李麗

摘 要 醫(yī)院檔案作為醫(yī)院管理中的一個重要組成部分，不僅在醫(yī)療教學(xué)科研等活動中的作用日益顯著，而且隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的綜合管理水平勢必成為評估一家醫(yī)院管理水平高低的重要依據(jù)之一 。傳統(tǒng)的檔案管理模式不斷受到新的挑戰(zhàn)，經(jīng)受著現(xiàn)代科技發(fā)展浪潮的巨大沖擊，飛速發(fā)展的社會信息化決定了必須加速醫(yī)院檔案管理的信息化進(jìn)度，醫(yī)院管理信息化日益成為各級醫(yī)院的重中之重。

關(guān)鍵詞 檔案管理 信息化建設(shè)

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性和現(xiàn)實意義

檔案信息化管理是信息時代檔案事業(yè)發(fā)展的重要舉措；是開發(fā)利用檔案信息資源的需要；是醫(yī)院發(fā)展的需要。只有實現(xiàn)了檔案信息化，才可一次投入，多次產(chǎn)出，遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享，才可提高檔案信息利用的時效性，使信息發(fā)揮最大的效益。醫(yī)院檔案信息化可實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為醫(yī)院提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。醫(yī)院檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，可以給管理人員、職能部門帶來顯而易見的效果和收益。一是檔案管理不再費時費力。二是檢索查詢方便。檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。三是檔案查借工作可控。醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)信息化后，查借閱采用計算機(jī)管理，操作方便，可以自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。四是提高整個部門的工作效率。實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才，為醫(yī)療事業(yè)發(fā)展服務(wù)，而且將會大大提高自身的工作效率，使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用，同時可以延長檔案壽命。

二、醫(yī)院檔案管理信息化基本情況及面臨的問題

隨著醫(yī)院管理信息化建設(shè)的發(fā)展，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式也在逐步改變，但是由于多種條件的制約，利用的廣度和深度遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有系統(tǒng)廣泛和普遍。在檔案管理格局方面，綜合檔案室只管理文書、科研、會計、音像檔案等，而人事檔案、病歷檔案、各種檢查影像圖文檔案各屬不同業(yè)務(wù)部門管理，不符合集中統(tǒng)一管理原則，不利于檔案的保管，也給利用者帶來不便，同時也增大管理成本的投人。在檔案立卷裝訂方面，仍然主要依靠手工操作，這樣做不僅程序繁瑣，手工勞動量大，而且案卷質(zhì)量因人而異。在檔案保管方面，記載醫(yī)院發(fā)展的檔案資料在不斷地大量產(chǎn)生，要全面完整地保存好這些資料，需要建造大量的庫房，而且還很難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。在建立檔案檢索工具方面，耗時耗力地進(jìn)行人工制作，在利用時還要通過人工找尋，手續(xù)十分繁瑣，效率十分低下。檔案工作服務(wù)方式仍然是一種封閉式、局限于利用者上門查閱檔案，大部分不能方便地為廣大的醫(yī)護(hù)人員所利用 。檔案信息化進(jìn)展慢的主要原因有基礎(chǔ)設(shè)施還不完善，軟、硬件設(shè)備單一；網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用開發(fā)滯后，所謂的信息化管理僅停留在檔案信息檢索系統(tǒng)的管理上；檔案資料更新周期長，沒有獨立的檔案管理網(wǎng)站；服務(wù)內(nèi)容和形式單一；信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系尚未健全等。

三、加快檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的對策

檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息人才隊伍的建設(shè)以及促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的制定等。檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要根據(jù)實際情況，有計劃、有步驟地開展這項工作。

（一）樹立信息化觀念。

以信息化建設(shè)提升和改造傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理和利用方式，帶動和促進(jìn)醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作和檔案室工作，這既是指導(dǎo)思想也應(yīng)該成為一種觀念。長期以來傳統(tǒng)的檔案工作已經(jīng)形成了一整套適合手工作業(yè)、實體檔案的工作方法和模式，也形成了與之相適應(yīng)的思維定式。這在今后信息化建設(shè)中肯定碰到對傳統(tǒng)的檔案工作模式進(jìn)行改革的問題。

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

檔案信息化管理必須以高性能的軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施來保證。加強(qiáng)資金投人，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實現(xiàn)檔案信息化管理的必要條件。應(yīng)配備計算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等辦公設(shè)備，利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在檔案管理中的作用，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

（三）加強(qiáng)檔案信息資源管理。

醫(yī)院檔案部門要加強(qiáng)檔案信息資源的合理配置與科學(xué)管理，充實和完善檔案數(shù)據(jù)庫，有計劃地進(jìn)行室藏檔案數(shù)字化工作。積極介人本單位電子文件管理工作，探索規(guī)范化的管理方式。做好電子文件歸檔管理工作，制定出相應(yīng)的電子文件歸檔管理制度。對新產(chǎn)生的電子檔案，要采取科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效。

（四）注重現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)。

要重視對檔案管理人員進(jìn)行信息技術(shù)知識的培訓(xùn)，加強(qiáng)應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)在實際工作中提高檔案管理人員的計算機(jī)應(yīng)用水平。通過檔案信息化人才隊伍的建設(shè)，培養(yǎng)出檔案管理工作需要的復(fù)合型人才，以滿足醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的需要。

綜上所述 ，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)要有計劃、有步驟地根據(jù)實際情況開展工作。我們要深刻認(rèn)識檔案信息化建設(shè)對推動檔案工作、促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的重要性，同時要深入開發(fā)和利用檔案資源信息，加快醫(yī)院檔案工作信息化建設(shè)步伐?！?/p>

（作者單位：河北省中醫(yī)院）

注釋：

劉曉卿,肖燕.醫(yī)院檔案綜合管理的意義及對策.現(xiàn)代醫(yī)院管理,

2005,12(5):147-148

華佳蕓.對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的思考.中醫(yī)藥管理雜志,2007,15(7):527-528