【摘 要】本文在對現(xiàn)階段中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的主客觀缺失簡析的基礎(chǔ)上，探究現(xiàn)代中職學(xué)校學(xué)籍管理的創(chuàng)新思路，并提出了一些關(guān)于中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理科學(xué)有效的微觀對策。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校 學(xué)籍檔案 歸檔整理 管理

前言

正如眾所周知，現(xiàn)代中職學(xué)校的學(xué)籍檔案蘊(yùn)藏著豐富的教育管理信息資源。為此，現(xiàn)代中職學(xué)校的學(xué)籍檔案工作也不失為學(xué)校綜合工作中的一個重要或基礎(chǔ)的組成部分；學(xué)籍檔案工作的好壞，不僅是衡量中職學(xué)校教育教學(xué)管理水平的一個十分重要的標(biāo)志，而且也是評價中職學(xué)校全面建設(shè)的重要綜合指標(biāo)。

一、現(xiàn)代中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的主客觀缺失探源

現(xiàn)代中職學(xué)校在綜合管理工作中殘存的學(xué)籍檔案管理問題，突出地表現(xiàn)在其主觀與客觀方面因素的嚴(yán)重缺失：重視欠力度、管理欠規(guī)范，專業(yè)人才缺少、先進(jìn)設(shè)備缺乏。

（一）中職學(xué)?，F(xiàn)行的學(xué)籍管理制度欠完善、欠規(guī)范?，F(xiàn)階段中職學(xué)校的綜合管理工作紛繁復(fù)雜，其內(nèi)部的檔案管理如人事、財務(wù)、校志、教育教學(xué)（包括教學(xué)計劃、課務(wù)、教材、考試、學(xué)生成績、學(xué)籍、德育等）等檔案管理也多種多樣；同時，少數(shù)中職學(xué)校把學(xué)籍檔案工作與教學(xué)中心相比較，認(rèn)為學(xué)籍檔案管理無關(guān)學(xué)校整體工作之痛癢，“不足掛齒”地不加重視或重視不足。因此，中職學(xué)校在學(xué)籍檔案管理方面制度的制定工作之疏漏在所難免。

（二）中職學(xué)校的學(xué)籍歸檔程序欠明確欠適當(dāng)，檔案信息的存儲有欠安全。少數(shù)中職學(xué)校的學(xué)籍管理是“摸著石子過河”，對學(xué)籍電子文件的歸檔程序缺少制度約束、要求欠明確；較少使用專用電腦或電腦未加密或未設(shè)置訪問權(quán)限，檔案數(shù)據(jù)儲存分散，未進(jìn)行備份，防病毒措施較差，易于丟失。

（三）中職學(xué)校紙質(zhì)學(xué)籍檔案的歸檔整理不及時，信息完善不足。少數(shù)中職學(xué)校的建校時間較長，學(xué)籍檔案因未按年代及時分門別類地有秩存放而導(dǎo)致其積壓堆積眾多；同時，新近學(xué)生的學(xué)籍，應(yīng)做齊資料的卻沒有及時補(bǔ)足，或任意增刪改棄而致檔案或遺失或信息不全或索引困難，這都勢必會影響日后檔案的開發(fā)利用。

（四）中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的專業(yè)人才缺乏，檔案管理設(shè)備落后。一方面，中職學(xué)校檔案管理的理念、內(nèi)容和方法、人才資源培訓(xùn)和使用的方式依然陳舊，抑制著學(xué)籍檔案的正常管理；另一方面，隨著時間的推移與學(xué)生學(xué)籍檔案不斷地增加，原有保存學(xué)籍檔案的存儲條件已不能滿足學(xué)籍檔案的數(shù)量日益增長的需要。

二、現(xiàn)代中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的思路創(chuàng)新探析

現(xiàn)代中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的深入開展，需要努力通過自身管理方面的革新與大力通過管理設(shè)備的技術(shù)改造來實現(xiàn)。

（一）大力加強(qiáng)學(xué)籍管理人才建設(shè)。現(xiàn)代中職學(xué)校要樹立“人才強(qiáng)國”的戰(zhàn)略思想，努力培養(yǎng)忠誠學(xué)校檔案管理工作、懂得學(xué)籍檔案管理的人才隊伍；努力營造適宜專業(yè)人才張揚(yáng)個性、勇于創(chuàng)新的良好工作氛圍；加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理者的信息化繼續(xù)教育，以使之在檔案管理實踐中不斷成長。

