摘要：當前，如ISO 9001質(zhì)量管理體系認證 、ISO14OO1環(huán)境管理體系等各種體系認證作為提高企業(yè)管理水平、消除貿(mào)易技術(shù)壁壘和擴大產(chǎn)品出口的重要手段，已被廣大企業(yè)所公認和接受，但是，一些已通過了認證的企業(yè)在評審時面對評審組開出的不合格項，卻不知如何正確的關(guān)閉。本文分析了體系認證中不合格項產(chǎn)生的原因，提出了關(guān)閉不合格項的工作思路。

關(guān)鍵詞：體系認證;不合格項;糾正措施

在體系認證過程中，不合格項的關(guān)閉是受審核單位實現(xiàn)持續(xù)改進和向認證機構(gòu)提供改進證據(jù)的重要過程。理解標準要求，掌握正確方法，是有效實施改進的關(guān)鍵。所謂關(guān)閉不合格項就是針對不合格的表現(xiàn)采取的糾正措施的過程。ISO9001：2008、ISO14OO1：2004，和GB、T28001：2001標準中糾正措施的內(nèi)涵是一致的：即為消除已發(fā)現(xiàn)的不符合的原因所采取的措施。

采取糾正措施通常要采以下幾個步驟：(1)分析不合格產(chǎn)生的原因；(2)制定糾正措施；(3)有效地實施糾正措施;(4)對糾正措施的效果的有效性進行驗證。

一、分析不合格產(chǎn)生的原因的方法

(1)應(yīng)用先進的統(tǒng)計分析的方法，這種方法常用于產(chǎn)品、安全、環(huán)境目標的不合格的分析，通過收集與不合格有關(guān)的各種信息，通過歸納、總結(jié)、分析識別出產(chǎn)生不合格的原因。(2)考核相關(guān)人員的法律、法規(guī)、技能的知識，識別薄弱環(huán)節(jié)。(3)運用會議方法、責(zé)任部門分析法、相關(guān)人員座談等方法分析。(4)堅持以人為本的原則分析不合格產(chǎn)生的原因，因為任何不合格的產(chǎn)生都離不開人的因素。

二、常見的不合格產(chǎn)生的情況及原因(通常不合格產(chǎn)生的情況有；不會做、不能做、能不做三種)

1.不會做:是指責(zé)任崗位因不會做而導(dǎo)致產(chǎn)生的不合格，表現(xiàn)為：不知道法律法規(guī)、管理文件、制度、規(guī)范的要求，或知道要求，但由于水平有限不能正確操作、執(zhí)行，表現(xiàn)為能力不足。A、責(zé)任人的能力、資質(zhì)不能滿足本崗位需求。B、對標準的要求理解不清.C、管理者習(xí)慣于老的經(jīng)驗管理模式，對新的管理體系文件沒有認真學(xué)習(xí)。D、特殊、重要崗位人員未得到或沒學(xué)習(xí)相關(guān)規(guī)范或作業(yè)文件。

2.不能做:是指責(zé)任崗位具有管理運作的能力和水平，但卻達不到規(guī)定的要求。通常表現(xiàn)為管理體系的資源配備不足或沒有建立對重要過程、重要危險源、重要環(huán)境因素控制文件。A、資源不足，無法滿足標準的要求。B、相關(guān)的崗位職責(zé)不清，不能有效地協(xié)作。C、缺少必要的作業(yè)文件。D、企業(yè)自行編制的文件與標準要求不一致，或可操作性不強。E、企業(yè)管理還存在“兩層皮”現(xiàn)象。

3.能不做:是指責(zé)任崗位因某種原因不愿意做好本職工作而造成的不符合規(guī)定的情況，其表現(xiàn)是思想有情緒。原因可能是：A、責(zé)任人缺少意識；缺少責(zé)任感，習(xí)慣于吃大鍋飯。B、管理層與執(zhí)行人員有相互不理解情況。C、組織內(nèi)部缺少激勵和發(fā)揮每個成員積極性的環(huán)境。

三、常見的不正確分析不合格的表現(xiàn)有：

A、用客觀理由、借口由當作不合格產(chǎn)生的原因。B、用不合格的表現(xiàn)當作不合格產(chǎn)生的原因。C、推卸責(zé)任。D、分析的原因與不合格無聯(lián)系。

不正確的分析不合格產(chǎn)生的原因會造成糾正措施的失敗，也無助于企業(yè)的持續(xù)改進。

四、如何制定糾正措施

A、糾正措施的特性:(1)針對性：糾正措施的目的是消除不合格產(chǎn)生的原因，所以制定糾正措施時必須針對不合格產(chǎn)生的原因而制定。要達到措施實施后防止、杜絕、消除今后類似不合格的產(chǎn)生。(2)可操作性：制定的糾正措施是為了有效地實施，那么糾正措施就必須有良好的可操作性，無法實現(xiàn)的糾正措施是毫無意義的。(3)先進性：實施糾正措施除要消除不合格產(chǎn)生的原因外，還有一個重要的作用是實現(xiàn)自我完善、自我提高，進而實現(xiàn)持續(xù)改進，達到效率和效益提升。因而在制定糾正措施時要考慮其先進性。(4)時限性：通常制定的糾正措施要有明確的時限要求，這樣有利于今早的關(guān)閉不合格項，也可以起到督促責(zé)任崗位實施改進的作用。B、糾正措施的制定:糾正措施包括兩個方面的內(nèi)容。一是要改進、提高人的意識、能力；二是要明確改進不合格的狀況的要求。如果不合格的原因?qū)儆凇安粫觥被颉澳懿蛔觥保敲创胧?yīng)著重于對人的意識、能力的提高。方法有組織學(xué)習(xí)、能力培訓(xùn)、專題會議、技能演練等方法，必要時還可以通過對人員的崗位調(diào)整達到改進。如果不合格屬于“不能做”那么糾正措施除要改進、提高人的意識、能力外，還要明確資源配備改進、管理方法改進、新技術(shù)、新工藝、新設(shè)備的采用及形成文件的要求。

五、糾正措施的驗證與改進證據(jù)的提供

一個完整的不合格項關(guān)閉的證據(jù)內(nèi)容包括:(1)正確的原因分析記錄；(2)正確的糾正措施記錄；(3)糾正措施實施的記錄；(4)改進證據(jù)(改進證據(jù)的要求):A、信息應(yīng)是真實的，切忌胡編亂造。B、時機應(yīng)是在現(xiàn)場審核之后，而不應(yīng)補填記錄。C、證據(jù)可以是、文件、記錄、照片、發(fā)票、有關(guān)部門的文件。

任何管理體系的運行都可能有這樣或那樣的不合格，發(fā)現(xiàn)不合格項是正常的，只有不斷的消除不合格項產(chǎn)生的原因，才能實現(xiàn)持續(xù)的改進。