譚進(jìn)進(jìn)

科技查新是查新機(jī)構(gòu)根據(jù)查新委托人提供的需要查證其新穎性的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容，按照《科技查新規(guī)范》操作，并作出結(jié)論[1]。查新工作為科技立項(xiàng)、申請(qǐng)科技基金、科技成果鑒定、科技評(píng)估、科技成果轉(zhuǎn)化及專(zhuān)利申請(qǐng)等提供客觀文獻(xiàn)依據(jù)，為保證成果評(píng)審的科學(xué)性和公正性，避免科研的重復(fù)性發(fā)揮了積極作用。在查新實(shí)踐中，經(jīng)常遇到因委托人不了解查新工作的性質(zhì)和目的，把查新與文獻(xiàn)檢索混為一談；將查新委托書(shū)等同于項(xiàng)目申報(bào)書(shū)，缺乏認(rèn)真的分析和概括；不愿意或者不能夠詳細(xì)提供已經(jīng)掌握的項(xiàng)目研究背景、技術(shù)要點(diǎn)；檢索需求專(zhuān)指性不強(qiáng)，對(duì)需要查證的內(nèi)容要點(diǎn)描述不準(zhǔn)確、不具體，不能準(zhǔn)確表達(dá)委托項(xiàng)目的查新點(diǎn)；缺乏科學(xué)分類(lèi)和主題標(biāo)引的知識(shí)，不能正確提取查新內(nèi)容的主題詞、關(guān)鍵詞等多種情況。這些問(wèn)題都會(huì)影響查新工作的順利進(jìn)行和查新質(zhì)量。查新委托人與查新員同樣都是查新活動(dòng)的主體。查新委托人一般是科研項(xiàng)目、成果或?qū)＠软?xiàng)目的主要負(fù)責(zé)人或參與者，對(duì)研究課題內(nèi)容非常熟悉，對(duì)項(xiàng)目所涉及的研究領(lǐng)域有較深的了解，是查新工作者首先應(yīng)該考慮的信息源之一[2]。整個(gè)查新工作環(huán)節(jié)中建立與委托人的良好溝通，對(duì)于查新員快速、準(zhǔn)確地完成查新報(bào)告具有重要的作用。

1 查新員與查新委托人溝通的必要性

1.1 有效溝通有助于查新員準(zhǔn)確把握查新項(xiàng)目的研究核心和技術(shù)要點(diǎn)，保證查新質(zhì)量和水平 查新員快速理解課題的能力對(duì)查新報(bào)告的質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。高素質(zhì)的查新員大都具有扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)技能和較高的信息統(tǒng)計(jì)、比較、分析、綜述能力。但任何查新員都不可能熟悉所有的領(lǐng)域，而查新項(xiàng)目往往都是各個(gè)領(lǐng)域的前沿技術(shù)或多領(lǐng)域的交叉技術(shù)。查新員僅憑自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和短時(shí)間內(nèi)對(duì)查新課題專(zhuān)業(yè)文獻(xiàn)的閱讀學(xué)習(xí)，很難做到對(duì)委托課題有較深刻的理解，從而影響檢索效果和查新結(jié)論的準(zhǔn)確性、公正性。因此，查新員自受理階段起就要與委托人建立起良好、有效地溝通。只有委托人較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和查新員豐富的檢索經(jīng)驗(yàn)有效地結(jié)合，實(shí)現(xiàn)雙方優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，才是提高工作效率，保證報(bào)告質(zhì)量和水平的最有效的工作方式。如果整個(gè)查新過(guò)程缺少查新委托人的參與，僅靠查新員的努力，不僅影響查新速度，嚴(yán)重的還會(huì)影響到查新報(bào)告的質(zhì)量，使查新結(jié)論發(fā)生偏差。