（二）務(wù)實創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理理念。創(chuàng)新是社會進(jìn)步的源泉，也是中職學(xué)校檔案管理工作進(jìn)步的源泉。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)理應(yīng)樹立整體觀念，正確處理學(xué)校全盤工作和學(xué)籍管理工作的辯證關(guān)系，重視和提高學(xué)籍檔案管理工作的地位，進(jìn)一步尊重學(xué)籍檔案管理工作者的勞動價值；確實打破“重藏輕用、被動服務(wù)”的陳舊觀念，努力實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的“四化”目標(biāo)，即現(xiàn)代知識化、先進(jìn)科技化、優(yōu)新信息化和綜合社會化。

（三）努力創(chuàng)新管理內(nèi)容與方式。中職學(xué)籍檔案管理雖是以收藏與管理學(xué)籍檔案為主，但應(yīng)根據(jù)學(xué)校與學(xué)生需求，適時動態(tài)調(diào)整工作內(nèi)容；必須有目的、有計劃、有重點(diǎn)地收集整理學(xué)籍檔案，以使學(xué)籍管理工作呈現(xiàn)“三化”：管理規(guī)范化、專業(yè)系統(tǒng)化、存儲有序化，以便能及時準(zhǔn)確、務(wù)實高效地為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與師生提供便捷優(yōu)質(zhì)服務(wù)。從現(xiàn)代學(xué)籍檔案管理的評價標(biāo)準(zhǔn)考察，學(xué)籍檔案管理的水平高低主要取決于學(xué)籍檔案工作者對學(xué)籍信息資源的開發(fā)利用程度和為學(xué)校教職工服務(wù)的效果。

（四）努力改造學(xué)籍檔案管理設(shè)備。現(xiàn)階段的中職學(xué)校要適當(dāng)加大投資力度，購買先進(jìn)的學(xué)籍檔案管理設(shè)備以及配套管理軟件，盡快實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的信息化、科技化；要及時修補(bǔ)軟件安全漏洞，實行實時自動升級，設(shè)置訪問權(quán)限。

三、現(xiàn)代中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的微觀對策

（一）進(jìn)一步建章構(gòu)制，完善管理體系。為了充分發(fā)揮學(xué)籍檔案的積極作用，確保學(xué)校的全面健康發(fā)展，現(xiàn)代中職學(xué)校要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)籍檔案工作的制度建設(shè)，具體制定學(xué)籍信息登記制度、學(xué)籍歸類存放制度、學(xué)籍檔案借閱制度等；努力構(gòu)建科學(xué)的學(xué)籍檔案管理體系，明確學(xué)籍檔案的搜集、整理、歸檔、匯總、借閱等各環(huán)節(jié)的工作分工，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)；規(guī)范學(xué)籍檔案制作和控制程序，嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對學(xué)籍檔案中的各類修改信息應(yīng)予備注，不可任意刪除。

（二）規(guī)范學(xué)籍檔案收集，明確歸檔整理程序。現(xiàn)行的學(xué)籍檔案包括紙質(zhì)檔案與電子檔案。務(wù)必要求學(xué)生及時、完整、準(zhǔn)確地填寫紙質(zhì)檔案，并按時間順序分年分班整理歸類入柜；同時要認(rèn)真填寫學(xué)籍電子檔案，遇有休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等異動情況及成績、獎懲情況，應(yīng)及時在紙質(zhì)和電子檔案中填寫注明。要通過電腦刻錄光盤備份，或采用電腦備份或移動硬盤備份。

（三）嚴(yán)格履行查閱外借手續(xù)。查閱、外借或復(fù)印學(xué)籍檔案資料須經(jīng)學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，并要做好簽名登記，注明查閱的內(nèi)容、目的與起止時間；歸還檔案時應(yīng)認(rèn)真檢查是否完整。

（四）健全學(xué)籍檔案檢查制度。中職學(xué)校務(wù)必建立相應(yīng)的學(xué)籍檔案核查制度，定期或不定期地進(jìn)行檢查督促。

【參考文獻(xiàn)】

［1］蔡杜娟. “淺析中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀及對策”. 中國科技博覽，2011（35）.

［2］肖箐. “中職學(xué)校的學(xué)籍檔案管理及其綜合利用”. 中國校外教育，2010（11）.