張靜

[摘要]隨著時(shí)代的前進(jìn)、學(xué)校的發(fā)展，學(xué)校檔案的全宗設(shè)置較之復(fù)雜。根據(jù)導(dǎo)致全宗設(shè)置變化的因素及所引發(fā)的矛盾，提出如何妥善進(jìn)行全宗設(shè)置與劃分。同時(shí)通過(guò)建立完善的檔案全宗管理、固定檔案整理體系等措施，加強(qiáng)學(xué)校檔案全宗管理，力求更好地適應(yīng)學(xué)校建設(shè)發(fā)展的需要。

［關(guān)鍵詞］學(xué)校改革檔案全宗設(shè)置

中國(guó)學(xué)校改革、改組、改制的立檔單位的變化將直接導(dǎo)致全宗設(shè)置的變化，這是檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)的基本規(guī)律之一。學(xué)校為適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下生存發(fā)展和參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的需要，按照現(xiàn)代中國(guó)制度對(duì)學(xué)校內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)和資產(chǎn)結(jié)構(gòu)采取的一系列改革、改組、改制措施，原有的學(xué)校內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)體系發(fā)生了重大變化，如何在新形勢(shì)下妥善進(jìn)行學(xué)校檔案的全宗設(shè)置，是檔案管理人員所面臨的一個(gè)重要課題。

一、導(dǎo)致全宗設(shè)置變化的因素

1. 學(xué)校兼并

這里指原來(lái)相互獨(dú)立的學(xué)校，被另一個(gè)學(xué)校收購(gòu)或國(guó)家通過(guò)行政手段將一弱勢(shì)學(xué)校劃歸強(qiáng)勢(shì)學(xué)校。隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，上世紀(jì)50年代大調(diào)整后所建立起來(lái)的適應(yīng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的部門辦學(xué)體制導(dǎo)致條塊分割，投資渠道單一，學(xué)校規(guī)模小，辦學(xué)的整體效益低下，而且單科性學(xué)院培養(yǎng)人才的模式也越來(lái)越不適應(yīng)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。因此，從上世紀(jì)90年代開(kāi)始，以上世紀(jì)80年代的經(jīng)濟(jì)體制、科技體制、政治體制改革的漸次展開(kāi)為背景，其目標(biāo)是調(diào)動(dòng)中央、地方和社會(huì)辦學(xué)的積極性，建立中央和地方兩級(jí)管理的多元管理體制以適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。這樣，檔案館要考慮是否為被兼并學(xué)校的檔案設(shè)置新的全宗。

2.學(xué)校合并

這里指兩個(gè)或兩個(gè)以上的學(xué)校合并組建成一個(gè)單位。近年來(lái)，為了增強(qiáng)中國(guó)學(xué)校的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)能力，培養(yǎng)高素質(zhì)的跨學(xué)科、復(fù)合型人才，迎接新世紀(jì)的挑戰(zhàn)，就必須學(xué)習(xí)國(guó)外一流學(xué)校的成功辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)。像哈佛、牛津、劍橋以及日本、韓國(guó)、法國(guó)、德國(guó)、俄羅斯、新西蘭等國(guó)的綜合性學(xué)校，都是集文史、理工、商貿(mào)、醫(yī)農(nóng)、管理和藝術(shù)類于一身，門類齊全、學(xué)科交差互補(bǔ)，以利于綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和提高。以1998年李嵐清同志在揚(yáng)州召開(kāi)的高教管理體制改革經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)上的講話為標(biāo)志，提出了“共建、調(diào)整、合作、合并”的八字方針，教育部、財(cái)政部國(guó)家計(jì)委等有關(guān)部門在各地的配合下對(duì)國(guó)務(wù)院部門（單位）所屬學(xué)校集中進(jìn)行了大的調(diào)整，將原有的幾個(gè)學(xué)校合并成一所學(xué)校（大、中、小學(xué)都有），將幾家校醫(yī)院合并成一家醫(yī)院，或?qū)准倚９S合并為一家工廠，這樣就造成原有的幾個(gè)全宗合并為一個(gè)全宗，學(xué)校檔案館的全宗體系被打亂。