1.2 有效溝通有助于科研人員增強(qiáng)信息意識(shí)和檢索能力，準(zhǔn)確把握科學(xué)研究方向 有效溝通使委托人直接參與到查新的具體過(guò)程當(dāng)中，隨時(shí)了解掌握委托項(xiàng)目的查新進(jìn)展。首先，查新員對(duì)課題創(chuàng)新點(diǎn)分析和提取的過(guò)程，同時(shí)也是對(duì)項(xiàng)目核心技術(shù)要點(diǎn)等主要內(nèi)容進(jìn)行整理，從而啟發(fā)委托人以最能反映項(xiàng)目創(chuàng)新點(diǎn)的方式來(lái)撰寫(xiě)研究報(bào)告。其次，委托人在參與提取檢索詞、編寫(xiě)檢索式、制定檢索策略的過(guò)程中，逐步熟悉信息資源、檢索工具，掌握檢索技能，從而提高信息采集能力、信息處理能力、信息評(píng)價(jià)能力等。第三，科研人員能夠充分認(rèn)識(shí)文獻(xiàn)檢索是科學(xué)研究的前期工作，在立項(xiàng)之前通過(guò)文獻(xiàn)檢索可以了解其研究領(lǐng)域的國(guó)內(nèi)外動(dòng)態(tài)、研究熱點(diǎn)和空白點(diǎn)，吸取別人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，使今后的科研選題新、起點(diǎn)高，對(duì)選題、確定研究方向起著指導(dǎo)作用。

1.3 有效溝通有助于查新員積累不同學(xué)科專(zhuān)業(yè)信息知識(shí)，提高學(xué)科素養(yǎng)和信息素養(yǎng) 查新員與查新委托人建立良好的溝通，有利于加深對(duì)不同學(xué)科專(zhuān)業(yè)知識(shí)的了解和自身知識(shí)的積累，培養(yǎng)文獻(xiàn)分析判讀能力以及專(zhuān)業(yè)外語(yǔ)的閱讀能力，進(jìn)一步提高學(xué)科信息素養(yǎng)。充分交流還能幫助查新員準(zhǔn)確把握核心內(nèi)容及技術(shù)要點(diǎn)、項(xiàng)目研究方向和成果目標(biāo)，提高對(duì)查新項(xiàng)目創(chuàng)新點(diǎn)的分析、領(lǐng)悟和把握能力，增強(qiáng)信息統(tǒng)計(jì)、分析、綜述的知識(shí)和能力。跟蹤學(xué)科發(fā)展方向，熟練地運(yùn)用現(xiàn)代化手段從事信息服務(wù)，信息管理和信息評(píng)價(jià)，從而推動(dòng)查新工作水平和質(zhì)量的提高。

2 查新過(guò)程中的有效溝通方法

2.1 查新項(xiàng)目受理階段 正確把握查新項(xiàng)目的技術(shù)要點(diǎn)及其創(chuàng)新點(diǎn)是開(kāi)展查新工作的前提和基礎(chǔ)。在受理查新項(xiàng)目時(shí)，查新員應(yīng)積極主動(dòng)地和項(xiàng)目委托的主研人進(jìn)行有效交流和溝通。委托人多是從事科研工作的技術(shù)人員，他們對(duì)查新課題的內(nèi)容、技術(shù)要點(diǎn)及該項(xiàng)目所涉及的技術(shù)領(lǐng)域都很了解。因此，他們提供的信息對(duì)查新非常關(guān)鍵。在溝通時(shí)必須耐心仔細(xì)地聆聽(tīng)委托人對(duì)項(xiàng)目的介紹，盡可能地從中捕捉查新項(xiàng)目的關(guān)鍵所在。詳細(xì)詢(xún)問(wèn)項(xiàng)目查新要點(diǎn)，很快就能對(duì)查新項(xiàng)目有比較清楚的了解，大大提高查新效率。有的委托人因擔(dān)心泄密不太愿意透露其中的關(guān)鍵技術(shù)。查新員應(yīng)向其解釋科技查新規(guī)范的有關(guān)規(guī)定，消除其顧慮。查新員必須全面把握與委托人溝通的內(nèi)容，可將所領(lǐng)會(huì)的項(xiàng)目要點(diǎn)返述給委托人聽(tīng)，請(qǐng)委托人判斷自己是否真正理解到位，從而確保雙方對(duì)查新項(xiàng)目的實(shí)質(zhì)內(nèi)容有一致的認(rèn)識(shí)和理解。由于查新員與委托人之間存在著信息不對(duì)稱(chēng)的現(xiàn)象，查新員在查新工作中既要發(fā)揮委托人的主觀能動(dòng)性，又要避免產(chǎn)生負(fù)面影響。同時(shí)，通過(guò)接談等方式，宣傳和介紹查新工作的目的、意義，解釋查新工作流程、查新手段和方法、查新規(guī)范和要求等，使委托人充分認(rèn)識(shí)到查新工作在科研立項(xiàng)和成果申報(bào)過(guò)程中的重要意義，消除對(duì)科技查新的誤解和抵觸情緒，使雙方目標(biāo)一致，相互理解，相互協(xié)作。

