【摘要】國(guó)家已在大力地發(fā)展檔案信息化建設(shè)，逐步完善以各級(jí)各類(lèi)檔案室為基礎(chǔ)，各級(jí)國(guó)家檔案為主體，其他檔案所有者為補(bǔ)充的建設(shè)格局和構(gòu)造體系，作為學(xué)校的檔案工作應(yīng)抓住這個(gè)契機(jī)，重視檔案信息化的建設(shè)，把學(xué)校檔案信息化工作當(dāng)作常規(guī)工作來(lái)抓，并做到實(shí)處。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；高中；管理方式

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國(guó)家在基礎(chǔ)教育方面投入的進(jìn)一步加大，計(jì)算機(jī)作為各級(jí)各類(lèi)學(xué)校的教學(xué)及辦公設(shè)備，普及程度空前，計(jì)算機(jī)在學(xué)校日常教學(xué)和管理中發(fā)揮著巨大作用。普通高中日常教學(xué)和管理中也因使用計(jì)算機(jī)而產(chǎn)生了大量電子文檔，這些電子文檔該如何管理和保存，該如何發(fā)揮檔案材料應(yīng)有的重要的作用，該如何為學(xué)校的教育教學(xué)服務(wù)等等問(wèn)題，給學(xué)校傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。筆者在對(duì)學(xué)?，F(xiàn)有的檔案管理機(jī)制進(jìn)行深入地研究后，認(rèn)為學(xué)校檔案的信息化建設(shè)顯得的非常必要，并且及其迫切。

一，傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理方式存在著諸多缺點(diǎn)

1.效率低。傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，由于信息大，使檔案的檢索極為煩瑣，嚴(yán)重影響著檔案管理工作人員的工作效率。

2.保密性差。傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，由于接觸檔案的主體較多，給檔案的保密工作帶來(lái)了很大的威脅。

3.檔案查找、更新和維護(hù)困難。傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，若檔案積累的時(shí)間一長(zhǎng)，就會(huì)產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對(duì)于檔案查找、更新和維護(hù)都帶來(lái)更大的困難。

當(dāng)今時(shí)代，信息技術(shù)日新月異地發(fā)展。以上問(wèn)題，如果沿用固有模式，不僅不會(huì)推動(dòng)學(xué)校教學(xué)管理的進(jìn)步，而且還會(huì)制約學(xué)校教學(xué)管理的發(fā)展。

二、現(xiàn)代學(xué)校電子檔案管理方式存在諸多優(yōu)點(diǎn)

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，當(dāng)今的計(jì)算機(jī)已不僅僅是一種工具，它帶來(lái)的是一種社會(huì)技術(shù)，一種工作方式的變革。運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理具有以往人工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)

1.檢索迅速、存儲(chǔ)量大?，F(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，靈活設(shè)定相關(guān)目錄，可以使已儲(chǔ)存檔案方便地查詢(xún)、閱讀、修改、交流和重復(fù)使用，也可以根據(jù)本校的具體情況變更計(jì)算機(jī)內(nèi)存來(lái)改變數(shù)據(jù)庫(kù)的容量。

2.保密性好、可靠性高?，F(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，可以根據(jù)本校的具體情況靈活設(shè)定檔案涉密等級(jí)及相關(guān)子目錄，針對(duì)不同等級(jí)設(shè)定不同密碼及密碼使用權(quán)限，從而有效解決以往檔案管理中由于接觸主體復(fù)雜而導(dǎo)致的泄密問(wèn)題。

3.更新、維護(hù)方便。現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，根據(jù)本校的教育教學(xué)具體情況，時(shí)時(shí)更新或增添有關(guān)子目錄并對(duì)原有檔案進(jìn)行備份，而不會(huì)使原始資料損壞。

現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)可以使從業(yè)人員從繁重的傳統(tǒng)手工管理中解脫出來(lái)，從而提高本單位檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作以及服務(wù)水平質(zhì)的飛躍。并且，單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化程度又是反應(yīng)單位整體管理信息化建設(shè)的重要組成部分。因此，可以說(shuō)，利用計(jì)算機(jī)對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行管理是必然趨勢(shì)。

學(xué)校的檔案信息中教師的信息文件又是主要的信息資源，包括教師論文、教學(xué)案例、工作計(jì)劃總結(jié)、個(gè)人信息等。以前這些信息資源都是用手寫(xiě)或打印。計(jì)算機(jī)在日常教學(xué)中的廣泛使用，年級(jí)組、備課組教學(xué)管理方式的全面推行，讓教學(xué)資源的共享變得更為迫切，這些也使學(xué)校檔案的信息化管理變得及為迫切

當(dāng)前，普通高中因其承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任及社會(huì)關(guān)注度，應(yīng)更充分認(rèn)識(shí)到形勢(shì)的迫切性，及時(shí)地建立起統(tǒng)一的學(xué)校電子檔案管理系統(tǒng)，建立可以實(shí)現(xiàn)共享的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理系統(tǒng)、應(yīng)用規(guī)則，從而使檔案資源更加方便、快捷地服務(wù)學(xué)校各項(xiàng)工作。

三、現(xiàn)代學(xué)校電子檔案管理方式的應(yīng)對(duì)策略

（一）加大學(xué)校檔案信息化建設(shè)的投入

學(xué)校并不是專(zhuān)門(mén)的檔案部門(mén)，它的主要責(zé)任是教育教學(xué)，但學(xué)校的檔案信息化工作是學(xué)校工作的重要組成部分，所以對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入是必需的。建立統(tǒng)一的管理系統(tǒng)、健全規(guī)章制度、強(qiáng)化專(zhuān)職人員等建設(shè)的資金是比較大的，學(xué)校應(yīng)制定可行有效的資金籌集方法，保證檔案信息化建設(shè)投入的經(jīng)費(fèi)到位，以促進(jìn)學(xué)校檔案信息化的完善和發(fā)展。

（二）提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對(duì)這一問(wèn)題取得了共識(shí)是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作地各個(gè)方面和哥各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)藥建立健全和真正的實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范信息本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

（三）提高學(xué)校的檔案管理工作者的計(jì)算機(jī)素養(yǎng)

目前，國(guó)家已在大力地發(fā)展檔案信息化建設(shè)，逐步完善以各級(jí)各類(lèi)檔案室為基礎(chǔ)，各級(jí)國(guó)家檔案為主體，其他檔案所有者為補(bǔ)充的建設(shè)格局和構(gòu)造體系，作為學(xué)校的檔案工作應(yīng)抓住這個(gè)契機(jī)，重視檔案信息化的建設(shè)，把學(xué)校檔案信息化工作當(dāng)作常規(guī)工作來(lái)抓，并做到實(shí)處。為此，筆者以為，充分發(fā)揮學(xué)校各成員的相互協(xié)作，更新理念、深入實(shí)踐，加快推進(jìn)學(xué)校檔案信息化的完善和發(fā)展，提高檔案信息服務(wù)的功能和利用效益迫在眉睫。

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