摘 要：隨著我國教育體制的不斷完善，高校規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，高校之間的競爭也變得日益激烈，不僅是教學(xué)質(zhì)量，高校的管理質(zhì)量也成為高校競爭的重要因素之一。二級教學(xué)管理體制已經(jīng)成為高校普遍采用的管理模式，在高校管理中發(fā)揮著重要作用。主要從院系二級教學(xué)管理體制入手，進(jìn)一步探究教學(xué)秘書的作用。

關(guān)鍵詞：二級教學(xué)管理體制；教學(xué)秘書；作用

在高校教學(xué)管理中，教學(xué)秘書發(fā)揮著重要作用，其職能主要包括溝通協(xié)調(diào)、教學(xué)管理和輔助參謀。教學(xué)秘書主要接受院系領(lǐng)導(dǎo)的安排，落實院系工作，同時也為其提供參謀，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示，并反映下級情況。教學(xué)秘書還是院校協(xié)調(diào)者，在學(xué)校師生之間、院系部門之間架起溝通橋梁?？傊?，教學(xué)秘書在學(xué)校管理中的作用不可忽視。

一、二級教學(xué)管理體制下教學(xué)秘書的作用、特點

二級教學(xué)管理，就是根據(jù)教學(xué)管理的目標(biāo)，按照教學(xué)的特點和規(guī)律，在教學(xué)管理思想原則的指導(dǎo)下，采用院系分級的教學(xué)管理方法，對教學(xué)活動進(jìn)行有效優(yōu)化、管理的過程。在這種新的體制下，教學(xué)秘書呈現(xiàn)出新的作用和特點：

1.溝通協(xié)調(diào)作用

教學(xué)秘書在學(xué)校管理中起到溝通紐帶作用。在學(xué)校教學(xué)中，課程、考試的安排，各部門之間進(jìn)行的活動都需要教學(xué)秘書進(jìn)行溝通，對于其中的一些矛盾，教學(xué)秘書要做好協(xié)調(diào)工作，盡量減少摩擦，在學(xué)校管理中營造一種和諧氛圍。

2.教學(xué)管理作用

教學(xué)秘書能夠起到一定的管理作用。教學(xué)秘書實現(xiàn)對高校的日常管理，包括教學(xué)的日常環(huán)節(jié)，如教學(xué)計劃、學(xué)科實驗、考試安排；組織院校課程安排，如監(jiān)督教師課堂情況，安排下學(xué)期的教學(xué)內(nèi)容；教師評比工作，如教師教學(xué)質(zhì)量、教師評比等；院校檔案管理，將學(xué)校的各種檔案資料進(jìn)行分類整理，為下學(xué)期工作做好準(zhǔn)備。

3.出謀獻(xiàn)策作用

教學(xué)秘書能夠為高校管理出謀獻(xiàn)策，教學(xué)秘書是學(xué)校的一個綜合部門，集協(xié)調(diào)、服務(wù)于一身，對學(xué)校教學(xué)資源、教師和學(xué)生都有比較充分的了解，因此，能夠為學(xué)校政策的出臺出謀劃策，對學(xué)校發(fā)展提供比較懇切的建議。

4.教學(xué)服務(wù)作用

在教學(xué)管理中體現(xiàn)自身的服務(wù)職能。學(xué)校師生在具體生活、工作中會存在對學(xué)校規(guī)章制度的不理解，這時教學(xué)秘書就要發(fā)揮自身的服務(wù)職能，認(rèn)真為其講解相關(guān)制度，為師生提供服務(wù)。

二、教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀與存在的問題

現(xiàn)階段，高校教學(xué)秘書工作在高校教學(xué)管理中的作用不斷增加，但教學(xué)秘書工作卻呈現(xiàn)倦怠狀態(tài)，秘書人員工作積極性低，不能很好地發(fā)揮自身的教學(xué)管理職能，并且高校對于教學(xué)秘書的重視度不高，教學(xué)秘書工作沒有呈現(xiàn)繁榮景象。其存在的問題如下：

1.工作壓力大，積極性不高

現(xiàn)代教學(xué)管理中，教學(xué)秘書的工作量不斷加大，一些教務(wù)處的工作也下放給教學(xué)秘書。教學(xué)管理工作增加了，但是在人員數(shù)量方面沒有做相應(yīng)的調(diào)整。過重的工作量使得教學(xué)秘書的壓力不斷增大，以至于在工作中不能積極主動地做好自己的工作，在溝通中處于被動局面，不能夠充分發(fā)揮自己的職能。

2.工作范圍廣，工作出現(xiàn)倦怠

教學(xué)秘書實現(xiàn)的是全學(xué)校的溝通，范圍涵蓋部門、師生、教師。教學(xué)秘書接受的是領(lǐng)導(dǎo)的安排。因此，在長期工作中形成了“領(lǐng)導(dǎo)指示”“不管閑事”的工作作風(fēng)，不愿主動承擔(dān)工作，不愿意主動了解各部門的工作，工作中推卸責(zé)任，不能耐心、認(rèn)真地完成學(xué)校管理工作。

3.專業(yè)能力弱，秘書隊伍不穩(wěn)定

在高校教學(xué)管理中，部分教學(xué)秘書在能力方面存在欠缺，不能很好地進(jìn)行教學(xué)管理，沒有掌握專業(yè)的教育管理知識，在一些高校中，由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，教學(xué)秘書的入崗條件較低，秘書人員中專科學(xué)歷占了很大比例。并且，缺乏一定的專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)也只局限于短期、簡單的訓(xùn)練，沒有進(jìn)行系統(tǒng)培養(yǎng)。