2.2 分析查新點(diǎn)與制定檢索策略階段 準(zhǔn)確提煉查新點(diǎn)、提取關(guān)鍵詞、制定檢索策略是把握查新方向的關(guān)鍵。查新點(diǎn)提煉的準(zhǔn)確與否，關(guān)系到查新人員對(duì)查新課題實(shí)質(zhì)內(nèi)容的理解與把握程度，是查新檢索的前提，是對(duì)比分析的依據(jù)。在實(shí)際工作中，由于缺乏基本的文獻(xiàn)知識(shí)和情報(bào)信息，不了解查新工作的程序和方法，委托人表達(dá)的查新要求往往寬泛而不具體，或查新委托書(shū)填寫(xiě)過(guò)于簡(jiǎn)單籠統(tǒng)，或根本提不出申報(bào)課題的新穎性，還有的希望查新課題的查新點(diǎn)越多越好，往往把假想創(chuàng)新點(diǎn)羅列很多，干擾了查新人員的檢索思路及檢索策略的制定。查新點(diǎn)如果提煉不當(dāng)，往往導(dǎo)致查新人員在選擇檢索詞、制定檢索策略時(shí)出現(xiàn)偏差，直接影響到查新結(jié)論的可靠性和針對(duì)性。查新員要在短時(shí)間內(nèi)吃透查新項(xiàng)目的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容、掌握其技術(shù)關(guān)鍵、提煉出創(chuàng)新點(diǎn)及查新要點(diǎn)，制定出專(zhuān)業(yè)而又準(zhǔn)確的檢索策略，是有相當(dāng)大的難度的。針對(duì)上述這些情況，查新員只有通過(guò)與查新委托人充分交流，共同分析，詳細(xì)了解項(xiàng)目的研究背景，才能準(zhǔn)確挖掘和提煉出課題的查新點(diǎn)。同時(shí)，在關(guān)鍵詞的提取、相關(guān)文獻(xiàn)的判讀等過(guò)程中，尤其在涉及比較核心的技術(shù)參數(shù)等內(nèi)容時(shí)，更需要經(jīng)常咨詢(xún)、請(qǐng)教查新委托人，共同探討磋商。由于檢索策略的制定必須是對(duì)查新點(diǎn)、檢索詞主次關(guān)系具體分析基礎(chǔ)上進(jìn)行的，所以查新員需要同委托人認(rèn)真溝通、學(xué)習(xí)，才能夠準(zhǔn)確地制定出反映查新目的、學(xué)術(shù)內(nèi)涵、保證查新質(zhì)量的檢索策略。在此過(guò)程中委托人的積極參與有利于查新員調(diào)整查新方案、修正檢索式、制定切合要求的檢索策略，以保證查新結(jié)果的客觀性和準(zhǔn)確性。

