丁莉

(南昌市疾病預(yù)防控制中心 南昌 330038)

1 何謂檔案、檔案意識(shí)、基層公共衛(wèi)生檔案

(1)檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、醫(yī)療、文化等活動(dòng)直接或間接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

(2)檔案意識(shí)是指按照我們現(xiàn)代檔案學(xué)理論,人們對(duì)檔案性質(zhì)與價(jià)值的客觀認(rèn)識(shí),以及對(duì)檔案工作性質(zhì)、地位和作用的主觀理解和正確對(duì)待。增強(qiáng)社會(huì)組織成員和檔案管理人員的檔案意識(shí)可以充分發(fā)揮對(duì)檔案材料資源的積累和保護(hù)作用。

(3)基層公共衛(wèi)生檔案是記錄基層公共衛(wèi)生活動(dòng)的重要信息,是日常開(kāi)展公共衛(wèi)生工作的第一手寶貴資料。根據(jù)國(guó)家有關(guān)公共衛(wèi)生檔案整理規(guī)定和要求,按照“集中統(tǒng)一管理”的原則,全面完成檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀等工作。

2 從3種角色4個(gè)方面強(qiáng)化檔案意識(shí)

2.1 第1種角色—執(zhí)行者的檔案意識(shí)

基層公共衛(wèi)生醫(yī)務(wù)人員就是檔案資料管理的具體執(zhí)行者。

(1)真實(shí)意識(shí):每一份檔案材料最具價(jià)值的就是真實(shí)性。(2)具體意識(shí):檔案材料體現(xiàn)具體工作的實(shí)踐的流程、步驟、時(shí)間、簽名、批號(hào)等,在形成檔案資料的過(guò)程中應(yīng)規(guī)范書(shū)寫(xiě),準(zhǔn)確記錄。(3)完整意識(shí):將日常實(shí)踐的工作材料完整齊備,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理立卷,以保證卷內(nèi)材料的完整及時(shí)與系統(tǒng)。(4)歸檔意識(shí):基層檔案資料室是檔案管理的專門機(jī)構(gòu),已經(jīng)安排了存放庫(kù)房和專職人員,有足夠充分的櫥柜、環(huán)境、設(shè)備、保存好檔案。

2.2 第2種角色—檔案管理者的檔案意識(shí)[1]

(1)培訓(xùn)教育意識(shí)。全體基層工作人員的檔案意識(shí)有益于其檔案管理人員的宣傳。只有通過(guò)教育培訓(xùn)、講解聽(tīng)課等模式才能讓基層公共衛(wèi)生醫(yī)務(wù)人員都了解檔案工作的重要性。(2)主動(dòng)管理意識(shí)。檔案管理人員不僅要主動(dòng)加強(qiáng)檔案室內(nèi)外建設(shè)外,還應(yīng)重視所屬部門的監(jiān)督與指導(dǎo)。(3)最終利用意識(shí)。檔案工作的最終目的是提供利用,不僅要熟悉本檔案室所藏檔案的內(nèi)容、數(shù)量、成分、檔案材料的有機(jī)聯(lián)系,更要了解研究檔案以于提供利用工作。(4)科技現(xiàn)代意識(shí):利用高科技手段管理檔案工作,使檔案工作與時(shí)代發(fā)展同步;加強(qiáng)檔案管理人員現(xiàn)代知識(shí)的提高。

2.3 第3種角色—單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)

(1)要樹(shù)立全局長(zhǎng)遠(yuǎn)觀念。作為基層的單位領(lǐng)導(dǎo)要把公共衛(wèi)生檔案事業(yè)全面具體地落實(shí)到實(shí)際工作內(nèi)容中,圍繞確保檔案安全與提高檔案管理水平,有計(jì)劃、有安排、有步驟、有效益地全面開(kāi)展具體工作。(2)制定嚴(yán)格檔案管理制度進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),配備專門檔案庫(kù)房,嚴(yán)格專人負(fù)責(zé)管理,嚴(yán)格程序收集移交,嚴(yán)格歸檔具體時(shí)限,嚴(yán)格檔案交接簽名,納入年終績(jī)效考核執(zhí)行。(3)培養(yǎng)并鍛煉專職檔案管理人員。(4)加強(qiáng)上級(jí)主管部門對(duì)基層檔案行政指導(dǎo)工作。