3. 組建新學(xué)校

20世紀(jì)90年代改條塊分割為條塊結(jié)合，打破了某些學(xué)校長(zhǎng)期只為主管部門或行業(yè)服務(wù)的辦學(xué)格局，建立了中央和地方共同管理以省級(jí)政府為主的辦學(xué)體制，學(xué)校合并與區(qū)域高教總體改革逐步融合、銜接。地方政府和行業(yè)主管部門單一的條塊利益觀念正逐步向復(fù)合的條塊利益觀念轉(zhuǎn)化，區(qū)域性高等教育布局結(jié)構(gòu)調(diào)整意識(shí)日益明確。如山東省的淄博學(xué)院是1998年以淄博師范?？茖W(xué)校、淄博市職工大學(xué)、淄博教育學(xué)院、山東省廣播電視大學(xué)淄博分校、山東建材工業(yè)學(xué)院淄博分校為基礎(chǔ)組建的新院校；2001年又以山東工程學(xué)院、淄博學(xué)院為基礎(chǔ)組建新的院校為山東理工大學(xué)。通過(guò)學(xué)校改組，又曾設(shè)了新的立檔單位，這些新成立的單位檔案進(jìn)館時(shí)，檔案館也要為其設(shè)置新全宗。

4. 股份制改造

學(xué)校為了籌集資金，減輕債務(wù)負(fù)擔(dān)，通過(guò)債轉(zhuǎn)股等方式組建股份制學(xué)校。如某些高、初、小學(xué)及職業(yè)學(xué)校等，原來(lái)單一的全民所有制學(xué)校變?yōu)槿袼兄?、股份制、集體所有制等多種形式，學(xué)校的生產(chǎn)關(guān)系也因此發(fā)生了變化，從而導(dǎo)致學(xué)校檔案全宗設(shè)置的變化。

5.立檔單位的撤銷

學(xué)校根據(jù)市場(chǎng)的變化，將一些無(wú)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的學(xué)校撤銷。如某些職業(yè)學(xué)校、中專等，這些被撤銷的單位從撤銷之日起不再產(chǎn)生檔案，其檔案全宗也不再延續(xù)。

6. 學(xué)校分離

隨著改革的逐步深人，各學(xué)校都在進(jìn)行精干主體分離輔助的改革，如校醫(yī)院、產(chǎn)業(yè)公司等輔助單位與學(xué)校主體的分離，成為獨(dú)立法人，很多單位的基本職能、隸屬關(guān)系乃至單位名稱都發(fā)生了變化，從而必然導(dǎo)致學(xué)校檔案全宗設(shè)置的變化。

7. 出售

將學(xué)校內(nèi)部的某些部門轉(zhuǎn)讓給別的單位。如學(xué)校的第三產(chǎn)業(yè)，根據(jù)《國(guó)有資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》的規(guī)定，有關(guān)檔案隨被出售的資產(chǎn)轉(zhuǎn)移，檔案館的檔案全宗設(shè)置也發(fā)生變化。

二、立檔單位頻繁變化引發(fā)的矛盾

1.打亂了全宗號(hào)設(shè)置的連續(xù)性

按照傳統(tǒng)的全宗號(hào)編制方法，學(xué)校通常按照學(xué)校管理部門統(tǒng)一給定的代碼編制全宗號(hào)，這一代碼既是學(xué)校內(nèi)部各立檔單位的代號(hào)，又是檔案的全宗號(hào)，只要提起某個(gè)代碼，就知道是某個(gè)單位，就象提起某個(gè)郵政編碼就知道某個(gè)地區(qū)一樣。隨著改革力度的加大，學(xué)校不斷的改組、改制，再次進(jìn)行學(xué)校代碼變更已在所難免，這樣勢(shì)必造成同一立檔單位的檔案使用幾個(gè)全宗號(hào)的現(xiàn)象，保持全宗號(hào)設(shè)置的相對(duì)穩(wěn)定和連續(xù)性是檔案館必須解決的一個(gè)課題。

2. 造成全宗設(shè)置的無(wú)序化

檔案管理的核心問(wèn)題就是使無(wú)序狀態(tài)下的檔案有序化。但改革年代，多變的人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)使檔案全宗設(shè)置從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)狀態(tài)下的相對(duì)穩(wěn)定變得很不穩(wěn)定，很多學(xué)校經(jīng)歷了多次分化組合，原來(lái)的組織體系、單位名稱、基本職能、資產(chǎn)結(jié)構(gòu)等已面目全非，這種學(xué)校設(shè)置上的頻繁變化，直接導(dǎo)致學(xué)校檔案全宗設(shè)置的無(wú)序化。造成的具體后果是：⑴全宗號(hào)頻繁變更，專指性差；⑵全宗號(hào)設(shè)置的單一性被打亂，有時(shí)一個(gè)學(xué)校有兩個(gè)以上全宗號(hào)；⑶不便統(tǒng)計(jì)；⑷全宗與全宗之間或全宗與全宗群之間的有機(jī)聯(lián)系被打亂等。如何將這種設(shè)置的無(wú)序變?yōu)槿谠O(shè)置的有序也是檔案館亟待解決的問(wèn)題。

