(zhí)業(yè)區(qū)域內(nèi)受理公證業(yè)務(wù)?！钡谌鶙l規(guī)定“公證機(jī)構(gòu)違反《公證法》第二十五條規(guī)定，跨執(zhí)業(yè)區(qū)域受理公證業(yè)務(wù)的，由所在地或者設(shè)區(qū)的市司法行政機(jī)關(guān)予以制止，并責(zé)令改正?！币罁?jù)我國公證法，公證程序規(guī)定“公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在核定的執(zhí)業(yè)區(qū)域內(nèi)受理公證業(yè)務(wù)?！?/p>

關(guān)于公證機(jī)關(guān)的公證執(zhí)業(yè)區(qū)域范圍、公證事項范圍，法律法規(guī)有清晰的規(guī)定，原則是公證機(jī)關(guān)只能在法律規(guī)定的范圍內(nèi)予進(jìn)行公證執(zhí)業(yè)，以防止公證機(jī)關(guān)超執(zhí)業(yè)范圍違法進(jìn)行公證，公證機(jī)關(guān)的執(zhí)業(yè)范圍也體現(xiàn)在公證機(jī)關(guān)的執(zhí)業(yè)證明當(dāng)中。因此，一份公證書之后，應(yīng)附具公證機(jī)關(guān)的執(zhí)業(yè)證明，就能看到該公證機(jī)關(guān)的執(zhí)業(yè)范圍，以此判斷公證機(jī)關(guān)是否在公證范圍內(nèi)執(zhí)業(yè)。

四、結(jié)語

在每份公證書后以附件形式，附具公證機(jī)構(gòu)、公證員的合法執(zhí)業(yè)證明的復(fù)印件，在復(fù)印件上加蓋公證機(jī)構(gòu)印章，并載明蓋章日期。這些做法簡單、可行，切實、有效，既充分證明公證書的合法性，又使得公證書的形式要件更完備，公證機(jī)構(gòu)的辦事態(tài)度更嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅。作為法律工作者，我們應(yīng)該將每一項法律工作思考得越縝密、計劃得越周密。唯其如此，我們的法律工作才能為社會所接受，法制建設(shè)進(jìn)程方能有點點滴滴的進(jìn)步。

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