摘 要：隨著培訓(xùn)中心的日益發(fā)展，培訓(xùn)人數(shù)和培訓(xùn)班數(shù)量的增加，培訓(xùn)數(shù)據(jù)也越積越多。匯總、分類、統(tǒng)計難度逐漸增大，培訓(xùn)管理部門的人員感覺到數(shù)據(jù)的報送，準(zhǔn)確性的統(tǒng)計非常吃力。作者多年從事教學(xué)管理工作，熟練掌握Excel工具的應(yīng)用。在工作中總結(jié)出一套利用Excel中的數(shù)據(jù)透視表功能，很好的解決了數(shù)據(jù)統(tǒng)計、匯總這個難題。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)統(tǒng)計 字段表 數(shù)據(jù)透視表

培訓(xùn)中心每年要承辦各種類型、各種規(guī)格的培訓(xùn)班、短訓(xùn)班、會議等，培訓(xùn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、班主任工作量統(tǒng)計、教學(xué)工作量統(tǒng)計等都是一個統(tǒng)計量相當(dāng)大的工作。準(zhǔn)確無誤的做好培訓(xùn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分類匯總工作非常重要。

Excel是一個功能強(qiáng)大的電子表格軟件，其公式、函數(shù)、排序、篩選等功能方便易用，在做簡單的統(tǒng)計數(shù)據(jù)時使用普遍。但在統(tǒng)計比較復(fù)雜的數(shù)據(jù)時，大多數(shù)管理人員往往無從下手，只能反復(fù)排序、篩選，因此他們認(rèn)為Excel的功能有限。而事實(shí)上Excel中獨(dú)具特色的“數(shù)據(jù)透視表”功能，專用于數(shù)據(jù)的分析和多維統(tǒng)計，它將排序、篩選、分類匯總結(jié)合起來，對數(shù)據(jù)源進(jìn)行重新組織和計算，最終按不同需要完成各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作。數(shù)據(jù)透視表的熟練應(yīng)用，既能提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準(zhǔn)確性，也能極大提高工作人員的效率。

在培訓(xùn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計表中，有培訓(xùn)班分類統(tǒng)計、學(xué)員人數(shù)統(tǒng)計、帶班工作量統(tǒng)計、課室機(jī)房使用情況統(tǒng)計、分類匯總、月匯總等多種表格，這些表格大多是以字段表的形式填寫的（見圖表1）。所謂“字段表”就是數(shù)據(jù)表的第一行是標(biāo)題行，下面的數(shù)據(jù)信息按照標(biāo)題的內(nèi)容進(jìn)行分類填寫，每個標(biāo)題所在的一列就稱為一個字段。這種字段表最大的好處是分類清晰，每一列信息的類型是完全一致的，所以無論是“篩選”、“排序”、“分類匯總”，還是設(shè)置“數(shù)據(jù)有效性”都非常方便。在實(shí)際使用中，如何在這些分類字段表中快速的對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總、跨列匯總，如何按不同分類對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析是每個培訓(xùn)管理者最為關(guān)心和最需要的。在Excel中【數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖】功能幫我們解決了這些難題。

圖表1 培訓(xùn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計表

有了基礎(chǔ)信息表，將光標(biāo)定在數(shù)據(jù)表中，點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】菜單下【數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖】命令，依據(jù)【數(shù)據(jù)透視表向?qū)А客ǔＪ褂媚J(rèn)的設(shè)置生成?？梢愿鶕?jù)需要，使“數(shù)據(jù)透視表”創(chuàng)建在源數(shù)據(jù)表中或是創(chuàng)建在一個新的工作表sheet中。創(chuàng)建完成后，在“字段列表”中自動顯示出源數(shù)據(jù)表的各個字段名稱；同時，會出現(xiàn)一個二維數(shù)據(jù)表的空表框架。

數(shù)據(jù)透視表就是這個空表框架，它一共有4個不同的區(qū)域，分別是“行字段”區(qū)、“列字段”區(qū)、“數(shù)據(jù)項(xiàng)”區(qū)以及“頁字段”區(qū)。這4個區(qū)域都可以包容一個或多個源數(shù)據(jù)表中的字段信息。由于位置不同，所以它們在數(shù)據(jù)透視時起的作用也各不相同。“行字段”區(qū)和“列字段”區(qū)的作用是分類；“數(shù)據(jù)項(xiàng)”區(qū)的作用是匯總（匯總包括“求和”、“求平均”、“計數(shù)”、“最大/最小值”等多種方式）；“頁字段”區(qū)的作用主要是分類篩選。無論是哪個區(qū)域，操作都是相同的，都是將字段列表中的“字段名”拖曳至相應(yīng)的位置。拖曳是無定式的?！靶辛蟹诸愒趦膳?，數(shù)據(jù)匯總?cè)ブ醒?，各區(qū)能容多字段，篩選分類在上方”。

一、單字段分類單字段匯總

當(dāng)我們把字段列表中的“班主任”拖曳至行字段區(qū)，“教學(xué)部”拖曳至列字段區(qū)，“培訓(xùn)班”拖曳至數(shù)據(jù)項(xiàng)區(qū)時即生成每個教學(xué)部“班主任帶班統(tǒng)計表”（見圖表3）。雙擊“計數(shù)項(xiàng)”單元格時，可以打開匯總方式選項(xiàng)窗口，根據(jù)需要選擇求和、計數(shù)、平均值、最大/最小值等等。隨意拖曳，制表自由。

圖表3班主任帶班統(tǒng)計表

圖表4課室使用情況表

二、多字段分類多字段匯總

將字段列表中的“課室”拖曳至行字段區(qū)，“培訓(xùn)班”和“天數(shù)”拖曳至數(shù)據(jù)項(xiàng)區(qū)，就可生成每個課室使用情況列表（見圖表4）。將字段列表中的“教學(xué)部”和“班主任”拖曳至行字段區(qū)，“培訓(xùn)班”和“人數(shù)”拖曳至數(shù)據(jù)項(xiàng)區(qū)，生成每個教學(xué)部班主任帶班情況表。

三、利用頁字段進(jìn)行篩選

“頁字段”的主要功能就是篩選。將“班主任”字段拖曳到“頁字段”區(qū)域，就可以利用它分別篩選出各位班主任的帶班情況。

當(dāng)數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，在數(shù)據(jù)透視表區(qū)域，單擊鼠標(biāo)右鍵彈出數(shù)據(jù)透視表向?qū)?，點(diǎn)擊上一步，重新選擇數(shù)據(jù)范圍使追加或改變的數(shù)據(jù)包含進(jìn)去；然后點(diǎn)擊下一步，就完成數(shù)據(jù)透視表的更新工作。

Excel數(shù)據(jù)透視表功能不僅僅使數(shù)據(jù)分類匯總的速度得到了前所未有的提高，更為重要的是數(shù)據(jù)分析的結(jié)果非常準(zhǔn)確。靈活的拖曳，生成多變的表格。這就是數(shù)據(jù)透視表的精彩使用。

作者簡介：姚群（1966）， 女，北京人，廣州石油培訓(xùn)中心培訓(xùn)管理處教學(xué)管理科科長，高級工程師。