摘 要：隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及，以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字檔案成為一種新的檔案類別，它依賴于計(jì)算機(jī)，與傳統(tǒng)檔案相聯(lián)系又相區(qū)別，成為現(xiàn)代檔案文獻(xiàn)的重要組成部分。本文著重從數(shù)字檔案的利用現(xiàn)狀出發(fā)，在對國內(nèi)外現(xiàn)狀進(jìn)行研究的基礎(chǔ)上，對數(shù)字檔案未來利用趨勢進(jìn)行探討和分析。

關(guān)鍵詞：數(shù)字 檔案 文獻(xiàn) 利用

1、數(shù)字檔案文獻(xiàn)的利用現(xiàn)狀分析

目前，我國檔案保管部門提供利用數(shù)字檔案一般有三種方法：提供存儲(chǔ)載體的拷貝件、通信傳輸、由電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接提供利用。

1）提供拷貝：檔案保管部門向利用者提供記錄在特定載體上的電子檔案，所用載體隨不同利用對象而不同。對使用大型電子計(jì)算機(jī)設(shè)備的利用者一般提供移動(dòng)硬盤；對一般的微型電子計(jì)算機(jī)的使用者，當(dāng)檔案數(shù)據(jù)量較小時(shí)一般提供軟磁盤或U盤，若是大批量的電子檔案則考慮使用只讀式光盤。

2）通信傳輸：通信與電子計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合為我們提供了廣闊的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷深入，用網(wǎng)絡(luò)傳遞電子檔案已經(jīng)勢不可擋，而且本身的簡潔方便性也注定了這一趨勢。但是因?yàn)闄n案本身的特殊性，一般此方法適用于館際之間信息資源的互相交流，和向相對固定的查檔單位提供檔案資料。

3）直接利用：直接利用是利用者通過檔案館或另一檢索機(jī)構(gòu)的電子計(jì)算機(jī)在檔案館或網(wǎng)絡(luò)上直接查詢的一種方法。其特點(diǎn)是：可為利用者提供技術(shù)支援；同通信傳輸相比減少了大量的管理工作；可以使更多的讀者同時(shí)利用同一份數(shù)字檔案。但是這種可能性取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少，因?yàn)橹苯永玫碾娮訖n案必須是存儲(chǔ)在系統(tǒng)中的。而在大多數(shù)情況下，大量的電子檔案都存在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中將是對存儲(chǔ)空間的浪費(fèi)，所以目前，多數(shù)檔案館采用根據(jù)利用者需求定期向系統(tǒng)加載數(shù)據(jù)的方法。

以上三種是現(xiàn)階段數(shù)字檔案文獻(xiàn)利用的主要形式，檔案利用是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的重要手段，黨和政府一貫重視檔案的利用工作，人們也越來越強(qiáng)調(diào)數(shù)字檔案利用的意義，而實(shí)際利用工作中，因?yàn)榘踩珕栴}、責(zé)任問題，很多方法只是形同虛設(shè)，數(shù)字檔案的利用工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠到位，和國際水平更相距甚遠(yuǎn)。

2、國際數(shù)字檔案文獻(xiàn)利用狀況分析

1）館內(nèi)利用。這是數(shù)字檔案利用最直接的方式，即檔案館根據(jù)各類用戶的不同需要提供檔案，這些檔案大都為拷貝件。檔案館向用戶公開館藏?cái)?shù)字檔案目錄，方便用戶使用檢索工具。除此之外，還有優(yōu)越的利用條件和配套的服務(wù)設(shè)施，設(shè)置專線電話，為查閱者提供方便，充分體現(xiàn)了檔案館的文化性和人文關(guān)懷。

2）咨詢服務(wù)。在檔案利用方式上，除接待到館查閱檔案的利用者外，還采取咨詢服務(wù)。咨詢服務(wù)的形式主要有口頭咨詢、書面咨詢、電話咨詢、主動(dòng)向潛在利用者報(bào)道館藏信息。設(shè)有專職的參考咨詢?nèi)藛T，開展郵寄、電話咨詢業(yè)務(wù)。利用者可以寄函或通過電話了解館藏，解決資料來源和利用工作中的難題，請檔案工作者幫助查找檔案材料并告之以內(nèi)容。