2.3 撰寫(xiě)查新報(bào)告階段 準(zhǔn)確分析和把握查新結(jié)果是查新報(bào)告質(zhì)量的基本保證。對(duì)查新結(jié)果進(jìn)行對(duì)比性分析，體現(xiàn)了查新人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和領(lǐng)悟能力。查新員遇到有關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)細(xì)節(jié)，需要判斷檢出文獻(xiàn)與課題的關(guān)系、相關(guān)程度難以把握時(shí)，同樣需要向委托人請(qǐng)教、詢(xún)問(wèn)項(xiàng)目相關(guān)知識(shí)和技術(shù)要點(diǎn)。在領(lǐng)會(huì)課題創(chuàng)新點(diǎn)的基礎(chǔ)上，自行判讀、分析歸納相關(guān)文獻(xiàn)，從而得出查新結(jié)論。為避免專(zhuān)業(yè)用語(yǔ)表述的不準(zhǔn)確，特別對(duì)檢索到相似的內(nèi)容和技術(shù)時(shí)，要與委托人討論，比較相關(guān)同類(lèi)研究的技術(shù)水平，以取得一致意見(jiàn)。在查新結(jié)果分析中，項(xiàng)目的技術(shù)要點(diǎn)不可隨意修改或增加。對(duì)于出現(xiàn)密切相關(guān)文獻(xiàn)與查新項(xiàng)目在技術(shù)特征上非常相似的情況。委托人往往會(huì)提出新的查新點(diǎn)或新的技術(shù)特征，這些新的內(nèi)容在填寫(xiě)委托書(shū)或查新過(guò)程中都沒(méi)有提到過(guò)。對(duì)此更改，必須有文獻(xiàn)資料作依據(jù)，要求委托人提供能證明該技術(shù)特征的材料（項(xiàng)目說(shuō)明書(shū)、技術(shù)報(bào)告等），查新員應(yīng)與查新委托人再次進(jìn)行探討。確實(shí)屬實(shí)的話(huà)，還需對(duì)查新課題的技術(shù)要點(diǎn)和查新點(diǎn)進(jìn)行相應(yīng)的修改，必要時(shí)，還需重新進(jìn)行查新檢索[3]。查新只是以文獻(xiàn)為依據(jù)對(duì)項(xiàng)目的新穎性進(jìn)行查證，并不對(duì)查新項(xiàng)目做任何水平的結(jié)論，查新報(bào)告僅供專(zhuān)家評(píng)議時(shí)參考。有的委托人為了申報(bào)立項(xiàng)或成果評(píng)獎(jiǎng)，要求在查新報(bào)告中加些評(píng)價(jià)性的詞語(yǔ)、或要求委托人掩蓋一些模棱兩可的文獻(xiàn)等。作為查新員可以理解這種心情，做好解釋工作。但同時(shí)應(yīng)堅(jiān)持查新原則，實(shí)事求是，客觀公正地作出查新結(jié)論，切忌使用評(píng)價(jià)性的詞語(yǔ)，不能因委托人的意愿而影響到查新結(jié)論的客觀公正性。2.4 查新咨詢(xún)服務(wù)反饋階段 查新委托人對(duì)查新工作的評(píng)價(jià)及意見(jiàn)反饋對(duì)于提高查新結(jié)論的正確性、可靠性有著非常重要的意義。就查新過(guò)程而言，查新報(bào)告書(shū)完成即是查新活動(dòng)的完成。但就信息咨詢(xún)服務(wù)來(lái)說(shuō)，課題的信息跟蹤服務(wù)應(yīng)該隨項(xiàng)目的進(jìn)行而繼續(xù)開(kāi)展。后續(xù)服務(wù)同樣需要加強(qiáng)委托人與查新員的溝通。查新部門(mén)設(shè)計(jì)“查新委托人意見(jiàn)反饋表”，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線(xiàn)、電子郵件、電話(huà)等方式收集用戶(hù)反饋信息。一方面請(qǐng)委托人針對(duì)查新工作的質(zhì)量、查新員的素質(zhì)以及對(duì)查新工作的滿(mǎn)意度等進(jìn)行評(píng)價(jià)，并征求他們對(duì)查新工作的意見(jiàn)和建議。尤其是那些通過(guò)查新發(fā)現(xiàn)無(wú)新穎性的課題，查新員應(yīng)及時(shí)、認(rèn)真、耐心細(xì)致地向委托人分析問(wèn)題所在，并提供文獻(xiàn)資料說(shuō)明他人的研究成果，啟發(fā)和幫助委托人優(yōu)化、改進(jìn)課題的設(shè)計(jì)。另一方面，查新員也可與科研人員建立密切聯(lián)系，及時(shí)了解其專(zhuān)業(yè)最新進(jìn)展和發(fā)展趨勢(shì)，拓展查新員的學(xué)科知識(shí)面，提高定題服務(wù)的質(zhì)量，以便進(jìn)一步完善查新服務(wù)工作，提高業(yè)務(wù)水平，提高滿(mǎn)意度和認(rèn)可度。

3 討論

科技查新作為科研工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在科研立項(xiàng)、成果驗(yàn)收、鑒定、報(bào)獎(jiǎng)和技術(shù)轉(zhuǎn)化等方面都有著舉足輕重的作用。為了提高查新工作效率，快速、準(zhǔn)確地完成查新報(bào)告，查新員應(yīng)重視與委托人之間的有效交流與溝通。建立多種溝通渠道，互相信任、虛心請(qǐng)教、獨(dú)立思考、堅(jiān)持己見(jiàn)，實(shí)現(xiàn)與委托人之間的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，充分發(fā)揮委托人在查新工作中的積極作用，確保查新工作順利進(jìn)行，提高查新工作效率，保證查新質(zhì)量。

[1]《科技查新教程》編寫(xiě)組.科技查新教程[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2001.1.

[2]彭 玲，殷紅寧，施艷聲.充分重視用戶(hù)在查新工作中的作用[J].預(yù)防醫(yī)學(xué)情報(bào)雜志，2002，18（6）：521-522.

[3]于天樂(lè)，秦 紅.查新中查新員與委托人的互動(dòng)及其效應(yīng)[J].現(xiàn)代情報(bào)，2008，5（5）：144-146.