4.社會地位低，晉升空間小

由于教學(xué)秘書的工作具有服務(wù)性、從屬性，因此，工作往往具有隱蔽性，不被社會所認(rèn)可，在發(fā)展過程中，存在晉升空間小、晉升難度大的問題。教學(xué)秘書晉升的方向是行政崗位，但在現(xiàn)實的發(fā)展過程中，由于學(xué)歷、經(jīng)驗等各種問題，其晉升空間比較狹窄，職稱也只集中于初級和中級。并且晉升難度較大，高校在進(jìn)行職稱評比時，對教學(xué)秘書的要求較高，教學(xué)秘書屬于管理層面，程序較為復(fù)雜，成功率較低，教學(xué)秘書人員在崗位上無法得到職業(yè)滿足和認(rèn)同。同時，教學(xué)秘書工資也無法滿足工作人員的生活需求，存在工資低、待遇補貼不完善的弊端，一定程度上降低了工作積極性，不利于工作的開展。

三、改進(jìn)教學(xué)秘書工作方法與途徑

1.從秘書人員自身改進(jìn)工作

顧遠(yuǎn)明教授曾經(jīng)說過，如果一個職位人人都可以擔(dān)任，那么這種職業(yè)是沒有社會地位的，所以，教學(xué)秘書人員必須具備專業(yè)的教學(xué)管理知識，才能夠獲得其應(yīng)有的職業(yè)認(rèn)同感，得到社會的尊重。在高校規(guī)模不斷擴(kuò)大的同時，高校的教學(xué)管理也變得更加復(fù)雜，教學(xué)管理人員必須提高自身素養(yǎng)，配合高校不斷發(fā)展的需要，不僅要熟讀教學(xué)管理知識，還要掌握一定的心理學(xué)、教育學(xué)知識，認(rèn)真研究高校發(fā)展規(guī)律；熟悉教學(xué)管理的各個環(huán)節(jié)，科學(xué)安排教學(xué)任務(wù)；加強對教學(xué)環(huán)節(jié)的溝通、協(xié)調(diào)、疏導(dǎo)，增強應(yīng)對突發(fā)事件的能力。同時，還要掌握一些基本的辦公操作軟件，使教學(xué)管理變得更加便利、快捷。

2.從學(xué)校角度改進(jìn)工作

高校管理工作離不開教學(xué)秘書工作的支持，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強對其的重視度。要提高教學(xué)秘書入崗要求，嚴(yán)把入口關(guān)，提高秘書報名資格，以研究生學(xué)歷為標(biāo)準(zhǔn)，提高教學(xué)秘書的權(quán)威性。同時，在錄用過程中，還要考慮應(yīng)聘者的心理素質(zhì)，從整體上提升秘書人員的素質(zhì)。加強對秘書人員的培訓(xùn)，在高校教學(xué)秘書中，一直疏于對人員的培訓(xùn)，教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)處于被動局面。因此，現(xiàn)階段要結(jié)合崗位要求，不斷擴(kuò)大人員的知識面，提高人員的實踐能力。加強崗前培訓(xùn)，在入職前，對新進(jìn)職員進(jìn)行必要的知識、技能訓(xùn)練，一方面能夠給予應(yīng)聘者充分的思想準(zhǔn)備，另一方面給出學(xué)校是否接受應(yīng)聘者一個評判標(biāo)準(zhǔn)。除了崗前培訓(xùn)，還要加強秘書人員的日常培訓(xùn)，定期召開討論會或?qū)W習(xí)講座，使大家互相交流經(jīng)驗，并將一些先進(jìn)的管理經(jīng)驗介紹給大家，不斷豐富管理人員的知識。還要經(jīng)常開展一些專題培訓(xùn)，提高秘書人員的業(yè)務(wù)能力；要給予秘書人員廣闊的晉升空間，消除晉升難、晉升空間狹窄的弊端，給予秘書人員足夠的工作動力，提高工作積極性。高校要加強對秘書人員職稱評比的重視度，給高校教學(xué)秘書工作更多的幫助與支持，減少評比過程中的繁瑣程序，從秘書工作的實際出發(fā)，合理設(shè)置評比標(biāo)準(zhǔn)，對教學(xué)秘書工作給予充分的肯定；建立教學(xué)秘書補貼，從工資待遇方面體現(xiàn)對教學(xué)秘書的重視，薪資作為一種激勵方式，是對教學(xué)秘書工作肯定的一種表現(xiàn)形式，體現(xiàn)對教學(xué)秘書人員的尊重和認(rèn)可。高校要加強對教學(xué)秘書工作硬件的支持，為其提供全面的辦公設(shè)備，為其管理工作提供保障，提高工作效率。高校領(lǐng)導(dǎo)還要深入秘書隊伍的深處，多傾聽他們工作中的困難，減輕其心理負(fù)擔(dān)，從精神上給予支持，體現(xiàn)對工作的重視度。

綜上所述，在二級教學(xué)管理體制下，教學(xué)秘書的作用越來越突出，已經(jīng)引起高校領(lǐng)導(dǎo)的廣泛關(guān)注，其存在的不足也得到了高校相關(guān)部門的重視，高校應(yīng)該從宏觀角度加強對教學(xué)秘書崗位的重視，并根據(jù)崗位中存在的具體問題，采取有效方法，切實使問題得到解決，充分發(fā)揮教學(xué)秘書工作在高校中的作用，使秘書人員的潛能得到充分發(fā)揮，價值得到認(rèn)可。教學(xué)秘書作為高校管理的后勤部門，其工作具有隱蔽性，往往被大家所忽略，但秘書人員應(yīng)該增強自身的職業(yè)素養(yǎng)，時刻保持工作積極性和責(zé)任感，努力為高校健康發(fā)展作出自己的貢獻(xiàn)。

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（作者單位 浙江經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）