東營(yíng)職業(yè)學(xué)院 宮風(fēng)杰

一、差旅費(fèi)報(bào)銷單據(jù)金額填寫的相關(guān)規(guī)定

差旅費(fèi)是指出差期間因辦理公務(wù)而產(chǎn)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)和公雜費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用，不同單位或部門對(duì)差旅費(fèi)的具體開(kāi)支范圍的規(guī)定可能會(huì)有所不同。根據(jù)一個(gè)單位或部門的具體規(guī)章制度，規(guī)定限額內(nèi)的差旅費(fèi)可以按照一定的程序憑據(jù)報(bào)銷。單位工作人員因公出差需借支差旅費(fèi)時(shí)，應(yīng)首先到財(cái)會(huì)部門領(lǐng)取并填寫借款單，按照借款單所列內(nèi)容填寫完整，然后送所在部門的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員審查簽字。各單位可以根據(jù)需要使用統(tǒng)一的“差旅費(fèi)借款結(jié)算單”，也可以使用普通的借據(jù)或者借款憑證。出納員根據(jù)單位內(nèi)部規(guī)定的審批權(quán)限和程序，對(duì)借款單和付款憑證進(jìn)行審核，認(rèn)為手續(xù)齊備并符合制度規(guī)定要求的即可予以支付。財(cái)務(wù)部門根據(jù)借款單編制現(xiàn)金付款憑證，其會(huì)計(jì)分錄為：借記“其他應(yīng)收款——借款人名字”，貸記“庫(kù)存現(xiàn)金”。

出差人員回到單位后應(yīng)及時(shí)辦理差旅費(fèi)的報(bào)銷手續(xù)。首先，出差人員到財(cái)務(wù)部門領(lǐng)取差旅費(fèi)報(bào)銷單，如實(shí)填寫報(bào)銷單的有關(guān)內(nèi)容，如出差事由，出發(fā)到達(dá)的時(shí)間、地點(diǎn)，乘坐的交通工具的車別、等級(jí)、金額等等，并將有關(guān)車票、船票、飛機(jī)票、住宿發(fā)票等有關(guān)原始憑證粘貼在粘貼單上，上附報(bào)銷單，經(jīng)所在部門和單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查簽字后，送財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門有關(guān)人員應(yīng)審查單據(jù)是否真實(shí)、合法，按照本單位差旅費(fèi)開(kāi)支管理辦法計(jì)算應(yīng)報(bào)銷的交通費(fèi)金額、應(yīng)發(fā)給的伙食補(bǔ)助費(fèi)、住宿費(fèi)包干結(jié)余、不買臥鋪補(bǔ)貼等，對(duì)差旅費(fèi)進(jìn)行結(jié)算，編制會(huì)計(jì)憑證后交出納員具體辦理現(xiàn)金收付。

二、差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)會(huì)計(jì)人員的會(huì)計(jì)處理

如果存在剩余的現(xiàn)金，則會(huì)計(jì)處理如下：借記“管理費(fèi)用——差旅費(fèi)”，“庫(kù)存現(xiàn)金”，貸記“其他應(yīng)收款——借款人名字”。

如果存在預(yù)借的現(xiàn)金不足，則會(huì)計(jì)處理如下：借記“管理費(fèi)用——差旅費(fèi)”，貸記“其他應(yīng)收款——借款人名字”，“庫(kù)存現(xiàn)金”。

可見(jiàn)，預(yù)借差旅費(fèi)、報(bào)銷差旅費(fèi)的賬務(wù)處理很簡(jiǎn)單，問(wèn)題是實(shí)務(wù)具體操作中存在諸多不當(dāng)之處。預(yù)借差旅費(fèi)相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單，由借款人打個(gè)借據(jù)，作為財(cái)會(huì)人員付款及做賬的依據(jù)即可。通常做法有二：一是給報(bào)銷人原借據(jù)的復(fù)印件，二財(cái)務(wù)部門向報(bào)銷人開(kāi)具一張收款收據(jù)。如張三出差預(yù)借差旅費(fèi)5000元，后憑單據(jù)報(bào)銷4800元，交回現(xiàn)金200元，對(duì)這一問(wèn)題一直存在爭(zhēng)議。實(shí)務(wù)中對(duì)此一般有兩種處理方式：一是根據(jù)原借款數(shù)額5000元填制收款收據(jù)；二是根據(jù)實(shí)際收款數(shù)額200元填制收款收據(jù)，理由是確實(shí)只收到200元現(xiàn)金。

