【摘 要】文書(shū)檔案是重要的史料，它記載著社會(huì)發(fā)展的方方面面。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代的需求，提高文書(shū)檔案管理，采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也是順應(yīng)時(shí)代之舉。本文主要從三個(gè)方面對(duì)辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行淺析，以此希望對(duì)辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用有更多的幫助。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化 文書(shū) 檔案管理

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的日益提升，許多辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)也得到了不斷的完善。就文書(shū)檔案管理，目前許多單位仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件存儲(chǔ)的方式。紙質(zhì)文件存儲(chǔ)雖然也有很多的優(yōu)點(diǎn)，但是給資料的查找、讀閱帶來(lái)了時(shí)間上和空間上的限制，而且過(guò)多的文件柜的使用也帶來(lái)了資金和時(shí)間上的浪費(fèi)。而在文書(shū)檔案管理中，運(yùn)用辦公自動(dòng)化，不僅能夠有效的提高文書(shū)檔案管理的運(yùn)行和使用效率，同時(shí)還能夠提高工作人員的辦公效率，得到資源的共享，由此可見(jiàn)在文書(shū)檔案管理中運(yùn)用辦公自動(dòng)化有著十分深遠(yuǎn)的意義。

一、辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理中的利弊

（一）能夠有效的提高辦公效率

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作主要的還是依賴(lài)于人工操作，工作人員需要準(zhǔn)確無(wú)誤的書(shū)寫(xiě)、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)，投入大量的時(shí)間。而實(shí)際上這項(xiàng)工作不僅耗費(fèi)了大量的人力，還往往還容易出現(xiàn)差錯(cuò)，造成大量的損失。采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，由于計(jì)算機(jī)對(duì)于文字信息的處理能力十分強(qiáng)大，文書(shū)檔案管理工作在計(jì)算機(jī)的幫助下，也就得到了有效的改善。文件資料的收集、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)也就變得簡(jiǎn)單易行，辦公效率也得到了極大的提高。

（二）能夠確保相關(guān)文件的穩(wěn)定性

相對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，電子文件檔案材料能夠保存的時(shí)間更長(zhǎng)。紙張的壽命都是相對(duì)的，而且還受到外部客觀環(huán)境的影響，一旦紙張受損，紙質(zhì)檔案相關(guān)文字信息丟失，將帶來(lái)不可挽回的損失。但是電子文件檔案材料則不同，可以選用的載體豐富多樣，包括VCD、DVD、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等等。而這些載體的優(yōu)越性顯著，使得保存資料不僅不易損壞，而且方便閱讀，查看，穩(wěn)定性顯著。

（三）有利于信息資源共享與交流

在原始文書(shū)檔案管理中，大量的文書(shū)檔案都被手工操作者置入文件柜中，不僅不方便查閱，造成查找困難，使得資源共享與交流困難，而大量的文件儲(chǔ)存柜存放文件，也一定程度上造成了資金的浪費(fèi)。運(yùn)動(dòng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，文書(shū)檔案管理也變得更加體系化，不再受到空間的限制，而且通過(guò)便捷的互聯(lián)網(wǎng)，文書(shū)檔案的查詢(xún)也變得簡(jiǎn)單、快捷，大大的提高了資源的利用率，有利于資源的共享與交流。

但是，辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理中也存在以下問(wèn)題：

1.電子文件保密性變?nèi)?/p>

電子文化和紙質(zhì)文件最大的區(qū)別在于，電子文件沒(méi)有了固定的形式，易于變化，即便是被修改后，也可以不留下痕跡。而紙質(zhì)文件則是一旦被修改，痕跡十分明顯。因此在一定程度上，電子文件的保密性就不如紙質(zhì)文件，電子文件還使得一些需要被高度保密的文件保密性變?nèi)?，這樣不利于文件信息的安全管理。目前雖然有一些相關(guān)的技術(shù)能夠防止他人在“原稿”上增、刪、改，對(duì)原文進(jìn)行偽造等，但是沒(méi)法有效地鑒定文件的原稿。它不像紙質(zhì)稿可以通過(guò)印章或署名進(jìn)行判斷。這些都是電子文化在保密性方面遭受的嚴(yán)峻的考驗(yàn)，電子文化的保密性存在隱患。

2.對(duì)文書(shū)檔案管理人員的要求高

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在文書(shū)檔案管理中的運(yùn)用，就需要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作人員的素質(zhì)要求。僅僅懂得相關(guān)檔案管理的理論、方法和技術(shù)是不夠的，還需要有過(guò)硬的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)水平。因此文書(shū)檔案管理工作人員不僅需要達(dá)到一定的知識(shí)層次，還需要掌握一定的現(xiàn)代高技術(shù)，擁有處理相關(guān)問(wèn)題的綜合能力。當(dāng)前大部分檔案管理人員的技術(shù)水平不夠，相關(guān)理論知識(shí)跟不上，在辦公自動(dòng)化設(shè)備的使用上缺乏一定的主動(dòng)性，不利于檔案信息管理的電子化。

二、辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理中的具體運(yùn)用

（一）規(guī)范文書(shū)檔案的管理體制

當(dāng)前，許多單位依舊對(duì)文書(shū)和檔案實(shí)行分部門(mén)管理，這種分部門(mén)管理的現(xiàn)狀使得部門(mén)間的交流與合作難以實(shí)施，不利于文書(shū)檔案管理的統(tǒng)一化。因此，規(guī)范文書(shū)檔案的管理體制勢(shì)在必行，只有實(shí)行單位內(nèi)部的文書(shū)和檔案管理的統(tǒng)一規(guī)劃，才能促進(jìn)二者同步發(fā)展。文書(shū)的管理不管是前期的工作，還是后期的歸檔處理等，都隸屬于檔案管理部門(mén)統(tǒng)一監(jiān)督管理。

（二）制定業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)于文書(shū)檔案管理的具體要求需要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程。在文件的處理、歸檔、電子文件格式等方面要有具體的程序規(guī)定和規(guī)范，使得相關(guān)部門(mén)職員在處理文書(shū)檔案工作時(shí)能夠有章可依。

（三）統(tǒng)一技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)

采用的辦公自動(dòng)化軟件不僅需要兼容性強(qiáng)而且還要有良好的應(yīng)用性能，唯有如此方能確保文字信息處理的能力。除了選用功能強(qiáng)大的系統(tǒng)，還需要規(guī)范一些技術(shù)參數(shù)，包括數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)等。保證電子文書(shū)檔案在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理下安全穩(wěn)定。

三、結(jié)語(yǔ)

辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用有著十分明顯的優(yōu)勢(shì)，不論是時(shí)間上還是物質(zhì)上，它都能夠極大地改善文書(shū)檔案管理工作，提高工作效率，節(jié)省相關(guān)開(kāi)支，提高資金的有效利用率。因此在文書(shū)檔案管理中具體地運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，注重規(guī)范管理體制，統(tǒng)一相關(guān)流程和標(biāo)準(zhǔn)，就能充分的體現(xiàn)辦公自動(dòng)化的優(yōu)越性，真正地提高文書(shū)檔案管理的質(zhì)量。目前雖然辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也存在著一些缺點(diǎn)，但是通過(guò)不斷的技術(shù)創(chuàng)新，也必定能夠得到完善，將文書(shū)檔案管理工作做得更好。

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