3.難以準(zhǔn)確劃分全宗的歸屬

按照我國(guó)的全宗理論，全宗是一個(gè)立檔單位全部檔案的總和，同一個(gè)全宗的檔案不能分散在兩個(gè)或兩個(gè)以上的全宗，兩個(gè)或兩個(gè)以上立檔單位的檔案也不能劃為同一全宗管理。應(yīng)該說(shuō)這一理論是正確的不容置疑的。但是在具體操作過(guò)程中處理起來(lái)也是比較困難的，如：兩個(gè)或兩個(gè)以上的學(xué)校合并為一個(gè)學(xué)校，是重新設(shè)置全宗還是沿用某個(gè)學(xué)校原來(lái)的全宗號(hào)?學(xué)校內(nèi)部分立檔單位由全民所有制單位組建為股份制學(xué)校，生產(chǎn)關(guān)系發(fā)生了變化，是沿用原來(lái)的全宗號(hào)還是重新設(shè)置全宗?學(xué)校內(nèi)分離、分立的單位按市場(chǎng)需求又分別組建了若干個(gè)二級(jí)學(xué)院或產(chǎn)業(yè)公司，這些二級(jí)學(xué)院、公司形成的檔案是歸上級(jí)學(xué)校全宗統(tǒng)一管理還是重新分設(shè)等等，凡此種種都值得檔案管理人員認(rèn)真研究和解決。

三、檔案館如何正確設(shè)置檔案全宗

1.遵循正確的編號(hào)原則

檔案館設(shè)置檔案全宗的前提是堅(jiān)持正確的全宗編號(hào)原則。這種編號(hào)原則要適合學(xué)校改革、改組、改制的實(shí)際，不能盲目效仿其它單位的做法。一般來(lái)說(shuō)，設(shè)置學(xué)校檔案全宗應(yīng)遵循以下幾條原則：⑴穩(wěn)定性，學(xué)校檔案全宗要保持相對(duì)穩(wěn)定，一經(jīng)設(shè)置不要輕易改變。⑵伸縮性，根據(jù)學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)時(shí)而增加、時(shí)而減少、時(shí)而撤銷、時(shí)而合并的實(shí)際，在編制全宗設(shè)置方案時(shí)應(yīng)注意留有充分的余地，以適應(yīng)客觀變化的需要。⑶唯一性，即一個(gè)學(xué)校只能賦予一個(gè)全宗代碼，一個(gè)全宗代碼只能表示—個(gè)學(xué)校，一個(gè)檔案館內(nèi)不得有重復(fù)的全宗號(hào)。⑷統(tǒng)一性，一個(gè)檔案館內(nèi)全宗或全宗群的設(shè)置只能采用一種方法，不能A全宗群按進(jìn)館時(shí)間先后順序編號(hào)，B全宗群又按學(xué)校的重要程度編號(hào)，只能根據(jù)需要擇其一種。⑸連續(xù)性，就是要尊重歷史，立足現(xiàn)實(shí)，放眼未來(lái)，即使學(xué)校名稱、隸屬關(guān)系、業(yè)務(wù)范圍等發(fā)生了變化，如果不是根本性的變化，也要盡可能地保持原全宗設(shè)置的連續(xù)性和繼承關(guān)系，不要輕易改變。

2.選擇正確的全宗編號(hào)方法

這是在當(dāng)前條件下正確設(shè)置和劃分學(xué)校檔案全宗的核心問(wèn)題。全宗編號(hào)方法選擇的正確與否直接關(guān)系到學(xué)校檔案全宗設(shè)置的穩(wěn)定性和連續(xù)性，關(guān)系到能否順利地進(jìn)行檔案的管理和利用。

學(xué)校檔案通常采用的全宗編號(hào)方法有以下幾種：

（1）按學(xué)校管理部門統(tǒng)一給定的單住代碼編號(hào)。在通常情況下，一個(gè)學(xué)校一個(gè)統(tǒng)一的代碼編號(hào)，這個(gè)學(xué)校的管理、科研、人事、勞資、教學(xué)、檔案等各部門都統(tǒng)一使用這個(gè)代碼，學(xué)校檔案按照這種代碼編制全宗號(hào)，可以加強(qiáng)全宗號(hào)的專指性，與本單位的其他各項(xiàng)工作使用的代碼保持一致，也是一種方便可行的編號(hào)方法。

(2）按學(xué)校名稱順序編制全宗號(hào)。如淄博師范?？茖W(xué)校、淄博市職工大學(xué)、淄博教育學(xué)院等的順序設(shè)置全宗群，在全宗群下，把相同類型的立檔單位按一定的規(guī)律有序排列。這種編號(hào)方法的優(yōu)點(diǎn)是符合學(xué)校的自然規(guī)律。