筆者認(rèn)為這兩種處理方式都存在欠妥之處。第一種處理方式中收款收據(jù)金額與實(shí)際收款金額明顯不符。原始憑證又稱單據(jù)，是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的書面證明。它不僅能用來(lái)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況，還可以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，是進(jìn)行會(huì)計(jì)核算工作的原始資料和重要依據(jù)，是會(huì)計(jì)資料中最具有法律效力的一種文件，原始憑證必須能夠真實(shí)的反映交易或事項(xiàng)的發(fā)生或完成情況，原始憑證名稱是對(duì)其所反映內(nèi)容的約束。第二種填制方式是根據(jù)實(shí)際收款數(shù)額填制收款收據(jù)，收款收據(jù)的確真實(shí)反映了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際收款額，但這種方式也存在自身缺陷，不能如實(shí)反映報(bào)銷與原借款之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。如何解決這個(gè)問(wèn)題，筆者認(rèn)為報(bào)銷環(huán)節(jié)企業(yè)可將收據(jù)分為收款收據(jù)和轉(zhuǎn)賬收據(jù)兩種類型，實(shí)務(wù)操作中，在收據(jù)右上角標(biāo)明收款或轉(zhuǎn)賬標(biāo)示即可。收據(jù)右上角標(biāo)明收款字樣的收款收據(jù)由出納負(fù)責(zé)填制；收據(jù)右上角標(biāo)明轉(zhuǎn)賬字樣的收款收據(jù)由會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)填制。收據(jù)一式三聯(lián)：存根聯(lián)、記賬聯(lián)、回執(zhí)聯(lián)。報(bào)銷時(shí)根據(jù)具體情況分別填寫收款收據(jù)（出納）和轉(zhuǎn)賬收據(jù)（會(huì)計(jì)）后據(jù)以入賬。承上例：

借款人預(yù)借差旅費(fèi)時(shí)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)借款單編制現(xiàn)金付款憑證：

借：其他應(yīng)收款——借款人名字5000

貸：庫(kù)存現(xiàn)金 5000

報(bào)銷時(shí)：若正好報(bào)銷5000元，則由會(huì)計(jì)人員直接填一張轉(zhuǎn)賬收據(jù)，金額5000元，回執(zhí)聯(lián)交報(bào)銷人，用以解除借款人和企業(yè)間的債務(wù)，記賬聯(lián)據(jù)以入賬。

借：管理費(fèi)用——差旅費(fèi)5000

貸：其他應(yīng)收款——借款人名字5000

若有剩余的現(xiàn)金：假設(shè)報(bào)銷4800元，交回現(xiàn)金200元，則由會(huì)計(jì)人員填一張轉(zhuǎn)賬收據(jù)，金額4800元，出納填制收款收據(jù)200元，分別將回執(zhí)聯(lián)交報(bào)銷人，記賬聯(lián)據(jù)以入賬。

借：管理費(fèi)用——差旅費(fèi)4800

庫(kù)存現(xiàn)金 200

貸：其他應(yīng)收款——借款人名字5000

若預(yù)借的現(xiàn)金不足：若報(bào)銷5200元，則由會(huì)計(jì)人員填制轉(zhuǎn)賬收據(jù)，金額5000元，回執(zhí)聯(lián)交報(bào)銷人，記賬聯(lián)據(jù)以入賬，出納根據(jù)經(jīng)辦單據(jù)辦理現(xiàn)金的支付：

借：管理費(fèi)用——差旅費(fèi)5200

貸：其他應(yīng)收款——借款人名字5000

庫(kù)存現(xiàn)金 200

這種處理方式即可以解除借款人與企業(yè)之間的債務(wù)，又可以反映真實(shí)的收款情況，解決了目前實(shí)務(wù)中對(duì)此處理方式存在的弊端。

［1］財(cái)政部：《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》，經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社2006年版。