◆劉晨凌

(常州工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院)

隨著高職高專院校辦學(xué)層次的不斷發(fā)展變化，促使系部檔案管理要盡快適應(yīng)新的模式和教學(xué)規(guī)律的要求，從而實(shí)現(xiàn)檔案的常規(guī)化、規(guī)范化管理，使檔案的價值在高校各項(xiàng)工作中得到最大化的實(shí)現(xiàn)。

一、系部教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)及內(nèi)容

檔案建設(shè)是系部教學(xué)管理的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，是進(jìn)行教學(xué)管理和教學(xué)研究活動不可缺少的依據(jù)和參考，是改進(jìn)教學(xué)工作，促進(jìn)教學(xué)交流，提高教學(xué)質(zhì)量的可再生的重要信息資源。

系部教學(xué)檔案具有鮮明的教學(xué)一線的特點(diǎn):

1.檔案的內(nèi)部性和原始性

系部教學(xué)檔案大多是系內(nèi)教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中自然形成的歷史記錄。

2.內(nèi)容的專業(yè)性和多學(xué)科性

由于系級專業(yè)設(shè)置，學(xué)科劃分比較細(xì)致，各專業(yè)在課程設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容、學(xué)時分配、教學(xué)方法等方面有所不同，因而這些教學(xué)檔案材料表現(xiàn)出很強(qiáng)的專業(yè)性和多學(xué)科性。

3.運(yùn)行的周期性和成套性

教學(xué)檔案不是以自然年度為周期，而是以學(xué)期或?qū)W年，甚至更長的時間為周期。

4.資料形式呈現(xiàn)多樣性

教學(xué)檔案的內(nèi)容豐富，載體形式多樣化。

系級教學(xué)檔案的內(nèi)容:

1.教學(xué)綜合類

上級教育主管部門和學(xué)校下達(dá)的指導(dǎo)性、指令性文件材料，包括教育改革、專業(yè)設(shè)置、招生、畢業(yè)分配等方面的計(jì)劃、指示、規(guī)定和辦法等。

2.教學(xué)管理類

各種教學(xué)管理制度、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱以及教學(xué)質(zhì)量檢查、教學(xué)競賽活動、教學(xué)觀摩、課堂教學(xué)和考試等原始資料。

3.教學(xué)研究類

教學(xué)改革方案、教研室教研活動計(jì)劃、教學(xué)方法研究和總結(jié)、合格課程、重點(diǎn)課程、課堂教學(xué)質(zhì)量測評、優(yōu)秀課程建設(shè)等材料。

4.實(shí)踐教學(xué)類

實(shí)驗(yàn)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)課表、學(xué)生實(shí)驗(yàn)報告等。

5.師資類

教師隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃、師資需求、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)考核、教師發(fā)展培訓(xùn)規(guī)劃等。

6.畢業(yè)環(huán)節(jié)類

包括學(xué)生的畢業(yè)實(shí)習(xí)、開題報告、畢業(yè)論文等相關(guān)資料針對以上不同類別的檔案資料，我們要采用不同措施進(jìn)行管理。

二、教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀分析

缺乏專人管理，管理人員多數(shù)為系部教學(xué)秘書兼任，有些院校系部領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案工作并不是足夠重視，對其管理缺乏規(guī)范性、科學(xué)性。管理工作思想上存在不統(tǒng)一，工作思路不清晰等。

1.教學(xué)檔案收集管理相對分散，檔案管理資料比較凌亂，缺乏系統(tǒng)性和完整性，管理機(jī)制不健全。沒有足夠重視系部教學(xué)檔案的收集工作。

2.對教學(xué)檔案的利用意識較差，在教學(xué)檔案管理方面缺乏信息化。沒有制訂教學(xué)檔案管理辦法，教學(xué)工作中無章可循。

3.教學(xué)檔案管理缺乏規(guī)范化和程序化，管理范圍和職責(zé)不明確。對檔案建設(shè)的投入不夠，缺乏長遠(yuǎn)意識，檔案管理意識薄弱。

三、加強(qiáng)高職院校系部檔案管理的意義

加強(qiáng)高職院校系部檔案管理，主要具有以下幾點(diǎn)重要意義:

英國學(xué)者布朗（Brown）和萊文森（Levinson）提出：模糊限制語是“一個粒子，單詞或短語，修改謂詞的隸屬度或集合中的名詞短語;它說只有在某些方面它是部分的或真實(shí)的它可能比預(yù)期的更真實(shí)完整”（Brown＆Levinson，1987）。同時，他們提出了把模糊限制語當(dāng)成一種避免直接分歧或維護(hù)面子的消極策略。

1.通過對檔案的管理，提高教師的責(zé)任心，可以使教師更加清醒地認(rèn)識到肩負(fù)的歷史使命，能夠嚴(yán)肅認(rèn)真地對待所從事的教育工作，只有對自己的工作用心才能取得好的效果。

2.通過對檔案的管理，促進(jìn)教師對教學(xué)過程、教學(xué)效果等方面的工作進(jìn)行反思，在反思的過程中進(jìn)行修正，修正中不斷完善和提高，這樣才能使我們的教育效果更加完善。

3.使教師對自己的工作具有一種成就感，創(chuàng)造一個施展個人才能的平臺和自我發(fā)展的空間，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作的精神。

4.可以加強(qiáng)系部的內(nèi)涵建設(shè)，為系部積累豐富的第一手資料，使教學(xué)的過程更加規(guī)范化，更加具有可操作性。形成一個嚴(yán)密高效規(guī)范科學(xué)藝術(shù)的教學(xué)運(yùn)行體制，當(dāng)然，這個體系是應(yīng)該與時俱進(jìn)、不斷發(fā)展和創(chuàng)新的體系。

5.形成良好的教師行為習(xí)慣，培育一種良好的系部文化，創(chuàng)造一個積極向上蓬勃發(fā)展的學(xué)習(xí)氛圍。

6.留下每位教師和學(xué)生進(jìn)步發(fā)展的腳印，形成高職系部文化的歷史積淀，隨著系部檔案的長度和厚度的增加會使系部的各項(xiàng)工作進(jìn)入一個比較理想的運(yùn)行軌道，更加有效地從多方位去提高學(xué)生的綜合素質(zhì)。教師的教學(xué)工作是一項(xiàng)創(chuàng)造性的工作，是一種不可復(fù)制的工作，既是一種科學(xué)又是一種藝術(shù)，我們可以在總結(jié)中加以修正，并且在修正中不斷取得進(jìn)步，高職院校系部檔案管理的內(nèi)容是復(fù)雜的，需要我們對其進(jìn)行分門別類的管理。

四、加強(qiáng)系部教學(xué)檔案建立與管理的對策

1.加強(qiáng)檔案意識，增強(qiáng)服務(wù)意識，提高教學(xué)檔案的服務(wù)水平

要不斷加強(qiáng)教學(xué)檔案管理重要性的宣傳，增強(qiáng)各級檔案人員的檔案意識，提高管理水平和管理能力，提高工作質(zhì)量。充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)科研中的重要作用，不斷提高教學(xué)檔案的服務(wù)水平。

2.建立系統(tǒng)有序的管理體制，落實(shí)院系教學(xué)檔案管理責(zé)任制

系部教學(xué)檔案管理可制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理責(zé)任制，加強(qiáng)教學(xué)檔案建設(shè)組織和制定保證是必不可少的。讓所有教師都承擔(dān)一定的教學(xué)檔案責(zé)任，對各自的教學(xué)檔案進(jìn)行收集和整理。

3.加強(qiáng)教學(xué)檔案的現(xiàn)代化和開發(fā)利用，為提高教學(xué)檔案的服務(wù)

檔案管理的最終目的是為了更好的提供利用。探索教學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理，通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺，可以建立相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)信息資源導(dǎo)航系統(tǒng)，重要的信息也可以下載并建立成自用的查詢工具，并不斷地定期更新、完善、跟蹤最新信息。

加強(qiáng)系部教學(xué)檔案管理工作是強(qiáng)化教學(xué)管理的需要，是深化教學(xué)改革的需要，也是提高教學(xué)質(zhì)量的需要。需要從思想上提高認(rèn)識，從工作制度上加強(qiáng)建設(shè)，從運(yùn)行管理上加強(qiáng)規(guī)范。探索出一套行之有效的教學(xué)檔案開發(fā)利用程序和管理手段。并不斷提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，以便更好的發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。為學(xué)院的教育教學(xué)改革和發(fā)展提供基礎(chǔ)性保證，最大化地實(shí)現(xiàn)高職院校檔案的價值。