3）宣傳展覽。數(shù)字檔案包括聲像檔案，本身就具有宣傳展覽的功能，將他們利用起來，可以加大檔案館的宣傳作用，促進(jìn)文化、學(xué)術(shù)的交流和傳播。

4）銷售縮微膠卷。美國檔案部門普遍認(rèn)為，縮微膠卷是保管和代替紙質(zhì)文件的最節(jié)省、最方便、最保險(xiǎn)和最好的方式。在美國，除公務(wù)文件可以不受限制地發(fā)行外。私人文件在不侵犯他人利益的前提下，也可以制作成縮微膠卷。大面積、高數(shù)量地出售文件副本，方便了用戶開發(fā)利用館藏資源。檔案館內(nèi)各閱覽室、出版物供應(yīng)部和大廳售貨部都可為用戶提供文件副本或縮微復(fù)制品。

5）現(xiàn)代化服務(wù)。目前，在美國國家檔案館，對于十幾萬的數(shù)字檔案，實(shí)行紙質(zhì)和電子文件雙套制管理，大量利用工作在網(wǎng)上進(jìn)行。從進(jìn)門辦卡到最后閱檔利用都用計(jì)算機(jī)全程管理，甚至對利用者的安全檢查和閱覽監(jiān)控及利用者提包存取，也已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)控制。每張研究桌上都裝有可移動(dòng)的計(jì)算機(jī)，供利用者自己操作、登記，通過計(jì)算機(jī)提出利用檔案的項(xiàng)目和內(nèi)容。工作人員電話轉(zhuǎn)告調(diào)檔人員后，利用者即可到取卷臺(tái)領(lǐng)取借閱的檔案材料。

3、數(shù)字檔案文獻(xiàn)利用方向與前景

1）圖書、情報(bào)、檔案一體化利用。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，圖書、情報(bào)、檔案三者的界限日益縮小，因?yàn)閷τ谟?jì)算機(jī)來說，本質(zhì)上圖書、情報(bào)、檔案都是一種信息，都可以用計(jì)算機(jī)語言進(jìn)引存儲(chǔ)、檢索和利用。所以，從某種意義上來說，是計(jì)算機(jī)技術(shù)促進(jìn)了圖書、情報(bào)、檔案的一體化。無論我們是否愿意，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，圖書、情報(bào)、檔案的一體化必將不可避免地向我們走來。

2）數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化利用。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下產(chǎn)生“信息孤島”的原因是十分復(fù)雜的，似乎一時(shí)難以解決，但現(xiàn)在看來，我們可以寄希望于網(wǎng)格新技術(shù)。網(wǎng)格有別于網(wǎng)絡(luò)，究其原理是利用互聯(lián)網(wǎng)把分散在不同地理位置的電腦組成一個(gè)虛擬的超級計(jì)算機(jī)，其中每一臺(tái)參與計(jì)算機(jī)電腦就是一個(gè)節(jié)點(diǎn)。而整個(gè)計(jì)算則是由成千上萬個(gè)這樣的節(jié)點(diǎn)組成的一張網(wǎng)格，所以這種計(jì)算方式被稱做網(wǎng)格計(jì)算。在網(wǎng)格這個(gè)規(guī)模巨大的虛擬計(jì)算機(jī)中，我們可以方便地實(shí)現(xiàn)計(jì)算資源、存儲(chǔ)資源、數(shù)據(jù)資源、信息資源、知識(shí)資源、專家資源等等的全面共享。

3）數(shù)字檔案系統(tǒng)化利用。就是把文件工作和檔案工作整合成一個(gè)系統(tǒng)，進(jìn)行統(tǒng)一控制和管理。在這樣一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，按統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的工作制度、統(tǒng)一的工作程序和統(tǒng)一的控制中心，對文件處理和檔案管理信息進(jìn)行存儲(chǔ)、控制、加工、傳輸，使它們之間不存在明顯的分界，使原本相對獨(dú)立但又在不少環(huán)節(jié)上互相協(xié)同的兩種管理體系真正的從組織制度上和具體工作程序上融在一起，以實(shí)現(xiàn)對文件和檔案的管理和利用。

4）數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案同步利用。在查閱檔案時(shí)，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時(shí)以電子檔案為主（可在網(wǎng)上直接提供利用）。在需要用紙質(zhì)檔案時(shí)，可按同一檔號(hào)提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長期保存。

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