(3)按全宗進(jìn)館時(shí)的先后順序編制流水號(hào)。這種方法的特點(diǎn)是簡(jiǎn)便易行，便于掌握，便于統(tǒng)計(jì)，但是全宗與全宗之間沒(méi)有什幺必然的聯(lián)系，同一全宗群的檔案全宗被分割，其它部門也不便掌握，而且學(xué)校檔案全宗號(hào)的設(shè)置通常在檔案進(jìn)館之前完成，到底誰(shuí)先誰(shuí)后進(jìn)館也很難掌握。

(4)先設(shè)立全宗群，然后按進(jìn)館的先后順序編號(hào)。如按學(xué)校歷史的長(zhǎng)短和進(jìn)館的先后順序編制全宗號(hào)，同時(shí)盡可能地保持與學(xué)校代碼的一致性，這樣既綜合了以上幾種編號(hào)方法的優(yōu)點(diǎn)，又保持了全宗之間的歷史聯(lián)系，適應(yīng)了學(xué)校改革、改組、改制的需要。

3.確定全宗設(shè)置方案

在選定編號(hào)方法的基礎(chǔ)上，就要根據(jù)學(xué)校改革、改組、改制情況提出具體的全宗設(shè)置方案。

(1)被兼并學(xué)校的檔案，檔案館原先并未為其設(shè)置全宗號(hào)，從兼并之日起，應(yīng)為其設(shè)置新的全宗，兼并之前的原檔案全宗號(hào)不變。

（2)由若干個(gè)學(xué)校合并為一個(gè)學(xué)校的要分別對(duì)待，如幾個(gè)較小的學(xué)校合并到一個(gè)較大學(xué)校，使用大學(xué)校名稱，其基本職能未變的，自合并之日起，使用大學(xué)校的全宗號(hào)；如果幾個(gè)學(xué)校合并組建為另一學(xué)校，其基本職能發(fā)生變化的，那么自合并之日起所形成的檔案應(yīng)另設(shè)全宗號(hào)，合并之前的原檔案全宗號(hào)不變。

（3）對(duì)于新成立的學(xué)校，其檔案應(yīng)構(gòu)成新的全宗，設(shè)置全宗前，先確定其屬于哪個(gè)全宗群，然后按進(jìn)館順序或成立的時(shí)間給定全宗號(hào)。

（4）對(duì)分離的學(xué)校，如果其基本職能和生產(chǎn)關(guān)系發(fā)生了根本性的變化，則應(yīng)分立新全宗，如果只是經(jīng)濟(jì)核算體系與母校分離，應(yīng)保持原來(lái)的全宗不變。

(5）股份合作制學(xué)校的檔案原則上自改制之日起設(shè)立新的檔案全宗。但如果學(xué)校整體改制，所屬各學(xué)?；颈３植蛔兊?，也可沿用舊的全宗號(hào)。國(guó)有學(xué)校與外商實(shí)行股份合作的，應(yīng)由控股方設(shè)置檔案全宗。國(guó)有學(xué)校的部分資產(chǎn)改組為股份制學(xué)校的，進(jìn)入股份制學(xué)校的部分，其改組后的檔案應(yīng)另立全宗。

(6)對(duì)于學(xué)校引進(jìn)外資，嫁接改造成為合資學(xué)校的。其合資前的全宗號(hào)保留，合資后的檔案應(yīng)另立全宗。

（7)承包租賃的學(xué)校，由于只是所有權(quán)與經(jīng)營(yíng)權(quán)的分離，所有權(quán)仍歸原產(chǎn)權(quán)單位，那么檔案館原檔案全宗設(shè)置不變。但承包租賃期間，其經(jīng)營(yíng)管理和會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為承包租賃方所有，可不納入進(jìn)館范圍。

（8）撤銷、破產(chǎn)、拍賣學(xué)校的檔案，產(chǎn)權(quán)未變化前，暫由檔案館保存，產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓后，按有關(guān)規(guī)定，其基建、設(shè)備儀器檔案隨產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移，其黨群、行政、科研、教學(xué)管理、會(huì)計(jì)檔案應(yīng)保留在原檔案館，原全宗號(hào)作為撤銷單位的全宗號(hào)保留。

總之，當(dāng)前學(xué)校檔案的全宗設(shè)置比較復(fù)雜。隨著社會(huì)的發(fā)展，不斷會(huì)有新情況產(chǎn)生，學(xué)校檔案應(yīng)根據(jù)學(xué)校改革、改組、改制的實(shí)際情況妥善進(jìn)行全宗設(shè)置與劃分，以固定檔案整理體系，更好地適應(yīng)學(xué)校建設(shè)發(fā)展的需要。

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