3 4步驟4級(jí)別加強(qiáng)檔案管理

3.1 分類建檔,逐級(jí)健全

基層公共衛(wèi)生檔案應(yīng)按照總體性、綜合性、分析性和學(xué)術(shù)性進(jìn)行劃分和歸檔[2]?；鶎尤粘９ぷ靼?計(jì)免方案、效果觀察、事故調(diào)查、檢測(cè)報(bào)表、衛(wèi)生監(jiān)督、監(jiān)測(cè)分析;重大事故、疫情爆發(fā)、食物污染、中毒調(diào)查、防治處置方案;法定傳染病和慢性病的流行病調(diào)查、防治計(jì)劃、疫情動(dòng)態(tài)分析、疫情流行趨勢(shì)預(yù)測(cè);各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的計(jì)劃、總結(jié)、月報(bào)、旬報(bào)、年報(bào)、調(diào)查表。

3.2 核實(shí)規(guī)范,集中保管

檔案室專人負(fù)責(zé)管理人員在建檔管理過(guò)程中要做到實(shí)事求是,核查更新,補(bǔ)充完善,進(jìn)行統(tǒng)一集中保管。在大量細(xì)致工作的積累中規(guī)范檔案資料,準(zhǔn)確、及時(shí)、完整地整理歸檔,進(jìn)行進(jìn)一步地信息資源開(kāi)發(fā)[3];大量的監(jiān)督監(jiān)測(cè)材料可以做為數(shù)據(jù)整理,形成可行性報(bào)告;對(duì)一部分不再具有保留價(jià)值的檔案進(jìn)行注銷并替代更新。

3.3 溝通利用,信息共享

加強(qiáng)提高全體醫(yī)務(wù)人員的檔案意識(shí),是便于將來(lái)有效溝通和檔案利用的基礎(chǔ)和前提。應(yīng)有針對(duì)性應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)對(duì)檔案資料進(jìn)行加工整理,以便為基層的科研防病工作服務(wù),更大范圍進(jìn)行信息交流與共享[4]。

3.4 遵章執(zhí)行、全面發(fā)展

嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》、《南昌市疾病預(yù)防控制中心檔案考核辦法》,參照比對(duì)制定一套基層檔案考核制度,達(dá)到基層公共衛(wèi)生管理效能高效化和管理行為法制化。根據(jù)基層公共衛(wèi)生的工作特點(diǎn)和需求,建立切實(shí)可行的檔案管理;既滿足業(yè)務(wù)工作的日常需要,更是科學(xué)發(fā)展的要求和體現(xiàn)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述,檔案意識(shí)在基層公共衛(wèi)生檔案管理中發(fā)揮著重要作用。只要基層公共衛(wèi)生醫(yī)務(wù)人員做到理論結(jié)合實(shí)際,與時(shí)俱進(jìn)落實(shí)到位,全面發(fā)展和深入研究,基層公共衛(wèi)生檔案管理工作必將實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理和現(xiàn)代化建設(shè)。

[1] 王雙剛.強(qiáng)化檔案意識(shí),發(fā)揮檔案功能[J].陽(yáng)教育學(xué)院學(xué)報(bào),2002(8):3.

[2] 李福偉.基層疾控防疫機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)建檔及管理模式探討[J].亞太傳統(tǒng)醫(yī)藥,2008(9).

[3] 盧世艷.加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理,為疾控工作服務(wù)[J].醫(yī)學(xué)動(dòng)物防治,2011(1):27.

[4] 項(xiàng)龍麟.淺談縣級(jí)疾病預(yù)防控制中心信息系統(tǒng)的管理[J].江蘇預(yù)防醫(yī)學(xué),2005,16(3).